For mange ejere af små virksomheder kan lønadministration være et af de mest kritiske og stressende ansvarsområder, de håndterer, og det kan være lige så skræmmende at skifte lønsystem. Selv når deres nuværende proces er manuel eller forældet, kan frygten for at forstyrre noget, der “teknisk set fungerer”, få dem til at tøve med at ændre det. Bekymringer om dataenes nøjagtighed, skatteopsætning, ændringer i arbejdsgange og medarbejdernes anvendelse kan få overgangen til at virke overvældende. Disse bekymringer er reelle og stammer ofte fra tidligere udfordringer, de har oplevet med andre udbydere.
RUN Powered by ADP (RUN) hjælper med at fjerne disse barrierer ved at kombinere effektiv lønteknologi med praktisk support fra implementeringsspecialister, der forstår små virksomheders behov. RUN er en af de mest udbredte lønplatforme for små virksomheder i USA og understøtter i dag mere end 900.000 af dem. Faktisk kommer 60 % af nye RUN-kunder fra en anden lønudbyder¹, hvilket betyder, at teamet af ADP®-implementeringsspecialister har omfattende praktisk erfaring med at håndtere netop de udfordringer, som virksomhedsejere bekymrer sig om. Med hundredtusindvis af gennemførte implementeringer for små virksomheder hvert år² og mere end 70.000 konkurrencemigrationer fra udbydere som QuickBooks Payroll, Gusto og Paychex³ har ADP den nødvendige ekspertise til at gøre overgangen til et nyt lønsystem nemmere og mindre stressende.
Hjælp til at sikre nøjagtige historiske løndata
En af virksomhedsejernes største bekymringer under implementeringen af et lønsystem er at sikre, at historiske oplysninger — år-til-dato-totaler, tidligere lønninger, tilbageholdte skatter og medarbejdernes personlige oplysninger — migreres korrekt fra deres tidligere system. Et regneark, der ikke stemmer overens, eller en forkert kortlægning kan føre til ukorrekte W-2-formularer, rapporteringsproblemer eller unødvendigt tidsforbrug på besværlig afstemning.
Pålidelige historiske data er vigtige for overholdelse af reglerne. Fejl i år-til-dato-totaler kan føre til fejlberegninger af arbejdsgiverens skatter, hvilket kan resultere i bøder eller meddelelser fra myndigheder. Selv én forkert lønseddel kan påvirke medarbejdernes tillid, hvilket er særligt vigtigt i små virksomheder, hvor relationerne er personlige, og kommunikationen er direkte.
RUN tilbyder support til datamigrering, der ledes af en implementeringsspecialist, som styrer processen fra start til slut. ADP's implementeringsspecialister bruger automatiserede konverteringsværktøjer, valideringskontroller og en detaljeret revision af den første lønkørsel for at understøtte en problemfri overgang og få tallene til at stemme overens med tidligere registreringer baseret på de angivne oplysninger. Denne praktiske og detaljeorienterede tilgang hjælper virksomheder med at komme i gang med større sikkerhed fra dag ét.
For kunden giver dette serviceniveau tryghed og ro i sindet fremadrettet. Som Marilyn McDermott, direktør for Marilyn McDermott Solutions, forklarer:
“Ikke alene blev alle mine data hentet for mig fra mit tidligere lønselskab, men ADP's skatteafdeling var fantastisk til at afstemme alle skatterne. Som revisor, der migrerede mere end 10 virksomheder på samme tid, gjorde ADP det nemmere at skifte til RUN Powered by ADP, end jeg nogensinde har oplevet det hos et lønselskab. Det er nu et år siden, jeg skiftede, og alt har fortsat været en leg!”
Problemfri forbindelse mellem RUN Powered by ADP og dine eksisterende systemer
Mange små virksomheder er afhængige af systemer som QuickBooks eller apps til tidsregistrering. Der er en almindelig bekymring for, at en ny lønløsning ikke integreres problemfrit, hvilket kan føre til manuelle uploads, dobbelt dataindtastning eller uoverensstemmelser i rapporteringen.
Manuel dataindtastning er en af de mest almindelige kilder til lønfejl. Når løn- og regnskabssystemer ikke synkroniseres, bliver det økonomiske overblik dårligere, hvilket gør planlægningen af pengestrømmen vanskeligere. Over tid bliver gentagne manuelle rettelser en kostbar driftsmæssig byrde.
