A gestão dos ativos da empresa implica custos reais — não apenas no equipamento em si, mas também no software utilizado para os controlar e manter.
As ferramentas de gestão de ativos variam entre plataformas básicas gratuitas e sistemas empresariais que custam milhares de dólares por ano, e a escolha da opção certa depende da dimensão, complexidade e orçamento da sua organização.
Neste guia, explicaremos os modelos de preços mais comuns, apresentaremos os custos médios dos diferentes níveis de planos e destacaremos as taxas ocultas a que as equipas de RH e operações devem estar atentas. No final, saberá como elaborar um orçamento eficaz e comparar soluções com confiança.
Calculadora de custos de software de gestão de ativos da People Managing People
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Quanto custa um software de gestão de ativos?
Um software de gestão de ativos pode custar entre $0 e $150+ por utilizador por mês, dependendo do número de utilizadores, ativos e funcionalidades incluídas. As ferramentas gratuitas ou de baixo custo abrangem o controlo básico, enquanto os sistemas empresariais com análises avançadas, integrações e suporte podem atingir milhares de dólares por ano.
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Modelos de preços de software de gestão de ativos
A maioria das ferramentas de gestão de ativos utiliza atualmente um modelo SaaS baseado em subscrição, em que as organizações pagam uma tarifa mensal ou anual previsível. No entanto, existem outros modelos que vale a pena considerar, dependendo do seu orçamento, dos recursos de TI e das necessidades a longo prazo.
Eis uma análise dos modelos de preços mais comuns:
| Modelo de preços | Como funciona | O que deve considerar |
|---|---|---|
| Modelo de preçosBaseado em subscrição | Como funcionaPaga uma tarifa recorrente (mensal ou anual), normalmente por utilizador ou por ativo. Inclui atualizações, alojamento na nuvem e suporte do fornecedor. | O que deve considerarFácil de escalar e com custos iniciais mais baixos, mas as tarifas a longo prazo podem acumular-se. |
| Modelo de preçosCódigo aberto | Como funcionaGratuito para descarregar e utilizar. Custos opcionais para suporte do fornecedor, integrações ou suplementos premium. | O que deve considerarRentável, mas requer frequentemente conhecimentos internos de TI para implementar e manter. |
| Modelo de preçosLicença perpétua | Como funcionaCompra única do software, com custos contínuos de manutenção, suporte ou atualizações. Normalmente instalado localmente. | O que deve considerarCusto inicial mais elevado e menor flexibilidade, mas pode ser mais barato a longo prazo para necessidades estáveis. |
Custo médio do software de gestão de ativos
Eis uma análise dos custos médios dos diferentes níveis de preços da gestão de ativos:
| Tipo de plano | Preço médio | Funcionalidades comuns |
|---|---|---|
| Tipo de planoGratuito / baixo custo | Preço médio$0–$10 por utilizador/mês | Funcionalidades comunsFuncionalidades básicas de controlo de ativos, suporte limitado e acesso a recursos da comunidade. |
| Tipo de planoEquipa pequena | Preço médio$15–$30 por utilizador/mês | Funcionalidades comunsControlo de ativos, relatórios básicos, acesso móvel e suporte por e-mail. |
| Tipo de planoEmpresarial | Preço médio$50–$100/ utilizador/mês | Funcionalidades comunsRelatórios avançados, opções de integração, acesso multiutilizador e suporte prioritário. |
| Tipo de planoEmpresarial de grande dimensão | Preço médio $150+ por utilizador/mês ou milhares anualmente | Funcionalidades comunsIntegrações personalizadas, gestor de conta dedicado, funcionalidades de segurança avançadas e suporte completo. |
Estes valores são médias do setor e podem variar significativamente consoante o número de ativos que gere, o número de utilizadores no seu sistema e a necessidade de funcionalidades premium, como integrações, ferramentas de conformidade ou segurança avançada. Solicite sempre um orçamento personalizado aos fornecedores para compreender o custo total para a sua organização.
Custos adicionais de gestão de ativos a considerar
Além das taxas de subscrição, existem vários outros custos a incluir no seu orçamento ao avaliar um software de gestão de ativos:
- Custos iniciais: Alguns fornecedores cobram taxas de implementação ou configuração, especialmente no caso de implementações locais.
