Normas de Equipa: O Que São E Como Estabelecê-las

As normas da equipa são as regras informais e as expectativas partilhadas que moldam a forma como a sua equipa trabalha em conjunto e realiza as tarefas. Ao escolher definir e comunicar intencionalmente estas normas, pode melhorar a colaboração, o desempenho e o envolvimento. Neste artigo, mostrar-lhe-ei por que motivo as normas da equipa são importantes e explicar-lhe-ei passos simples para as estabelecer, para que possa ajudar a sua equipa a funcionar da melhor forma.

O que são as normas da equipa?

As normas não são o mesmo que regras ou orientações. Diferem destas em vários aspetos importantes.

Grau de formalidade

Normalmente, as normas são acordos informais e não escritos que ajudam a determinar a forma como os membros da equipa irão trabalhar em conjunto. São as regras tradicionalmente não codificadas sobre a forma como o trabalho é realizado na equipa, mas é possível e preferível que a equipa as crie e comunique, mantendo simultaneamente a sua natureza informal.

Por outro lado, as regras e orientações são formais e documentadas, muitas vezes sob a forma de políticas ou procedimentos operacionais normalizados.

Flexibilidade

As normas são flexíveis e fluidas e podem adaptar-se e evoluir facilmente à medida que a equipa ou a situação muda, sem aprovação formal.

As regras e orientações são mais rígidas. Devido à sua natureza formal, necessitam da aprovação da liderança para serem alteradas.

Como são criadas

As normas são moldadas coletivamente através das interações e experiências da equipa, enquanto as regras e orientações são desenvolvidas e impostas por alguém com autoridade (um líder, um grupo funcional ou a organização).

Âmbito

As normas centram-se na forma como as pessoas trabalham em conjunto num contexto específico. São específicas de uma equipa ou grupo e não são consistentes em toda a organização.

As regras e orientações têm um âmbito mais abrangente e são geralmente aplicadas de forma consistente a toda a organização.

Responsabilização e aplicação

As normas são aplicadas pelos próprios membros e baseiam-se na responsabilização mútua. A falta de cumprimento é abordada através de feedback e discussão, sem qualquer penalização formal.

As regras/orientações são aplicadas por uma pessoa ou função com autoridade. A falta de cumprimento tem frequentemente consequências formais.

A importância das normas para equipas de alto desempenho

As normas ajudam a promover um elevado desempenho ao proporcionar a compreensão partilhada de que as equipas necessitam para funcionar de forma eficiente e colaborar eficazmente. 

Orientam a equipa para objetivos partilhados e para a responsabilização, ajudando a reduzir o ruído causado por prioridades concorrentes.

Estabelecer normas da equipa ajuda a criar uma dinâmica de trabalho eficaz de três formas importantes:

1. Expectativas e comportamentos consistentes

Para terem um desempenho elevado, as equipas precisam de consistência. Ao estabelecer não só o que as pessoas fazem na equipa, mas também como o fazem, as normas ajudam a promover a concentração e a produtividade e eliminam a necessidade de decidir como o trabalho será realizado em cada projeto ou área de trabalho.

As normas criam expectativas consistentes relativamente à forma como os membros da equipa colaboram, tomam decisões e comunicam entre si — tudo isto reduz a ambiguidade e os conflitos que podem dificultar o progresso das equipas.

2. Maior confiança e colaboração

No seu famoso estudo Project Aristotle, a Google determinou que o principal fator de uma equipa de alto desempenho é a segurança psicológica — essencialmente, o nível de confiança existente na equipa. 

As normas aceleram a criação de confiança e a responsabilização mútua ao definirem os comportamentos esperados relativamente ao cumprimento dos compromissos assumidos perante a equipa, à responsabilização pelos erros e à colaboração na resolução de problemas.

3. Clareza na definição de prioridades

Quando os membros da equipa partilham objetivos e compreendem de que forma as suas áreas individuais de responsabilidade contribuem para esses objetivos, todos conseguem estabelecer prioridades com base nos mesmos fatores partilhados. 

Ajudam as pessoas a concentrar o seu tempo e energia nos projetos e decisões mais importantes e eliminam a confusão em torno das prioridades máximas para alcançar resultados.

Exemplos de normas da equipa

Embora as equipas possam criar normas em torno de vários aspetos da sua colaboração, apresentamos aqui alguns exemplos dos tipos de normas mais comuns.

