Beslutningen om at skifte fra BambooHR til Folks HR er ofte den nemme del. Det er planlægningen af migreringen uden at forstyrre lønkørslen, miste medarbejderdata eller skabe ekstra arbejde for dit HR-team, der er den egentlige udfordring.
Det er præcis det, denne guide er udarbejdet til at hjælpe med.
Vi gennemgår alle faser af migreringen med dig, fra planlægning og dataforberedelse til implementering, validering og idriftsættelse, så du kan skifte til Folks HR med tillid og undgå de mest almindelige fejl undervejs.
Hvorfor skifte fra BambooHR til Folks HR?
Mange canadiske organisationer skifter ikke, fordi BambooHR ikke fungerer. De skifter, fordi Folks HR er bedre tilpasset canadisk lønadministration, compliance og den daglige HR-drift.
- Canadisk lønadministration er tilgængelig i platformen. Hvis din organisation vælger Folks Payroll, kan medarbejderdata, lønændringer og oplysninger om fravær overføres direkte til lønadministrationen uden at være afhængig af en separat integration.
- Den er udviklet til canadiske arbejdspladser. Folks understøtter brugere på engelsk og fransk og gemmer som standard data på canadiske servere.
- Flere HR-funktioner er tilgængelige på én platform. Kerne-HR, rekruttering, performance, uddannelse, elektroniske underskrifter og fraværshåndtering er tilgængelige samlet.
Ud over disse grunde forbliver dine data også som standard i Canada. Folks gemmer medarbejder- og løndata på canadiske servere og har SOC 2 Type 2-certificering, hvilket kan understøtte organisationer med krav om datalokalitet i Canada i henhold til PIPEDA og Quebecs lov 25.
Hvis dette er vigtige overvejelser for din organisation, er migrering fra BambooHR til Folks HR en beslutning med god understøttelse.
Før du migrerer fra BambooHR til Folks HR
En vellykket migrering begynder, før du eksporterer dine data. Brug tid på at planlægge på forhånd for at reducere forsinkelser og undgå dobbeltarbejde.
Want to learn more about Folks HR?
Gennemgå din nuværende BambooHR-opsætning
Begynd med at gennemgå, hvordan din organisation bruger BambooHR i dag.
Identificer de medarbejderoplysninger, dokumenter, fraværspolitikker og integrationer, du skal migrere. Identificer også forældede felter, ubrugte politikker eller historiske data, som ikke længere skal overføres.
Beslut, hvad der skal migreres, og hvad der skal arkiveres
Det er ikke nødvendigt at flytte alle registreringer til Folks HR.
Fastlæg, hvilke medarbejderdata, dokumenter og fraværssaldi der skal migreres, og hvilke historiske registreringer der skal bevares i et arkiv.
Det er også det rette tidspunkt at beslutte, hvordan historiske lønregistreringer og skattedokumenter, herunder T4- og RL1-blanketter fra din nuværende lønudbyder, skal opbevares efter overgangen.
Sammensæt dit team, og læg en tidsplan
En migrering fra BambooHR til Folks HR involverer typisk HR, lønadministration, IT og økonomi.
Udpeg en ansvarlig for hvert område, og planlæg tidslinjen ud fra jeres løn- og rekrutteringskalendere. Undgå at foretage større ændringer i lønadministrationen midt i en lønperiode, og afsæt tid til test og validering.
Den samlede tidsplan afhænger af virksomhedens størrelse, mængden af data, du migrerer, og antallet af integrationer, der skal genopbygges.
Sådan migrerer du fra BambooHR til Folks HR
Migrering fra BambooHR til Folks HR omfatter to arbejdsområder: HRIS-migreringen og implementeringen af Folks HR.
Det første fokuserer på at flytte dine HR-data fra BambooHR, mens det andet omfatter konfiguration af Folks HR, genopbygning af integrationer og, hvis det er relevant, implementering af Folks Payroll.
HRIS-migrering
Disse opgaver gælder specifikt for organisationer, der skifter væk fra BambooHR.
Trin 1: Eksportér dine data fra BambooHR
Eksportér dine data fra BambooHR, mens du stadig har fuld adgang til platformen.
