De fleste rekrutteringsbureauer mister placeringer de allerede har optjent
Ikke til konkurrenter. Ikke fordi kunden ændrede mening. Fordi en vikar afsluttede en placering, og ingen fulgte op i tide. Fordi en kandidat blev ved tilbudsfasen i ti dage, mens kunden ventede på en beslutning, og ingen tænkte på at følge op. Fordi en ny jobordre fik et godt opstartsmøde og derefter stilhed.
De placeringer, der glider ud, skyldes som regel ikke dårlig rekruttering. De skyldes manglen på et system, der kan opfange de øjeblikke, hvor den menneskelige hukommelse slipper op.
Automatisering inden for rekruttering bliver ofte omtalt i forbindelse med AI-sourcing og kandidatmatchning. Men de arbejdsgange, der beskytter omsætningen, er enklere end det. Det er udløsere, opgaver og rettidige påmindelser, som betyder, at den rigtige person bliver kontaktet på det rigtige tidspunkt, uden at nogen skal huske at gøre det. Trackers automatiseringsmotor kører alt dette indbygget, uden behov for et separat værktøj, så platformen udfører arbejdet, uanset om teamet har travlt eller ej.
Her er fem arbejdsgange, som alle bureauer bør have kørende. For hver af dem er der også en AI-prompt, du kan kopiere og indsætte, så du kan opbygge de faktiske beskeder og sekvenser uden at starte fra bunden. Erstat alt i [kantede parenteser] med dit bureaus specifikke oplysninger, før du indsender.
1. Genaktivering ved vikarens slutdato
Økonomien her er enkel. Det koster en brøkdel at omplacere en vikar, som du allerede har placeret, sammenlignet med at finde en ny. Du har gennemført compliance-kontrollerne. Du ved, hvordan personen arbejder. Kundeforholdet er allerede varmt. Hvis vikaren er tilgængelig, og du når personen først, er placeringen næsten din.
Problemet er timingen. Vikarers slutdatoer forsvinder fra radaren. En konsulent, der arbejder med fem aktive roller, har ikke et system til at tjekke placeringskalenderen hver morgen. Når konsulenten kommer i tanke om at ringe, har vikaren allerede accepteret noget andet.
En arbejdsgang til genaktivering ved slutdato løser dette ved at fjerne behovet for at huske. I Tracker opsætter du dette ved at oprette en automatiseringsregel, der udløses, når en placerings slutdato falder inden for dit valgte interval, typisk 2-4 uger fremme. Derefter tildeler Tracker en opgave til rekrutteringskonsulenten om at tage kontakt, eller udløser en e-mail direkte til vikaren for at tjekke tilgængeligheden. Giv personen et mærke, eller opdater status til 'tilgængelig snart', så personen dukker op i kommende søgninger, før vedkommende igen kommer på det åbne marked.
Prøv denne prompt
Kopiér prompten nedenfor ind i Claude eller en anden AI-assistent. Erstat alt i [kantede parenteser] med dit bureaus oplysninger, før du indsender.
Felter, der skal opdateres:
- [DIT BUREAUS NAVN]
- [BRANCHE ELLER VERTIKAL] — f.eks. IT, sundhed, let industri, jura
- [GENAKTIVERINGSINTERVAL] — f.eks. 3 uger, 30 dage
- [KONTRAKTTYPE] — f.eks. midlertidig, kontrakt med henblik på fastansættelse, tidsbegrænset
- [TONE] — f.eks. varm og samtaleorienteret, professionel, uformel
- [GENNEMSNITLIG PLACERINGSLÆNGDE] (valgfrit) — f.eks. 3 måneder, 6 måneder
— begynd prompt —
Du skriver en e-mail om genaktivering af en vikar for [DIT BUREAUS NAVN], et rekrutteringsbureau, der specialiserer sig i placeringer inden for [BRANCHE ELLER VERTIKAL].
Skriv en kort, varm e-mail til en vikar, hvis placering slutter om [GENAKTIVERINGSINTERVAL]. E-mailen skal:
- Spørge ind til, hvordan placeringen gik
- Indlede en samtale om, hvad vedkommende leder efter som det næste
- Undgå at lyde automatiseret eller salgsorienteret
- Være skrevet i en [TONE]-stil
- Være på højst 150 ord
Vikaren er ansat på en [KONTRAKTTYPE]-ordning. [VALGFRIT: Den gennemsnitlige placeringslængde for vedkommende hos os er [GENNEMSNITLIG PLACERINGSLÆNGDE].]
Nævn ikke specifikke jobroller, og pres ikke på for en øjeblikkelig beslutning. Målet er at genåbne relationen, før vikaren begynder at se sig om andre steder.
— afslut prompt —
Want to learn more about Tracker?
