Pergunte a uma sala cheia de recrutadores de agências o que os impede de faturar mais e as tarefas administrativas surgem antes de tudo o resto. Não é a falta de funções. Não é a falta de candidatos. São as horas que desaparecem na formatação de CV, nas atualizações da base de dados, em insistir por uma resposta que nunca chega e em reconstruir uma lista restrita que já existia algures numa chamada de há três semanas.

Este não é um problema de motivação nem de número de colaboradores. É um problema de ferramentas. A maioria dos sistemas com que os recrutadores trabalham todos os dias foi criada para armazenar informação, não para suportar o esforço de a recordar, agir sobre ela e entregá-la ao recrutador exatamente no momento em que é importante. É nessa lacuna que as colocações se perdem silenciosamente.

Foi precisamente para colmatar esta lacuna que o Atlas foi criado. O Atlas é um CRMx, não um CRM: uma plataforma criada para compreender o contexto, em vez de simplesmente armazenar contactos, o que torna o problema administrativo descrito neste artigo solucionável, em vez de ser algo à volta do qual é preciso trabalhar.

Este artigo analisa para onde vai realmente o tempo dos recrutadores, por que razão a automatização tradicional dos CRM não colmatou a lacuna e como é, na prática, uma abordagem genuinamente diferente.

Para onde vão realmente as horas

O recrutamento é orientado para objetivos e depende de relações por definição. Essa é a parte do trabalho que gera receita. A parte que não gera receita, mas que ainda tem de ser feita, tende a concentrar-se num pequeno número de tarefas recorrentes:

• Reformatar o CV de um candidato segundo o modelo da agência antes de o poder enviar a um cliente
• Insistir com um candidato ou cliente por uma resposta que já vai em três seguimentos
• Reconstruir uma lista restrita de raiz porque as notas de uma chamada de triagem nunca chegaram a um campo pesquisável
• Atualizar manualmente os registos depois de uma chamada, se ainda houver tempo no final do dia para o fazer
• Marcar e remarcar entrevistas em vários calendários
• Acompanhar o estado dos candidatos em folhas de cálculo, notas autocolantes e na memória

Nada disto é trabalho difícil. Não tem nada que ver com colocar pessoas e acontece precisamente com a frequência necessária para ocupar o espaço do trabalho que realmente importa.

Por que adicionar automatização a um CRM não resolve o problema

A maioria dos CRM de recrutamento adicionou alguma forma de automatização nos últimos anos: emails com modelos, lembretes básicos e acionadores de fluxos de trabalho. Ajuda em alguns aspetos, mas não toca no problema central, que é o facto de estes sistemas só conhecerem aquilo que um recrutador introduziu manualmente.

Um CRM que depende da introdução de dados só é tão bom quanto a disponibilidade do recrutador para interromper o recrutamento durante o tempo suficiente para o atualizar. Numa mesa de recrutamento movimentada, essa disponibilidade esgota-se rapidamente. O resultado é uma base de dados que parece completa à superfície, mas que está silenciosamente desatualizada por baixo: candidatos que entretanto aceitaram uma contraproposta, clientes cujos planos de contratação mudaram numa chamada que ninguém registou, notas que existiram durante uma semana na cabeça de alguém e depois deixaram de existir em qualquer lugar.

A automatização que é acionada por dados incompletos apenas produz resultados confiantes e incompletos mais rapidamente. Não resolve o problema administrativo. Volta a apresentá-lo de outra forma.

A mudança: agentes de IA que tratam das tarefas administrativas em vez de se limitarem a lembrar-lhas

A versão mais útil desta tecnologia não espera que um recrutador introduza algo. Capta o contexto à medida que este é criado e transforma-o em informação utilizável, pesquisável e acionável, sem que ninguém tenha de parar para o registar.

Na prática, isto traduz-se em alguns elementos interligados que trabalham em conjunto:

O contexto é captado automaticamente

As chamadas, os emails, as mensagens do WhatsApp e as notas são captados e estruturados à medida que acontecem, associados ao registo da pessoa e da empresa corretas. Um recrutador não precisa de se lembrar de registar que um candidato mencionou que queria trabalhar quatro dias por semana ou que um cliente deu a entender que abriria uma segunda função no primeiro trimestre. Já está tudo lá.

A pesquisa substitui a procura exaustiva

Em vez de expressões booleanas e etiquetas manuais que rapidamente ficam desatualizadas, um recrutador pode fazer uma pergunta simples, como quem mencionou que queria mudar-se para Manchester ou quais os candidatos no processo que indicaram um período de pré-aviso inferior a quatro semanas, e obter uma resposta baseada em tudo o que foi captado, não apenas naquilo que foi etiquetado manualmente.

A próxima ação é apresentada, não enterrada

Em vez de um recrutador ter de perceber quais os candidatos que vale a pena contactar hoje, o sistema pode classificar e explicar uma lista restrita, assinalar quem deixou de responder num processo em curso e entregar mensagens de contacto já redigidas, baseadas no histórico real da conversa, prontas para serem revistas e enviadas por um recrutador, em vez de este ter de começar com uma página em branco.

As tarefas administrativas não fazem parte do trabalho. São aquilo que o impede de fazer o trabalho.

Como isto funciona no Atlas

O Atlas foi criado diretamente em torno desta ideia. É isto que queremos dizer quando descrevemos o Atlas como um CRMx, um CRM com contexto, em vez de um CRM com mais automatização adicionada.

