O “Oráculo do Trabalho Remoto” da CNBC Explica Por Que a Integração da IA Só Será Tão Eficaz Quanto a Documentação e as Práticas de Trabalho Remoto de uma Organização

Darren Murph é um pioneiro do trabalho remoto e uma voz estratégica sobre o futuro do trabalho. Apelidado de “oráculo do trabalho remoto” pela CNBC e reconhecido na lista 50 do Futuro do Trabalho da Forbes, Darren ajudou a liderar a transformação da GitLab na primeira empresa sem escritórios a entrar em bolsa. Atualmente, aconselha organizações de topo sobre como navegar num mundo cada vez mais orientado para a IA.

Nesta conversa, Darren explica por que razão a IA é tão eficaz quanto a documentação em que se baseia, como a liderança e os modelos operacionais têm de evoluir e por que razão os princípios de uma abordagem remota são ainda mais essenciais num mundo com IA.

Como Darren Murph passou de pioneiro do trabalho remoto a estratega de IA

Sou o Darren. Fui apelidado de oráculo do trabalho remoto pela CNBC e incluído na lista 50 do Futuro do Trabalho da Forbes. E lidero uma consultora que apoia organizações na adoção do trabalho remoto e da IA.

Ao longo dos últimos 20 anos, apoiei transformações na Zillow, Vistaprint, Dropbox, Abbvie, Sonos, Mozilla e muitas outras empresas. Fui o primeiro responsável pelo trabalho remoto da GitLab, que se tornou a primeira empresa sem escritórios a entrar em bolsa. Durante esse período, desenvolvi em conjunto estudos de caso sobre design organizacional com a Harvard Business School e a INSEAD. O modelo operacional altamente singular da nossa equipa alcançou um desempenho no decil superior face aos rigorosos referenciais OHI (Índice de Saúde Organizacional) da McKinsey.

Antes de orientar transformações, obtive um Recorde Mundial do Guinness na publicação de conteúdos como o bloguista profissional mais prolífico do mundo. Também fui autor do Manual do Trabalho Remoto da GitLab e de “Viver o Sonho Remoto: Um Guia para Conhecer o Mundo, Estabelecer Recordes e Fazer Avançar a Sua Carreira.” 

Porque é que as equipas preparadas para o trabalho remoto têm vantagem na adoção da IA

Aconselho os meus clientes de que, para estarem preparados para a IA, têm primeiro de estar preparados para o trabalho remoto.

Os princípios de uma abordagem remota são todos pré-requisitos para estar preparado para a IA — como a transparência, o rigor na documentação e a utilização intencional de software de gestão de projetos para permitir o trabalho assíncrono. A era da IA é uma extensão da era do trabalho remoto.

No passado, insistir numa cultura de documentação era uma escolha. As organizações que adotavam uma abordagem laissez-faire à codificação das operações, da cultura e das formas de trabalhar podiam recorrer ao escritório físico para disfarçar falhas operacionais evidentes.

Na era da IA, todas as situações de laxismo operacional se tornam óbvias. A IA só pode ajudar uma organização na medida em que a documentação subjacente da empresa seja sólida. Se a IA estiver a recolher informação de silos de dados desatualizados ou inexistentes, as empresas ficarão desiludidas com a capacidade da tecnologia para as tornar mais eficientes.

Assim, as organizações que já investiram nos princípios de uma abordagem remota estão mais próximas de estar preparadas para a IA do que aquelas que ficaram de fora durante a COVID e tentaram continuar a trabalhar com práticas arcaicas.

Porque é que a IA não é uma solução milagrosa para a transformação do local de trabalho

A maior falácia que vejo atualmente é a ideia de que a IA é uma solução milagrosa. A IA não cria valor a partir de lixo. O impacto da IA está diretamente relacionado com a qualidade das matérias-primas de uma organização. Entra lixo, sai lixo.

