Cómo usar QuickBooks Online para una rutina de cierre mensual
El mes ha terminado, pero ¿qué tan seguro está de que sus libros son precisos? Es fácil pasar al mes siguiente sin revisar sus libros y descubrir más adelante que faltan transacciones o que hay errores en los informes.
El cierre de fin de mes es una rutina sencilla que le ayuda a detectar esos problemas a tiempo. En lugar de revisar meses de contabilidad al final del año, revisa el mes mientras aún está fresco para poder cerrarlo con confianza.
QuickBooks Online facilita el cierre de fin de mes. En esta guía, le mostraremos cómo crear una rutina sencilla de cierre de fin de mes con esta herramienta.
Cómo QuickBooks Online facilita el cierre de fin de mes
Intuit QuickBooks Online ayuda a reducir el trabajo necesario para cerrar sus libros cada mes al automatizar tareas rutinarias y mostrar los problemas que requieren su atención.
ayuda a reducir el trabajo necesario para cerrar sus libros cada mes al automatizar tareas rutinarias y mostrar los problemas que requieren su atención.
Le ayuda con el cierre de fin de mes de las siguientes maneras:
- Mantiene sus libros organizados durante todo el mes. IA contable categoriza las transacciones a medida que llegan, mientras que las transacciones de nómina y Pago de facturas conciliadas se registran automáticamente.
- Simplifica la conciliación de cuentas. La conciliación con tecnología de IA compara sus libros con los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, destaca las discrepancias y explica cómo resolverlas.
- Señala posibles problemas. La detección de anomalías revisa sus estados de pérdidas y ganancias y de situación financiera para detectar transacciones duplicadas, gastos mal categorizados, saldos inusuales y otros problemas que podrían afectar sus informes.
- Protege los períodos completados. Cerrar los libros le permite bloquear el mes con una advertencia o contraseña para ayudar a evitar cambios accidentales después de su revisión.
En lugar de convertir el cierre de fin de mes en un gran proyecto de limpieza, QuickBooks Online ayuda a convertirlo en una rutina sencilla que mantiene sus libros precisos durante todo el año.
Antes de comenzar el cierre de fin de mes
Antes de comenzar, asegúrese de que su cuenta de QuickBooks Online esté lista para el cierre de fin de mes.
Conecte sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito para que sus transacciones estén actualizadas (la conciliación con tecnología de IA requiere los planes Plus o Advanced, mientras que la conciliación manual está disponible en todos los planes).
También necesitará los estados de cuenta mensuales de cada cuenta que vaya a conciliar y acceso de administrador si planea establecer una fecha de cierre y una contraseña después de su revisión.
Por último, reserve tiempo durante la primera semana de cada mes agregando un recordatorio recurrente en el calendario, ya que la constancia es lo que hace eficaz una rutina de cierre de fin de mes.
Con todo listo, a continuación le explicamos cómo realizar un cierre de fin de mes con QuickBooks Online.
Cómo realizar un cierre de fin de mes en QuickBooks Online
Siga los pasos que se indican a continuación para completar el cierre de fin de mes en Intuit QuickBooks Online. Complete cada uno antes de cerrar el mes.
Paso 1. Vacíe la cola de transacciones
Revise todo lo que quede en el registro bancario y registre o corrija las transacciones pendientes.
Comience con el lote Listo para registrar de la IA y, después, revise las transacciones que requieren su intervención para que la actividad del mes esté completa antes de comenzar el cierre.
[CAPTURA DE PANTALLA: paso 1 — vaciado de la cola de revisión del registro bancario]
Paso 2. Ingrese las transacciones faltantes
Los registros bancarios no capturan todas las transacciones.
Agregue las facturas, cuentas por pagar, transacciones en efectivo u otros asientos de fin de mes pendientes que no se hayan registrado para que sus libros reflejen todo lo ocurrido durante el mes.
Paso 3. Concilie cada cuenta
Compare cada cuenta bancaria y de tarjeta de crédito con su estado de cuenta para confirmar que sus libros coincidan con los registros de sus instituciones financieras. En los planes Plus y Advanced, use la conciliación con tecnología de IA para revisar y resolver cualquier discrepancia antes de continuar.
[CAPTURA DE PANTALLA: paso 3 — pantalla de conciliación con una discrepancia explicada por la IA]
Paso 4. Revise los problemas señalados por la IA
Revise lo que la IA contable señala en sus estados de pérdidas y ganancias y de situación financiera, como transacciones duplicadas, gastos mal categorizados, saldos inusuales o problemas de antigüedad. Resuelva cada hallazgo mientras el mes aún está fresco, en lugar de trasladar los problemas al siguiente período.
[CAPTURA DE PANTALLA: paso 4 — hallazgos de la detección de anomalías en el estado de pérdidas y ganancias]
Paso 5. Revisa tus informes financieros
Abre tus informes de Pérdidas y ganancias, Balance general y Flujos de efectivo.
La conciliación confirma que tus registros son precisos. Revisar estos informes confirma que las cifras tienen sentido.
Busca cualquier elemento inesperado en lugar de intentar auditar cada transacción.
Paso 6. Investiga los resultados inesperados
Si una cifra no coincide con tus expectativas, profundiza en las transacciones subyacentes para entender por qué.
Muchas sorpresas se deben a errores de categorización o diferencias de tiempo, mientras que el problema real ocasional es precisamente lo que un cierre de fin de mes está diseñado para descubrir.
Paso 7. Bloquea los libros
Ve a Configuración → Avanzado → Contabilidad y establece la fecha de cierre en el último día del mes. Elige si los cambios en períodos cerrados requieren una advertencia o una contraseña.