RUN tilbyder problemfri integrationer med populære regnskabs- og tidsregistreringssystemer. Under opsætningen samarbejder en implementeringsspecialist med virksomhedsejeren om at kortlægge kontoplanen, så løndata automatisk overføres til hovedbogen. Denne synkronisering i realtid eliminerer manuelle trin og hjælper med at sikre nøjagtig økonomisk rapportering.
Want to learn more about RUN Powered by ADP®?
Undgå fejl i fradrag, personalegoder & løntilbageholdelser
En anden stressende del af implementeringen af en ny lønløsning er at sikre, at fradrag og personalegoder opsættes korrekt. Sygeforsikringspræmier, bidrag til pensionsordninger, løntilbageholdelser og andre fradrag før og efter skat skal konfigureres præcist. En enkelt forkert klassificering eller manglende grænse kan føre til fejl på lønsedlen, problemer med overholdelse af reglerne eller frustrerede medarbejdere, der stiller spørgsmålstegn ved nøjagtigheden af deres personalegoder.
Disse fejl har betydning, fordi unøjagtigheder i fradrag og personalegoder kan forårsage uoverensstemmelser i skatterapporteringen, manglende arbejdsgiverbidrag, forsinkede forsikringstilmeldinger eller juridiske problemer, når løntilbageholdelser ikke behandles korrekt. For små virksomheder, hvor hver eneste krone og hver eneste medarbejderrelation tæller, kan selv mindre fejl udvikle sig til tidskrævende rettelser.
RUN hjælper med at eliminere disse risici gennem guidede og fleksible opsætningsguider, der trin for trin fører virksomhedsejere gennem konfigurationen af personalegoder, fradrag og løntilbageholdelser. Under implementeringen gennemgår ADP's ekspertspecialister hvert opsætningsvalg, validerer skattefølsomme indstillinger og hjælper med at sikre, at alle personalegoder og fradrag er korrekt kortlagt fra dag ét. Denne ekspertunderstøttede proces hjælper små virksomhedsejere med at få tillid til deres løngrundlag og understøtter fremtidig vækst.
Forenkling af lønskatteopsætning på flere niveauer
Opsætning af føderale, statslige og lokale skattejurisdiktioner under implementeringen kan være overvældende for ejere af små virksomheder. Med forskellige registreringskrav, skattesatser og regler for overholdelse kan selv en enkelt overset detalje udløse meddelelser fra IRS eller delstaten flere måneder senere.
Da overholdelse af skatteregler er et af de områder med størst risiko inden for lønadministration, kan selv de mindste konfigurationsfejl hurtigt føre til bøder og renter, der påvirker virksomhedens bundlinje.
RUN hjælper med at reducere denne risiko fra første dag. Den brancheførende skattemotor identificerer automatisk de korrekte skattejurisdiktioner ved hjælp af medarbejdernes adresseoplysninger og beregner samt indberetter skatter på dine vegne. ADP's skattespecialister verificerer oplysninger om statslige og lokale konti og vejleder dig, hvis der mangler registreringer. Med RUN, der holder sig ajour med de nyeste statslige og føderale skattelove og HR-regler via automatiske opdateringer, der dækker alle 50 delstater, og som håndterer alle indbetalinger og indberetninger, får ejere af små virksomheder tryghed ved at vide, at deres behov for overholdelse understøttes af automatisering, ekspertise og betroede skatteeksperter.
Skift trygt til RUN Powered by ADP
Det behøver ikke være stressende at skifte lønudbyder. Med RUN får små virksomheder mere end en lønplatform – de får en partner. Fra første dag guider dedikerede implementeringsspecialister virksomhedsejere gennem hvert trin i opsætningsprocessen og tilbyder praktisk support til datamigrering, skattekonfiguration, integrationer og systemtilpasning. Denne personlige vejledning kan bidrage til en mere problemfri og præcis overgang og samtidig reducere den tid og indsats, der typisk kræves for at skifte udbyder. Og supporten stopper ikke der. RUN gør det nemmere at skifte med ekspertstyret implementering og support hele vejen. Med flere funktioner end lette alternativer giver RUN ejere af små virksomheder tryghed omkring lønadministrationen fra første dag samt fleksibiliteten til at tilpasse sig, efterhånden som deres behov ændrer sig – uden at tilføje kompleksitet.
