İK için ChatGPT istemleri hakkındaki önceki makalemde, iş tanımları hazırlamak, işe alım planları oluşturmak ve kurum içi iletişimleri yeniden düzenlemek için yapay zekânın nasıl kullanılacağını inceledik.
Birçok İK profesyoneli için yolculuk, çok fazla zaman veya zihinsel enerji alan günlük işlere yardımcı olması için yapay zekâyı kullanmakla başlıyor. Yapay zekânın bir yazma asistanından daha fazlasına dönüştüğü nokta burasıdır. Bir düşünme ortağı. Bir örüntü keşfedici. Bir strateji şekillendirici. Hızlı çalışan, hiçbir şey talep etmeyen ve daha keskin, daha hazırlıklı, hatta daha insanî görünmenize yardımcı olan sessiz bir iş birliği ortağı.
Bu rehberde, yapay zekâ araçlarını kullanarak elde edebileceğiniz beş güçlü sonucu ele alacağız. Her biri, daha derinlemesine ilerlemenize yardımcı olacak pratik örnek istemler ve ipuçları içeriyor.
1. Verileri İçgörülere Dönüştürün
Sonuç: Örüntüleri daha hızlı fark edin ve verileri kararlara dönüştürün.
İK ekipleri veriler içinde yüzüyor: işten ayrılma mülakatları, nabız anketleri, çalışan devir oranı raporları ve daha fazlası.
Defalarca gördüğüm şey şu: Veri toplamayı sevsek de çoğu zaman tüm bu verileri anlamlandırmaya zaman bulmakta zorlanıyoruz.
Yapay zekâ anlam çıkarmanıza, temaları ortaya çıkarmanıza ve liderlik ekibi veya eylem planlaması için önemli olanları hazırlamanıza yardımcı olabilir.
Yardımcı Olduğu Konular:
- İşten ayrılma mülakatlarını veya nabız anketi yorumlarını temalara ayırma
- Uzun tabloları liderlik ekibi için özetleme
- Ham ölçümleri farklı kitlelere yönelik mesajlara dönüştürme
- Mevcut verilerde örüntüler bulma veya verileri daha anlaşılır olacak şekilde düzenleme
- Excel dosyaları. Yerleşik Microsoft Copilot yapay zekâ araçlarını kullanabilir veya verileri doğrudan başka bir yapay zekâ aracına yapıştırıp (ya da platformunuza bağlı olarak yükleyip) yapay zekâdan özetler, karşılaştırmalar veya görselleştirme önerileri isteyebilirsiniz. Bu, Excel kullanıcıları için BÜYÜK bir yardım olsa da pivot tabloları anlamanızın (çok önemli bir beceri!) yerini tutmaz; ancak örüntüleri hızlıca fark etmenize, formüller yazmanıza ve paylaşabileceğiniz hızlı içgörüler oluşturmanıza yardımcı olabilir. Yapay zekânın halüsinasyon görmediğinden emin olmak için kaynak verileri mutlaka iki kez kontrol etmeyi unutmayın!
Neden Önemli: “Verilerimiz var” aşamasından “Bununla ilgili ne yapacağımızı biliyoruz” aşamasına daha hızlı, potansiyel olarak daha az adımla veya Excel sihirbazlarına ya da uzman veri analistlerine ihtiyaç duymadan geçersiniz.
Şu İstemleri Deneyin:
- “Çalışan bağlılığı anketimizden 100 açık uçlu yorum burada. Temel temaları yalın bir dille özetleyin ve üçten fazla kez görünen her şeyi belirleyin.”
- “Bu çalışan devir oranı raporunu departmana göre inceleyin ve geçen çeyrekten bu yana en büyük değişimin görüldüğü ilk 3 alanı belirleyin. Üst düzey liderlik ekibimiz için özetleyin.”
- “Bu işten ayrılma mülakatı dökümünü alın ve 3 maddelik bir yönetici özeti yazın. Neler öğrenebileceğimize ve nelere dikkat etmemiz gerektiğine odaklanın.”