- Custos recorrentes: Conte com taxas de subscrição contínuas, além de possíveis encargos por utilizadores adicionais, suporte premium ou módulos avançados.
- Custos ocultos: Funcionalidades como relatórios avançados, integrações ou ferramentas de conformidade podem estar disponíveis apenas nos planos de nível superior ou mediante pagamento adicional.
- Migração de dados: Transferir dados de ativos de folhas de cálculo ou sistemas antigos pode implicar custos de consultoria ou sobrecarregar os recursos internos.
- Formação: Garantir a adoção por parte dos funcionários pode exigir sessões de formação orientadas pelo fornecedor ou tempo dedicado à integração.
- Manutenção & suporte: Os sistemas na nuvem incluem frequentemente estes serviços, mas as soluções locais podem exigir contratos separados para atualizações e suporte.
- Hardware & infraestrutura de TI: Dependendo da sua configuração, poderá necessitar de equipamento como leitores de códigos de barras, etiquetas RFID ou dispositivos de controlo de acesso — além de possíveis atualizações de TI para os suportar.
Ter em conta estas despesas adicionais ajudá-lo-á a avaliar os fornecedores com base no custo total de propriedade, e não apenas no preço de subscrição anunciado.
Demonstrar o ROI da gestão de ativos
Justificar o custo do software de gestão de ativos passa por demonstrar o valor que este proporciona. Em vez de se concentrar apenas nas despesas iniciais, destaque a forma como o sistema poupa tempo, reduz erros e evita perdas relacionadas com os ativos.
Eis algumas das formas mais comuns de as organizações obterem ROI:
- Concentre-se na redução de custos: Destaque a forma como a gestão de ativos reduz o desperdício e evita compras desnecessárias. Pode apresentar dados que demonstrem quanto a empresa pode poupar ao manter uma utilização ideal dos ativos e evitar o excesso de stock.
- Saliente a redução de riscos: Explique como os dados em tempo real dos sistemas de gestão de ativos baseados na nuvem ajudam a tomar decisões informadas. Estas soluções proporcionam acesso imediato a análises, ajudando as organizações a otimizar a utilização dos ativos e a reduzir despesas desnecessárias.
- Demonstre uma maior eficiência: Explique como simplificar o acompanhamento dos ativos pode libertar tempo dos funcionários para tarefas mais estratégicas. Com maior visibilidade e fluxos de trabalho automatizados, as equipas podem reduzir o tempo gasto no acompanhamento manual.
- Destaque as vantagens em termos de conformidade: Mencione como a gestão de ativos ajuda a cumprir os requisitos regulamentares. Pode ilustrar esta situação com exemplos em que a conformidade permite evitar multas e manter uma boa reputação no setor.
- Fale sobre decisões baseadas em dados: Explique como os dados em tempo real dos sistemas de gestão de ativos ajudam a tomar decisões informadas. Mostre como estes dados podem apoiar o planeamento estratégico e a previsão, algo crucial para o sucesso a longo prazo.
- Apresente a escalabilidade: Descreva como as soluções de gestão de ativos podem acompanhar o crescimento da empresa. Saliente que investir agora em soluções escaláveis pode poupar dinheiro e recursos à medida que a empresa se expande.
- Ilustre a satisfação dos funcionários: Ferramentas de gestão de ativos mais eficazes podem melhorar a satisfação dos funcionários, garantindo que dispõem das ferramentas de que necessitam. Funcionários satisfeitos são frequentemente mais produtivos e empenhados, o que beneficia a empresa em geral.
- Recorra a casos de sucesso: Partilhe exemplos de outras empresas que implementaram com sucesso a gestão de ativos. Utilize estes casos para ilustrar os potenciais benefícios e resultados que a sua empresa poderia alcançar.
Ao associar estes benefícios a números concretos — como menos computadores portáteis perdidos, redução do tempo de inatividade ou custos anuais de aquisição mais baixos — pode demonstrar um retorno do investimento claro, que supera o preço do software.
Suporte e atualizações contínuos
Implementar uma solução de gestão de ativos é apenas o início — o suporte e as atualizações contínuos são essenciais para manter a eficiência, a segurança e a conformidade.
Os principais aspetos a considerar incluem:
- Atualizações de software e patches de segurança – As atualizações regulares melhoram a funcionalidade e resolvem vulnerabilidades de segurança, estando algumas incluídas nos planos de subscrição e outras exigindo taxas adicionais.
