A decisão de passar do BambooHR para o Folks HR é muitas vezes a parte fácil. Planear a migração sem interromper o processamento salarial, perder dados dos colaboradores ou criar trabalho adicional para a sua equipa de RH é onde começa o verdadeiro desafio.
É precisamente para isso que este guia foi criado.
Vamos acompanhá-lo em todas as fases da migração, desde o planeamento e a preparação dos dados até à implementação, validação e entrada em funcionamento, para que possa transitar para o Folks HR com confiança e evitar os erros mais comuns ao longo do processo.
Porquê passar do BambooHR para o Folks HR?
Muitas organizações canadianas não mudam porque o BambooHR não esteja a funcionar. Mudam porque o Folks HR está mais alinhado com o processamento salarial, a conformidade e as operações de RH do dia a dia no Canadá.
- O processamento salarial canadiano está disponível na plataforma. Se a sua organização escolher o Folks Payroll, os dados dos colaboradores, as alterações salariais e os detalhes das ausências podem ser enviados diretamente para o processamento salarial, sem depender de uma integração separada.
- Foi criado para locais de trabalho canadianos. O Folks suporta utilizadores de língua inglesa e francesa e armazena os dados em servidores canadianos por predefinição.
- Estão disponíveis mais funcionalidades de RH numa só plataforma. Os RH principais, o recrutamento, a gestão do desempenho, a formação, as assinaturas eletrónicas e a gestão de ausências estão disponíveis em conjunto.
Além destes motivos, os seus dados também permanecem no Canadá por predefinição. O Folks armazena os dados dos colaboradores e do processamento salarial em servidores canadianos e possui a certificação SOC 2 Type 2, o que pode apoiar organizações com requisitos de residência de dados no Canadá ao abrigo da PIPEDA e da Lei 25 do Quebeque.
Se estas forem considerações importantes para a sua organização, migrar do BambooHR para o Folks HR é uma decisão bem apoiada.
Antes de migrar do BambooHR para o Folks HR
Uma migração bem-sucedida começa antes de exportar os seus dados. Reserve tempo para planear antecipadamente, de modo a reduzir atrasos e evitar retrabalho.
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Audite a sua configuração atual do BambooHR
Comece por analisar a forma como a sua organização utiliza atualmente o BambooHR.
Identifique os registos dos colaboradores, os documentos, as políticas de ausências e as integrações que terá de migrar. Identifique também os campos desatualizados, as políticas não utilizadas ou os dados históricos que já não precisam de ser transferidos.
Decida o que migrar e o que arquivar
Nem todos os registos precisam de ser transferidos para o Folks HR.
Determine quais os dados dos colaboradores, documentos e saldos de ausências que devem ser migrados e quais os registos históricos que devem ser mantidos como arquivo.
Esta é também a altura certa para decidir como serão mantidos, após a transição, os registos históricos do processamento salarial e os documentos fiscais, incluindo os comprovativos T4 e RL1 do seu atual fornecedor de processamento salarial.
Reúna a sua equipa e estabeleça um calendário
Uma migração do BambooHR para o Folks HR envolve normalmente os RH, o processamento salarial, as TI e as finanças.
Designe um responsável por cada área e planeie o calendário em função dos seus calendários de processamento salarial e contratação. Evite fazer alterações importantes ao processamento salarial a meio de um período de pagamento e reserve tempo para testes e validação.
O seu calendário geral dependerá da dimensão da empresa, da quantidade de dados que está a migrar e do número de integrações que está a reconstruir.
Como migrar do BambooHR para o Folks HR
Migrar do BambooHR para o Folks HR envolve duas frentes de trabalho: a migração do HRIS e a implementação do Folks HR.
A primeira centra-se na transferência dos seus dados de RH do BambooHR, enquanto a segunda abrange a configuração do Folks HR, a reconstrução das integrações e, se aplicável, a implementação do Folks Payroll.
Migração do HRIS
Estas tarefas são específicas das organizações que estão a abandonar o BambooHR.
Passo 1: Exporte os seus dados do BambooHR
Exporte os seus dados do BambooHR enquanto ainda tem acesso total à plataforma.