1. Quando e como a equipa comunica

Estabelecer expectativas partilhadas sobre como e quando a equipa comunica, tanto internamente como externamente com parceiros de outras áreas, é essencial para garantir clareza e produtividade. Isto pode incluir:

• Utilização dos canais de comunicação: Quando e como a equipa utiliza o e-mail, em vez de mensagens instantâneas, reuniões ou reuniões gerais
• Tempos de resposta: Prazos esperados para responder a mensagens urgentes e não urgentes, etc.
• Urgência: Como comunicar quando algo é urgente e o que constitui uma urgência.
• Transparência da informação: Até que ponto a equipa é transparente relativamente à informação nos vários níveis da equipa e da organização.
• Expectativas relativamente às reuniões: Quem é convidado para as reuniões, utilização de agendas, expectativas relativamente aos resumos e partilha faseada da informação.

2. Como são tomadas as decisões na equipa

Ter uma compreensão partilhada sobre como as decisões são tomadas e comunicadas aumenta a clareza e a responsabilização. 

Garante que as decisões são tomadas de forma eficiente e que os membros da equipa compreendem o seu papel no processo. Algumas normas comuns relativas à tomada de decisões incluem:

• Utilização de estruturas específicas de tomada de decisões: Utilizar ferramentas como a análise SWOT, uma matriz de decisão, RAPID ou RACI.
• Clareza sobre quem toma a decisão: Quando a equipa toma decisões coletivamente, quando a decisão é tomada pelo líder e quando a decisão é delegada a outra pessoa da equipa.
• Decisões baseadas em dados: Expectativas relativamente a quando utilizar dados em vez de opiniões e à quantidade de dados necessária para tomar decisões.
• Reavaliação da decisão: Critérios que determinam quando é aceitável reavaliar uma decisão.

3. Como resolver desacordos

As diferenças de opinião são comuns nas equipas, mas é importante distinguir entre diferenças de opinião e desacordos. 

As normas podem ajudar a promover um debate saudável e impedir que este evolua para conflitos que prejudiquem a dinâmica da equipa. Alguns exemplos são:

• Escuta ativa: A expectativa de que os membros da equipa escutem para compreender, em vez de escutarem para responder.
• Incentivo ao diálogo aberto: Promover um ambiente onde as pessoas se sintam seguras para discutir e, potencialmente, discordar de forma respeitosa.
• Concordar em discordar: Estabelecer expectativas sobre quando terminam os debates, são tomadas decisões e a equipa avança, apesar de nem todos concordarem com os próximos passos.
• Debates orientados para soluções: Comprometer-se a trabalhar ativamente para resolver os desacordos, em vez de permanecer preso ao problema.

4. Colaboração dentro da equipa e com parceiros de outras áreas

A colaboração não significa o mesmo para todas as pessoas. Estabelecer normas sobre a forma como a equipa trabalha em conjunto, tanto internamente como com parceiros de outras áreas, ajuda a promover um ambiente produtivo e inclusivo. Os exemplos incluem:

• Comunicação proativa: Partilhar informações e atualizações relevantes para incentivar a partilha de informação e eliminar barreiras entre áreas.
• Fornecimento de feedback positivo e construtivo: A expectativa de que os membros da equipa forneçam regularmente feedback específico e baseado em comportamentos, e estejam recetivos a receber feedback.
• Respeito pela experiência: Reconhecer e respeitar as diferentes competências e áreas de especialização dos membros da equipa, tirando partido eficazmente da sua experiência.
• Envolver os parceiros certos: Garantir que, com base nos papéis e responsabilidades, as pessoas certas participam nos projetos, nas reuniões e nas discussões.

Passos para estabelecer normas da equipa

Estabelecer intencionalmente normas para a equipa é um processo colaborativo. Embora o líder ou uma pessoa neutra (por exemplo, um parceiro de RH) facilite o processo, as normas são, por natureza, definidas coletivamente pela equipa.

Para facilitar uma sessão eficaz sobre as normas da equipa, siga estes passos:

Recolher várias perspetivas

Dependendo da dimensão da equipa, pode não ser prático ou útil que toda a equipa participe na sessão. 

Muitas vezes, as sessões sobre as normas da equipa decorrem ao nível da liderança, mas, para garantir que as perspetivas de todos os níveis da equipa são consideradas, recolha informações através de inquéritos e conversas sobre aspetos como:

• Normas existentes da equipa
• Canais de comunicação preferidos
• Frequência e eficácia das reuniões
• Ferramentas de colaboração (existentes ou necessárias)
• Dinâmica atual da equipa
• Expectativas de trabalho (por exemplo, trabalhar remotamente, responder a emails fora do horário de trabalho, etc.)
• Feedback e reconhecimento
• Processo de tomada de decisões
• Valores e prioridades da equipa

Reúna e partilhe as informações com os participantes antes da sessão, para lhes dar tempo para as lerem e assimilarem.

