BambooHR'dan Folks HR'a geçme kararı genellikle işin kolay kısmıdır. Bordro işlemlerini aksatmadan, çalışan verilerini kaybetmeden veya İK ekibiniz için ek iş yaratmadan geçişi planlamak asıl zorluğun başladığı noktadır.
Bu rehber tam olarak bu konuda yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Geçişin planlama ve veri hazırlığından uygulama, doğrulama ve canlı kullanıma geçişe kadar her aşamasında size yol göstereceğiz; böylece Folks HR'a güvenle geçebilir ve süreç boyunca en sık yapılan hatalardan kaçınabilirsiniz.
BambooHR'dan Folks HR'a Neden Geçilmeli?
Birçok Kanada kuruluşu BambooHR çalışmadığı için geçiş yapmaz. Folks HR, Kanada'daki bordro, uyumluluk ve günlük İK operasyonlarıyla daha iyi örtüştüğü için geçiş yaparlar.
- Kanada bordrosu platform içinde kullanılabilir. Kuruluşunuz Folks Payroll'u tercih ederse çalışan verileri, maaş değişiklikleri ve izin bilgileri ayrı bir entegrasyona ihtiyaç duyulmadan doğrudan bordroya aktarılabilir.
- Kanada'daki iş yerleri için geliştirilmiştir. Folks, İngilizce ve Fransızca kullanıcıları destekler ve verileri varsayılan olarak Kanada'daki sunucularda depolar.
- Tek bir platformda daha fazla İK yeteneği sunulur. Temel İK, işe alım, performans, eğitim, elektronik imza ve devamsızlık yönetimi birlikte sunulur.
Bu nedenlere ek olarak verileriniz de varsayılan olarak Kanada'da kalır. Folks, çalışan ve bordro verilerini Kanada'daki sunucularda depolar ve PIPEDA ile Quebec'in 25. Yasası kapsamındaki Kanada veri yerleşimi gerekliliklerine sahip kuruluşları destekleyebilecek SOC 2 Type 2 sertifikasına sahiptir.
Bunlar kuruluşunuz için önemli değerlendirme noktalarıysa BambooHR'dan Folks HR'a geçiş iyi desteklenen bir karardır.
BambooHR'dan Folks HR'a Geçmeden Önce
Başarılı bir geçiş, verilerinizi dışa aktarmadan önce başlar. Gecikmeleri azaltmak ve işlerin yeniden yapılmasını önlemek için önceden planlama yapmaya zaman ayırın.
Want to learn more about Folks HR?
Mevcut BambooHR Kurulumunuzu Denetleyin
Kuruluşunuzun şu anda BambooHR'ı nasıl kullandığını gözden geçirerek başlayın.
Geçirmeniz gereken çalışan kayıtlarını, belgeleri, izin politikalarını ve entegrasyonları belirleyin. Ayrıca güncel olmayan alanları, kullanılmayan politikaları veya artık aktarılmasına gerek olmayan geçmiş verileri de belirleyin.
Nelerin Aktarılacağına ve Nelerin Arşivleneceğine Karar Verin
Her kaydın Folks HR'a taşınması gerekmez.
Hangi çalışan verilerinin, belgelerin ve izin bakiyelerinin aktarılması gerektiğini, hangi geçmiş kayıtlarının ise arşiv olarak saklanacağını belirleyin.
Bu aynı zamanda mevcut bordro sağlayıcınızdan alınan T4 ve RL1 formları da dahil olmak üzere geçmiş bordro kayıtlarının ve vergi belgelerinin geçişten sonra nasıl saklanacağına karar vermek için de doğru zamandır.
Ekibinizi ve Zaman Çizelgenizi Oluşturun
BambooHR'dan Folks HR'a geçiş genellikle İK, bordro, BT ve finans ekiplerini kapsar.
Her alan için bir sorumlu atayın ve zaman çizelgenizi bordro ve işe alım takvimlerinize göre planlayın. Bir ödeme döneminin ortasında büyük bordro değişiklikleri yapmaktan kaçının ve test ile doğrulama için zaman ayırın.