Transfira os registos dos colaboradores, os saldos atuais de ausências, os documentos e quaisquer relatórios que queira manter para consulta. Organize as exportações por tipo de dados, como registos dos colaboradores, documentos, ausências e dados de desempenho, uma vez que cada categoria será mapeada de forma diferente no Folks HR.
Guarde uma cópia limpa destes ficheiros no seu arquivo, independentemente dos registos que importar no final.
Mapear e migrar registos dos colaboradores
O mapeamento dos campos é onde as migrações são bem-sucedidas ou falham.
Associe cada campo do BambooHR ao respetivo equivalente no Folks antes de importar, incluindo identificadores dos colaboradores, dados profissionais, dados de remuneração e campos personalizados.
Assinale tudo o que não tenha uma correspondência clara, para poder decidir como tratar esses dados. Importe primeiro um pequeno lote de teste, confirme que os registos estão corretos e, em seguida, execute a importação completa.
Esta é também a melhor oportunidade para limpar os seus dados, em vez de transferir problemas existentes para o novo sistema.
Migrar documentos e configurar assinaturas eletrónicas
Mova os documentos ativos, como contratos, políticas e formulários assinados, para o sistema de gestão de documentos do Folks e anexe-os aos perfis dos colaboradores adequados.
Se o BambooHR contiver documentos assinados, decida quais devem ser novamente enviados para assinatura no Folks e quais podem simplesmente ser mantidos para consulta. As ferramentas de assinatura eletrónica do Folks podem gerir documentos futuros diretamente na plataforma.
Validar a equivalência antes da transição
Antes de deixar de utilizar o BambooHR, confirme que o Folks reflete com exatidão os seus dados de RH migrados.
Verifique por amostragem os registos dos colaboradores, os saldos de dias de ausência, os documentos e as permissões, comparando-os com os dados do BambooHR. Esta validação ajuda a garantir que a migração do seu HRIS está concluída antes de tornar o Folks no seu sistema principal de RH.
Implementação do Folks para RH
Estas são tarefas de implementação padrão que todos os novos clientes do Folks para RH concluem, independentemente do sistema de RH que utilizavam anteriormente.
Configurar a sua conta do Folks para RH
Configure o Folks antes de importar qualquer dado.
Defina a estrutura da sua organização, configure as políticas de ausências e licenças, atribua funções e permissões e defina as suas configurações de idioma para uma implementação bilingue. Configurar primeiro o seu ambiente garante que os dados importados ficam corretamente organizados desde o início.
Configurar o processamento salarial e verificar a conformidade (se adotar o Folks Payroll)
O BambooHR não processa nativamente os salários no Canadá. Se a sua organização utiliza atualmente um fornecedor de processamento salarial separado, como a ADP, a Nethris, a Ceridian ou outra solução de processamento salarial, a implementação do processamento salarial é uma linha de trabalho separada que não envolve dados do BambooHR.
Se adotar o Folks Payroll, planeie-o como uma linha de trabalho separada, com o seu próprio calendário, fontes de dados e etapas de validação, em paralelo com a migração do seu HRIS.
Escolha o modelo de serviço do Folks Payroll que melhor se adapta à sua organização, quer seja autónomo, assistido ou totalmente gerido. Em seguida, configure as definições do processamento salarial, incluindo grupos de pagamento, regras de deduções e contribuições, depósito direto e integrações contabilísticas, quando aplicável.
Confirme os dados de remessa para a CRA e a Revenu Québec, a apresentação dos ROE e a configuração dos formulários T4 e RL 1 antes de executar um cálculo salarial paralelo com o seu fornecedor atual de processamento salarial. Comparar o salário líquido, as deduções e as contribuições antes da entrada em funcionamento ajuda a verificar se a implementação do processamento salarial está pronta.
Reconstruir integrações e ligações
Volte a ligar os sistemas que se integram com o Folks para RH, incluindo o seu software de contabilidade e quaisquer ferramentas que enviem ou recebam dados dos colaboradores.
