Una colocación permanente se cierra una vez. Se factura una tarifa, se cubre el puesto y la mesa pasa al siguiente. Una colocación temporal no se cierra, sigue activa. Hay que perseguir las hojas de horas cada semana, hacer seguimiento del margen en cada una de ellas y el plazo de cumplimiento no deja de avanzar el día que alguien empieza.

La mayoría de los CRM de selección se diseñaron en torno al primer flujo de trabajo y añadieron el segundo más tarde, normalmente como un módulo de hojas de horas incorporado a un sistema que nunca se creó para trabajar con ciclos semanales. Para una mesa que gestiona un volumen relevante de actividad temporal, esa brecha aparece constantemente, de formas que una lista de funcionalidades rara vez refleja hasta que una agencia ya convive con ella.

Atlas aborda esto de forma diferente porque está creado como un CRMx, una plataforma diseñada para comprender el contexto de una colocación, permanente o temporal, en lugar de obligar a ambas a encajar en el mismo flujo de trabajo genérico.

Por qué las colocaciones temporales y permanentes no siguen el mismo flujo de trabajo

Sobre el papel, ambas son colocaciones. En la práctica, las exigencias operativas son lo bastante diferentes como para que tratarlas igual genere una fricción real:

• Una colocación permanente tiene una tarifa, una factura y un momento en el que termina el trabajo del reclutador. Una colocación temporal genera una nueva hoja de horas, una nueva aprobación y un nuevo cálculo del margen cada semana o mes que permanece activa.
• El cumplimiento en una colocación permanente se completa en gran medida antes de la fecha de inicio. En una colocación temporal es continuo y está ligado a las condiciones de la asignación, las referencias de las órdenes de compra y las comprobaciones del derecho a trabajar, que deben revisarse.
• El margen de una colocación permanente queda fijado el día en que se acuerda la tarifa. El margen de una colocación temporal cambia, y una agencia necesita visibilidad en tiempo real sobre él para cada profesional temporal actualmente activo, no una conciliación mensual posterior.

Un CRM creado principalmente en torno al flujo de trabajo permanente tiende a tratar las colocaciones temporales como un caso excepcional: un campo de estado, una plantilla de factura recurrente y quizá una carga básica de hojas de horas. Eso basta para admitir técnicamente las colocaciones temporales. No basta para gestionar bien una mesa de contratación temporal.

Dónde cuesta realmente esta brecha a las agencias

Las consecuencias prácticas aparecen en una lista bastante predecible, y la mayoría de los propietarios de agencias que gestionan una cartera de contratistas reconocerán todas ellas:

• Reclutadores que pasan horas cada semana persiguiendo hojas de horas en lugar de buscar nuevos negocios
• Una visibilidad del margen que lleva un mes de retraso respecto a la realidad, por lo que los problemas se detectan después de que ya hayan costado dinero
• Confusión entre versiones de contratos y acuerdos, persiguiendo el archivo más reciente, reenviando condiciones y esperando una firma atascada en una bandeja de entrada
• Equipos financieros que concilian manualmente la facturación de los contratistas porque el CRM y el sistema contable no se comunican correctamente

Ninguno de estos problemas constituye un fallo dramático. Son un goteo constante de horas perdidas y cobros retrasados y, en una mesa que gestiona docenas de contratistas a la vez, ese goteo se convierte en una cantidad realmente significativa de tiempo no facturado o facturado con retraso.

Cómo es realmente un diseño basado primero en las colocaciones temporales

La alternativa no es un módulo de hojas de horas más grande. Consiste en tratar las colocaciones temporales como un flujo de trabajo distinto y prioritario desde el principio, con su propia lógica, en lugar de utilizar un flujo de colocación permanente con campos adicionales.

Horarios y condiciones de asignación flexibles

El trabajo temporal no sigue un único horario. Semanal, mensual, por duración determinada, renovable. Un sistema creado para el trabajo temporal debe gestionar las referencias de las órdenes de compra y las condiciones de asignación como datos fundamentales, no como algo secundario añadido a un registro de colocación genérico.

