A Fundo Demais: Como Manter a Calma e Seguir em Frente Quando Está Sobrecarregado Como Novo Gestor

Quando se candidatou a um cargo de gestão, sabia que seria um desafio. Mas sentia-se confiante de que estava à altura. 

Quando o painel de entrevistadores lhe pediu que descrevesse uma situação em que tivesse de lidar com o stress, a sua resposta convenceu-os de que seria um líder calmo. Por isso, deram-lhe o cargo e colocaram-no à frente da sua equipa.

Então, como é que já se sente sobrecarregado? 

No seu primeiro dia, disse à sua equipa “A minha porta está sempre aberta”. Agora, há uma fila constante pelo corredor.

Anda constantemente de reunião em chamada do Zoom e novamente para outra reunião. A sua caixa de entrada e a sua lista de tarefas estão a acumular-se. Não consegue compreender totalmente a nova dinâmica da equipa. Está a notar indícios de um conflito iminente. 

Sem falar do prazo de entrega de um projeto importante, que se aproxima. 

Como pode manter a calma e seguir em frente quando sente que se envolveu demasiado?

Neste artigo, analisaremos por que razão nos sentimos sobrecarregados e de que forma essa sobrecarga nos afeta, bem como ao nosso trabalho e às nossas equipas. 

Analisaremos as características de um líder calmo e apresentaremos 5 abordagens práticas para a sua nova função que o ajudarão a manter a calma e a seguir em frente (mesmo quando se sente sobrecarregado).

O impacto da sobrecarga

Não vamos mentir—ser um novo gestor pode ser incrivelmente stressante. Haverá desafios. Haverá conflitos. Acontecerão crises. Essa é a natureza de ser gestor. 

O stress nem sempre é algo negativo. Na verdade, pode até ser um motivador positivo que o impulsiona a alcançar os seus objetivos. No entanto, demasiado stress pode levar à sobrecarga e até ao esgotamento. Diminui a sua capacidade de lidar adequadamente com os desafios, fazendo com que, quanto mais sobrecarregado se sente, mais avassaladores se tornam os seus desafios. É um círculo vicioso. 

Um estudo da Harvard Business Review concluiu que, sob pressão, 53% dos líderes se tornam mais inflexíveis e controladores. 45% dos líderes stressados ignoram ou rejeitam as contribuições dos colaboradores. Noutro estudo, mais de metade dos inquiridos considerou que um gestor que não consegue lidar eficazmente com o stress prejudica o desempenho da organização. 

Isto significa que tem o dever de ser um líder calmo. 

Se está a pensar que isso parece impossível, não se preocupe. É apenas mais uma competência de gestão que precisa de desenvolver. 

Como é um líder calmo?

Os líderes calmos são simplesmente aqueles que sabem aproveitar o poder da sua intuição, experiência, maturidade e sabedoria para serem líderes mais eficazes.

Doug Dickerson, especialista em liderança

O formador de líderes e mediador Doug Dickerson identifica os quatro atributos fundamentais dos líderes calmos:  

• Veem o panorama geral
• Sabem quando agir e quando esperar
• Questionam as formas convencionais de fazer as coisas
• Proporcionam a estabilidade tão necessária em tempos difíceis. 

Também desenvolveram um conjunto de competências essenciais que os ajuda a transmitir a sua calma ao resto da equipa: 

Têm um estilo de comunicação calmo e assertivo 

Não adianta enfrentar períodos difíceis com calma se não comunicar o seu plano de forma clara, confiante e eficaz. Os líderes calmos adotam uma abordagem assertiva, mas compassiva na comunicação. 

Inspiram a resiliência e a gestão do stress nos outros 

Se o stress pode ser contagioso, também o pode ser saber lidar bem com ele. De facto, 79% dos trabalhadores com um gestor competente a gerir o stress aspiram a progredir dentro da empresa, em comparação com apenas 55% daqueles que têm líderes menos resilientes.

Desenvolver este conjunto de competências resume-se a 5 hábitos fundamentais:

• Praticar a autocompaixão
• Fazer uma pausa consciente antes de agir
• Aprender a pedir ajuda
• Concentrar-se numa tarefa de cada vez
• Delegar de forma eficaz. 

