Historia de cliente de deskbird: Cómo la VU Ámsterdam migró a 120 empleados sin necesidad de espacio adicional
Más empleados no siempre requieren más espacio. Respaldado por una solución intuitiva de escritorio compartido como deskbird, el Athena Institute logró migrar exitosamente a 120 empleados a una oficina sin cambios en su superficie, y experimentó un aumento en la colaboración como resultado.
Nuestra exitosa transición con deskbird demuestra que, con las herramientas adecuadas, los departamentos e institutos dentro de las universidades pueden adaptarse a nuevos entornos de trabajo, allanando el camino para un uso más eficiente y efectivo de sus espacios y fomentando una plantilla más conectada y comprometida.
Conozca el Athena Institute, Vrije Universiteit Amsterdam
Fundada en 1880, la Vrije Universiteit Amsterdam es una de las principales universidades de investigación de Europa. Dentro de VU, el Athena Institute se destaca por su enfoque interdisciplinario y su fuerte compromiso con el impacto social a través de la educación y la investigación.
A medida que las formas de trabajo evolucionaron después de la pandemia de COVID-19, el Athena Institute reconoció la necesidad de modernizar la configuración de su lugar de trabajo, sin comprometer la colaboración, la cultura académica ni el bienestar de los empleados.
El reto: Adaptarse al cambio en la gestión de espacios de oficina
Como muchas universidades, VU Ámsterdam experimentó un cambio rápido hacia el trabajo híbrido. Al mismo tiempo, la reestructuración y renovaciones en todo el campus añadieron presión al ya limitado espacio de oficinas.
Después de que el Departamento de Ciencias de la Salud y el Instituto de Estudios Ambientales se trasladaran en 2023, el Athena Institute los siguió a principios de 2025. El traslado al histórico Edificio Principal supuso un cambio importante: los empleados tendrían que compartir escritorios y trabajar más juntos.
Si bien esto generó nuevas oportunidades para la colaboración, también planteó inquietudes:
- ¿Cómo se podría organizar el uso compartido de escritorios de manera justa y eficiente?
- ¿Se vería afectada la cohesión del equipo al desaparecer los escritorios fijos?
- ¿Cómo gestionar el espacio limitado sin aumentar los roces?
Para gestionar de manera eficiente los nuevos espacios de oficina limitados, nos dimos cuenta rápidamente de la necesidad de una sólida solución de reserva de escritorios.
La solución: Implementación de deskbird para una gestión flexible del espacio de trabajo
deskbird se introdujo por primera vez en VU Ámsterdam en octubre de 2023 en el Edificio MF, sede de ciencias médicas y de la salud. Su éxito allí abrió el camino para una adopción más amplia.
Cuando el Athena Institute se trasladó en enero de 2025, deskbird fue la opción natural. Actualmente:
- 640 empleados de tres departamentos usan deskbird regularmente
- Ahora incluye a 120 empleados del Athena Institute
- 65 escritorios flexibles se comparten de manera eficiente, sin conflictos
deskbird apoya a los empleados mediante:
- Un feed social para ver quién está en la oficina y mantenerse conectados
- Planos de planta interactivos para tener una visión clara de los escritorios y compañeros
- Reservas rápidas de escritorios y estacionamiento con solo unos clics
- Filtros inteligentes para necesidades de equipamiento
- Reservas de visitantes y de espacios de equipo
El resultado: menos incertidumbre, menos problemas de último minuto y más tiempo compartido en la oficina de manera intencionada.
Aprende por qué organizaciones como VU Ámsterdam eligen deskbird para gestionar lugares de trabajo flexibles.
por qué organizaciones como VU Ámsterdam eligen deskbird para gestionar lugares de trabajo flexibles.
El impacto: Conexiones más fuertes y uso del espacio más inteligente
Los temores iniciales de que el uso compartido de escritorios podría debilitar la cohesión del equipo resultaron ser infundados. De hecho, sucedió todo lo contrario.
Estábamos preocupados porque nuestra cohesión de equipo pudiera verse afectada por el cambio, lo que derivaría en un aumento del trabajo remoto, pero afortunadamente, estas preocupaciones resultaron ser infundadas. De hecho, deskbird ha fortalecido nuestros lazos de equipo más de lo previsto y ha sido de gran ayuda, especialmente para el personal administrativo.
Los resultados clave incluyen:
- 120 empleados migrados sin añadir espacio adicional
- Más del 90% de adopción de usuarios, reflejando una gran aceptación entre el personal
- Mejora en la asistencia y colaboración en la oficina
- Mejores decisiones basadas en datos usando análisis para equilibrar los días con más y menos afluencia
- Uso del espacio optimizado durante los picos de ocupación, algo fundamental con escritorios limitados
La plataforma ayudó a los empleados a planificar su presencia en la oficina de manera más consciente, convirtiendo los escritorios compartidos en un catalizador para la colaboración en vez de una fuente de frustración.
Un modelo para el trabajo flexible
La experiencia del Instituto Athena demuestra que los modelos de lugar de trabajo flexibles pueden prosperar incluso en entornos académicos tradicionales. Con las herramientas adecuadas, las universidades pueden:
- Utilizar el espacio de manera más eficiente
- Apoyar el trabajo híbrido sin perder conexión
- Fortalecer la cultura durante períodos de transición
De fijo a flexible, el Instituto Athena logró migrar exitosamente a 120 empleados, sin añadir ni un solo escritorio adicional.
Su historia demuestra que cuando las personas encuentran apoyo en soluciones intuitivas para el lugar de trabajo, el cambio se convierte en una oportunidad de crecimiento, colaboración y compromiso.
👉 ¿Listo para ver cómo deskbird puede transformar tu espacio de trabajo? Reserva una demo para experimentar la plataforma en acción.