Flere medarbejdere kræver ikke altid mere plads. Med støtte fra en intuitiv løsning til deling af skriveborde som deskbird lykkedes det Athena-instituttet at flytte 120 medarbejdere ind i et uændret kontorareal, og som følge heraf steg samarbejdet.
<iVores vellykkede overgang med deskbird viser, at afdelinger og institutter på universiteter med de rette værktøjer kan tilpasse sig nye arbejdsmiljøer, hvilket baner vejen for en mere effektiv og hensigtsmæssig udnyttelse af deres områder og fremmer en mere forbundet og engageret arbejdsstyrke.
Mød Athena-instituttet, Vrije Universiteit Amsterdam
Vrije Universiteit Amsterdam blev grundlagt i 1880 og er et af Europas førende forskningsuniversiteter. På VU skiller Athena-instituttet sig ud med sin tværfaglige tilgang og stærke fokus på samfundsmæssig indvirkning gennem undervisning og forskning.
Efterhånden som arbejdsformerne udviklede sig efter COVID-19-pandemien, erkendte Athena-instituttet behovet for at modernisere arbejdspladsens indretning uden at gå på kompromis med samarbejde, den akademiske kultur eller medarbejdernes trivsel.
Udfordringen: Tilpasning til ændringer i kontorpladsadministrationen
Som mange andre universiteter oplevede VU Amsterdam et hurtigt skift mod hybridt arbejde. Samtidig lagde omstruktureringer og renoveringer på hele campus yderligere pres på den allerede begrænsede kontorplads.
Efter at Institut for Sundhedsvidenskab og Institut for Miljøstudier flyttede i 2023, fulgte Athena-instituttet efter i begyndelsen af 2025. Flytningen til den historiske hovedbygning medførte en større ændring: Medarbejderne skulle dele skriveborde og arbejde tættere sammen.
Selvom dette skabte nye muligheder for samarbejde, gav det også anledning til bekymringer:
- Hvordan kunne deling af skriveborde organiseres retfærdigt og effektivt?
- Ville teamsammenholdet lide under, at faste skriveborde forsvandt?
- Hvordan kunne den begrænsede plads administreres uden at øge friktionen?
<iFor effektivt at administrere de nye, begrænsede kontorarealer indså vi hurtigt behovet for en robust løsning til reservation af skriveborde.
Want to learn more about deskbird?
Løsningen: Implementering af deskbird til fleksibel administration af arbejdspladsen
deskbird blev først introduceret på VU Amsterdam i oktober 2023 i MF-bygningen, hvor medicin og sundhedsvidenskab holder til. Succesen dér banede vejen for en bredere implementering.
Da Athena-instituttet flyttede i januar 2025, blev deskbird et naturligt valg. I dag:
- 640 medarbejdere på tværs af tre afdelinger bruger deskbird regelmæssigt
- Nu inklusive 120 medarbejdere fra Athena-instituttet
- 65 fleksible skriveborde deles effektivt uden konflikter
deskbird hjælper medarbejderne gennem:
- Et socialt nyhedsfeed, hvor man kan se, hvem der er på kontoret, og holde kontakten
- Interaktive plantegninger med tydeligt overblik over skriveborde og kolleger
- Hurtige reservationer af skriveborde og parkering med blot få klik
- Smarte filtre til udstyrsbehov
- Reservationer af besøg og teamområder
Resultatet: mindre usikkerhed, færre problemer i sidste øjeblik og mere bevidst tid sammen på kontoret.
Lær hvorfor organisationer som VU Amsterdam vælger deskbird til at administrere fleksible arbejdspladser.
Resultatet: Stærkere forbindelser og smartere pladsudnyttelse
Den indledende frygt for, at deling af skriveborde kunne svække sammenholdet i teamet, viste sig at være ubegrundet. Faktisk skete det modsatte.
\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eVi var bekymrede for, at vores teamsammenhold kunne lide under forandringen, hvilket kunne føre til mere fjernarbejde, men heldigvis viste disse bekymringer sig at være ubegrundede. Faktisk har deskbird styrket vores bånd i teamet mere end forventet og været en stor hjælp, især for det administrative personale.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e
De vigtigste resultater omfatter:
- 120 medarbejdere blev flyttet med ingen ekstra plads tilføjet
- Over 90 % brugeradoption, hvilket afspejler en stærk accept blandt medarbejderne
- Forbedret tilstedeværelse på kontoret og samarbejde
- Bedre datadrevne beslutninger ved hjælp af analyser til at skabe balance mellem travle og stille dage
- Optimeret pladsudnyttelse i spidsbelastningsperioder, hvilket er afgørende, når der er begrænset antal skriveborde
Platformen hjalp medarbejderne med at planlægge deres tilstedeværelse på kontoret mere bevidst og gjorde delte skriveborde til en katalysator for samarbejde i stedet for en kilde til frustration.
En model for fleksibelt arbejde
Athena Instituttets rejse viser, at fleksible arbejdspladsmodeller kan trives selv i traditionelle akademiske miljøer. Med de rette værktøjer kan universiteter:
- Udnytte pladsen mere effektivt
- Understøtte hybridarbejde uden at miste forbindelsen
- Styrke kulturen i overgangsperioder
Fra fast til fleksibelt flyttede Athena Institute med succes 120 medarbejdere uden at tilføje et eneste ekstra skrivebord.
Deres historie beviser, at forandring bliver en mulighed for vækst, samarbejde og engagement, når medarbejderne får støtte i form af intuitive løsninger til arbejdspladsen.
👉 Klar til at se, hvordan deskbird kan transformere din arbejdsplads? Book en demo for at opleve platformen i praksis.
