Sådan bruger du elia til at gøre kontordage værd at pendle til

Du har fastlagt dagene, folk kommer ind, men kontoret føles stadig som en spøgelsesby. Og fremmødetallene ser fine ud i rapporten, men på en eller anden måde fungerer det ikke. Etagen føles bare… død.

Overvej dog omkostningerne: Det koster dit team en pæn sum at møde ind på kontoret (omkring 55 $ om dagen), når man medregner transport og frokost, sammenlignet med 18 $ derhjemme. Det er mange penge at betale for at sidde i et videomøde ved siden af mennesker, man knap nok interagerer med, især hvis ens egentlige team kun er der på andre dage.

Gensler fandt ud af, at socialt samvær på arbejdet næsten er fordoblet siden pandemien, hvilket egentlig siger det hele. Så når en persons team ikke er på kontoret, betaler vedkommende grundlæggende for at være alene i et støjende kontormiljø.

Så her er den egentlige opgave, når påbuddet er fastlagt: Få de rigtige mennesker ind på de samme dage, med vilje. Det kan sagtens løses. Sådan gør du med elia.

Hvis elia er nyt for dig, er det en platform til arbejdspladsdrift til booking af skriveborde og lokaler, registrering af besøgende og hjælp til hybride teams med at koordinere deres kontordage og se, hvordan lokalerne bliver brugt.

  TL;DR

1. Overlap slår antal medarbejdere. Det samme fremmøde på 60 % kan være et helt team eller en etage fuld af næsten fremmede.
2. Lad hvert team vælge en eller to faste dage i stedet for at følge en standardregel fastsat af virksomheden.
3. Gør det nemt for folk at se, hvem der kommer ind, og tage et skrivebord ved siden af dem.
4. Indret lokalerne, så folk får en god oplevelse, når de kommer ind, og finjuster derefter løbende ved hjælp af de (anonyme) belægningsdata.

  Trin 1: Mål overlap

Fremmødetallene fortæller dig ikke, om nogen faktisk arbejdede sammen på kontoret. Tag et team på 10 personer med et krav om tre dage på kontoret. Samme team, samme ugentlige fremmøde på 60 % uanset hvad. Se, hvad der sker, når du koordinerer deres dage:

Rapporten kan ikke skelne mellem de to, men dine medarbejdere kan. Og dem, der bliver ved med at tage ind for at sidde alene i et stille lokale… ja, de er som regel dine mest engagerede medarbejdere, lige indtil de ikke er det længere.

Trin 2: Vælg faste dage med vilje

De fleste teams vælger en standardregel, hvor alle kommer ind tirsdag og onsdag. Det er nemt, men ender i rod: De to dage bliver overfyldte, resten af ugen bliver stille, og teams, der ville fungere bedre på andre dage, bliver alligevel trukket over på jeres dage.

Det er et langt bedre valg at lade hvert team vælge sin egen faste dag. Her er nogle enkle regler, der forhindrer, at det løber af sporet:

1. Vælg en eller to faste dage, ikke et mål i bevægelse. Forudsigelighed slår smarthed. Folk planlægger pasning og transport efter det.
2. Planlæg dem omkring arbejde, der faktisk kræver et lokale. Planlægning, gennemgange, introduktion af en ny medarbejder – ikke samarbejde i abstrakt forstand.
3. Lad teams variere. Marketingafdelingens onsdag og aktuarernes tirsdag og torsdag kan sagtens fungere side om side.
4. Fordel dem. Hvis alle teams vælger onsdag, har du bare skabt et nyt problem: 300 mennesker og 200 skriveborde.

To velvalgte dage får et team til at føle sig langt mere forbundet end fire spredte dage, og de er meget nemmere at få opbakning til.

Trin 3: Gør det nemt at se, hvem der kommer ind

Intet af dette holder, hvis det er besværligt at koordinere en dag. Hvis det kræver mere arbejde end bare at blive hjemme, bliver folk hjemme.

I elia kan du se, hvem der allerede planlægger at komme ind på en bestemt dag, og booke et skrivebord lige ved siden af dem. Reserver din plads, inviter en kollega, færdig. Så ender I sammen i stedet for i hver sin ende af etagen.

