Cómo usar elia para planificar el espacio de oficina en seguros y finanzas
He escuchado esta misma historia tantas veces que he perdido la cuenta. “Pasamos a una proporción de 2:1 entre empleados y escritorios y redujimos nuestro espacio, ahorrando una fortuna.” Es una decisión obvia, ¿verdad? Una aseguradora nacional con la que hablamos recientemente hizo justamente eso y, al principio, parecía un plan excelente. 2 empleados por cada escritorio, menos espacio para alquilar y menores costes.
Pero cuando analizas las cifras reales, la historia es diferente. Sus plantas tenían una ocupación media de tan solo un 40 %. Eso significaba que el 60 % del espacio permanecía vacío, excepto durante 4 días al año, cuando el equipo de TI celebraba una reunión de toda la empresa que necesitaba todos los escritorios. En la práctica, estaban pagando por un espacio que solo utilizaban 4 días al año.
Vemos esto una y otra vez en los sectores de los seguros y los servicios financieros, así que pensamos que valía la pena analizar más de cerca lo que está sucediendo. Así es como elia está ayudando a equipos como el tuyo a resolverlo, paso a paso.
Si elia es nuevo para ti, es una plataforma para el lugar de trabajo: reserva de escritorios y salas, gestión de solicitudes, registro de visitantes y sensores y análisis que muestran cómo se utiliza tu espacio, todo en un mismo lugar.
: reserva de escritorios y salas, gestión de solicitudes, registro de visitantes y sensores y análisis que muestran cómo se utiliza tu espacio, todo en un mismo lugar.En resumen: cómo utilizar elia en los sectores de los seguros y los servicios financieros
- Pon en funcionamiento los sensores de escritorios y salas. Registran la presencia real de forma anonimizada y agregada, que es el dato que se necesita para tomar una decisión sobre la densificación.
- Deja que los datos se recopilen durante un par de semanas; digamos, entre 2 y 4 semanas, para incluir tanto una semana tranquila como otra más ajetreada, como el cierre del trimestre o una reunión de toda la empresa.
- Configura reglas de reserva flexibles para los equipos que saben que estarán más ocupados en determinados momentos, como TI o formación. No les asignes espacio adicional de forma permanente; haz que esté disponible cuando lo necesiten.
- Activa las invitaciones a compañeros para los equipos que necesitan estar en la misma sala al mismo tiempo, como los suscriptores junior que acompañan a los sénior.
- Programa un informe periódico de ocupación para que llegue a la persona responsable de tomar las decisiones inmobiliarias.
- Reserva los espacios sensibles, como los de un departamento de cumplimiento normativo o una sala de expedientes de siniestros, para equipos específicos mediante políticas de acceso, y registra digitalmente las visitas de clientes o auditores en lugar de utilizar una hoja de registro en papel.
Cuánto cuesta realmente una planta vacía en un 60 %
Tomemos una aseguradora mediana típica con 500 empleados y una proporción de 2:1: eso supone 250 escritorios. Con una ocupación semanal del 40 %, hay 150 escritorios vacíos la mayoría de los días. En las plantas de servicios financieros suele haber unos 150 pies cuadrados por escritorio, además del espacio compartido, lo que equivale a unos 22,500 pies cuadrados de espacio vacío que les está costando dinero.
El alquiler medio de oficinas en EE. UU. alcanzó los $37.58 por pie cuadrado en el segundo trimestre de 2026, un 2.6 % más interanual, según CBRE. Si haces las cuentas, hablamos de unos $845,000 al año solo en alquiler, sin contar siquiera los costes de electricidad y seguridad, que aumentan proporcionalmente con el espacio vacío.
Tus cifras serán diferentes, pero el principio básico es el mismo: la brecha entre lo que pagas y lo que utiliza la gente es mucho mayor.
Por qué los sectores de los seguros y los servicios financieros se enfrentan primero a este problema
En este sector confluyen dos factores: los bienes inmuebles son una de las partidas más importantes del presupuesto, por lo que los equipos financieros tienen que justificar cada pie cuadrado. Una proporción de 2:1 o 3:1 entre empleados y escritorios queda fantástica en una diapositiva, pero…
Además, la asistencia a la oficina varía según la función de una manera que una única proporción para toda la empresa no puede reflejar:
- Los equipos de siniestros y operaciones pueden estar en la oficina 5 días a la semana.
- Los equipos de suscripción o actuariales pueden trabajar en modalidad híbrida o a tiempo parcial.
- TI, legal y otras funciones centralizadas se concentran en picos predecibles: semanas de formación, reuniones de toda la empresa y cierre del trimestre.
Una única proporción para toda la empresa no puede aspirar a equilibrar todas estas necesidades. Un equipo con el que hablamos redujo 2 plantas durante la pandemia y terminó con el problema contrario: más personas que escritorios en los días de mayor actividad, todo ello gestionado mediante una planificación manual cada semana.