Se continuar a utilizar o seu fornecedor atual de processamento salarial, é também nesta fase que o voltará a ligar ao Folks para RH. O Folks disponibiliza integrações contabilísticas com o QuickBooks e o Xero, bem como uma API para ligação a outros sistemas. Teste cada integração com dados de exemplo antes de a considerar concluída.
Formar administradores e gestores
Forme os administradores antes de disponibilizar a plataforma a todas as outras pessoas.
Os administradores devem compreender a configuração do sistema, os relatórios e quaisquer módulos utilizados pela sua organização, enquanto os gestores devem familiarizar-se com as aprovações, a validação de ausências e a gestão de equipas. Os recursos de integração dos colaboradores e o centro de ajuda bilingue da Folks podem apoiar este processo.
Entrar em produção e disponibilizar o autosserviço aos colaboradores
Assim que a migração do seu HRIS tiver sido validada e as tarefas de implementação estiverem concluídas, estará pronto para entrar em produção.
Anuncie a mudança aos colaboradores, apresente a aplicação móvel da Folks e as ferramentas de autosserviço e mantenha a sua equipa de implementação disponível durante o primeiro ciclo operacional. Se também estiver a implementar o Folks Payroll, disponibilize apoio adicional durante o primeiro processamento salarial em produção.
Conserve o seu arquivo do BambooHR e quaisquer registos históricos de acordo com a estratégia de retenção estabelecida durante o planeamento.
A sua lista de verificação da migração do BambooHR para o Folks HR
A esta altura, deverá ter um plano de migração claro. Utilize a lista de verificação abaixo para confirmar que concluiu as tarefas essenciais de migração e implementação antes de entrar em produção.
Planeamento
- Audite a configuração atual do BambooHR, incluindo os campos dos colaboradores, documentos, políticas, integrações e o fornecedor de processamento salarial.
- Decida que dados serão migrados e quais serão arquivados.
- Confirme como serão conservados os documentos fiscais históricos, como os T4 e RL1.
- Atribua responsáveis pelas áreas de RH, processamento salarial, TI e finanças.
- Elabore um calendário tendo em conta os calendários de processamento salarial e de recrutamento.
Migração do HRIS
- Exporte os dados dos colaboradores, documentos e relatórios do BambooHR.
- Associe os campos do BambooHR aos campos equivalentes do Folks HR.
- Importe um lote de teste e verifique os resultados.
- Conclua a migração integral dos colaboradores e documentos.
- Reconcilie os registos dos colaboradores e os saldos de ausências.
- Valide a correspondência entre o BambooHR e o Folks HR antes da transição.
Implementação do Folks HR
- Configure a estrutura organizacional, as funções, as permissões e as políticas de ausências.
- Configure as preferências de idioma bilingues.
- Recrie e teste as integrações com a contabilidade e outros sistemas ligados.
- Dê formação aos administradores e gestores.
- Implemente o Folks HR e o autosserviço dos colaboradores.
Implementação do Folks Payroll (se adotar o Folks Payroll)
- Escolha o modelo de serviço do Folks Payroll.
- Configure as definições de processamento salarial e as integrações contabilísticas.
- Confirme os dados de entrega à CRA e à Revenu Québec, a submissão dos ROE e a configuração dos T4/RL1.
- Execute um cálculo salarial paralelo em comparação com o seu fornecedor atual de processamento salarial.
- Dê apoio durante o primeiro ciclo de processamento salarial em produção.
Pós-lançamento
- Conserve o seu arquivo do BambooHR de acordo com o seu plano de retenção.
- Recolha feedback dos administradores e gestores.
- Aperfeiçoe as configurações conforme necessário.
Como é o sucesso após migrar do BambooHR para o Folks HR
Antes de considerar a migração concluída, reserve algum tempo para confirmar que tudo está a funcionar conforme esperado.
Uma transição bem-sucedida significa que os registos dos colaboradores e os saldos de ausências correspondem aos dados do BambooHR, que os documentos e registos históricos estão acessíveis e que as integrações transferem informações sem trabalho manual. Se adotar o Folks Payroll, o primeiro processamento salarial também deverá ser validado antes de depender dele.