Ek İpucu: Bir özet aldıktan sonra şunu sorun: “Şimdi İK’nın bu eğilimi ele almak için atabileceği 3 olası sonraki adımı yazın.” Sadece analiz yapmıyor, eyleme doğru ilerliyorsunuz.
2. Şablonları Yapılandırın ve İçeriği Farklı Gruplara Uyarlayın
Sonuç: Sıfırdan başlamadan güvenilir, tekrarlanabilir tablolar, çalışma kitapları veya başka şablonlar oluşturun.
İK alanındaki deneyimim boyunca, şaşırtıcı miktarda zamanın farklı kişiler veya gruplar için benzer işleri yeniden yapmaya harcandığını gördüm.
Şirket genelinde aynı takip tablolarını oluşturduğum, aynı iletişimleri yazdığım veya aynı tür raporları biçimlendirdiğim çok oldu.
Yapay zekâ ile bu rutinleri tekrarlanabilir şablonlara dönüştürebilir ve verilerinizden daha akıllıca yararlanabilirsiniz.
Yardımcı Olduğu Konular:
- Çalışan sayımları, performans değerlendirmeleri, çalışan sayısı raporları, bordro ve aklınıza gelebilecek her şey için yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturma
- Tablolardan özetler, karşılaştırmalar veya eylem maddeleri çıkarma
- Sunumlar için verileri anlaşılır görsellere veya konuşma noktalarına dönüştürme
Neden Önemli:
Biçimlendirmeye veya uyarlamaya daha az, içgörülere, kararlara ve stratejiye (benzersiz insanî süper güçlerinize) odaklanmaya daha fazla zaman ayırırsınız.
Şu İstemleri Deneyin:
- “Özet içgörüleri ve departman düzeyindeki ölçümleri içerecek alanlara sahip, üç aylık çalışan sayısı ve çalışan kaybı raporu için özelleştirilebilir bir şablon oluşturun.”
- “Ekiplere göre çalışan memnuniyeti puanlarını içeren bir CSV dosyam var. En yüksek ve en düşük puanlı alanları özetleyin ve her biri için 2 eylem önerin.”
- “İnsan yöneticileri için puanlama ölçekleri, geri bildirim alanı ve terfiye hazır olma durumu için bir özet bölümü içeren bir performans değerlendirme şablonu oluşturun.”
Ek İpucu: Yapay zekâda istediğiniz noktaya ulaştığınızda, ilgili öğeyi genişletmesini veya uyarlamasını isteyin. Şunu deneyin: “Şimdi bunu diğer yöneticiler veya İK ekibi üyeleri tarafından kullanılabilecek, yeniden kullanılabilir bir kontrol listesine ya da forma dönüştür.” Bunu birkaç farklı şekilde uygulayın ve tek bir içerik veya bilgi parçasının, kendine özgü amaçlarına ve hedef kitlesine uygun birden fazla şeye nasıl dönüştürülebileceğini görün.
3. Tekrarlanan Planlamalarda Zaman Kazanın
Sonuç: Kaliteden ödün vermeden daha hızlı ilerleyin.
Daha önce bir işe alıştırma planını, eğitim taslağını veya takvimi sıfırdan yeniden oluşturduysanız, bu “standart” belgelerin aslında ne kadar zaman aldığını bilirsiniz. Yapay zekâ, başlangıç aşamasını atlamanıza ve daha hızlı bir şekilde iyileştirmeye geçmenize yardımcı olabilir.
Yardımcı Olduğu Konular:
- İşe alıştırma zaman çizelgeleri hazırlama
- Liderlik gelişimi taslakları oluşturma
- DEI programı içerik blokları oluşturma
Neden Önemli:
Birkaç dakika içinde yolun %70’ini tamamlarsınız; böylece enerjinizi içeriği uyarlamaya ve uygulamaya odaklayabilirsiniz.
Şu İstemleri Deneyin:
- “Uzaktan çalışan kıdemli bir mühendis için, işe alıştırma iş ortaklarını, teknik kurulumu ve ilk proje kilometre taşlarını içeren 30-60-90 günlük bir işe alıştırma planı oluştur.”