Suposiciones habituales sobre la proporción de escritorios en los sectores de los seguros y los servicios financieros
Estas son algunas de las suposiciones sobre los planes de RTO y densificación que rara vez resisten un análisis detallado de los datos reales de asistencia:
1. Dos días obligatorios significan dos días de asistencia uniforme
Toma esa misma oficina de 500 empleados con una proporción de 2:1: 250 escritorios. Impón 2 días a la semana, y aun así la gente no se distribuirá de manera uniforme a lo largo de la semana. Si el 70 % se presenta un miércoles, son 350 personas para 250 escritorios —un déficit bastante grande—, aunque la utilización semanal media parezca adecuada sobre el papel.
2. Cada departamento necesita la misma proporción
Un equipo que solo se reúne presencialmente 4 veces al año para recibir formación no necesita espacio permanente para esas reuniones. Necesita flexibilidad para utilizar más espacio cuando lo necesite y, después, que ese espacio vuelva a estar disponible durante el resto del año.
3. Menos escritorios significa menos costes
Es cierto, pero solo si te quedan escritorios que realmente se puedan utilizar. Eso significa tener suficientes salas de reuniones para acomodar a todos cuando estén presentes, además de un sistema de reservas que funcione, para que la gente no tenga que deambular buscando un lugar donde sentarse. Y necesitas datos que te permitan detectar una proporción incorrecta antes de renovar el contrato de arrendamiento.
4. Los datos de reservas son suficientemente precisos
No exactamente. Las cifras se inflan porque alguien reserva un escritorio y luego no se presenta, pero aun así cuenta como utilizado. Necesitas datos de sensores sobre la presencia real para saber si una proporción funciona.
Ese cuarto punto pone en duda los otros tres. La mayoría de las decisiones sobre proporciones se toman basándose en datos de reservas que, para empezar, no son muy precisos.
| Suposición | Lo que realmente ocurre | Lo que te muestra elia |
| Una proporción de 2:1 significa que una ocupación semanal del 40-60 % es adecuada | La asistencia se concentra de martes a jueves, por lo que los días punta están mucho más llenos que la media | Mapa de calor por día y planta, para dimensionar el espacio según el pico |
| Cada departamento necesita la misma proporción | Los equipos centralizados (TI, formación) alcanzan picos varias veces al año y permanecen vacíos el resto del tiempo | Reglas a nivel de zona que dan acceso prioritario durante los picos |
| Menos escritorios significa menos costes | Los costes solo disminuirán si los escritorios restantes se pueden utilizar y localizar fácilmente | Informes automatizados de ocupación que detectan una proporción inadecuada antes de renovar el contrato de arrendamiento |
| Los datos de reservas son suficientemente precisos para planificar | Las ausencias inflan las cifras, por lo que el calendario parece más lleno de lo que está la oficina | Datos de sensores sobre la presencia real |
Cómo configurarlo
Así es como se ve la solución cuando la aplicas a una planta real:
- Instala los sensores. Los sensores de escritorios y salas de elia funcionan con batería y son inalámbricos, por lo que puedes poner una planta en funcionamiento sin cableado ni intervención del departamento de TI. Miden la presencia real de forma anonimizada y nunca vinculada a una persona concreta, algo importante porque un escritorio puede estar reservado y vacío, o no estar reservado pero sí en uso. Los datos de reservas por sí solos no te dirán cuál de las dos situaciones se da.
- Deja que transcurra un ciclo de asistencia durante un tiempo. Al menos de 2 a 4 semanas. De este modo, verás una semana normal y una semana de picos (el cierre del trimestre o una reunión general) antes de modificar la proporción.
- Observa el mapa de calor por día, hora y planta. Así puedes determinar si tu proporción de 2:1 se mantiene o si se parece más a 3:1 en los días tranquilos y a 1:1 durante el caos trimestral.
- Configura reglas de reserva a nivel de zona para los equipos que saturan el espacio. En elia, el espacio no está bloqueado para un solo equipo de forma predeterminada. Así, un departamento como TI puede obtener prioridad sobre más escritorios o salas cuando los necesite y, una vez terminado el pico, el sistema vuelve a permitir las reservas abiertas.
- Activa las invitaciones a compañeros cuando la mentoría sea una prioridad. Los empleados pueden ver quién más ha reservado para un día determinado y sentarse cerca de esas personas, o enviar una invitación para que un compañero reserve junto a ellos.
- Programa el envío automático del informe cada mes. Se envía un resumen de ocupación a la persona responsable de las decisiones inmobiliarias, para que nadie tenga que acordarse de exportar manualmente una hoja de cálculo.
Por qué los empleados júnior son la otra razón por la que las empresas están impulsando el RTO
Los costes de oficina no son lo único que impulsa estas medidas. Con la misma frecuencia, los líderes nos dicen que sus empleados júnior son quienes más pierden cuando el trabajo pasa a realizarse completamente a distancia.
Hay investigaciones que respaldan esta afirmación. En El poder de la proximidad con los compañeros de trabajo, Natalia Emanuel, Emma Harrington y Amanda Pallais estudiaron a ingenieros de software de una gran empresa y descubrieron que sentarse cerca de los compañeros de equipo implicaba recibir más comentarios, y que los beneficios recaían especialmente en los trabajadores más jóvenes y con menos antigüedad. Cuando las oficinas cerraron, esa ventaja de recibir comentarios desapareció en gran medida.