Avaliar a situação atual 

Utilizando as informações que recolheu, bem como as perspetivas dos participantes, avalie a situação atual.

Pode ser útil escrever cada resposta em notas autocolantes, para as poder agrupar por tema.

Em seguida, reveja os temas e estabeleça prioridades. Por exemplo, pode descobrir que os aspetos incluídos em “Expectativas de trabalho” já existem, enquanto os relacionados com “Comunicação” não. Considere:

• O que está a funcionar bem e que pretende desenvolver ou formalizar em normas?
• O que não está a funcionar e que poderia ser melhorado através do estabelecimento de uma nova norma?
• O que está fora do âmbito da discussão?

Pode também começar a perceber que existem questões que atravessam vários temas. Por exemplo, pode identificar que a confiança, ou a falta dela, está presente na comunicação, na colaboração, na dinâmica da equipa e na tomada de decisões.

Nesse caso, será mais eficaz dar prioridade a normas relacionadas com a confiança do que definir várias normas potenciais para uma única categoria.

Algumas normas potenciais a considerar neste caso são incentivar a resolução coletiva de problemas, para garantir que várias vozes são ouvidas e consideradas; criar um ciclo explícito de feedback como parte dos projetos, com foco na melhoria contínua; reconhecer publicamente as pessoas que assumem riscos e aprendem com eles; e estabelecer que todas as decisões são comunicadas por email no prazo de 24 horas após serem tomadas.

Fazer uma sessão de ideias para definir novas normas

Faça uma sessão de ideias para criar definições para cada tema ou categoria. Formule-as na primeira pessoa. Por exemplo, “Admito quando cometo um erro”, em vez de “As pessoas admitem quando cometem erros”. 

Personalizar as definições significa que cada pessoa se pode reconhecer nelas, bem como nos seus próprios comportamentos.

Também é preferível utilizar uma linguagem simples, em vez de “linguagem corporativa”. Por exemplo, em vez de “Consulte especialistas na matéria e tire partido dos seus conhecimentos especializados para fundamentar a tomada de decisões”, escreva “Consultarei o especialista na matéria e confiarei na sua recomendação”.

Reveja as normas depois de estarem redigidas, tendo em conta o que falta e o que é redundante, antes de finalizar a lista.

Não existe um número perfeito de normas, e o objetivo não é criar uma norma para tudo. Comece por abordar alguns aspetos básicos relacionados com a comunicação e a confiança ou por tratar os principais pontos de conflito.

Por exemplo, se a equipa estiver frustrada porque as pessoas sentem que não estão a par do que se passa com toda a equipa, estabeleça uma reunião semanal de acompanhamento em que cada área apresente atualizações sobre o seu estado.

Apresentá-las à equipa e obter adesão

Depois de finalizar as normas, partilhe-as com a equipa. Eis algumas orientações:

• Explique o objetivo de criar as normas e de que forma a sua existência ajudará a equipa
• Lembre a equipa de que recolheu contributos de vários níveis para fundamentar as escolhas finais
• Descreva a norma e os comportamentos que se espera que as pessoas demonstrem
• Crie espaço para que as pessoas possam fazer perguntas e dar feedback
• Explique de que forma os membros da equipa responsabilizarão uns aos outros pelo cumprimento das normas

Apresentar as normas numa reunião de equipa é uma excelente forma de demonstrar entusiasmo e confiança nas normas, envolver as pessoas e definir expectativas. 

Para referência futura, certifique-se de que as pessoas conseguem consultar as normas — num documento de uma página ou num site partilhado pela equipa.

Demonstrar os comportamentos e responsabilizar as pessoas

Para garantir que as pessoas adotam rapidamente as normas, é essencial que os líderes as demonstrem nas suas interações.

Demonstrar que as normas se aplicam a todos gera credibilidade e ajuda os membros da equipa a seguir o comportamento que lhes é demonstrado.

Por exemplo, se uma norma for que todas as reuniões começam e terminam a horas, as pessoas irão reparar se os líderes chegam atrasados às reuniões ou permitem que estas se prolonguem.

É também importante reconhecer quando os membros da equipa seguem as normas, tanto de formas pequenas (por exemplo: fazendo um comentário positivo diretamente à pessoa) como de formas mais significativas (por exemplo: celebrando uma vitória numa reunião de equipa).

Ao mesmo tempo, os membros da equipa devem responsabilizar-se mutuamente e dar feedback em tempo real quando reparam que alguém não está a demonstrar as normas. A mudança de comportamento pode levar tempo e, inicialmente, as pessoas podem apenas precisar de um lembrete ou de alguma orientação. 