• O Total Memory captura automaticamente todas as chamadas, mensagens de e-mail, mensagens e notas, para que o contexto não desapareça quando o recrutador que o registou já não está envolvido
• O People Search permite a um recrutador fazer uma pergunta em linguagem corrente em toda a rede de candidatos e clientes e obter uma lista restrita classificada e explicada, em vez de uma correspondência por palavras-chave
• O Copilot acompanha o trabalho diário de um recrutador, redigindo mensagens de contacto, resumindo chamadas e criando listas restritas com o contexto de toda a base de dados, incluindo uma etapa de aprovação para qualquer conteúdo sensível antes de este ser enviado
• Os painéis podem ser criados simplesmente descrevendo aquilo que pretende acompanhar, em vez de configurar uma ferramenta de relatórios

Nada disto substitui o discernimento de um recrutador. O Copilot redige, não envia sem supervisão. O People Search classifica e explica o seu raciocínio, não toma a decisão de colocação. O objetivo não é automatizar o recrutamento. É eliminar as tarefas administrativas que, na realidade, nunca fizeram parte do recrutamento.

O que as agências veem quando as tarefas administrativas desaparecem

O indicador mais importante para o proprietário de uma agência não são as horas poupadas em abstrato. É aquilo que os recrutadores fazem com o tempo recuperado. Entre os clientes do Atlas, o padrão que surge consistentemente é mais tempo dedicado às chamadas e conversas que realmente fazem avançar uma colocação e menos tempo gasto a reconstruir informações que já existiam algures:

• Taxas de resposta dos candidatos 50% superiores, graças a mensagens de contacto baseadas no contexto real e não num modelo genérico
• Mais de 15 horas de tarefas administrativas poupadas todas as semanas, por recrutador
• Aumento de 35% nos novos clientes conquistados, quando o desenvolvimento de negócio deixa de depender de alguém se lembrar de insistir
• Agências que constroem o seu negócio em torno deste fluxo de trabalho registam aumentos mensais de faturação de 85% e atingem 150% do seu objetivo anual de receitas

Estas não são projeções. É aquilo que as agências reportam quando o trabalho de baixo valor deixa de consumir as horas que antes eram dedicadas à faturação.

Criado para uma única mesa ou para uma agência empresarial com 200 lugares

As tarefas administrativas não diminuem à medida que uma agência cresce. Multiplicam-se. Uma mesa com um único lugar tem de gerir os hábitos de uma pessoa. Uma agência empresarial com vários escritórios tem dezenas de recrutadores, cada um com os seus próprios atalhos para registar, ou não registar, uma chamada, distribuídos por diferentes fusos horários e, por vezes, idiomas. Quanto maior for a equipa, mais colocações se perdem devido à diferença entre o que aconteceu numa chamada e aquilo que chegou a ser registado no sistema.

O Atlas é utilizado por agências em toda essa escala, desde mesas com um único lugar até empresas com mais de 100 lugares, e trata as PME e as empresas como mercados distintos, com necessidades distintas, em vez de os juntar num único produto. Para uma agência de maior dimensão que esteja a avaliar software de recrutamento, essa diferença tende a surgir em alguns pontos específicos:

• Sem número mínimo de lugares, para que o crescimento não obrigue a renegociar a própria plataforma
• Um único sistema para a captura de contexto em todos os escritórios e mesas, permitindo que uma colocação numa região recorra a uma conversa com um candidato registada noutra
• Migração tratada como um serviço gerido, com uma equipa de migração dedicada e verificações automatizadas da qualidade dos dados, para agências que abandonam um ATS ou CRM antigo em grande escala
• Várias implementações ativas com mais de 50 lugares, a par de mesas com um único lugar, em vez de um produto concebido para um segmento e adaptado para servir o outro

O problema administrativo não desaparece à escala empresarial. Torna-se num maior número de recrutadores a gerar a mesma lacuna, multiplicada por mais equipas e mais escritórios. É precisamente essa escala que o Atlas foi concebido para gerir, e não algo acrescentado à posteriori a um produto para pequenas agências.

Porque é que isto é melhor do que uma ferramenta de IA genérica acrescentada a um CRM antigo

Um número crescente de CRMs de recrutamento adicionou uma ou duas funcionalidades de IA no último ano: um botão para fazer resumos, um chatbot sobreposto à base de dados existente. Isso é diferente do que é descrito neste artigo, e a distinção é importante ao comparar plataformas.

Uma camada de IA genérica continua a depender da mesma base de dados subjacente, construída em torno de campos estruturados e introdução manual de dados. Pode resumir o que já existe, mas não consegue recuperar contexto que nunca foi captado. O Atlas foi concebido de forma inversa: a captação automática é a base, não uma funcionalidade adicionada a um sistema concebido antes da existência da IA generativa. Essa é a diferença prática entre um CRM ao qual foi adicionada IA e uma plataforma construída para esse fim desde a raiz.

Por onde começar

Se as tarefas administrativas são a resposta honesta à pergunta sobre o que está a impedir a sua equipa de faturar mais, a solução não é um novo sistema de lembretes nem outro painel para consultar. É uma base de dados que capta o contexto no momento em que é criado e indica ao recrutador a próxima ação certa, em vez de lhe atribuir mais uma tarefa para se lembrar.

Esse é o problema que o Atlas foi concebido para resolver, especificamente para recrutadores de agências e profissionais de pesquisa executiva, e não adaptado a partir de uma ferramenta de IA genérica ou de um ATS antigo ao qual foi adicionado um chatbot.

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