2. Opfølgning på en inaktiv salgspipeline
Enhver rekrutteringskonsulent har en version af dette: en kandidat blev præsenteret for en kunde for to uger siden, der kom intet svar, og konsulenten har antaget, at kunden bare er langsom. Imens har kandidaten været til to andre jobsamtaler og overvejer et tilbud.
En pipeline, der ser travl ud, er ikke det samme som en pipeline, der bevæger sig. Sager går i stå af alle mulige årsager, og ofte er der ingen, der tager telefonen for at finde ud af hvorfor. En advarsel om en inaktiv pipeline løser ikke det underliggende problem, men den sikrer, at det ikke går ubemærket hen.
Værdien her handler ikke kun om at følge op. Det handler om synlighed. Det er vigtig information for en teamleder at vide, at en kandidat har befundet sig i tilbudsfasen i otte dage uden fremdrift. Det bliver synligt i en arbejdsgang, før det bliver synligt i en fratrædelsessamtale.
I Tracker ville du sætte dette op ved at definere, hvad 'inaktiv' betyder på hvert trin i pipelinen: præsenteret for en kunde i mere end 5 dage, interviewfeedback forsinket med en uge. Opret automatiseringsregler baseret på disse tærskler, så opretter Tracker en opgave om at følge op, når udløseren aktiveres. Hold tærsklerne stramme nok til at være nyttige uden at skabe konstant støj for sager, der bevæger sig i et normalt tempo.
Prøv denne instruks
Kopiér instruktionen nedenfor ind i Claude eller en anden AI-assistent. Erstat alt i [kantede parenteser] med oplysninger om dit bureau, før du indsender den.
Felter, der skal opdateres:
- [BUREAUNAVN]
- [ROLLETYPE] — f.eks. softwareudvikler, autoriseret sygeplejerske, kreditorbogholder
- [PIPELINETRIN] — f.eks. præsenteret for kunde, afventer jobsamtale, afventer tilbud
- [ANTAL DAGE] — f.eks. 5, 7, 10
- [KUNDE ELLER ANSÆTTELSESKONTAKT] — f.eks. den ansættende leder, indkøbschefen
- [ÅRSAG TIL FORSINKELSE HVIS KENDT] (valgfrit) — f.eks. kunden har ferie, budgetgodkendelse afventes
— begynd instruktion —
Du er rekrutteringskonsulent hos [BUREAUNAVN]. En kandidat til en [ROLLETYPE]-stilling har befundet sig på trinnet "[PIPELINETRIN]" i [ANTAL DAGE] dage uden en opdatering fra [KUNDE ELLER ANSÆTTELSESKONTAKT].
Skriv en kort, professionel opfølgningsbesked, der kan sendes til kunden for at få en statusopdatering. Beskeden skal:
- Henvise til, at kandidaten stadig er tilgængelig og engageret
- Høfligt bede om en tidsplan eller det næste skridt
- Være direkte uden at være påtrængende
- Være på højst 100 ord
[VALGFRIT: Der kan være en forsinkelse, fordi [ÅRSAG TIL FORSINKELSE HVIS KENDT]. Anerkend dette kort, hvis det er relevant.]
Sæt ikke kandidaten på cc. Denne besked er kun til kunden.
— afslut instruktion —
3. Opfølgningssekvens for kunder ved nye jobordrer
Kunder fortæller sjældent, at de er frustrerede. De holder bare op med at sende stillinger.
En ny jobordre får et godt afklaringskald, konsulenten går i gang med at finde kandidater, og så hører kunden intet i ti dage. De ved ikke, om der arbejdes på deres stilling. De er ikke sikre på, om de skal ringe og spørge. Når konsulenten vender tilbage med en kandidatliste, er kundens tillid til processen allerede svækket.
Løsningen er enkel, og de fleste bureauer kender den: Kommunikér proaktivt under hele søgningen, ikke kun i begyndelsen og slutningen. Grunden til, at det ikke sker konsekvent, er, at det afhænger af, at de enkelte konsulenter husker at gøre det for hver stilling, de arbejder på samtidig.
I Tracker ville du forankre denne sekvens i datoen for oprettelsen af jobordren. Så snart en ny jobordre oprettes, sender Tracker en bekræftelse til kunden samme dag, en statusopdatering på dag 5-7 og en opfølgning på dag 10-14 for at drøfte de næste skridt eller forlænge tidsplanen. Konsulenten opretter jobordren, og sekvensen kører. Intet avanceret, bare det, der får kunden til at føle sig godt fulgt op på.
Prøv denne instruks
Kopiér instruktionen nedenfor ind i Claude eller en anden AI-assistent. Erstat alt i [kantede parenteser] med oplysninger om dit bureau, før du indsender den.