Genel zaman çizelgeniz şirketinizin büyüklüğüne, aktardığınız veri miktarına ve yeniden oluşturduğunuz entegrasyonların sayısına bağlı olacaktır.
BambooHR'dan Folks HR'a Nasıl Geçilir?
BambooHR'dan Folks HR'a geçiş iki iş akışını kapsar: HRIS geçişi ve Folks HR uygulaması.
İlki İK verilerinizin BambooHR'dan taşınmasına odaklanırken ikincisi Folks HR'ın yapılandırılmasını, entegrasyonların yeniden oluşturulmasını ve uygulanabiliyorsa Folks Payroll'un hayata geçirilmesini kapsar.
HRIS Geçişi
Bu görevler BambooHR'dan ayrılan kuruluşlara özgüdür.
1. Adım: Verilerinizi BambooHR'dan Dışa Aktarın
Platforma tam erişiminiz hâlâ varken verilerinizi BambooHR'dan dışa aktarın.
Çalışan kayıtlarını, mevcut izin bakiyelerini, belgeleri ve referans amacıyla saklamak istediğiniz raporları indirin. Her kategori Folks HR'da farklı şekilde eşleneceğinden dışa aktarımlarınızı çalışan kayıtları, belgeler, izinler ve performans verileri gibi veri türlerine göre düzenleyin.
Hangi kayıtları içe aktarmaya karar verirseniz verin, bu dosyaların temiz bir kopyasını arşiviniz olarak saklayın.
Çalışan Kayıtlarını Eşleyin ve Taşıyın
Alan eşleme, veri taşımalarının başarılı olup olmadığını belirler.
Çalışan kimlik bilgileri, istihdam ayrıntıları, ücret bilgileri ve özel alanlar da dahil olmak üzere her BambooHR alanını içe aktarmadan önce Folks'taki karşılığıyla eşleştirin.
Net bir karşılığı olmayan her şeyi işaretleyerek bunları nasıl ele alacağınıza karar verin. Önce küçük bir test grubu içe aktarın, kayıtların doğru göründüğünü doğrulayın ve ardından tam içe aktarma işlemini gerçekleştirin.
Bu, mevcut sorunları yeni sisteme taşımak yerine verilerinizi temizlemek için de en uygun fırsattır.
Belgeleri Taşıyın ve Elektronik İmzaları Ayarlayın
Sözleşmeler, politikalar ve imzalı formlar gibi etkin belgeleri Folks'un belge yönetimi sistemine taşıyın ve bunları ilgili çalışan profillerine ekleyin.
BambooHR'da imzalı belgeler bulunuyorsa hangilerinin Folks'ta imzalanmak üzere yeniden düzenlenmesi, hangilerinin ise yalnızca referans amacıyla saklanması gerektiğine karar verin. Folks'un elektronik imza araçları, gelecekteki belgeleri doğrudan platform içinde yönetebilir.
Geçişten Önce Eşdeğerliği Doğrulayın
BambooHR'ı kullanımdan kaldırmadan önce Folks'un taşınan İK verilerinizi doğru şekilde yansıttığını doğrulayın.
Çalışan kayıtlarını, izin bakiyelerini, belgeleri ve izinleri BambooHR verilerinizle karşılaştırarak örnekleme yoluyla kontrol edin. Bu doğrulama, Folks'u birincil İK sisteminiz haline getirmeden önce İKYS taşımanızın tamamlandığından emin olmanıza yardımcı olur.
Folks İK Uygulaması
Bunlar, daha önce hangi İK sistemini kullanmış olursa olsun her yeni Folks İK müşterisinin tamamladığı standart uygulama görevleridir.
Folks İK Hesabınızı Yapılandırın
Herhangi bir şeyi içe aktarmadan önce Folks'u ayarlayın.
Kuruluş yapınızı tanımlayın, izin ve devamsızlık politikalarını yapılandırın, rolleri ve izinleri atayın ve iki dilli bir kullanıma sunum için dil ayarlarınızı belirleyin. Ortamınızı önceden yapılandırmak, içe aktarılan verilerin başlangıçtan itibaren doğru şekilde düzenlenmesini sağlar.