- “Karma çalışma ortamında yeni insan yöneticileri için 12 aylık bir liderlik gelişimi yolculuğunun taslağını oluştur. Her çeyrek için en az bir deneyimsel etkinlik ekle.”
- “Üç aylık bir İK genel toplantısı gündemi için şablon oluştur. Zaman bloklarını, önerilen içeriği ve destekleyici materyaller için hatırlatıcıları ekle.”
Ek İpucu: Beğendiğiniz bir planı oluşturduktan sonra şu istemlerle devam edin: “Şimdi bunu bir sunum taslağına dönüştür” veya “Bu plana eşlik edecek bir iletişim e-postası yaz.” Tek bir oturumda birden fazla formatta materyal oluşturabilirsiniz.
Have an account? Log In
4. Stratejinin İletişimini Kolaylaştırın
Sonuç: Özellikle verilerle ilgili olarak daha net ve ikna edici hikâyeler anlatın.
İK liderleri içgörülere hiç olmadığı kadar fazla erişime sahip; ancak bu içgörüleri başkaları için anlamlı hâle getirme konusunda da hiç olmadığı kadar fazla baskı altında. İster insan stratejisindeki bir değişiklik, ister bir DEI güncellemesi, isterse yetenek riski gösterge tablosu olsun, yapay zekâ sayıların ardındaki hikâyeyi anlatmanıza yardımcı olabilir.
Yardımcı Olduğu Konular:
- Çalışan metriklerini liderlik ekibine yönelik konuşma noktalarına dönüştürme
- Çapraz işlevli ekipler için sunumlar veya tek sayfalık belgeler hazırlama
- Vizyonu, ödünleşimleri veya değişimin etkilerini iletişim yoluyla aktarma
Neden Önemli:
Daha etkili bir şekilde etki yaratırsınız ve netlik ile güven sergilersiniz.
Şu İstemleri Deneyin:
- “Bu İK stratejisi belgesini genel çalışan kitlesi için yeniden yaz. Sohbet havasında, değerlerle uyumlu ve 400 kelimenin altında olmasını sağla.”
- “Çalışan analitiği raporumuzu, bir CFO’nun önemseyeceği 5 maddeyle özetle. Maliyete, elde tutma riskine ve üretkenliğe odaklan.”
- “Yetenek stratejimizdeki değişimi açıklayan, tek bir başlık ve altında 3 temel mesaj içeren tek slaytlık bir anlatı oluştur.”
Ek İpucu: Mesajınız netleştiğinde şunu sorun: “Şimdi bunun insan yöneticilerinin ekip toplantılarında paylaşabileceği bir versiyonunu yaz.” Bu, kuruluşun tüm kademelerinde uyumun pekiştirilmesine yardımcı olur.
5. Senaryoları ve “Ya Olursa?” Durumlarını Modelleyin
Sonuç: Kararlar alınmadan önce riskleri ve seçenekleri değerlendirin.
İleriyi görebilmek için kristal küreye ihtiyacınız yok; fikirleri hayata geçirmeden önce onları stres testine tabi tutmanız yeterli. Yaklaşan kararlar veya politikalar için olası tepkileri, riskleri ve çözümleri değerlendirmek üzere yapay zekâyı kullanabilirsiniz.
Yardımcı Olduğu Konular:
- Politika veya değişim tasarımındaki ödünleşimleri değerlendirme
- Mesajları veya uygulamaya alma planlarını stres testine tabi tutma
- Liderleri olası sorulara veya dirence hazırlama
Neden Önemli: Yalnızca politika uygulayan biri olarak değil, stratejik düşünen biri olarak öne çıkarsınız.
Şu İstemleri Deneyin:
- “Uzaktan çalışma politikamızı 3 günden 1 güne indirirsek çalışanların hangi tepkilerini beklemeliyiz? Hangi iletişim ve destek uygulamaları süreci daha sorunsuz hâle getirebilir?”