Download medarbejderregistreringer, aktuelle fraværssaldi, dokumenter og eventuelle rapporter, du ønsker at gemme som reference. Organisér dine eksporter efter datatype, f.eks. medarbejderregistreringer, dokumenter, fravær og performancedata, da hver kategori vil blive kortlagt forskelligt i Folks HR.
Opbevar en ren kopi af disse filer som dit arkiv, uanset hvilke poster du i sidste ende importerer.
Kortlæg og migrér medarbejderdata
Det er ved feltkortlægningen, at migreringer lykkes eller mislykkes.
Match hvert BambooHR-felt med det tilsvarende felt i Folks, før du importerer, herunder medarbejderidentifikatorer, ansættelsesoplysninger, løndata og brugerdefinerede felter.
Markér alt, der ikke har en oplagt placering, så du kan beslutte, hvordan det skal håndteres. Importér først en lille testgruppe, bekræft, at posterne ser rigtige ud, og kør derefter den fulde import.
Dette er også den bedste mulighed for at rydde op i dine data i stedet for at føre eksisterende problemer videre til det nye system.
Migrér dokumenter, og opsæt elektroniske underskrifter
Flyt aktive dokumenter såsom kontrakter, politikker og underskrevne formularer til Folks' dokumenthåndteringssystem, og tilknyt dem til de relevante medarbejderprofiler.
Hvis BambooHR indeholder underskrevne dokumenter, skal du beslutte, hvilke der skal genudsendes til underskrift i Folks, og hvilke der blot kan gemmes til reference. Folks' værktøjer til elektroniske underskrifter kan håndtere fremtidige dokumenter direkte på platformen.
Valider overensstemmelsen før overgangen
Før du udfaser BambooHR, skal du bekræfte, at Folks afspejler dine migrerede HR-data korrekt.
Foretag stikprøvekontrol af medarbejderdata, feriesaldi, dokumenter og tilladelser op mod dine BambooHR-data. Denne validering hjælper med at sikre, at din HRIS-migrering er fuldført, før Folks bliver dit primære HR-system.
Implementering af Folks HR
Dette er standardimplementeringsopgaver, som alle nye Folks HR-kunder gennemfører, uanset hvilket HR-system de tidligere har brugt.
Konfigurer din Folks HR-konto
Opsæt Folks, før du importerer noget til systemet.
Definér din organisationsstruktur, konfigurer politikker for ferie og fravær, tildel roller og tilladelser, og indstil dine sprogindstillinger til en tosproget implementering. Når du konfigurerer dit miljø først, sikrer du, at de importerede data organiseres korrekt fra begyndelsen.
Opsæt løn, og kontrollér overholdelsen af reglerne (hvis du vælger Folks Payroll)
BambooHR behandler ikke canadisk løn nativt. Hvis din organisation i øjeblikket bruger en separat lønudbyder såsom ADP, Nethris, Ceridian eller en anden lønløsning, er din lønimplementering et separat arbejdsområde, der ikke involverer BambooHR-data.
Hvis du vælger Folks Payroll, skal du planlægge det som et separat arbejdsområde med sin egen tidsplan, egne datakilder og egne valideringstrin parallelt med din HRIS-migrering.
Vælg den servicemodel for Folks Payroll, der passer bedst til din organisation, uanset om det er selvbetjening, assisteret lønadministration eller fuldt administreret lønadministration. Konfigurer derefter dine lønindstillinger, herunder løngrupper, regler for fradrag og bidrag, direkte indbetalinger samt regnskabsintegrationer, hvor det er relevant.
Bekræft dine oplysninger om indbetalinger til CRA og Revenu Québec, ROE-indberetning samt opsætningen af T4 og RL 1, før du kører en parallel lønberegning op mod din nuværende lønudbyder. Hvis nettoløn, fradrag og bidrag stemmer overens, før du går i drift, hjælper det med at bekræfte, at din lønimplementering er klar.
Genopbyg integrationer og forbindelser
Forbind de systemer, der integreres med Folks HR igen, herunder din regnskabssoftware og alle værktøjer, der sender eller modtager medarbejderdata.