Bordroyu Ayarlayın ve Uyumluluğu Doğrulayın (Folks Bordro Kullanılacaksa)
BambooHR, Kanada bordrosunu yerel olarak işleme koymaz. Kuruluşunuz şu anda ADP, Nethris, Ceridian veya başka bir bordro çözümü gibi ayrı bir bordro sağlayıcısı kullanıyorsa bordro uygulamanız, BambooHR verilerini içermeyen ayrı bir çalışma akışıdır.
Folks Bordro'yu kullanmaya başlayacaksanız bunu, kendi zaman çizelgesi, veri kaynakları ve İKYS taşımanızla birlikte yürütülecek doğrulama adımları olan ayrı bir çalışma akışı olarak planlayın.
Kuruluşunuza en uygun Folks Bordro hizmet modelini seçin; bu model self servis, destekli veya tamamen yönetilen olabilir. Ardından ödeme grupları, kesinti ve katkı kuralları, doğrudan para yatırma ve uygun olduğu durumlarda muhasebe entegrasyonları dahil olmak üzere bordro ayarlarınızı yapılandırın.
Mevcut bordro sağlayıcınızla paralel bir bordro hesaplaması çalıştırmadan önce CRA ve Revenu Québec bildirim ayrıntılarınızı, ROE bildirimini ve T4 ile RL 1 kurulumunu doğrulayın. Canlı kullanıma geçmeden önce net ücret, kesintiler ve katkıların eşleşmesi, bordro uygulamanızın hazır olduğunu doğrulamaya yardımcı olur.
Entegrasyonları ve Bağlantıları Yeniden Oluşturun
Muhasebe yazılımınız ve çalışan verilerini gönderen veya alan tüm araçlar da dahil olmak üzere Folks İK ile entegre olan sistemleri yeniden bağlayın.
Mevcut bordro sağlayıcınızı kullanmaya devam ediyorsanız, onu Folks İK'ya yeniden bağlayacağınız yer de burasıdır. Folks, QuickBooks ve Xero ile muhasebe entegrasyonlarının yanı sıra diğer sistemlere bağlanmak için bir API sunar. Tamamlandığını düşünmeden önce her entegrasyonu örnek verilerle test edin.
Yöneticileri ve Sorumluları Eğitin
Platformu diğer herkesin kullanımına sunmadan önce yöneticileri eğitin.
Yöneticiler sistem yapılandırmasını, raporlamayı ve kuruluşunuzun kullandığı tüm modülleri anlamalı; yöneticiler ise onay süreçlerine, izin doğrulamasına ve ekip yönetimine aşina olmalıdır. Folks'un işe alıştırma kaynakları ve iki dilli yardım merkezi bu süreci destekleyebilir.
Canlıya Geçiş ve Çalışanların Kendi Kendine Hizmet Kullanımını Başlatma
HRIS geçişiniz doğrulandıktan ve uygulama görevleriniz tamamlandıktan sonra canlıya geçmeye hazırsınız.
Değişikliği çalışanlara duyurun, Folks mobil uygulamasını ve kendi kendine hizmet araçlarını tanıtın ve ilk çalışma döngüsü boyunca uygulama ekibinizi erişilebilir durumda tutun. Folks Payroll'u da uyguluyorsanız, ilk canlı bordro çalıştırması sırasında ek destek sağlayın.
BambooHR arşivinizi ve geçmiş kayıtlarınızı planlama sırasında oluşturulan saklama stratejisine uygun olarak muhafaza edin.
BambooHR'dan Folks HR'a Geçiş Kontrol Listeniz
Bu noktaya geldiğinizde, net bir geçiş planınız olmalıdır. Canlıya geçmeden önce temel geçiş ve uygulama görevlerini tamamladığınızı doğrulamak için aşağıdaki kontrol listesini kullanın.
Planlama
- Çalışan alanları, belgeler, politikalar, entegrasyonlar ve bordro sağlayıcısı dahil olmak üzere mevcut BambooHR kurulumunuzu denetleyin.