Como desenvolver as suas competências enquanto líder tranquilo (mesmo quando se sente assoberbado)

1. Seja compreensivo consigo próprio

Este primeiro passo é fundamental: seja gentil consigo próprio. Ser gestor é uma grande responsabilidade, mas também é um processo. Tornar-se um excelente gestor é algo em que todos têm de trabalhar — não é uma competência que surja naturalmente. 

Para desenvolver as suas competências enquanto líder tranquilo, precisa de aceitar que ainda tem muito para aprender — e isso é perfeitamente normal. Comece com uma mentalidade de autocompaixão.

Pontos de ação: 

• Pratique o autocuidado no local de trabalho. Faça questão de cuidar do seu bem-estar físico, mental, emocional e social. Por exemplo, se estiver stressado, faça uma pausa curta na sua secretária e saia para dar um passeio. Inclua pausas no seu dia de trabalho para se alongar, fazer exercício ou até meditar. 
• Esteja atento ao autojulgamento e ao diálogo interno negativo e trave-os pela raiz. Pergunte a si próprio: “Daria este tipo de feedback a alguém que me reporta diretamente?” Se a resposta for não, pare de falar consigo dessa forma.  
• Crie um ficheiro de “Vitórias”. Crie um documento no Google Drive e adicione todos os comentários positivos que receber dos seus gestores, da sua equipa, dos seus mentores ou dos seus clientes. Abra-o num dia mau e lembre-se de que já percorreu um longo caminho. 
• Se precisar de um lembrete, leia a carta de Jo Small que começa assim: “Caro gestor exausto, está a fazer um trabalho extraordinário…” 

2. Não se precipite; reflita

É fundamental não agir precipitadamente, especialmente quando se está perante uma crise. Nancy Koehn, professora da Harvard Business School, aponta para o exemplo de Abraham Lincoln, que fazia questão de reagir a situações de grande importância… não fazendo nada. 

Ao permitir-se o tempo necessário para refletir e avaliar a situação, Lincoln conseguia elaborar um plano mais ponderado e fundamentado do que se tivesse agido precipitadamente.

Koehn afirma: “A mais pequena pausa antes de pegar no telefone, enviar o tweet ou dizer algo a alguém ajudará um líder a organizar os seus pensamentos e a maximizar as probabilidades de tomar uma decisão inteligente.”

Os investigadores da McKinsey Jacqueline Brassey e Michiel Kruyt chamam a esta competência consciência integradora — o processo de ligar a consciência que tem da situação à consciência de si próprio e das suas reações. 

Ao fazer uma pausa consciente antes de responder, pode processar o seu stress, cultivar uma calma deliberada e criar o espaço necessário para tomar decisões e dar respostas claras.

Pontos de ação: 

• Reserve tempo para pensar. No início e no final de cada semana, reserve um período para analisar o seu desempenho enquanto gestor e identificar os seus fatores desencadeantes. Se se sentiu assoberbado, qual foi a causa principal e como pode reduzir as probabilidades de voltar a sentir-se assim? Em que momentos as coisas correram bem? 
• Considere estabelecer uma prática de atenção plena. Até alguns minutos de meditação durante o dia de trabalho podem ajudá-lo a fazer uma pausa antes de reagir. 

3. Peça ajuda

Seja como for, todos nós vamos deparar-nos com problemas que estão para além das nossas capacidades. Mas é importante não deixar que o orgulho impeça pedir ajuda. 

Quer seja aos colegas de trabalho ou ao seu próprio chefe, não há problema em procurar apoio — especialmente se for um gestor novo. Apesar do que possa pensar, é muito mais provável que as pessoas queiram ajudá-lo do que julgá-lo por pedir ajuda.

“Quando está mesmo no limite da sua zona de conforto”, afirma Kane Carpenter, responsável pela área de Marca Empregadora e Estratégias de Crescimento na Daggerfinn, “não faz mal tentar perceber algo por si próprio. Quando sentir que está completamente fora da sua profundidade, então está na altura de pedir ajuda.”