Estou a abordar esta questão com os meus clientes através da implementação de uma auditoria à gestão do conhecimento que obriga a uma análise crítica. Começamos por avaliar o conjunto de ferramentas existente na empresa. A maioria não dispõe de uma base de conhecimento dedicada. Selecionamos a ferramenta adequada à dimensão e escala da empresa e, em seguida, criamos uma taxonomia básica que inclui perguntas e informações frequentemente consultadas. Depois, selecionamos a pessoa ou pessoas responsáveis por a expandir e manter.

É semelhante ao lançamento de um produto. O conhecimento deve ser encarado como um produto dentro da empresa, não apenas como um projeto.

A maioria das organizações tem uma documentação e recursos manifestamente insuficientes. O meu papel é ajudar os líderes a perceber que gerir o conhecimento é tão importante como gerir a segurança.

Dica do Darren

A IA não cria valor a partir de lixo. O impacto da IA está diretamente relacionado com a qualidade das matérias-primas de uma organização. Entra lixo, sai lixo.

Como a criação de uma infraestrutura de conhecimento estabelece as bases para o sucesso da IA

Uma organização com a qual trabalhei estava a ter dificuldades em justificar o retorno do investimento numa excelente documentação interna. Implementaram o Glean — uma plataforma de pesquisa para toda a empresa que utiliza IA para condensar informações de todas as fontes de dados utilizadas pela empresa. Ao perceberem como eram medíocres os resultados da pesquisa depois de simplesmente sobreporem o Glean às fontes existentes, tiveram uma revelação.

Precisavam de investir numa nova função dedicada a estruturar a informação organizacional. Isto levou à criação de novos fluxos de trabalho, incluindo formação sobre validação de documentos, iniciativas recorrentes para descontinuar informações desatualizadas e a atribuição de responsabilidade a operadores de toda a empresa pela criação de coleções de informações prioritárias.

Quando uma plataforma de pesquisa com IA é a sua porta de entrada para o trabalho todos os dias, rapidamente se torna evidente que a infraestrutura subjacente precisa de estar em excelente estado.

Porque é que uma integração eficaz da IA exige reformulações do modelo operacional

Este não é o momento para procurar ajustes ligeiros ou soluções milagrosas. Serão necessárias mudanças abrangentes no modelo operacional para acompanhar o ritmo.

Isto significa transferir mais trabalho para métodos assíncronos, tirar partido de ferramentas de gestão de projetos para reduzir a sobrecarga de reuniões, investir na base de conhecimento da empresa e criar estruturas de incentivos alinhadas com as mudanças que está a pedir aos colaboradores.

Antes de analisar o desempenho de um indivíduo, analise a responsabilidade da empresa. Os indivíduos só conseguirão utilizar a IA para aumentar a eficiência na medida em que a própria empresa reforçar a precisão e a profundidade dos seus ritmos operacionais documentados.

Não comprometa o seu investimento em IA ao descurar os investimentos na gestão do conhecimento, na gestão de projetos e em reformulações da cultura.

Como a IA está a redefinir a cultura, a liderança e a autonomia dos colaboradores

A cultura será cada vez mais construída fora do local de trabalho, e os líderes terão de abraçar esta realidade em vez de a rejeitarem. À medida que as pessoas têm mais flexibilidade e autonomia relativamente ao local onde o trabalho é realizado, os líderes progressistas reconhecerão isto como uma forma única de incentivar os melhores talentos.

Em vez de os obrigarem, por exemplo, a participar em reuniões desnecessárias, investirão em ferramentas que permitem realizar o trabalho em horários atípicos. Isto liberta as pessoas para passarem mais tempo com a família e a dedicar-se aos seus passatempos durante o que era normalmente reservado como «horário de trabalho». Os líderes que abdicarem do controlo atrairão as pessoas mais inovadoras.

O contrato social entre empregador e empregado mudou fundamentalmente. Com as empresas a investirem menos na lealdade, os melhores talentos estão a proteger-se através da construção de carreiras em portefólio. Por sua vez, os líderes têm de saber que os seus melhores profissionais poderão permanecer na organização apenas durante 12 a 24 meses, uma vez que a lealdade tem de ser recíproca para ser significativa.