Hvis du fortsætter med din nuværende lønudbyder, er det også her, du forbinder den med Folks HR igen. Folks tilbyder regnskabsintegrationer med QuickBooks og Xero samt en API til forbindelse med andre systemer. Test hver integration med eksempeldata, før du betragter den som fuldført.
Uddan administratorer og ledere
Oplær administratorerne, før du ruller platformen ud til alle andre.
Administratorer bør forstå systemkonfiguration, rapportering og alle de moduler, jeres organisation bruger, mens ledere bør blive fortrolige med godkendelser, validering af fravær og teamadministration. Folks' introduktionsressourcer og tosprogede hjælpecenter kan understøtte denne proces.
Gå i drift, og udrul medarbejderselvbetjening
Når jeres HRIS-migrering er blevet valideret, og implementeringsopgaverne er fuldført, er I klar til at gå i drift.
Informér medarbejderne om ændringen, introducér Folks-mobilappen og selvbetjeningsværktøjerne, og sørg for, at jeres implementeringsteam er tilgængeligt under den første driftscyklus. Hvis I også implementerer Folks Payroll, skal I yde ekstra support under den første lønkørsel i drift.
Opbevar jeres BambooHR-arkiv og alle historiske poster i overensstemmelse med den opbevaringsstrategi, der blev fastlagt under planlægningen.
Jeres tjekliste til migrering fra BambooHR til Folks HR
På dette tidspunkt bør I have en klar migreringsplan på plads. Brug tjeklisten nedenfor til at bekræfte, at I har fuldført de vigtigste migrerings- og implementeringsopgaver, før I går i drift.
Planlægning
- Gennemgå jeres nuværende BambooHR-opsætning, herunder medarbejderfelter, dokumenter, politikker, integrationer og lønudbyder.
- Beslut, hvilke data der skal migreres, og hvilke der skal arkiveres.
- Bekræft, hvordan historiske skattedokumenter såsom T4'er og RL1'er skal opbevares.
- Udpeg ansvarlige for HR, løn, IT og økonomi.
- Udarbejd en tidsplan med udgangspunkt i jeres løn- og rekrutteringskalendere.
HRIS-migrering
- Eksportér medarbejderdata, dokumenter og rapporter fra BambooHR.
- Kortlæg BambooHR-felter til deres tilsvarende felter i Folks HR.
- Importér en testbatch, og kontrollér resultaterne.
- Gennemfør den fulde migrering af medarbejdere og dokumenter.
- Afstem medarbejderregistre og fraværssaldi.
- Validér, at BambooHR og Folks HR stemmer overens, før overgangen gennemføres.
Implementering af Folks HR
- Konfigurér jeres organisationsstruktur, roller, tilladelser og fraværspolitikker.
- Konfigurér tosprogede sprogindstillinger.
- Genopbyg og test integrationer med økonomisystemer og andre forbundne systemer.
- Uddan administratorer og ledere.
- Lancér Folks HR og medarbejderselvbetjening.
Implementering af Folks Payroll (hvis I tager Folks Payroll i brug)
- Vælg jeres servicemodel for Folks Payroll.
- Konfigurér lønindstillinger og økonomiintegrationer.
- Bekræft oplysninger om indbetalinger til CRA og Revenu Québec, ROE-indberetning samt opsætning af T4/RL1.
- Foretag en parallel lønberegning sammenholdt med jeres nuværende lønudbyder.
- Understøt den første løncyklus i drift.
Efter lancering
- Opbevar jeres BambooHR-arkiv i overensstemmelse med jeres opbevaringsplan.
- Indhent feedback fra administratorer og ledere.
- Finjustér konfigurationerne efter behov.
Sådan ser succes ud efter migrering fra BambooHR til Folks HR
Før I betragter migreringen som fuldført, bør I bruge et øjeblik på at bekræfte, at alt fungerer som forventet.
En vellykket overgang betyder, at medarbejderregistre og fraværssaldi stemmer overens med jeres BambooHR-data, at dokumenter og historiske poster er tilgængelige, og at integrationerne flytter oplysninger uden manuelt arbejde. Hvis I tager Folks Payroll i brug, bør den første lønkørsel også valideres, før I er afhængige af den.