Et nationalt forsikringsselskab, vi arbejder sammen med, gjorde en stor indsats for dette efter en fusion. Tidligere var de kun på kontoret én dag om ugen og havde et forhold mellem skriveborde og medarbejdere på 1:3, hvilket efterlod meget plads ubrugt og fik folk til at føle sig ret isolerede. Da de kunne se, hvem der kom ind, booke skriveborde som gruppe og reservere plads på deres egen etage, begyndte kontoret at blive fyldt på alle de rigtige steder. Samme bygning, samme skriveborde, bare langt mere tid sammen som team.

Trin 4: Skab et område, folk bruger

At få de rigtige mennesker ind er kun halvdelen af det. Området skal fungere, når de først er ankommet, og det er her, gode intentioner kan gå galt.

Det samme forsikringsselskab er et perfekt eksempel. Da de redesignede kontoret, valgte de de sædvanlige bløde siddepladser, sofaer og loungeområder og ventede på, at folk skulle søge over til disse områder. Men næsten ingen gjorde det. Og det viste sig, at medarbejderne følte sig utilpasse ved at blive taget i at slappe af på sofaen, fordi det så ud, som om de pjækkede. Hvem skulle have troet det.

Derfor endte de med at fjerne loungeområderne og erstatte dem med almindelige skriveborde, lukkede møderum og telefonbokse til alle opkaldene og det koncentrerede arbejde. Nu er de telefonbokse uden sammenligning de mest eftertragtede pladser i bygningen.

Det, der faktisk retfærdiggør områdets plads:

1. Skriveborde i nærheden af dit team. Det er jo derfor, de kom ind på kontoret til at begynde med.
2. Lukkede rum og telefonbokse. Til de opkald og det koncentrerede arbejde, der stadig optager halvdelen af alles dag.
3. En ekstra etage til kapacitetsbehov. Så en fyldt onsdag aldrig efterlader nogen uden en plads

Her er ROBIC's HR-chef, efter at de havde rullet elia ud:

"Vores teammedlemmer elsker elia-platformen og tog den straks til sig ved lanceringen! Platformen er gennemtænkt; alle funktioner er nemme at bruge uden behov for oplæring. Visse funktioner har også bidraget til at øge fremmødet på kontoret og de personlige interaktioner. Jeg kan derfor varmt anbefale elia til enhver virksomhed!"

Catherine Chouinard, HR-chef, ROBIC

Trin 5: Se derefter, hvad der sker

Du rammer ikke de faste kontordage eller indretningen rigtigt i første forsøg, og det er helt okay. Prioriteterne vil ændre sig, teams vil vokse, og en etage, der fungerede om foråret, vil pludselig føles forkert om efteråret. Når det hele er oppe at køre, skal du holde øje med tre ting:

• Varme og kolde zoner. Er tredje sal tom hver torsdag? Flyt et teams dag.
• Efterspørgsel på telefonbokse. Er de altid optagede? Tilføj et par stykker.
• Udeblivelser. Hvis reserverede skriveborde står tomme, er dine data opdigtede. Frigiv automatisk et ikke-krævet skrivebord efter 15 til 20 minutter, så korrigerer systemet sig selv.

elias sensorer aflæser alt dette anonymt og efter område, så du får den faktiske tilstedeværelse, ikke kun hvem der reserverede hvad. Det er forskellen på at gætte og at vide: Du kan se, hvilke faste kontordage der fungerede, hvilke områder der retfærdiggør deres plads, og hvad der skal ændres inden den næste samtale om lejemålet i stedet for bagefter.

Hvor skal du begynde?

Spørg bare ét spørgsmål i denne uge: Lander jeres teams faktisk på de samme dage, eller rammer de tallet på forskellige dage? Du vil som regel kunne mærke det, før du kan måle det. Etager, der ser travle ud, men føles flade, er tegnene.

Derefter handler det blot om at hjælpe hvert team med at vælge en fast kontordag, gøre det nemt for dem at se, hvem der er på kontoret, og sidde sammen med dem, samt give dem et område, der gør turen værd. Gør du det rigtigt, holder fremmødet for det meste af sig selv, fordi folk bliver ved med at komme tilbage, når deres team er der. Og hvis du helst ikke vil styre det hele fra et regneark, er det netop det, elia er bygget til.