Os líderes que disponibilizam ferramentas e estruturas culturais que permitem autonomia e capacidade de decisão superarão a referência em termos de retenção dos colaboradores durante mais tempo, obtendo assim um valor cumulativo do seu conhecimento institucional.

Dica do Darren

Os líderes que abdicarem do controlo atrairão as pessoas mais inovadoras.

Exemplo real de automatização de fluxos de trabalho com IA em ação

Uma das experiências mais gratificantes que tive foi liderar uma equipa no desenvolvimento de uma nova solução de software que melhorou a eficiência da nossa empresa em 30%.

A equipa utilizava um sistema de gestão de conteúdos que exigia vários passos manuais. Havia apenas alguns resultados possíveis, mas dezenas de membros da equipa executavam manualmente estes passos várias vezes por dia.

Foi criado um agente de IA com os possíveis percursos e treinado com lógica para determinar qual o passo a executar tendo em conta as circunstâncias do passo anterior. A equipa automatizou um passo repetitivo, o que poupou uma quantidade significativa de tempo. Nos casos em que o agente de IA escolheu o percurso errado, aprendeu com a intervenção humana para melhorar a sua própria taxa de sucesso no futuro.

Este projeto ensinou-me a importância da colaboração e da inovação para alcançar o sucesso.

Como a IA está a mudar as notas, os resumos e os acompanhamentos das reuniões

A IA também está a revolucionar as aplicações de tomada de notas e os resumos de reuniões. Recomendo aos meus clientes que gravem e transcrevam todas as reuniões, utilizando ferramentas como o Fathom.

Tomar notas durante reuniões síncronas sempre foi essencial para uma excelente organização das reuniões, embora fosse um processo bastante manual na era pré-IA. Agora, há poucas razões para uma pessoa desviar a atenção da própria reunião. Mantenha-se envolvido, converse e discuta. A IA tratará das notas e da lista de tarefas pós-reunião.

Como utilizar a IA para a geração estratégica de ideias e a resolução criativa de problemas

E a IA já demonstrou ser capaz de potenciar software de mapas mentais e de ser uma parceira excecional na geração de ideias. Se estiver disposto a permitir que a IA amplie a sua perspetiva e contribua para uma mentalidade de crescimento, é excelente a introduzir energia criativa num projeto.

Por exemplo, imagine que a sua empresa está a enfrentar o paradoxo de aumentar a qualidade enquanto reduz os custos. Com um pedido detalhado dirigido a um modelo de linguagem de grande dimensão, como o Claude ou o ChatGPT, pode pedir à IA que considere todos os fatores, reconheça que se trata de um paradoxo e apresente ideias para o resolver.

A maioria dos desafios empresariais modernos já foi sentida e enfrentada anteriormente, provavelmente em setores que estão fora do âmbito de ação de uma pessoa, mas certamente ao alcance da IA. Metade da batalha consiste em ultrapassar as suas crenças limitadoras enquanto líder e em encontrar o caminho para a criatividade, algo que a IA ajuda a fazer de forma excecional.

Os seres humanos são especialistas em transformar ideias criativas em planos que podem ser executados. Permita que a IA o ajude a começar com um conjunto de dados mais rico para depois o aperfeiçoar.

Porque é essencial aprender continuamente na era da IA

No mundo tecnológico em rápida evolução, aprender continuamente não é apenas importante; é essencial.

O setor exige não só competências técnicas, mas também adaptabilidade e capacidade de resolução de problemas. É necessário ser proativo na procura de novos conhecimentos e experiências.

Participar em sessões práticas, frequentar cursos online e envolver-se com a comunidade tecnológica são excelentes formas de se manter atualizado. Além disso, colaborar com colegas e mentores pode proporcionar perspetivas valiosas e promover a inovação.

No mundo tecnológico em rápida evolução, aprender continuamente não é apenas importante; é essencial.

Acompanhe

Pode acompanhar o trabalho de Darren no LinkedIn e visitar darrenmurph.com para descobrir mais sobre o seu trabalho em estratégia de trabalho remoto, integração da IA e transformação organizacional.

Seguir-se-ão mais entrevistas com especialistas na People Managing People.