Migrando de BambooHR a Folks HR: Una Guía Completa
La decisión de pasar de BambooHR a Folks HR suele ser la parte fácil. El verdadero desafío comienza cuando se planifica la migración sin interrumpir la nómina, sin perder datos de empleados ni crear trabajo extra para tu equipo de RRHH.
Justamente para eso está diseñada esta guía.
Te guiaremos en cada etapa de la migración, desde la planificación y preparación de datos hasta la implementación, validación y puesta en marcha, para que puedas hacer la transición a Folks HR con confianza y evitar los errores más comunes en el camino.
¿Por qué pasar de BambooHR a Folks HR?
Muchas organizaciones canadienses no cambian porque BambooHR no funcione. Cambian porque Folks HR está mejor alineado con la nómina canadiense, el cumplimiento normativo y las operaciones diarias de RRHH.
- La nómina canadiense está disponible dentro de la plataforma. Si tu organización elige Folks Payroll, los datos de los empleados, los cambios salariales y los detalles de ausencias pueden transferirse directamente a la nómina sin depender de una integración aparte.
- Está diseñada para lugares de trabajo canadienses. Folks admite usuarios en inglés y francés y almacena los datos en servidores canadienses por defecto.
- Hay más capacidades de RRHH en una sola plataforma. RRHH central, reclutamiento, desempeño, capacitación, firmas electrónicas y gestión de ausencias están disponibles juntos.
Además de esos motivos, tus datos también permanecen en Canadá por defecto. Folks almacena los datos de empleados y nómina en servidores canadienses y cuenta con la certificación SOC 2 Tipo 2, lo que puede ayudar a organizaciones con requisitos de residencia de datos en Canadá bajo PIPEDA y la Ley 25 de Quebec.
Si estas consideraciones son importantes para tu organización, migrar de BambooHR a Folks HR es una decisión bien respaldada.
Antes de migrar de BambooHR a Folks HR
Una migración exitosa comienza antes de exportar tus datos. Tómate el tiempo para planificar y así reducir retrasos y evitar reprocesos.
Audita tu configuración actual de BambooHR
Comienza revisando cómo utiliza actualmente tu organización BambooHR.
Identifica los registros de empleados, documentos, políticas de ausencias e integraciones que necesitarás migrar. También identifica campos obsoletos, políticas no utilizadas o datos históricos que ya no necesitas trasladar.
Decide qué migrar y qué archivar
No todos los registros tienen que trasladarse a Folks HR.
Determina qué datos de empleados, documentos y saldos de ausencias deben ser migrados, y qué registros históricos pueden conservarse como archivo.
Este también es el momento adecuado para decidir cómo se conservarán los registros históricos de nómina y documentos fiscales, incluidas las boletas T4 y RL1 de tu proveedor actual de nómina, después de la transición.
Reúne tu equipo y cronograma
Una migración de BambooHR a Folks HR generalmente involucra a RRHH, nómina, TI y finanzas.
Asigna un responsable para cada área y planifica tu cronograma en función de los calendarios de nómina y contratación. Evita hacer cambios importantes en nómina a mitad de un período de pago e incluye tiempo para pruebas y validación.
El cronograma general dependerá del tamaño de tu empresa, la cantidad de datos que migrarás y el número de integraciones que debas reconstruir.
Cómo migrar de BambooHR a Folks HR
La migración de BambooHR a Folks HR implica dos líneas de trabajo: la migración de HRIS y la implementación de Folks HR.
La primera se centra en trasladar tus datos de RRHH desde BambooHR, mientras que la segunda abarca la configuración de Folks HR, la reconstrucción de integraciones y, si corresponde, la implementación de Folks Payroll.
Migración HRIS
Estas tareas son específicas para organizaciones que están dejando BambooHR.
Paso 1: Exporta tus datos de BambooHR
Exporta tus datos de BambooHR mientras aún tienes acceso completo a la plataforma.
Descarga los registros de empleados, los saldos actuales de ausencias, documentos y cualquier informe que quieras conservar como referencia. Organiza tus exportaciones por tipo de dato, como registros de empleados, documentos, ausencias y datos de desempeño, ya que cada categoría se asignará de manera diferente en Folks HR.
Mantén una copia limpia de estos archivos como tu archivo, independientemente de los registros que finalmente importes.
Mapea y migra los registros de empleados
La asignación de campos es donde las migraciones tienen éxito o fracasan.
Haz coincidir cada campo de BambooHR con su equivalente en Folks antes de importar, incluidos los identificadores de empleados, detalles de empleo, datos de compensación y campos personalizados.
Marca todo lo que no tenga un destino claro para decidir cómo gestionarlo. Importa primero un pequeño lote de prueba, confirma que los registros se vean correctos y luego realiza la importación completa.
Esta también es la mejor oportunidad para limpiar tus datos en lugar de arrastrar problemas existentes al nuevo sistema.
Migra documentos y configura firmas electrónicas
Mueve los documentos activos, como contratos, políticas y formularios firmados, al sistema de gestión documental de Folks y asígnalos a los perfiles de empleados correspondientes.