Los nuevos empleados adquieren gran parte de lo que saben al estar cerca de las personas que realizan el trabajo: haciendo casualmente una o dos preguntas, observando a un suscriptor sénior o a un gestor de siniestros mientras revisa un expediente, o incorporándose a una conversación a la que no habrían sabido que podían sumarse. El trabajo remoto, como era de esperar, elimina todo eso, y la ralentización se refleja en los resultados meses después.
Un requisito de 2 días no garantiza que las personas adecuadas terminen en el edificio el mismo día. Un suscriptor júnior podría acudir según lo previsto mientras que el colega sénior al que intenta acompañar lo hace en un día completamente distinto. Las invitaciones a colegas son la solución a ese problema, ya que permiten ver quién acudirá y planificar los días en función de ello.
Cómo una empresa de servicios financieros resolvió el mismo problema de coordinación
Gestion FÉRIQUE, una empresa de servicios financieros con sede en Montreal y 170 empleados que gestiona fondos de jubilación para ingenieros, se encontró con el mismo problema después de pasar al trabajo híbrido en 2 oficinas y 86 escritorios reservables. La flexibilidad sin visibilidad hacía que los empleados acudieran en los días programados sin saber si los colegas que necesitaban también estarían presentes.
Ahora, nuestros empleados pueden planificar sus días en la oficina con mayor facilidad, sabiendo cuándo estarán presentes sus colegas y eligiendo un escritorio que se adapte a sus necesidades. Es práctico y fomenta la colaboración.
Control de acceso restringido y gestión de visitantes para equipos financieros y de seguros
Las proporciones de escritorios no son lo único que diferencia a esta industria.
Una gran parte de las oficinas de seguros y servicios financieros dispone de espacios que simplemente DEBEN permanecer cerrados: salas de archivos de cumplimiento normativo, archivos de suscripción, mesas de operaciones, plantas ejecutivas y salas reservadas para revisiones regulatorias. Las herramientas de reserva genéricas no gestionan bien esta situación porque tratan todos los escritorios por igual, independientemente de si deberían estar disponibles para reservar o no.
Las políticas de acceso de elia hacen esto justo delante de ti. Los administradores pueden bloquear escritorios, salas o zonas específicas para determinados equipos o personas, de modo que el equipo de cumplimiento conserve su propio espacio, el de suscripción tenga acceso a sus propios archivos y nadie ajeno a esos equipos pueda reservarlo por error.
Lo mismo ocurre con la gestión de visitantes: un sistema digital de registro con notificaciones al anfitrión elimina la antigua hoja de registro en papel, de modo que tienes un registro real de quién estuvo en las instalaciones y cuándo.
Por dónde empezar
Si estás preparando el caso para el área financiera o la dirección, sé específico: la proporción que aplicas hoy se estableció basándose en una suposición, y estas son las cifras reales después de 6 meses. Es un argumento mucho más difícil de rebatir que pedir un presupuesto mayor basándose únicamente en la confianza.
Si ahora mismo te encuentras en medio de un plan de densificación o de la implementación del RTO, la forma más rápida de saber en qué situación estás es elaborar tu propio plano de planta y analizar el patrón de asistencia antes de tu próxima decisión sobre el arrendamiento, no después.
Preguntas frecuentes
¿elia supervisa a los empleados con estos sensores?
No. Los datos son anónimos y agregados, por lo que no pueden vincularse con ninguna persona. Los sensores detectan si se está utilizando un espacio, no quién lo utiliza ni cuánto tiempo permanece allí. elia está diseñada para gestionar espacios. Obtienes patrones de ocupación por escritorio, planta y día para tomar decisiones inmobiliarias informadas, sin que esto se convierta en vigilancia de los empleados. En una industria sensible al cumplimiento normativo, esa distinción es importante para tu personal y tu equipo jurídico.
¿Tenemos que sustituir nuestras herramientas actuales para utilizar elia?
No. elia funciona junto con las herramientas que ya tienes. La reserva de escritorios y salas se sincroniza con tus calendarios de Outlook y Microsoft 365, para que las personas puedan reservar mediante las herramientas que utilizan a diario sin tener que empezar desde cero.
¿elia es lo bastante segura para los datos de los servicios financieros?
elia cuenta con la certificación ISO 27001. Suele ser lo primero que preguntan los equipos de seguridad y cumplimiento, y con razón. Si tienes requisitos adicionales, menciónalos pronto para que el equipo pueda confirmar qué está implantado antes de que te comprometas.
¿Qué ocurre si algunos de nuestros equipos tienen escritorios asignados y no escritorios flexibles?
Es bastante habitual en los sectores de seguros y finanzas, y elia gestiona ambas opciones. Mantén los escritorios asignados para los equipos que los necesiten, introduce escritorios flexibles o una distribución por zonas para los equipos híbridos y sigue obteniendo datos fiables de ocupación en todo el espacio. Esto se debe a que un sensor detectará un escritorio tanto si tiene un nombre asignado como si solo está asociado a una persona en un sistema de reservas, de modo que tu visión general de la utilización no queda sesgada hacia las zonas flexibles.
