IA de contabilidad de QuickBooks: análisis detallado de las funciones y cómo funciona
Las transacciones siguen llegando, pero mantener tus libros organizados aún implica revisar categorías, resolver dudas y asegurarte de que todo esté registrado correctamente.
La IA contable de QuickBooks está diseñada para simplificar ese flujo de trabajo al preparar las tareas rutinarias de contabilidad para que las revises.
Esta guía explica cómo funciona, sus características principales, cómo utilizarla y qué empresas pueden beneficiarse más de ella.
¿Qué es la IA contable de QuickBooks Online?
IA contable de QuickBooks Online es un asistente de contabilidad basado en IA que ayuda a mantener tus libros actualizados con menos trabajo manual.
es un asistente de contabilidad basado en IA que ayuda a mantener tus libros actualizados con menos trabajo manual. 
Prepara las transacciones rutinarias para su revisión, solicita aclaraciones cuando es necesario y deja las decisiones contables en tus manos o en las de tu contador.
El resultado es menos tiempo dedicado a introducir transacciones y más tiempo a revisar un trabajo que ya está preparado.
Cómo funciona la IA contable de QuickBooks Online
Una vez que conectas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito de tu empresa, la IA contable revisa cada transacción entrante y la prepara antes de que siquiera la veas.
Utilizando tu historial contable, predice la categoría, el cliente o el proveedor más probable y, después, organiza el trabajo según el nivel de confianza que tenga.
Esto es lo que sucede a continuación:
- Las transacciones rutinarias se preparan para una revisión y contabilización rápidas.
- Las transacciones poco claras se marcan con una solicitud de más información en lugar de clasificarse automáticamente.
- Las transacciones relacionadas, como las de nómina y los pagos de facturas, se concilian para reducir el trabajo contable manual.
- La actividad inusual y los posibles problemas contables se destacan para su revisión.
El resultado es un flujo de trabajo más sencillo.
Dedicarás menos tiempo a introducir y clasificar transacciones manualmente, ya que revisarás un trabajo que ya está preparado y solo tendrás que intervenir cuando se necesite tu participación.
Características destacadas de la IA contable de QuickBooks
Intuit QuickBooks Online La IA contable de QuickBooks incluye varias características que hacen que las tareas contables diarias sean más rápidas y sencillas. Estas son tres que conviene conocer.
Lotes listos para contabilizar
Una de las características que más tiempo ahorra es Listo para contabilizar, que agrupa las transacciones sobre las que la IA tiene un alto nivel de confianza.
En lugar de revisar cada transacción individualmente, puedes revisar rápidamente un lote completo, realizar las modificaciones necesarias y contabilizarlo todo con solo unos clics.
Esto transforma la contabilidad, que pasa de ser una introducción manual de datos a un proceso de revisión mucho más rápido.
Solicitar más información cuando sea necesario
En lugar de adivinar cómo clasificar una transacción poco clara, la IA contable solicita una aclaración.
Crea una solicitud a la que tú, tu contador u otro miembro del equipo puede responder y, después, actualiza la transacción cuando se proporciona la información que faltaba.
Esto ayuda a reducir los errores contables y, al mismo tiempo, mantiene a todas las personas involucradas en el mismo flujo de trabajo.
Conciliación bancaria con IA
Conciliar tus libros cada mes puede ser una de las tareas contables que más tiempo consumen.
En los planes compatibles de QuickBooks Online, la IA contable compara tus extractos bancarios con tus libros, identifica discrepancias y explica qué requiere atención.
Con los posibles problemas ya destacados, puedes concentrarte en resolver las excepciones en lugar de buscar manualmente entre cada transacción.
Además de estas características principales, la IA contable de QuickBooks también incluye varias herramientas que mejoran las tareas contables diarias.
Las insignias RULE y AUTO identifican claramente las transacciones que se contabilizaron automáticamente, lo que te ofrece una mayor visibilidad sobre lo que ha gestionado la IA. También puede analizar tus estados de pérdidas y ganancias y de situación financiera para detectar transacciones duplicadas, gastos clasificados incorrectamente y otros problemas contables antes de que se conviertan en problemas mayores.
Cómo utilizar la IA contable de QuickBooks
Una vez conectadas tus cuentas, QuickBooks Accounting AI comienza a preparar las transacciones para su revisión. A continuación, te explicamos cómo usar sus funciones principales para revisar, aprobar y mantener libros contables precisos.
Paso 1: Conecta tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
Comienza por conectar tus cuentas bancarias comerciales y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online.
Accounting AI utiliza las transacciones entrantes junto con tu historial contable para sugerir categorías, clientes, proveedores y otros detalles de las transacciones antes de prepararlas para su revisión.
Paso 2: Revisa las transacciones listas para contabilizar
Abre tus transacciones bancarias y revisa el grupo Listas para contabilizar.
Estas son transacciones que Accounting AI considera lo suficientemente confiables como para prepararlas para su revisión. Comprueba los detalles sugeridos, realiza los cambios necesarios y, luego, aprueba y contabiliza el lote.
