İşlemler gelmeye devam ediyor, ancak defterlerinizi düzenli tutmak hâlâ kategorileri gözden geçirmek, soruları çözümlemek ve her şeyin doğru şekilde kaydedildiğinden emin olmak anlamına geliyor.
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı, rutin muhasebe kayıtlarını incelemeniz için hazırlayarak bu iş akışını basitleştirmek üzere tasarlanmıştır.
Bu kılavuzda nasıl çalıştığı, temel özellikleri, nasıl kullanılacağı ve bundan en çok yararlanan işletmeler ele alınmaktadır.
QuickBooks Online'ın Muhasebe Yapay Zekâsı nedir?
QuickBooks Online'ın Muhasebe Yapay Zekâsı, defterlerinizi daha az manuel çalışmayla güncel tutmanıza yardımcı olan yapay zekâ destekli bir muhasebe asistanıdır.
Rutin işlemleri incelemeniz için hazırlar, gerektiğinde açıklama ister ve muhasebe kararlarını size veya muhasebecinize bırakır.
Sonuç olarak işlemleri girmek için daha az, önceden hazırlanmış çalışmaları gözden geçirmek için daha fazla zaman harcarsınız.
QuickBooks Online'ın Muhasebe Yapay Zekâsı nasıl çalışır?
İşletmenizin banka ve kredi kartı hesaplarını bağladığınızda, Muhasebe Yapay Zekâsı gelen her işlemi siz görmeden önce inceler ve hazırlar.
Muhasebe kayıt geçmişinizi kullanarak en olası kategoriyi, müşteriyi veya tedarikçiyi tahmin eder ve çalışmayı ne kadar emin olduğuna göre düzenler.
Ardından şu işlemler gerçekleşir:
- Rutin işlemler hızlı bir inceleme ve kaydetme için hazırlanır.
- Belirsiz işlemler otomatik olarak kategorilere ayrılmak yerine daha fazla bilgi talebiyle işaretlenir.
- Bordro ve fatura ödemeleri gibi ilgili işlemler, manuel muhasebe çalışmasını azaltmak için eşleştirilir.
- Olağandışı etkinlikler ve olası muhasebe sorunları incelenmek üzere vurgulanır.
Sonuç olarak iş akışı basitleşir.
Önceden hazırlanmış çalışmaları inceleyerek ve yalnızca görüşünüz gerektiğinde müdahale ederek işlemleri manuel olarak girmek ve kategorilere ayırmak için daha az zaman harcarsınız.
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı kullanmanın öne çıkan özellikleri
Intuit QuickBooks Online QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı, günlük muhasebe işlemlerini daha hızlı ve kolay hâle getiren çeşitli özelliklerle birlikte sunulur. Bilmeniz gereken üç özellik şunlardır.
Kaydedilmeye hazır işlem grupları
Zamandan en çok tasarruf sağlayan özelliklerden biri, yapay zekânın yüksek güvenle değerlendirdiği işlemleri bir araya getiren Kaydetmeye Hazır özelliğidir.
Her işlemi tek tek incelemek yerine, bir işlem grubunun tamamını hızlıca gözden geçirebilir, gerekli düzenlemeleri yapabilir ve her şeyi yalnızca birkaç tıklamayla kaydedebilirsiniz.
Bu özellik, muhasebe kayıtlarını manuel veri girişinden çok daha hızlı bir inceleme sürecine dönüştürür.
Gerektiğinde daha fazla bilgi talep etme
Muhasebe Yapay Zekâsı, belirsiz bir işlemi nasıl kategorilere ayıracağını tahmin etmek yerine açıklama ister.
Sizin, muhasebecinizin veya başka bir ekip üyesinin yanıtlayabileceği bir talep oluşturur ve eksik bilgiler sağlandıktan sonra işlemi günceller.
Bu özellik, herkesin aynı iş akışı içinde kalmasını sağlarken muhasebe hatalarını azaltmaya yardımcı olur.
Yapay zekâ destekli banka mutabakatı
Her ay defterlerinizin mutabakatını yapmak, en çok zaman alan muhasebe görevlerinden biri olabilir.
Desteklenen QuickBooks Online planlarında Muhasebe Yapay Zekâsı, banka ekstrelerinizi defterlerinizle karşılaştırır, tutarsızlıkları belirler ve hangi noktaların dikkat gerektirdiğini açıklar.
Olası sorunlar önceden vurgulandığından, her işlemi manuel olarak aramak yerine istisnaları çözmeye odaklanabilirsiniz.
Bu temel özelliklerin yanı sıra QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı, günlük muhasebe işlemlerini geliştiren çeşitli araçlar da içerir.