- “Yeni bir kurum içi hareketlilik çerçevesini uygulamaya koymak için üç yaklaşımı karşılaştırın. Artılarını ve eksilerini, olası çalışan tepkilerini ve uygulama karmaşıklığını vurgulayın.”
- “Yıl sonu primlerimizi kaldırıp bunların yerine üç aylık anlık ödüller koyduğumuzu düşünün. Neler ters gidebilir? Neler iyileşebilir?”
Ek İpucu: Senaryoları haritalandırdıktan sonra şunu sorun: “Şimdi, çalışanların dile getirebileceği en önemli 5 endişeyi yöneticilerin ele almasına yardımcı olacak bir liderlik Soru-Cevap metni hazırlayın.” Mesajlarınız hazır olduğundan bir adım önde olursunuz.
6. Tükenmeden Desteğinizi Ölçeklendirin
Sonuç: Standartlarınızı düşürmeden daha fazla kişiye daha hızlı yardımcı olun.
İK’nın görevi insanları desteklemektir ve taleplerin, görüşmelerin ve tekrarlanan soruların sonu gelmez. AI, bilgi birikiminizi self servis araçlara, şablonlara ve tek tıklamayla erişilebilen kaynaklara dönüştürerek ölçeklenmenize yardımcı olabilir.
Yardımcı Olduğu Konular:
- Araç setleri, kontrol listeleri veya görüşme kılavuzları oluşturma
- Yeni sistemler için SSS veya nasıl yapılır belgeleri hazırlama
- Tekrarlanabilir, self servis kaynaklar oluşturma
Neden Önemli:
Uzmanlığınızı daha erişilebilir hâle getirerek stratejik çalışmalara daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
Bu İstemleri Deneyin:
- “Yeni yöneticiler için geri bildirim verme konusunda tek sayfalık bir belge yazın. Yapılması gereken 3 şeyi, yapılmaması gereken 3 şeyi ve yapıcı geri bildirim için örnek bir konuşma metni ekleyin.”
- “Çalışanların açık kayıt döneminde yan haklarını nasıl güncelleyeceklerini anlatan bir nasıl yapılır kılavuzu oluşturun. Sade bir dil kullanın ve kılavuzu SSS biçiminde yapılandırın.”
- “HRBP’lerin üst düzey yöneticilerle yapılan görüşmelerde kullanabileceği, çalışan bağlılığını sağlayan unsurları ve tükenmişlik riskini ortaya çıkarmaya odaklanan bir dizi konuşma noktası hazırlayın.”
Ek İpucu: AI’dan her kaynak için hem “tam sürüm” hem de “Kısaca” sürümü oluşturmasını ya da Slack/Teams için biçimlendirilmiş bir sürüm hazırlamasını isteyin. İçeriğiniz ne kadar erişilebilir olursa o kadar kullanışlı hâle gelir.
Yaygın Sorunları Giderme
AI araçlarını kullanmaya başladığınızda, yapay zekânın halüsinasyon üretmesi, tam olarak istediğiniz sonucu vermemesi ve en sevmediğim sorun olan yoğun tekrarlama gibi fazlasıyla yaygın birçok problemle karşılaşabilirsiniz.
Bunlar AI istemleriyle ilgili en yaygın sorunlar ve bunlar hakkında yapabileceklerinizdir.
1. Çıktı çok genel veya belirsiz
Ne Yanlış Gidiyor: İstemde yeterli bağlam, hedef kitle ayrıntısı veya amaç belirtilmemiştir.
Ne Yapmalı: İsteminizi açık ve belirli hâle getirin. AI’a içeriğin kimler için olduğunu, neden önemli olduğunu ve nerede kullanılacağını söyleyin.
İstem Düzeltme Örneği:
- Şunun yerine: “Bir eğitim özeti yaz”
- Şunu deneyin: “Katılamayan orta düzey yöneticiler için bu 60 dakikalık sanal eğitim oturumunu özetleyin. 3 ana çıkarım ve 2 eylem maddesi ekleyin. Ton: kısa ve pratik.”