Os seus administradores e gestores devem sentir-se à vontade a utilizar a Folks nas suas responsabilidades diárias, enquanto os colaboradores devem conseguir utilizar o autosserviço com confiança para as tarefas habituais.
Assim que essas peças estiverem implementadas e o BambooHR deixar de fazer parte das suas operações diárias, terá concluído com sucesso a migração e poderá concentrar-se em tirar o máximo partido do seu novo sistema de RH.
Desafios comuns ao migrar do BambooHR para o Folks HR
Mesmo com uma migração bem planeada, alguns problemas comuns podem atrasar o lançamento ou criar trabalho desnecessário após a entrada em funcionamento. Saber antecipadamente ao que deve estar atento pode ajudá-lo a evitar interrupções e a manter a migração no bom caminho.
Planeamento inadequado da folha de pagamentos
Se a sua organização planeia adotar o Folks Payroll, trate-o como uma implementação separada, paralela à migração do seu sistema de informação de recursos humanos.
Planeie a entrada em funcionamento da folha de pagamentos para coincidir, sempre que possível, com o início de um período de pagamento. Evite fazer a mudança no final do ano e execute um cálculo paralelo da folha de pagamentos em comparação com o seu atual fornecedor de processamento salarial antes de depender do Folks Payroll.
Uma execução paralela bem-sucedida dá-lhe a confiança de que os valores da folha de pagamentos correspondem ao seu processo atual antes de os funcionários receberem os seus pagamentos.
Mapeamento incorreto de campos e qualidade dos dados
Os registos dos funcionários são tão fiáveis quanto os dados que migra. Antes de importar qualquer informação, mapeie cada campo do BambooHR para o seu equivalente no Folks HR, incluindo campos personalizados que podem não ter uma correspondência direta.
Esta é também a melhor oportunidade para limpar os seus dados, corrigindo informações desatualizadas, removendo registos duplicados e deixando para trás os dados de que já não precisa.
Conformidade e gestão de registos históricos
Não espere até depois da entrada em funcionamento para decidir o que fazer com os registos históricos. Durante a fase de planeamento, determine como irá conservar ou arquivar os documentos dos funcionários, os registos históricos da folha de pagamentos e os documentos fiscais, incluindo os impressos T4 e RL 1, do seu atual fornecedor de processamento salarial.
Ter um plano claro de conservação ajuda a manter a conformidade e garante que os registos importantes permanecem acessíveis quando forem necessários.
Integrações interrompidas e validação incompleta
Reconstruir as integrações é apenas uma parte do processo.
Teste cada ligação com dados de exemplo antes de a considerar concluída. Em seguida, valide se os registos dos funcionários, os saldos de ausências, os documentos e as permissões correspondem aos seus dados do BambooHR antes de desativar o sistema antigo. Se estiver a implementar o Folks Payroll, verifique também os cálculos da folha de pagamentos em comparação com o seu atual fornecedor de processamento salarial antes da entrada em funcionamento.
Dedicar tempo à validação de tudo antecipadamente pode evitar problemas após o lançamento.
Acelerar demasiado o lançamento
As migrações bem-sucedidas raramente acontecem no prazo mais curto possível. Reserve tempo no seu projeto para testes, validação, formação e comunicação com os funcionários.
Apresente o Folks aos administradores e gestores antes do dia do lançamento, para que se sintam confortáveis com as suas responsabilidades, e mantenha a sua equipa de implementação disponível após a entrada em funcionamento para resolver rapidamente quaisquer problemas que surjam.
Conclusão
Migrar do BambooHR para o Folks HR não tem de ser complicado quando o processo é abordado com um plano claro. Ao preparar os seus dados, validar a migração e seguir uma implementação estruturada, pode fazer a transição com o mínimo de interrupções, preparando simultaneamente a sua equipa para o sucesso a longo prazo.
Se estiver pronto para fazer a mudança, o próximo passo é perceber de que forma o Folks HR se adapta aos fluxos de trabalho e aos requisitos de implementação da sua organização. Marque uma demonstração do Folks HR para explorar a plataforma e saber como a equipa pode apoiar a sua transição.
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