KURAL ve OTOMATİK rozetleri, otomatik olarak kaydedilen işlemleri açıkça belirleyerek yapay zekânın hangi işlemleri ele aldığını daha iyi görmenizi sağlar. Ayrıca Gelir ve Gider Tablonuzu ve Bilançonuzu analiz ederek yinelenen işlemleri, yanlış kategorilere ayrılmış giderleri ve diğer muhasebe sorunlarını daha büyük problemlere dönüşmeden önce tespit edebilir.
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı nasıl kullanılır?
Hesaplarınız bağlandıktan sonra QuickBooks Accounting AI, işlemleri incelemeniz için hazırlamaya başlar. Temel özelliklerini kullanarak defterlerinizi nasıl inceleyeceğinizi, onaylayacağınızı ve doğru tutacağınızı burada bulabilirsiniz.
1. Adım: Banka ve Kredi Kartı Hesaplarınızı Bağlayın
İşletmenizin banka ve kredi kartı hesaplarını QuickBooks Online'a bağlayarak başlayın.
Accounting AI, işlemleri incelemeniz için hazırlamadan önce gelen işlemleri muhasebe kayıt geçmişinizle birlikte kullanarak kategoriler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer işlem ayrıntıları önermeye başlar.
2. Adım: Yayınlanmaya Hazır İşlemleri İnceleyin
Banka işlemlerinizi açın ve Yayınlanmaya Hazır grubunu inceleyin.
Bunlar, Accounting AI'ın incelemeniz için hazırlayacak kadar güvendiği işlemlerdir. Önerilen ayrıntıları kontrol edin, gerekirse değişiklik yapın, ardından grubu onaylayıp yayınlayın.
3. Adım: Daha Fazla Bilgi Taleplerine Yanıt Verin
Accounting AI'ın daha fazla bağlama ihtiyacı varsa işaretlediği işlemleri inceleyin ve istenen bilgileri sağlayın. Yanıtı başka biri, örneğin muhasebeciniz veya başka bir ekip üyesi biliyorsa, işlemin tamamlanabilmesi için talebi bu kişiyle paylaşabilirsiniz.
4. Adım: RULE ve AUTO İşlemlerini İnceleyin
Sonraki işlemleri belirlemek için RULE veya AUTO rozetleriyle işaretlenmiş işlemleri inceleyin. Bunlar banka kuralları, eşleştirilmiş bordro kayıtları, Bill Pay ve desteklenen diğer otomasyonlar aracılığıyla tamamlanan işlemlerdir. Bu işlemleri örnekleme yoluyla kontrol etmek, her şeyin beklendiği şekilde işlendiğini doğrulamanıza yardımcı olur.
5. Adım: Hesaplarınızı Mutabakatlandırın
QuickBooks Online Plus veya Advanced kullanıyorsanız ay sonu kapanışı sırasında yapay zekâ destekli mutabakat özelliğini kullanın.
Bu özellik, banka ekstrelerinizi kayıtlarınızla karşılaştırır, tutarsızlıkları vurgular ve hesaplarınızı mutabakatlandırmadan önce ilgilenmeniz gereken noktaları açıklar.
6. Adım: Rapor Bulgularını İnceleyin
Son olarak, Kâr ve Zarar raporunuz ile bilançonuz için yapay zekânın rapor bulgularını inceleyin.
Yinelenen işlemleri, yanlış kategorilendirilmiş kayıtları, olağandışı hesap hareketlerini ve diğer muhasebe sorunlarını arayın; ardından ay için kayıtlarınızı kapatmadan önce bunları çözün.
QuickBooks Accounting AI Kullanımından Kimler Yararlanabilir?
İşlemleri incelemeye ve kayıtlarınızı güncel tutmaya ne kadar çok zaman ayırırsanız QuickBooks Accounting AI'ın sağlayabileceği değer de o kadar artar. En çok aşağıdaki kullanıcıların ihtiyaçlarına uygundur.
Kendi Kayıtlarını Tutan Küçük İşletme Sahipleri
Birçok küçük işletme sahibi, işletmenin geri kalanını yönetirken muhasebe kayıtlarını kendisi tutar.
QuickBooks Accounting AI, işlemleri inceleme için hazırlayarak, gerektiğinde açıklama isteyerek ve muhasebe sorunlarını daha büyük problemlere dönüşmeden önce belirlemeye yardımcı olarak manuel iş miktarını azaltır.
Bu sayede sahipler, mali kayıtlarının kontrolünü ellerinde tutarken rutin muhasebe işlemlerine daha az zaman ayırabilir.
Serbest Çalışanlar ve Şahıs İşletmesi Sahipleri
Serbest çalışanların ve şahıs işletmesi sahiplerinin genellikle özel bir muhasebeci tutacak bütçesi yoktur; bu nedenle muhasebe, müşterilere hizmet vermenin yanı sıra üstlenmeleri gereken başka bir sorumluluk hâline gelir.
QuickBooks Accounting AI, gelen işlemleri düzenlemeye, önceki faaliyetlere göre kategoriler önermeye ve rutin işleri inceleme için hazırlamaya yardımcı olur. Böylece çalışma haftasına saatler eklemeden doğru kayıtları tutmak kolaylaşır.