Felter, der skal opdateres:
- [BUREAUNAVN]
- [JOBTITEL] — f.eks. seniornetværksingeniør, lønadministrator
- [KUNDENS VIRKSOMHEDSNAVN] — f.eks. Meridian Financial, Austin Kommune
- [NAVN PÅ ANSÆTTELSESKONTAKT] — f.eks. James, Sarah
- [SØGEPERIODE I DAGE] — f.eks. 14 dage, 21 dage
- [TONE] — f.eks. formel og professionel, venlig og direkte
- [KENDT HASTEGRADE] (valgfrit) — f.eks. akut erstatningsansættelse, standardansættelse til kandidatpipeline
— begynd prompt —
Du skriver en opfølgningssekvens i 3 dele til kunden for [BUREAUNAVN] efter oprettelsen af en ny jobordre.
Detaljer:
- Rolle: [JOBTITEL]
- Kunde: [KUNDENS VIRKSOMHEDSNAVN]
- Kontaktperson for ansættelsen: [NAVN PÅ ANSÆTTELSESKONTAKT]
- Søgeperiode: [SØGEPERIODE I DAGE]
- Tone: [TONE] [VALGFRIT: - Hastegrad: [KENDT HASTEGRADE] — f.eks. akut erstatningsansættelse, standardansættelse til kandidatpipeline]
Skriv tre korte beskeder:
- Dag 1 — bekræft, at du har modtaget briefet, og afstem forventningerne til de næste trin
- Dag 5-7 — del fremskridt uden at love for meget, og bevar kundens tillid
- Dag 10-14 — spørg, om der er ændringer til briefet, bekræft tidsplanen, og foreslå et opkald, hvis der endnu ikke er truffet en beslutning
Hver besked skal være på under 120 ord. Brug ikke fyldudtryk som "Jeg håber, du har det godt." Kom hurtigt til sagen.
— afslut prompt —
4. Fuldstændighed af kandidatoplysninger
En database er kun nyttig, hvis den kan søges i. Og en post, hvor halvdelen af felterne er tomme, dukker ikke op, når du har brug for den.
Dette er lige så meget et volumenproblem som et kvalitetsproblem. Konsulenter tilføjer kandidater hurtigt, ofte midt i en samtale, og vender tilbage for at udfylde detaljerne senere. Nogle gange sker det senere ikke. Færdighedstags springes over. Tilgængelighedsdatoer bliver aldrig indtastet. Dokumentation for ret til at arbejde ligger i en e-mailtråd i stedet for at være vedhæftet posten. Så tre måneder senere søger nogen efter tilgængelige kandidater med et bestemt færdighedssæt, og halvdelen af databasen er usynlig.
En arbejdsgang for fuldstændighed af poster forhindrer ikke problemet ved indtastningen. Den opdager det inden for 48 timer og opretter en opgave, der skal løse det, før manglen vokser sig større.
I Tracker definerer du din minimumsregistrering (de felter, der skal være udfyldt, for at en kandidat kan vises i relevante søgninger) og opbygger en regel, der udløses, når disse felter stadig er tomme 48 timer efter, at posten er oprettet. Tracker tildeler en færdiggørelsesopgave til den person, der tilføjede posten, så intet slipper igennem, uden at nogen er ansvarlig for det.
Prøv denne prompt
Kopiér prompten nedenfor ind i Claude eller en anden AI-assistent. Erstat alt i [parenteser] med oplysninger om dit bureau, før du sender.
Felter, der skal opdateres:
- [BUREAUNAVN]
- [MODTAGERENS ROLLE] — f.eks. rekrutteringskonsulent, ressource, teamleder
- [PLATFORMNAVN] — f.eks. Tracker, dit ATS
- [OBLIGATORISKE FELTER] — f.eks. status for ret til at arbejde, færdighedstags, tilgængelighedsdato, lønforventning
- [TONE] — f.eks. direkte og praktisk, let og venlig
- [KONSEKVENS] (valgfrit) — f.eks. kandidater udelukkes fra masseudsendelser, vil ikke dukke op i søgninger
— begynd prompt —
Du skriver en intern besked for [BUREAUNAVN] for at få [MODTAGERENS ROLLE]er til at færdiggøre kandidatposter i [PLATFORMNAVN].
De felter, der skal udfyldes, før en post betragtes som komplet, er: [OBLIGATORISKE FELTER].
Skriv en kort intern besked (Slack-besked eller e-mail, du vælger selv), der:
- Forklarer, hvorfor komplette oplysninger er vigtige
- Oplister tydeligt de påkrævede felter
- Giver et enkelt næste skridt
- Bruger en [TONE]-tone — dette er en intern besked, ikke et policydokument
[VALGFRIT: Nævn, at ufuldstændige oplysninger betyder [KONSEKVENS] — f.eks. at kandidater ikke dukker op i søgninger efter nøgleord.]
Hold den under 150 ord. Ingen vægge af punktopstillinger. Den skal føles menneskelig, ikke som en meddelelse om overholdelse af regler.