- Suporte técnico – Os níveis de suporte variam, desde assistência básica por e-mail até suporte prioritário 24 horas por dia, 7 dias por semana, com alguns fornecedores a oferecerem gestores de conta dedicados nos escalões de preços mais elevados.
- Manutenção do sistema e otimização do desempenho – A monitorização proativa e a automatização ajudam a minimizar o tempo de inatividade e garantem um funcionamento sem problemas.
- Conformidade e atualizações regulamentares – Os fornecedores disponibilizam atualizações para manter as empresas alinhadas com a evolução dos regulamentos do setor, incluindo normas de segurança relacionadas com o controlo de acesso.
- Personalização e escalabilidade – À medida que as necessidades mudam, as organizações podem precisar de novas funcionalidades, integrações ou serviços de consultoria para otimizar os seus sistemas.
Perguntas a fazer aos fornecedores de gestão de ativos
Quando procura uma solução de gestão de ativos, pode ser avassalador considerar todas as opções disponíveis.
Já enfrentei os mesmos desafios e sei como é crucial fazer as perguntas certas para determinar se um fornecedor corresponde às suas necessidades.
Eis algumas perguntas importantes para orientar as suas conversas com potenciais fornecedores:
- Quais são os custos totais envolvidos, incluindo taxas ocultas, encargos adicionais e preços baseados no número de utilizadores?
- Com que facilidade pode a solução ser dimensionada à medida que a nossa organização cresce?
- O software integra-se perfeitamente com o nosso conjunto de tecnologias existente e melhora o nosso fluxo de trabalho de gestão de ativos?
- Quais são os requisitos de manutenção contínua e quem é responsável por eles?
- Que tipo de suporte está disponível e durante que horário?
- Quanto tempo demora o processo de integração inicial e o que envolve?
- Existem opções de personalização disponíveis para adaptar a solução às nossas necessidades específicas?
- O sistema consegue gerir eficazmente ativos em vários locais ou à distância?
- Com que frequência são disponibilizadas atualizações ou novas versões e estão incluídas no custo?
- Que medidas de segurança estão implementadas para proteger os nossos dados?
Munido destas perguntas, estará preparado para iniciar conversas com fornecedores de gestão de ativos e tomar decisões informadas. Uma última coisa a recordar: peça sempre referências ou estudos de caso de organizações semelhantes para ver como a solução funcionou para outras empresas.
Dicas finais para gerir os custos do software de gestão de ativos
Quando começa a aprofundar a gestão de ativos, acertar nos preços é apenas uma peça do puzzle. O processo de implementação é crucial, por isso, certifique-se de que tem um plano alinhado com as necessidades e capacidades da sua equipa.
A escolha entre soluções baseadas na nuvem e soluções locais desempenha um papel fundamental na gestão de custos. Embora os sistemas baseados na nuvem ofereçam despesas iniciais mais baixas e uma escalabilidade mais simples, as soluções locais podem proporcionar um maior controlo sobre a segurança e a personalização.
Trata-se de valor, não apenas de preço. Tenha sempre em mente os seus requisitos específicos e não hesite em fazer perguntas difíceis aos potenciais fornecedores. Esta abordagem ajudará a garantir que toma decisões que beneficiam as suas operações a longo prazo.
Metodologia: Testamos e analisamos software de gestão de RH desde 2019. Testámos mais de 2 000 ferramentas para diferentes casos de utilização na gestão de RH e escrevemos mais de 1 000 análises completas de software.
Os nossos guias de preços e análises de software são apoiados por uma investigação extensa e por dados provenientes de um grande número de fornecedores de software, utilizadores e avaliadores.
Declaração de isenção de responsabilidade: Enquanto investigadores e avaliadores independentes, o nosso objetivo é partilhar informações sobre estruturas de preços típicas de software para ajudar os nossos leitores a contextualizar as suas decisões de compra. Não prestamos aconselhamento financeiro e recomendamos que consulte um especialista financeiro conforme necessário para o seu caso empresarial específico.
O que se segue:
Se está a pesquisar preços de software de gestão de ativos, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preencha um formulário e terá uma breve conversa durante a qual o consultor procurará compreender as especificidades das suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de software para analisar. O consultor também o apoiará durante todo o processo de compra, incluindo as negociações de preços.