Quando os membros da equipa sentem que é simultaneamente seguro e esperado responsabilizarem-se mutuamente de forma construtiva, a responsabilidade pela prestação de contas deixa de caber apenas à liderança e passa a caber à equipa inteira.

Por fim, reveja as normas quando as condições mudarem. Por exemplo, se a sua empresa passar de ter a maioria das pessoas a trabalhar no escritório para ter a maioria dos colaboradores a trabalhar num regime híbrido, faz sentido rever as normas relativas à colaboração virtual e presencial, bem como as expectativas em torno da comunicação.

Ao manter flexibilidade e fluidez nas condições que envolvem a equipa, as normas continuarão a ser relevantes e úteis.

Estudo de caso sobre normas de equipa: adotar uma mentalidade de «primeira equipa»

Há alguns anos, trabalhei com uma equipa de liderança constituída por altos executivos que supervisionavam diferentes funções no âmbito de uma unidade de negócio.

Embora os membros da equipa gostassem uns dos outros e se reunissem regularmente, a tomada de decisões demorava muito tempo e recaía frequentemente sobre o líder da equipa. 

As equipas funcionais constataram que recebiam frequentemente diferentes níveis de informação e, por vezes, sentiam que a equipa de liderança estava desligada do que acontecia nas diferentes funções.

A líder da área queria que a sua equipa de liderança sentisse um maior sentido de responsabilidade pela unidade de negócio como um todo. 

Facilitei uma sessão sobre normas de equipa centrada no conceito de primeira equipa, de Patrick Lencioni — a ideia de que, em vez de darem prioridade às pessoas que lhes reportam, os executivos e líderes devem dar prioridade aos seus pares e ao trabalho de liderar o negócio como um todo.

Durante a sessão, os líderes:

• Exploraram os seus pensamentos e reações relativamente à mudança de uma mentalidade centrada primeiro na função para uma mentalidade de «primeira equipa».
• Debateram os comportamentos de uma mentalidade de «primeira equipa», incluindo abraçar o bem maior, ter expectativas explícitas e partilhadas e trabalhar conscientemente para construir a equipa.
• Identificaram, através de uma sessão de brainstorming, expectativas e comportamentos específicos que moldariam a forma como interagiam uns com os outros.
• Criaram uma lista de normas da equipa de liderança.

No final da sessão, a equipa de liderança concordou que iria:

• Reunir-se regularmente sem a líder da equipa, fazendo subir recomendações e decisões para aprovação final da líder da unidade de negócio.
• Usar «O que é melhor para a unidade de negócio?» como primeiro critério para tomar decisões.
• Encontrar primeiro áreas de convergência e, depois, debater os diferentes pontos de vista.
• Comunicar consistentemente a informação através das respetivas funções.

Ao criarem em conjunto as suas normas de equipa, os líderes passaram a ter interesse em responsabilizar-se a si próprios e aos seus pares, o que resultou numa maior confiança e numa colaboração mais fácil. 

Consequentemente, a equipa de liderança conseguiu assumir um papel mais ativo na tomada de decisões e na resolução de problemas em benefício da equipa como um todo.

As suas equipas também sentiram os benefícios. Graças ao seu compromisso com a colaboração, a equipa de liderança garantiu que eram sempre consideradas várias perspetivas e que os resultados serviam a equipa inteira, e não apenas áreas específicas.

A líder da unidade de negócio constatou que a sua equipa de liderança tomava frequentemente decisões sem precisar de mais do que o seu contributo e aprovação final, libertando-a para se dedicar ao trabalho de liderar a organização com a sua «primeira equipa».

Conclusões práticas

Se está a pensar em como começar a criar normas de equipa, apresentamos três conclusões práticas para começar:

1. Identifique a necessidade de normas na sua equipa. Pense no que é desafiante na sua equipa e considere as áreas de ineficiência. Se a equipa se sente devidamente informada, provavelmente não precisa de começar pelas comunicações. Se as pessoas ficam frequentemente frustradas por não serem envolvidas em projetos nos quais têm conhecimentos especializados, esse é o ponto de partida.
2. Façam uma sessão de ideias em conjunto. As normas são criadas em conjunto através de discussão e debate. Não peça simplesmente a todos que coloquem as suas ideias num documento Google e avance a partir daí; transforme o processo numa colaboração.
3. Mantenha-se flexível e dinâmico. Depois de criar normas com a sua equipa, reveja-as periodicamente, sobretudo quando algo na equipa ou no ambiente mudar. As normas da sua equipa devem responder ao momento e parecer altamente relevantes.

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