Ofertas y acuerdos que avanzan sin intercambios interminables

Conseguir que se firme una oferta temporal o un acuerdo de asignación no debería implicar confusión entre versiones, perseguir el archivo más reciente ni perder el control sobre quién ha aprobado qué. Mantener ordenado ese proceso es importante precisamente porque la relación y las exigencias de cumplimiento son continuas, no algo que ocurre una sola vez.

Finanzas y facturación de contratistas conectadas con la contabilidad

La facturación de contratistas debe integrarse en los sistemas que los equipos financieros ya utilizan, en lugar de existir como un proceso manual paralelo. Por ejemplo, una integración unidireccional con un software de contabilidad como Xero significa que los datos de facturación de los contratistas no tienen que volver a introducirse manualmente una vez que salen del CRM.

Visibilidad del margen en tiempo real en cada incorporación

Una agencia que gestiona contratos a gran escala necesita ver el margen tal como se encuentra hoy, en todos los contratistas que están actualmente asignados, y no reconstruirlo a partir de las facturas del mes pasado. Esa es la diferencia entre detectar un problema de margen en la segunda semana y detectarlo en el segundo mes.

Las áreas de contratación temporal no necesitan un CRM para incorporaciones permanentes con una función de hojas de horas añadida. Necesitan que la contratación temporal esté integrada desde el principio.

Cómo aborda Atlas esta cuestión

Atlas gestiona las incorporaciones permanentes y temporales en un único sistema, con Contract Suite diseñado específicamente en torno a la realidad operativa de gestionar una cartera de contratación temporal:

• Incorporaciones temporales gestionadas mediante un flujo de trabajo distinto al de las permanentes, incluidos los horarios flexibles y las referencias de órdenes de compra y asignaciones
• Ofertas y acuerdos que avanzan sin el habitual intercambio constante sobre versiones y archivos faltantes, manteniendo el proceso ordenado para que la relación siga siendo el centro de atención
• Flujos de trabajo de finanzas y facturación de contratistas conectados con sistemas de contabilidad, incluido Xero
• Visibilidad del margen en tiempo real en cada incorporación, ya sea una tarifa única o un contrato renovable

El objetivo no es hacer que la gestión de contratos parezca un sistema adicional que funciona junto al CRM. Es hacer que se sienta exactamente como lo que es: la mitad del negocio para muchas agencias, integrada en la plataforma como una parte fundamental en lugar de un módulo añadido posteriormente.

Lo que ven las agencias cuando la contratación temporal deja de ser una ocurrencia tardía

Para las agencias que gestionan una combinación real de actividad permanente y temporal, el impacto de hacer esto bien suele reflejarse directamente en la facturación, porque los ingresos de la contratación temporal se acumulan en cada ciclo de facturación de una forma que las tarifas de las incorporaciones permanentes no consiguen:

• Aumentos mensuales de la facturación del 85 % registrados entre los clientes de Atlas con una elevada proporción de contratación temporal
• Agencias que construyen su modelo operativo en torno a este enfoque y alcanzan el 150 % de su objetivo de ingresos anual
• Horas que antes se dedicaban a perseguir hojas de horas y conciliar manualmente el margen, redirigidas al desarrollo de negocio y la prestación de servicios

El patrón coincide con el tema más amplio de la tecnología para la selección de personal: cuando desaparece la administración operativa, las horas vuelven a dedicarse al trabajo que realmente genera ingresos.

Gestionar un área de contratación temporal de gran volumen, no solo un puñado de contratistas

Los desafíos de margen y cumplimiento descritos anteriormente se vuelven más intensos, no menores, a medida que crece una cartera de contratación temporal. Una empresa de selección de personal que gestiona cientos de contratistas para varios clientes necesita una visibilidad del margen en tiempo real que funcione a ese volumen, así como un equipo financiero que no tenga que conciliar manualmente, línea por línea, la facturación de los contratistas cada mes.