- Hangi verilerin taşınacağına ve hangilerinin arşivleneceğine karar verin.
- T4'ler ve RL1'ler gibi geçmiş vergi belgelerinin nasıl saklanacağını doğrulayın.
- İK, bordro, BT ve finans için sorumlular atayın.
- Bordro ve işe alım takvimlerinizi temel alan bir zaman çizelgesi oluşturun.
HRIS Geçişi
- Çalışan verilerini, belgeleri ve raporları BambooHR'dan dışa aktarın.
- BambooHR alanlarını Folks HR'daki karşılıklarıyla eşleştirin.
- Bir test grubunu içe aktarın ve sonuçları doğrulayın.
- Tam çalışan ve belge geçişini tamamlayın.
- Çalışan kayıtlarını ve izin bakiyelerini mutabakatla karşılaştırın.
- Geçişten önce BambooHR ile Folks HR arasındaki eşdeğerliği doğrulayın.
Folks HR Uygulaması
- Kuruluş yapınızı, rolleri, izinleri ve izin politikalarını yapılandırın.
- İki dilli dil tercihlerini yapılandırın.
- Muhasebe ve bağlı diğer sistemlerle entegrasyonları yeniden oluşturun ve test edin.
- Yöneticileri ve idarecileri eğitin.
- Folks HR'ı ve çalışanların kendi kendine hizmet kullanımını başlatın.
Folks Payroll Uygulaması (Folks Payroll Benimsenecekse)
- Folks Payroll hizmet modelinizi seçin.
- Bordro ayarlarını ve muhasebe entegrasyonlarını yapılandırın.
- CRA ve Revenu Québec bildirim ayrıntılarını, ROE bildirimini ve T4/RL1 kurulumunu doğrulayın.
- Mevcut bordro sağlayıcınızla karşılaştırmalı bir bordro hesaplaması çalıştırın.
- İlk canlı bordro döngüsünü destekleyin.
Başlatma Sonrası
- BambooHR arşivinizi saklama planınıza uygun olarak muhafaza edin.
- Yöneticilerden ve idarecilerden geri bildirim toplayın.
- Yapılandırmaları gerektiği şekilde iyileştirin.
BambooHR'dan Folks HR'a Geçiş Sonrasında Başarı Nasıl Görünür?
Geçişinizin tamamlandığını düşünmeden önce, her şeyin beklendiği gibi çalıştığını doğrulamak için biraz zaman ayırın.
Başarılı bir geçiş; çalışan kayıtlarının ve izin bakiyelerinin BambooHR verilerinizle eşleşmesi, belgelere ve geçmiş kayıtlara erişilebilmesi ve entegrasyonların manuel çalışma gerektirmeden bilgi aktarabilmesi anlamına gelir. Folks Payroll'u benimsiyorsanız, ona güvenmeden önce ilk bordro çalıştırmanız da doğrulanmalıdır.
Yöneticileriniz ve idarecileriniz, günlük sorumlulukları için Folks'u rahatça kullanabilmeli; çalışanlar ise rutin görevler için kendi kendine hizmet özelliklerini güvenle kullanabilmelidir.
Bu parçalar yerine oturduğunda ve BambooHR artık günlük operasyonlarınızın bir parçası olmadığında, geçişi başarıyla tamamlamış olur ve yeni İK sisteminizden en iyi şekilde yararlanmaya odaklanabilirsiniz.
BambooHR'dan Folks HR'a Geçişte Karşılaşılan Yaygın Zorluklar
İyi planlanmış bir geçişte bile bazı yaygın sorunlar kullanıma alımınızı geciktirebilir veya sistem kullanıma alındıktan sonra gereksiz iş yükü oluşturabilir. Önceden nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmek, kesintilerden kaçınmanıza ve geçişinizi planlandığı şekilde sürdürmenize yardımcı olabilir.
Yetersiz Bordro Planlaması
Kuruluşunuz Folks Payroll'u kullanmayı planlıyorsa, bunu İKYS geçişinizin yanında ayrı bir uygulama olarak ele alın.