2. Yazım tarzı AI’a fazla benziyor
Ne Yanlış Gidiyor: ChatGPT genellikle aşırı cilalı, resmî veya moda sözcüklerle dolu bir dili varsayılan olarak kullanır.
Ne Yapmalı: İsteminize net ton talimatları ekleyin. İnsani ve pratik bir üslup isteyin. AI’a AI gibi daha az yazmasını söyleyin (buna daha sonra değineceğiz).
3. Çok fazla tekrarlama veya bariz olanı belirtme
Ne Yanlış Gidiyor: AI çoğu zaman kısa olmak yerine eksiksiz görünmeye çalışır. Puanlar süslü kelimeler için değil, fayda ve açıklık için verilir (bunu her zaman hatırlayın!)
Ne Yapmalı: İstemi daraltın. Yalnızca gerekli veya yeni bilgileri istemekle birlikte bir kelime sınırı ekleyin.
İstem Düzeltme Örneği: “Bunu 150 kelime veya daha azıyla yazın. Yalnızca bu hedef kitle için yeni veya önemli olan bilgileri ekleyin.”
4. Aşırı özgüven veya hatalı bilgi
Ne Yanlış Gidiyor: ChatGPT, varsayımlarda bulunurken (halüsinasyon üretirken) bile bilgili ve akıcı görünmek üzere eğitilmiştir.
Ne Yapmalı: Kaynak isteyin, kulağa aşırı özgüvenli gelen her şeyi doğrulayın ve insan incelemesi olmadan hukuki veya uyumlulukla ilgili içerik yazmak için AI kullanmaktan kaçının (bu, özellikle İK’da son derece önemlidir ve birçok etkisi vardır).
İstem Düzeltme Örneği: “Bu veriler için kaynaklarınız neler? Mümkünse birincil kaynaklara bağlantı verin.”
5. Stil veya biçimlendirme tercihleriyle eşleşmiyor
Ne Yanlış Gidiyor: Yapması gerekenler özellikle belirtilmediğinde yapay zekâ yaygın stilleri varsayılan olarak kullanır. Yardımcı olmak için ne yapması gerektiğini bildiğini düşünür, ancak çoğu zaman bu gerçekten istediğiniz şey değildir.
Ne Yapmalı: Biçimlendirme konusunda erken aşamada net olun. Düzenleme sırasında biçim, ton ve yapı açısından sizin için önemli olan noktaları vurgulayın; spesifik olun!
İstem Düzeltme Örneği: “Madde işaretleri kullanarak yaz, her maddeyi 2 satırla sınırla, başlıklarda başlık biçimini kullan ve uzun tirelerden veya abartılı ifadelerden kaçın.”
Yapay Zekâ ile Yazım Sorunlarını Giderme Denemesi
Bu makale boyunca yapay zekâ aracınızdan ne istediğiniz konusunda spesifik olmanın önemini vurguladım!
Bu durum, bu araçlara sizin için yazmalarını nasıl söylediğiniz için de geçerlidir. Bir sohbetin başında (daha da iyisi, ayarlarda) yapay zekâ araçlarınıza nasıl yazmalarını istediğinizi söyleyin.
İşte bir örnek: “Profesyonel ancak doğal bir tonda yaz. Dolgu ifadelerinden, jargondan ve aşırı kullanılan kalıplardan kaçın. Uzun tireler veya ünlem işaretleri kullanma. ‘Dönüştürücü’, ‘oyun değiştirici’ gibi kelimelerden veya satış odaklı metaforlardan kaçın. Metni açık, yararlı ve gerçekten yüksek sesle söyleyebileceğim bir şey olacak şekilde tut.”
Burada bir adım daha ileri giderek yapay zekânın kendine özgü insani tonunuzu ve yazı ritminizi anlamasına yardımcı olmak için kendi yazı örneklerinizi sunabilirsiniz.
Bu işe yaramazsa tercihlerinizi şu gibi takip istemleriyle de pekiştirebilirsiniz:
- “Bunu daha insani bir tonda yaz.”