Atlas presta servicio a áreas con una elevada proporción de contratación temporal en todo el espectro, desde operaciones con un solo puesto hasta empresas de selección de personal de más de 100 puestos, con las finanzas y la facturación de los contratistas diseñadas para conectarse directamente con los sistemas de contabilidad que los equipos financieros ya utilizan, en lugar de exigir un proceso manual paralelo cuando aumenta el volumen.

• Sin un número mínimo de puestos, por lo que una cartera de contratación temporal en crecimiento no requiere renegociar la plataforma
• Visibilidad del margen en tiempo real en todos los contratistas actualmente asignados, no una conciliación mensual, algo que adquiere mayor importancia a medida que aumenta el volumen
• Un único sistema que cubre conjuntamente las incorporaciones permanentes y temporales, útil para agencias de selección de personal empresariales que gestionan ambas líneas de negocio en varias oficinas
• Múltiples implementaciones activas con más de 50 puestos entre clientes con una elevada proporción de contratación temporal y de personal, junto con áreas de un solo puesto

Para una gran empresa de selección de personal, gestionar correctamente los contratos no es una función práctica más. Es la diferencia entre un equipo financiero que confía en las cifras en tiempo real y otro que siempre trabaja con un mes de retraso, multiplicada por cada contratista registrado.

Qué comprobar antes de elegir un CRM para una mesa con muchos contratos

Si las contrataciones por contrato representan una parte importante de tu mesa, merece la pena hacerle una pregunta concreta a cualquier proveedor de software de selección: no si admite contrataciones por contrato, ya que la mayoría dirá que sí, sino si la gestión de contratos se diseñó desde el principio o se añadió posteriormente a un sistema de contrataciones permanentes. La respuesta suele hacerse evidente en cuanto preguntas por la visibilidad del margen, la gestión de las órdenes de compra y la forma en que los datos de facturación llegan a tu sistema contable.

Atlas se creó para responder correctamente a esa pregunta, tratando la gestión de contratos y las finanzas de los contratistas como capacidades fundamentales en lugar de como un complemento añadido, para agencias que realizan contrataciones permanentes y por contrato, o exclusivamente por contrato. Eso es lo que significa ser un CRMx en la práctica: comprender el contexto de cada tipo de contratación en lugar de aplicar un flujo de trabajo genérico a ambos.

Preguntas frecuentes

¿Puede Atlas gestionar una mesa de contratos o selección de personal de gran volumen?

Sí. Contract Suite está diseñado específicamente para mesas con muchos contratos y contratistas, incluidas las agencias que gestionan este flujo de trabajo a escala empresarial, desde mesas con un solo usuario hasta empresas con más de 100 usuarios.

¿La facturación de contratistas se integra con el software contable?

Sí. Las finanzas y la facturación de los contratistas se conectan con sistemas contables, incluido Xero, por lo que los datos de facturación no tienen que volver a introducirse manualmente una vez que salen de Atlas.

¿En qué se diferencia la visibilidad del margen de la de un módulo de contratos de un CRM estándar?

La mayoría de los CRM de selección de personal tratan las contrataciones por contrato como una extensión del flujo de trabajo de las contrataciones permanentes y, a menudo, reconstruyen el margen a partir de las facturas mensuales una vez emitidas. Atlas realiza un seguimiento del margen en tiempo real de cada contratista que está actualmente en una asignación, de modo que los problemas salen a la luz en cuestión de semanas, en lugar de un mes o más después de que comiencen.

¿Contract Suite es adecuado para agencias que realizan contrataciones permanentes y por contrato?

Sí. Atlas cubre ambos tipos de contratación en un único sistema, algo habitual entre las agencias que gestionan mesas mixtas, sin exigir una herramienta independiente de gestión de contratistas junto al CRM principal.

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