Bordronuzu mümkün olduğunca bir ödeme döneminin başlangıcına göre kullanıma almayı planlayın. Yıl sonunda geçiş yapmaktan kaçının ve Folks Payroll'a güvenmeden önce mevcut bordro sağlayıcınıza karşı paralel bir bordro hesaplaması çalıştırın.
Başarılı bir paralel çalıştırma, çalışanlara ödeme yapılmadan önce bordro rakamlarının mevcut sürecinizle eşleştiğinden emin olmanızı sağlar.
Yanlış Alan Eşleştirmesi ve Veri Kalitesi
Çalışan kayıtları, yalnızca geçirdiğiniz veriler kadar güvenilirdir. Herhangi bir şeyi içe aktarmadan önce, doğrudan bir karşılığı olmayan özel alanlar da dahil olmak üzere, her BambooHR alanını Folks HR'daki eşdeğeriyle eşleştirin.
Bu aynı zamanda güncel olmayan bilgileri düzeltmek, yinelenen kayıtları kaldırmak ve artık ihtiyaç duymadığınız verileri geride bırakmamak suretiyle verilerinizi temizlemek için de en iyi fırsattır.
Uyumluluk ve Geçmiş Kayıtların Yönetimi
Geçmiş kayıtların ne olacağına karar vermek için sistem kullanıma alındıktan sonrasını beklemeyin. Planlama aşamasında, mevcut bordro sağlayıcınızdan alınan T4 ve RL 1 formları da dahil olmak üzere çalışan belgelerini, geçmiş bordro kayıtlarını ve vergi belgelerini nasıl saklayacağınızı veya arşivleyeceğinizi belirleyin.
Açık bir saklama planına sahip olmak, uyumluluğun korunmasına yardımcı olur ve önemli kayıtların gerektiğinde erişilebilir kalmasını sağlar.
Çalışmayan Entegrasyonlar ve Eksik Doğrulama
Entegrasyonları yeniden oluşturmak sürecin yalnızca bir parçasıdır.
Tamamlandığını düşünmeden önce her bağlantıyı örnek verilerle test edin. Ardından eski sisteminizi kullanımdan kaldırmadan önce çalışan kayıtlarının, izin bakiyelerinin, belgelerin ve izinlerin BambooHR verilerinizle eşleştiğini doğrulayın. Folks Payroll'u uyguluyorsanız, kullanıma almadan önce bordro hesaplamalarını mevcut bordro sağlayıcınıza göre de doğrulayın.
Her şeyi başlangıçta doğrulamak için zaman ayırmak, kullanıma alımdan sonra oluşabilecek sorunları önleyebilir.
Kullanıma Alımı Aceleye Getirmek
Başarılı geçişler nadiren mümkün olan en kısa zaman çizelgesinde gerçekleşir. Projenize test, doğrulama, eğitim ve çalışanlarla iletişim için zaman ekleyin.
Yöneticileri ve ekip yöneticilerini, sorumlulukları konusunda rahat olmaları için kullanıma alım gününden önce Folks ile tanıştırın ve ortaya çıkan sorunları hızlıca çözmek için uygulama ekibinizi sistem kullanıma alındıktan sonra da erişilebilir durumda tutun.
Sonuç
Açık bir planla yaklaştığınızda BambooHR'dan Folks HR'a geçişin karmaşık olması gerekmez. Verilerinizi hazırlayarak, geçişinizi doğrulayarak ve yapılandırılmış bir uygulama sürecini izleyerek, kesintileri en aza indirirken ekibinizi uzun vadeli başarıya hazırlayabilirsiniz.
Geçiş yapmaya hazırsanız, sonraki adım Folks HR'ın kuruluşunuzun iş akışlarına ve uygulama gereksinimlerine nasıl uyduğunu görmektir. Platformu keşfetmek ve ekiplerinin geçişinizi nasıl destekleyebileceğini öğrenmek için bir Folks HR demosu ayırtın.
Başlamak için bugün bir Folks HR demosu ayırtın.