Si BambooHR contiene documentos firmados, decide cuáles deben volver a emitirse para firma en Folks y cuáles pueden conservarse solo como referencia. Las herramientas de firma electrónica de Folks pueden gestionar los documentos futuros directamente desde la plataforma.
Valida la paridad antes del cambio
Antes de dejar de usar BambooHR, confirma que Folks refleje con precisión tus datos de RRHH migrados.
Verifica aleatoriamente los registros de empleados, saldos de días libres, documentos y permisos en comparación con los datos de BambooHR. Esta validación ayuda a asegurar que la migración de tu HRIS esté completa antes de hacer de Folks tu sistema principal de RRHH.
Implementación de Folks HR
Estas son tareas de implementación estándar que cada nuevo cliente de Folks HR realiza, independientemente del sistema de RRHH que utilizaban anteriormente.
Configura tu cuenta de Folks HR
Configura Folks antes de importar cualquier cosa.
Define la estructura organizacional, configura las políticas de ausencias y permisos, asigna roles y permisos, y establece la configuración de idioma para un lanzamiento bilingüe. Configurar el entorno primero asegura que los datos importados estén organizados correctamente desde el principio.
Configura la nómina y verifica el cumplimiento (si adoptas Folks Payroll)
BambooHR no procesa nóminas canadienses de forma nativa. Si tu organización utiliza actualmente un proveedor de nómina externo, como ADP, Nethris, Ceridian u otra solución, la implementación de nómina es un flujo de trabajo aparte que no involucra datos de BambooHR.
Si vas a adoptar Folks Payroll, planea este proceso como un flujo de trabajo independiente, con su propio cronograma, fuentes de datos y pasos de validación, paralelamente a la migración de tu HRIS.
Elige el modelo de servicio de Folks Payroll que mejor se adapte a tu organización, ya sea autogestionado, asistido o completamente gestionado. Luego configura los ajustes de nómina, incluidos los grupos de pago, reglas de deducción y aportación, depósito directo e integraciones contables según corresponda.
Confirma los detalles de remesas ante CRA y Revenu Québec, el envío de ROE, y la configuración de T4 y RL 1 antes de ejecutar un cálculo de nómina en paralelo con tu proveedor actual. Igualar el salario neto, deducciones y aportaciones antes de la puesta en marcha ayuda a verificar que la implementación de nómina esté lista.
Reconstruye integraciones y conexiones
Reconecta los sistemas que se integran con Folks HR, incluido tu software de contabilidad y cualquier herramienta que envíe o reciba datos de empleados.
Si continúas utilizando tu proveedor de nómina actual, aquí es donde también lo reconectarás a Folks HR. Folks ofrece integraciones contables con QuickBooks y Xero, además de una API para conectar con otros sistemas. Prueba cada integración con datos de muestra antes de considerarla finalizada.
Forma a administradores y responsables
Capacita a los administradores antes de desplegar la plataforma con el resto del equipo.
Los administradores deben comprender la configuración del sistema, los informes y cualquier módulo que use su organización, mientras que los gerentes deben familiarizarse con las aprobaciones, la validación de solicitudes de ausencia y la gestión de equipos. Los recursos de incorporación de Folks y el centro de ayuda bilingüe pueden apoyar este proceso.
Activa el Sistema y Lanza el Autoservicio para Empleados
Una vez que la migración de tu HRIS haya sido validada y tus tareas de implementación estén completas, estarás listo para activar el sistema.
Anuncia el cambio a tus empleados, presenta la aplicación móvil de Folks y las herramientas de autoservicio, y mantén disponible a tu equipo de implementación durante el primer ciclo operativo. Si también estás implementando Folks Payroll, brinda soporte adicional durante la primera ejecución de nómina en vivo.
Conserva tu archivo de BambooHR y cualquier registro histórico de acuerdo con la estrategia de retención establecida durante la planificación.
Lista de Verificación para la Migración de BambooHR a Folks HR
A estas alturas, deberías tener un plan de migración claro. Utiliza la siguiente lista de verificación para confirmar que has completado las tareas esenciales de migración e implementación antes de activar el sistema.
Planificación
- Audita tu configuración actual de BambooHR, incluyendo campos de empleados, documentos, políticas, integraciones y proveedor de nómina.
- Decide qué datos se migrarán y cuáles se archivarán.
- Confirma cómo se conservarán los documentos fiscales históricos, como T4 y RL1.
- Asigna responsables para recursos humanos, nómina, TI y finanzas.
- Crea un cronograma alineado con tus calendarios de nómina y contratación.
Migración HRIS
- Exporta los datos de los empleados, documentos e informes de BambooHR.
- Relaciona los campos de BambooHR con sus equivalencias en Folks HR.
- Importa un lote de prueba y verifica los resultados.
- Completa la migración total de empleados y documentos.
- Reconcilia los registros de empleados y saldos de ausencias.
- Valida la paridad entre BambooHR y Folks HR antes del cambio definitivo.
Implementación de Folks HR
- Configura tu estructura organizacional, roles, permisos y políticas de vacaciones.
- Configura las preferencias de idioma bilingüe.