Pontos de ação: 

• Quando pedir ajuda, seja aberto, honesto e específico sobre aquilo que está a ser difícil para si. Mostre o que já tentou fazer, proponha uma ou duas soluções possíveis e peça feedback. 
• Prepare antecipadamente aquilo que quer dizer e apresente-o de forma positiva.  
• Encontre um mentor fora da sua própria organização, para poder discutir questões e desafios sem se preocupar com a possibilidade de parecer que não consegue lidar com a situação. 

4. Faça uma coisa de cada vez

A capacidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo é muitas vezes usada como uma medalha de honra. Mas fazer várias tarefas ao mesmo tempo não é tão produtivo como pensamos. Torna-nos mais lentos, mantém-nos distraídos e aumenta a probabilidade de cometermos erros. Além disso, a investigação mostra que temos tendência para sobrestimar bastante a nossa capacidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo. 

Ao fazer uma coisa de cada vez, podemos concentrar-nos em fazer bem cada tarefa e evitar sentirmo-nos sobrecarregados. No seu livro, Viver em Catástrofe Total, o especialista em atenção plena John Kabat-Zinn aconselha: 

"Tente fazer uma coisa de cada vez e dedicar-lhe a atenção que merece durante o tempo que merece, sem se distrair ou permitir que algo o distraia, como e-mails ou mensagens recebidos."

Pontos de ação: 

• Estabeleça prioridades na sua lista de tarefas e, em seguida, execute cada tarefa por ordem, uma de cada vez. 
• Distinga entre o que é importante e o que é urgente e decida o que precisa de fazer primeiro, o que pode fazer mais tarde e o que pode delegar. 
• Experimente uma ferramenta de definição de prioridades, como a Matriz de Eisenhower. 
• Os gestores de tarefas digitais, como o Todoist ou o Trello, podem ajudar a si e à sua equipa a organizar eficazmente as tarefas do seu projeto. 

5. Delegue

Não tente fazer tudo sozinho. Continua a fazer parte de uma equipa, mas já não é simplesmente um colaborador individual. Delegar permite-lhe ter espaço para se concentrar nas suas prioridades de gestão. Dá-lhe tempo para descomprimir e desenvolver-se enquanto gestor. 

Como benefício adicional, também ajuda os seus colaboradores a desenvolverem-se e a aprenderem novas competências e capacidades.  

Pontos de ação: 

• Reserve tempo para identificar todas as suas tarefas. Determine quais as ações que podem ou devem ser realizadas apenas por si. Tudo o que possa ser feito por outro membro da equipa, delegue (mesmo que sinta que poderia fazê-lo melhor!)
• Considere as funções, aptidões e carga de trabalho atual dos membros da equipa antes de delegar. Desta forma, não só garantirá a qualidade, como também evitará simplesmente transferir a sua sobrecarga para os seus subordinados diretos. 

Mantenha a calma e continue

Ser um líder calmo não significa negar os desafios da gestão ou fingir que não são difíceis. Significa simplesmente escolher a melhor forma de responder. Trata-se de aceitação e ação, não de reação. 

Não tem de esperar até obter a qualificação de “líder calmo”. Tal como Lincoln, pode escolher agir com calma. O melhor de agir como um líder calmo é que isso o ajuda efetivamente a tornar-se um líder calmo. Boa sorte!

The New Manager Handbook

Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.

Para além do manual, se procura ajuda adicional para aperfeiçoar as suas competências e desenvolver as suas técnicas para a vida com subordinados diretos, deverá considerar um curso para novos gestores que proporcione formação adicional.

Alguns recursos adicionais para o ajudar na sua jornada de gestão:

• Porque não deve ter medo de pedir ajuda enquanto novo gestor (e como fazê-lo)
• Como lidar com conversas embaraçosas e desconfortáveis: o que todos os novos gestores devem saber
• De amigo a chefe: como estabelecer autoridade & definir limites enquanto novo gestor
• Dicas de gestão de pessoas para gestores novos e experientes
• 5 métodos para o ajudar a lidar com membros difíceis da equipa
• Como passar de gestor a orientador
• Modelo de liderança de Clareza, Responsabilidade e Prestação de contas (CRA)
• Desaprender a liderança: como liderar no novo mundo do trabalho (com Bev Attfield, da Within People)
• Os 10 melhores programas de desenvolvimento de liderança para formar futuros líderes