Jeres administratorer og ledere bør være fortrolige med at bruge Folks til deres daglige opgaver, mens medarbejderne bør kunne bruge selvbetjeningen sikkert til rutineopgaver.
Når disse dele er på plads, og BambooHR ikke længere er en del af din daglige drift, har du gennemført migreringen og kan fokusere på at få mest muligt ud af dit nye HR-system.
Almindelige udfordringer ved migrering fra BambooHR til Folks HR
Selv med en velforberedt migrering kan nogle almindelige problemer forsinke lanceringen eller skabe unødvendigt arbejde efter idriftsættelsen. Hvis du på forhånd ved, hvad du skal være opmærksom på, kan du undgå forstyrrelser og holde migreringen på sporet.
Mangelfuld lønplanlægning
Hvis din organisation planlægger at tage Folks Payroll i brug, skal du behandle det som en separat implementering sideløbende med din HRIS-migrering.
Planlæg om muligt idriftsættelsen af lønsystemet omkring begyndelsen af en lønperiode. Undgå at skifte ved årets udgang, og kør en parallel lønberegning op mod din nuværende lønudbyder, før du tager Folks Payroll i brug.
En vellykket parallelkørsel giver dig sikkerhed for, at løntallene stemmer overens med din nuværende proces, før medarbejderne får løn.
Forkert feltkortlægning og datakvalitet
Medarbejderregistre er kun så pålidelige som de data, du migrerer. Før du importerer noget, skal du kortlægge hvert BambooHR-felt til det tilsvarende felt i Folks HR, herunder brugerdefinerede felter, som muligvis ikke har et direkte match.
Dette er også den bedste mulighed for at rydde op i dine data ved at rette forældede oplysninger, fjerne dublerede poster og lade data, du ikke længere har brug for, blive tilbage.
Overholdelse af regler og håndtering af historiske optegnelser
Vent ikke, til du er gået i drift, med at beslutte, hvad der skal ske med historiske optegnelser. I planlægningsfasen skal du fastlægge, hvordan du vil opbevare eller arkivere medarbejderdokumenter, historiske lønregistre og skattedokumenter, herunder T4- og RL 1-blanketter, fra din nuværende lønudbyder.
En tydelig plan for opbevaring hjælper med at opretholde overholdelsen af reglerne og sikrer, at vigtige optegnelser forbliver tilgængelige, når der er brug for dem.
Defekte integrationer og ufuldstændig validering
Genopbygning af integrationer er kun en del af processen.
Test enhver forbindelse med eksempeldata, før du betragter den som færdig. Kontrollér derefter, at medarbejderregistre, saldi for fravær, dokumenter og tilladelser stemmer overens med dine BambooHR-data, før du udfaser dit gamle system. Hvis du implementerer Folks Payroll, skal du også kontrollere lønberegningerne op mod din nuværende lønudbyder, før du går i drift.
Den tid, du bruger på at validere alt på forhånd, kan forebygge problemer efter lanceringen.
At forcere lanceringen
Vellykkede migreringer sker sjældent på den kortest mulige tidslinje. Afsæt tid i projektet til test, validering, oplæring og kommunikation til medarbejderne.
Introducér administratorer og ledere til Folks før lanceringsdagen, så de er fortrolige med deres ansvar, og sørg for, at dit implementeringsteam er tilgængeligt efter idriftsættelsen, så eventuelle problemer hurtigt kan løses.
Konklusion
Det behøver ikke at være kompliceret at migrere fra BambooHR til Folks HR, når du går til opgaven med en klar plan. Ved at forberede dine data, validere din migrering og følge en struktureret implementering kan du gennemføre overgangen med minimale forstyrrelser og samtidig skabe de bedste forudsætninger for, at dit team får succes på lang sigt.
Hvis du er klar til at skifte, er næste skridt at se, hvordan Folks HR passer til din organisations arbejdsgange og implementeringskrav. Book en demonstration af Folks HR for at udforske platformen og få mere at vide om, hvordan deres team kan støtte din overgang.
Book en demonstration af Folks HR i dag for at komme i gang.