- Reconstruye y prueba las integraciones con sistemas contables y otros sistemas conectados.
- Capacita a administradores y gerentes.
- Lanza Folks HR y el autoservicio para empleados.
Implementación de Folks Payroll (si se adopta Folks Payroll)
- Elige tu modelo de servicio Folks Payroll.
- Configura los ajustes de nómina e integraciones contables.
- Confirma los detalles de remesas de CRA y Revenu Québec, la presentación de ROE y la configuración de T4/RL1.
- Realiza un cálculo de nómina en paralelo con tu proveedor de nómina actual.
- Da soporte al primer ciclo de nómina en vivo.
Después del Lanzamiento
- Conserva tu archivo de BambooHR de acuerdo con tu plan de retención.
- Recoge comentarios de administradores y gerentes.
- Refina las configuraciones según sea necesario.
Cómo se ve el éxito después de migrar de BambooHR a Folks HR
Antes de considerar tu migración como terminada, tómate un momento para confirmar que todo funciona como esperabas.
Una transición exitosa significa que los registros de empleados y los saldos de ausencias coinciden con tus datos de BambooHR, los documentos y registros históricos son accesibles y las integraciones transfieren información sin intervención manual. Si estás adoptando Folks Payroll, tu primer ciclo de nómina en vivo también debe validarse antes de depender de él.
Tus administradores y gerentes deben sentirse cómodos usando Folks para sus responsabilidades diarias, mientras que los empleados deben poder usar el autoservicio con confianza para las tareas rutinarias.
Una vez que estos elementos estén en su lugar y BambooHR ya no forme parte de tus operaciones diarias, habrás completado con éxito la migración y podrás centrarte en aprovechar al máximo tu nuevo sistema de RRHH.
Desafíos Comunes al Migrar de BambooHR a Folks HR
Incluso con una migración bien planificada, algunos problemas frecuentes pueden retrasar el lanzamiento o crear trabajo innecesario después de ponerlo en marcha. Saber de antemano a qué debes prestar atención puede ayudarte a evitar interrupciones y mantener tu migración en curso.
Planificación Deficiente de la Nómina
Si tu organización planea adoptar Folks Payroll, trátalo como una implementación separada junto a tu migración de HRIS.
Planifica el inicio de nómina en torno al comienzo de un periodo de pago siempre que sea posible. Evita hacer el cambio a final de año y ejecuta un pago paralelo con tu proveedor de nómina actual antes de confiar completamente en Folks Payroll.
Una prueba paralela exitosa te dará la tranquilidad de que las cifras de nómina coinciden con tu proceso actual antes de pagar a los empleados.
Mapeo Incorrecto de Campos y Calidad de los Datos
Los registros de empleados sólo son tan fiables como los datos que migres. Antes de importar cualquier cosa, mapea cada campo de BambooHR con su equivalente en Folks HR, incluidos los campos personalizados que puedan no tener una equivalencia directa.
Esta también es la mejor oportunidad para limpiar tus datos corrigiendo información desactualizada, eliminando registros duplicados y dejando atrás lo que ya no necesitas.
Cumplimiento y Gestión de Registros Históricos
No esperes hasta después de la puesta en marcha para decidir qué hacer con los registros históricos. Durante la etapa de planificación, define cómo conservarás o archivarás los documentos de los empleados, registros históricos de nómina y documentos fiscales, incluidos los comprobantes T4 y RL 1 de tu proveedor de nómina actual.
Tener un plan de retención claro ayuda a mantener el cumplimiento y garantiza que los registros importantes estén accesibles cuando se necesiten.
Integraciones Dañadas y Validación Incompleta
Reconstruir las integraciones es solo una parte del proceso.
Prueba cada conexión con datos de ejemplo antes de considerarla finalizada. Luego valida que los registros de empleados, saldos de ausencias, documentos y permisos coincidan con tus datos de BambooHR antes de retirar el sistema anterior. Si implementas Folks Payroll, verifica también los cálculos de nómina frente a tu proveedor de nómina actual antes de la puesta en marcha.
Tomarse el tiempo para validar todo desde el principio puede prevenir problemas tras el lanzamiento.
Apresurar el Lanzamiento
Las migraciones exitosas rara vez ocurren en el menor tiempo posible. Incluye tiempo en tu proyecto para pruebas, validación, capacitación y comunicación con los empleados.
Presenta la plataforma a administradores y gerentes antes del día de lanzamiento para que se familiaricen con sus responsabilidades y mantén disponible al equipo de implementación tras la puesta en marcha para resolver rápidamente cualquier problema que surja.
Conclusión
Migrar de BambooHR a Folks HR no tiene por qué ser complicado si lo enfrentas con un plan claro. Al preparar tus datos, validar la migración y seguir una implementación estructurada, podrás hacer la transición con mínimas interrupciones y preparar a tu equipo para el éxito a largo plazo.
Si estás listo para hacer el cambio, el siguiente paso es comprobar cómo Folks HR se adapta a los flujos de trabajo y requisitos de implementación de tu organización. Reserva una demostración de Folks HR para explorar la plataforma y conocer cómo su equipo puede apoyar tu transición.
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