— slut på prompt —
5. Opfølgning på årsdagen for ansættelsen
I det øjeblik en ansættelse er på plads, går de fleste bureauer videre. Konsulenten går videre til den næste rolle. Kandidaten er nu en anden virksomheds medarbejder. Kunderelationen bliver taget op igen, næste gang der åbner en ledig stilling.
Det, man overser i den model, er, at en kandidat, der er blevet ansat, efter 90 dage er et af de mest værdifulde kontaktpunkter i hele din virksomhed. Vedkommende ved, at dit bureau leverede. Vedkommende er inde i en virksomhed, der har behov for at ansætte. Hvis det går godt, vil vedkommende fortælle andre om det. Hvis det ikke går godt, er dette dit vindue til at få det at vide, før vedkommende stille og roligt opdaterer sin LinkedIn-profil.
En opfølgning efter 12 måneder udvider dette yderligere. Én samtale, timet rigtigt, har skabt flere anbefalinger og gentagne opgaver for de bureauer, der gør det konsekvent, end de fleste udgående kampagner.
I Tracker ville du opsætte dette med en datobaseret automatisering fra ansættelsesdatoen. Efter 90 dage tildeler Tracker konsulenten en opgave om at følge op med den ansatte kandidat. Efter 12 måneder minder systemet både om en opfølgning med kandidaten og et kontaktpunkt med den ansættende kontaktperson hos kunden. Arbejdsgangen udløses, uanset om konsulenten aktivt arbejder med den pågældende rolle eller ej. Relationen forbliver varm uanset hvad.
Prøv denne prompt
Kopiér prompten nedenfor ind i Claude eller en anden AI-assistent. Erstat alt i [kantede parenteser] med oplysninger om dit bureau, før du sender den.
Felter, der skal opdateres:
- [JUBILÆUMSMILEPÆL] — f.eks. 90 dage, 12 måneder
- [KONSULENTENS FORNAVN] — f.eks. Tom, Rachel
- [BUREAUNAVN] — f.eks. Apex Staffing
- [KANDIDATENS FORNAVN] — f.eks. Marcus, Priya
- [DEN ROLLE, DE BLEV ANSAT I] — f.eks. IT-projektleder, seniorsygeplejerske
- [KUNDENS VIRKSOMHED] — f.eks. City Hospital, DataCore Solutions
- [TONE] — f.eks. varm og personlig, professionel men venlig
- [NOGET BEMÆRKELSESVÆRDIGT OM ANSÆTTELSEN] (valgfrit) — f.eks. udfordrende rolle, flytning, lang jobsøgning
— begynd på prompt —
Du skriver en [JUBILÆUMSMILEPÆL]-opfølgningsbesked fra [KONSULENTENS FORNAVN] hos [BUREAUNAVN] til en kandidat, der er blevet ansat.
Oplysninger:
- Kandidatens navn: [KANDIDATENS FORNAVN]
- Rolle: [DEN ROLLE, DE BLEV ANSAT I]
- Arbejdsgiver: [KUNDENS VIRKSOMHED]
- Tone: [TONE] [VALGFRIT: Kontekst: [NOGET BEMÆRKELSESVÆRDIGT OM ANSÆTTELSEN] — f.eks. udfordrende rolle, flytning, lang jobsøgning]
Skriv en kort, oprigtig besked, der:
- Anerkender milepælen uden at føles som et standardbrev
- Spørger, hvordan det går i rollen
- Holder døren åben for en samtale, hvis noget ændrer sig
- Præsenterer IKKE nye roller eller spørger direkte efter anbefalinger
Beskeden skal føles, som om den kommer fra en person, der rent faktisk husker at have hjulpet dem med at få jobbet. Under 120 ord.
— slut på prompt —
Den samlede effekt
Ingen af disse arbejdsgange er kompliceret hver for sig. Det, der gør dem effektive, er at køre alle fem sammen. Konsulenter bliver genaktiveret, før de bliver uaktuelle. Pipelinjen forbliver retvisende. Kunderne føler sig fulgt op på gennem hele søgningen. Databasen forbliver søgbar. Og placerede kandidater forbliver knyttet til dit brand længe efter, at placeringen er afsluttet.
De bureauer, der konsekvent bruger denne form for grundlæggende automatisering, klarer sig bedre end dem, der ikke gør. Ikke fordi deres rekrutteringskonsulenter arbejder hårdere. Men fordi færre muligheder stille og roligt udløber, før nogen opdager dem.
Alle bureauer har allerede en manuel version af disse fem arbejdsgange. Spørgsmålet er, om jeres platform udfører dem for jer, eller om det stadig står på jeres konsulenters opgavelister. Hvis I er klar til at fjerne det fra listen, Tracker er bygget til at håndtere det hele indbygget uden ekstra tilføjelser.