- “Bunu daha anlaşılır olacak şekilde yeniden yaz ve tüm moda sözcükleri kaldır.”
- “Bunu kısalt ve kurum içi iletişim gibi görünmesini sağla.”
Bu konudaki en iyi tavsiyem, yapay zekânın sizin için nasıl yazmasını istediğiniz konusunda açık ve tutarlı olmanızdır.
Yapay zekânın ne istediğinizi tam olarak anlamasını ayarlamak biraz zaman alacaktır, ancak her şeyi ince ayarlayabilirseniz çeşitli paydaşlara yönelik iletişimleri parlatmak için son derece yararlı olabilir.
Sıra Sizde!
Yapay zekâyı bir uzman gibi kullanmak için yapay zekâ uzmanı olmanız gerekmez. Yalnızca net bir sonuca ve birkaç iyi isteme ihtiyacınız var.
Peki nereden başlayacaksınız?
- Yukarıdaki sonuçlardan birini seçin.
- İstemlerden birini deneyin.
- Size nasıl yardımcı olduğunu görün.
30 dakika kazanabilirsiniz. Eksikliğini hissettiğiniz bir netliğe kavuşabilirsiniz. Ya da yalnızca bunu başarabileceğinizi hatırlatan o küçük ivme hissini yaşayabilirsiniz!
Bunu yararlı buldunuz mu? Yer imlerinize ekleyin, bir ekip arkadaşınızla paylaşın veya bir sonraki bire bir görüşmenizde istemlerden birini deneyin (yeni becerilerinizi yöneticinize gösterin!).
Yapay zekânın İK'daki kullanımının henüz başındayız. Ne kadar çok deneme yaparsanız o kadar fazla değer elde edersiniz.
Platformlar Hakkında Kısa Bir Not
ChatGPT benzer şekilde çalışan çeşitli araçlardan biridir. Claude, Gemini, Microsoft Copilot—bunların tümü girdilerinize göre içerik oluşturmak ve içeriği şekillendirmek için büyük dil modelleri kullanır.
Seçim çoğunlukla sistemlerinizle en iyi hangi aracın entegre olduğuna ve verilerinizin nerede bulunması gerektiğine bağlıdır. İşleyişleri benzerdir; kullandığınız araçtan çok, nasıl istem verdiğiniz ve düzenleme yaptığınız önem taşıyacaktır.
Gizlilik Notu
Yapay zekâ inanılmaz derecede yararlıdır, ancak hâlâ üçüncü taraf bir sistemdir. Bir belgeyle sohbet ediyormuşsunuz gibi hissettirse bile girdiğiniz her şey, özellikle yapay zekâ araçlarının ücretsiz sürümlerinde, kuruluşunuzun kontrolü dışında saklanabilir veya işlenebilir.
Harici bir e-postaya veya ortak bir Slack kanalına koymayacağınız bir şeyi ücretsiz yapay zekâ araçlarına da koymayın.
Bu, ücretsiz veya ödeme yapılmayan yapay zekâ araçlarıyla gerçekleştirdiğiniz konuşmalara gerçek adları, çalışan kimlik numaralarını, belirli tedarikçi bilgilerini, gizli bilgileri ya da yayımlanmamış mali tabloları veya strateji belgelerini dahil etmemeniz anlamına gelir.
Yapay zekânın ortaya çıkardığı gizlilik ve güvenlik sorunlarını ele almanın en iyi yolu, iş yerinde yapay zekânın uygun kullanımı hakkında şirketinizin BT ekibiyle konuşmak ve şirket bilgilerini özgürce kullanabileceğiniz tercih edilen veya özel araçları olup olmadığını öğrenmektir.
Böyle bir araç yoksa yapay zekâ araçlarını kullanma izniniz olduğundan emin olun; ardından ücretli bir hesap edinmeyi ve yapay zekâ aracının verileriniz üzerinde yapay zekâ modellerini eğitmesine izin vermekten vazgeçmeyi değerlendirin.