İşlem Hacmi Daha Yüksek, Büyüyen Küçük İşletmeler
Bir işletme büyüdükçe incelenmesi gereken banka işlemlerinin, faturaların, giderlerin ve bordro kayıtlarının sayısı da artar.
QuickBooks Accounting AI, rutin muhasebe işlerini hazırlayarak, ay sonu mutabakatını destekleyerek ve mali raporları yinelenen işlemler, yanlış kategorilendirilmiş giderler, ertelenmiş gelir ve diğer muhasebe sorunları açısından analiz ederek büyüyen ekiplerin iş yüküne yetişmesine yardımcı olur.
Sonuç olarak, işlem hacmi arttıkça daha kolay ölçeklenebilen bir muhasebe süreci elde edilir.
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsının Sınırlamaları ve Zorlukları
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı, manuel defter tutma işlemlerini önemli ölçüde azaltabilir; ancak yine de muhakemenizin yerini almak yerine sizinle birlikte çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Önerilerine güvenmeden önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta aşağıda yer alıyor.
Özelliklerin Kullanılabilirliği Planınıza Bağlıdır
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı özellikleri aboneliğe göre değişir.
Yapay zekâ destekli banka işlemi özellikleri tüm QuickBooks Online planlarında kullanılabilirken, tam kapsamlı Muhasebe Yapay Zekâsı QuickBooks Online Essentials, Plus ve Advanced planlarına dahildir.
Yapay zekâ destekli mutabakat ve rapor analizi gibi gelişmiş özellikler QuickBooks Online Plus, Advanced veya Intuit Enterprise Suite gerektirir.
Defter Tutma Geçmişinizden Öğrenir
Öneriler, defter tutma faaliyetlerinizden ve yanıtlarınızdan öğrenerek zaman içinde daha isabetli hâle gelir. Önerileri incelemek ve düzeltmek, gelecekteki önerilerin iyileştirilmesine yardımcı olur.
Yapay Zekâ Önerilerini Yine de İncelemelisiniz
Yapay zekâ, her muhasebe kararını otomatik olarak vermek yerine defter tutma işlemlerini incelenmek üzere hazırlar. Önerilen kategorileri, işlemleri ve mutabakatları incelemek, değişiklikleri onaylamadan önce mali kayıtlarınızın doğru kalmasını sağlamaya yardımcı olur.
Muhasebe Kararları Hâlâ İnsan Muhakemesi Gerektirir
Bazı işlemlerin doğru şekilde kategorize edilebilmesi için ek bağlam gerekir. Daha fazla bilgi gerektiğinde yapay zekâ açıklama ister; ancak nihai muhasebe kararlarını verme sorumluluğu yine size veya muhasebecinize aittir.
Sonuç
Daha fazla bilgi edinmek isterseniz, QuickBooks Online'a nasıl uyduğunu görmek için QuickBooks Yapay Zekâ Muhasebesi platformuna ilişkin genel bakışlarını incelemenizi öneririm.
Önerilerini incelemeye, daha fazla bilgi taleplerine yanıt vermeye ve hesaplarınızı düzenli olarak mutabık hâle getirmeye zaman ayırmanız, defterlerinizi doğru tutarken özelliklerinden en yüksek verimi elde etmenize yardımcı olur.
QuickBooks Muhasebe Yapay Zekâsı Hakkında SSS
Hata yapar mı?
Evet. Her yapay zekâ aracı gibi, önerileri her zaman doğru olmayabilir; bu nedenle işlemleri ve önerileri onaylamadan önce incelemelisiniz.
Önerilerini geçersiz kılabilir miyim?
Evet. Önerilen kategorileri, müşterileri, tedarikçileri ve diğer işlem ayrıntılarını onaylamadan önce düzenleyebilirsiniz; yaptığınız düzeltmeler gelecekteki önerilerin iyileştirilmesine yardımcı olur.
Tercihlerimi öğrenir mi?
Evet. Defter tutma faaliyetlerinizden ve yanıtlarınızdan öğrenerek önerilerinin zaman içinde daha isabetli hâle gelmesine yardımcı olur.
Muhasebe Yapay Zekâsı ile banka kuralları arasındaki fark nedir?
Banka kuralları, manuel olarak oluşturduğunuz koşulları izlerken Muhasebe Yapay Zekâsı, defter tutma kalıplarınıza göre kategoriler önerir. Banka kuralları tarafından işlenen işlemler RULE rozetiyle belirtilir.
Yine de bir muhasebeciye ihtiyacım var mı?
Evet. Muhasebe Yapay Zekâsı rutin defter tutma işlemlerini otomatikleştirmeye yardımcı olur; ancak muhasebe kararları, vergi planlaması ve finansal tavsiyeler yine sizin muhakemenizi veya muhasebecinizin uzmanlığını gerektirir.