Para la mayoría de las empresas, exigir una contraseña proporciona una mejor protección contra cambios accidentales después de haber revisado el mes.
[CAPTURA DE PANTALLA: paso 7 — la configuración de cierre de los libros con la fecha de cierre y la contraseña]
Paso 8. Anota las preguntas para tu contador
Mantén una lista actualizada de las preguntas, transacciones inusuales o decisiones basadas en criterios que hayan surgido durante el cierre. Revisarlas juntos es mucho más fácil que intentar reconstruirlas durante la limpieza de fin de año.
Cómo es un buen cierre de fin de mes con QuickBooks Online
Al finalizar el cierre de fin de mes, deberías poder marcar lo siguiente:
- Todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito se han conciliado con sus estados de cuenta mensuales.
- Las transacciones pendientes se han categorizado o registrado, dejando pocas transacciones o ninguna en espera en la cola de transacciones.
- Los hallazgos de la IA contable se han revisado, y cualquier problema importante se ha resuelto o investigado.
- Tus informes de Pérdidas y ganancias, Balance general y Flujos de efectivo reflejan con precisión el rendimiento de tu empresa durante el mes.
- El período completado se ha bloqueado con una fecha de cierre para ayudar a evitar cambios accidentales.
- Cualquier pregunta restante o transacción inusual se ha documentado para tu contador en lugar de dejarla para fin de año.
A medida que repitas este proceso cada mes, cerrar tus libros en QuickBooks Online será más rápido, uniforme y fácil de gestionar.
En lugar de pasar días corrigiendo meses de contabilidad, revisarás el mes anterior mientras aún lo tienes fresco y mantendrás tus registros financieros actualizados durante todo el año.
Consejos y errores comunes que debes evitar
Incluso con una rutina constante de fin de mes, algunos pequeños hábitos pueden hacer que tu cierre sea más preciso y mucho más fácil de gestionar con el tiempo.
No bloquees tus libros demasiado pronto
Establecer una fecha de cierre protege los períodos completados, pero solo después de que hayas terminado de revisar tus informes y resolver cualquier problema pendiente.
Si bloqueas el mes demasiado pronto, corregir los errores se vuelve más difícil y puede requerir volver a abrir un período cerrado.
Compara los informes de este mes con los del mes pasado
Revisar tus informes de Pérdidas y ganancias y Balance general mes tras mes hace que sea mucho más fácil detectar cambios inusuales.
Las grandes variaciones en los ingresos, gastos o saldos de las cuentas suelen destacar cuando comparas los informes en lugar de revisar cada mes de forma aislada.
Vacía tu cola de transacciones cada semana
Esperar hasta fin de mes para categorizar cada transacción puede convertir una revisión breve en una larga sesión de limpieza. Dedicar unos minutos cada semana a mantener actualizada tu cola de transacciones hace que el cierre de fin de mes sea mucho más rápido.
Usa transacciones recurrentes para gastos predecibles
Si tu empresa tiene facturas periódicas, suscripciones, pagos de préstamos o alquiler, configúralos como transacciones recurrentes en QuickBooks Online.
Esto reduce la introducción manual de datos y ayuda a garantizar que no se pasen por alto los gastos habituales durante tu revisión de fin de mes.
Conserva los documentos justificativos en un solo lugar
Guarda los recibos, las facturas y los extractos bancarios en un lugar organizado durante todo el mes, en vez de buscarlos durante el cierre.
Tener los documentos justificativos disponibles facilita mucho la verificación de las transacciones y la respuesta a preguntas si algo no parece correcto.
Conclusión
También puedes obtener más información sobre Contabilidad con IA para ver cómo las funciones basadas en IA ayudan a simplificar la categorización, la conciliación y las revisiones financieras durante todo el mes.
Si quieres descubrir aún más herramientas y recursos, visita su página de inicio de Intuit QuickBooks Online para explorar todo lo que la plataforma ofrece.
Establecer una rutina constante de cierre de fin de mes es una de las mejores formas de mantener tus libros contables precisos y tu empresa bien encaminada. Te deseo lo mejor mientras pones en práctica este proceso y lo conviertes en parte de tu flujo de trabajo mensual.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería tardar el cierre de fin de mes para una pequeña empresa?
Con tus cuentas conectadas y las transacciones actualizadas, la mayoría de las pequeñas empresas puede completar un cierre de fin de mes en una a tres horas. El proceso suele ser más rápido a medida que se convierte en parte de tu rutina.
¿Qué efecto tiene bloquear los libros contables?
Bloquear los libros contables establece una fecha de cierre para ayudar a evitar cambios en periodos contables completados. Según tu configuración, los usuarios recibirán una advertencia o tendrán que introducir una contraseña antes de realizar cambios.
¿Necesito un contable para realizar un cierre de fin de mes?
No. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas puede completar un cierre de fin de mes por su cuenta, mientras que un contable puede revisar tus libros y ayudarte con decisiones contables más complejas.
¿Qué ocurre si encuentro un error en un mes cerrado?
Aún puedes corregir transacciones en un periodo cerrado si tienes los permisos o la contraseña necesarios. Después de realizar la corrección, revisa tus informes financieros para asegurarte de que todo siga siendo preciso.
¿Qué planes de QuickBooks Online admiten esta rutina?
La conciliación manual, los informes financieros y Cerrar los libros están disponibles en los planes de QuickBooks Online. La conciliación basada en IA y otras funciones de Contabilidad con IA están disponibles en los planes Plus y Advanced.