Paso 3: Responde a las solicitudes de más información
Si Accounting AI necesita más contexto, revisa las transacciones que marcó y proporciona la información solicitada. Si otra persona tiene la respuesta, como tu contador o algún otro miembro del equipo, puedes compartir la solicitud con esa persona para que se complete la transacción.
Paso 4: Revisa las transacciones RULE y AUTO
Revisa las transacciones marcadas con las etiquetas RULE o AUTO para identificar el trabajo completado mediante reglas bancarias, registros de nómina coincidentes, Bill Pay y otras automatizaciones compatibles. Revisar aleatoriamente estas transacciones te ayuda a verificar que todo se haya gestionado según lo previsto.
Paso 5: Concilia tus cuentas
Si utilizas QuickBooks Online Plus o Advanced, usa la función de conciliación asistida por IA durante el cierre de fin de mes.
Esta compara tus estados de cuenta bancarios con tus libros contables, resalta las discrepancias y explica qué requiere tu atención antes de que concilies tus cuentas.
Paso 6: Revisa los resultados de los informes
Termina revisando los resultados de los informes de IA correspondientes a tus pérdidas y ganancias y a tu balance general.
Busca transacciones duplicadas, registros categorizados incorrectamente, actividad inusual en las cuentas y otros problemas contables; luego, resuélvelos antes de cerrar tus libros del mes.
¿Quién se beneficiaría de usar QuickBooks Accounting AI?
Cuanto más tiempo dediques a revisar transacciones y mantener tus libros contables actualizados, más valor puede ofrecerte QuickBooks Accounting AI. Estos son los usuarios para los que resulta más adecuada.
Propietarios de pequeñas empresas que gestionan sus propios libros contables
Muchos propietarios de pequeñas empresas se encargan de la contabilidad por su cuenta mientras gestionan el resto del negocio.
QuickBooks Accounting AI reduce la cantidad de trabajo manual al preparar las transacciones para su revisión, solicitar aclaraciones cuando es necesario y ayudar a identificar problemas contables antes de que se conviertan en problemas mayores.
Esto permite a los propietarios dedicar menos tiempo a la contabilidad rutinaria y, al mismo tiempo, mantener el control de sus registros financieros.
Trabajadores independientes y propietarios únicos
Los trabajadores independientes y los propietarios únicos a menudo no tienen presupuesto para contratar a un contador dedicado, lo que significa que la contabilidad se convierte en otra responsabilidad además de atender a los clientes.
QuickBooks Accounting AI ayuda a organizar las transacciones entrantes, sugiere categorías basadas en la actividad anterior y prepara el trabajo rutinario para su revisión, lo que facilita mantener libros contables precisos sin añadir horas a la semana laboral.
Pequeñas empresas en crecimiento con un mayor volumen de transacciones
A medida que crece una empresa, también aumenta el número de transacciones bancarias, facturas, gastos y registros de nómina que deben revisarse.
QuickBooks Accounting AI ayuda a los equipos en crecimiento a mantenerse al día al preparar la contabilidad rutinaria, facilitar la conciliación de fin de mes y analizar los informes financieros en busca de transacciones duplicadas, gastos categorizados incorrectamente, ingresos diferidos y otros problemas contables.
El resultado es un proceso contable que se adapta más fácilmente a medida que aumenta el volumen de transacciones.
Limitaciones y desafíos de la IA de contabilidad de QuickBooks
La IA de contabilidad de QuickBooks puede reducir significativamente la contabilidad manual, pero sigue estando diseñada para trabajar contigo en lugar de reemplazar tu criterio. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta antes de confiar en sus sugerencias.
La disponibilidad de las funciones depende de tu plan
Las funciones de la IA de contabilidad de QuickBooks varían según la suscripción.
Aunque las funciones bancarias basadas en IA están disponibles en todos los planes de QuickBooks Online, la IA de contabilidad completa está incluida en QuickBooks Online Essentials, Plus y Advanced.
Las capacidades avanzadas, como la conciliación asistida por IA y el análisis de informes, requieren QuickBooks Online Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite.
Aprende de tu historial contable
Las sugerencias se vuelven más precisas con el tiempo al aprender de tu actividad contable y de tus respuestas. Revisar y corregir las recomendaciones ayuda a mejorar las sugerencias futuras.
Aun así, debes revisar las sugerencias de la IA
La IA prepara la contabilidad para su revisión en lugar de tomar automáticamente todas las decisiones contables. Revisar las categorías, transacciones y conciliaciones sugeridas ayuda a garantizar que tus registros financieros sigan siendo precisos antes de aprobar los cambios.
Las decisiones contables siguen requiriendo criterio humano
Algunas transacciones requieren contexto adicional antes de poder clasificarse correctamente. Cuando se necesita más información, la IA solicita aclaraciones, pero tú o tu contador siguen siendo responsables de tomar las decisiones contables finales.
Conclusión
Si quieres obtener más información, te recomiendo explorar la descripción general de la plataforma IA de contabilidad de QuickBooks para ver cómo se integra en QuickBooks Online.
Dedicar tiempo a revisar sus sugerencias, responder a las solicitudes de más información y conciliar tus cuentas con regularidad te ayudará a aprovechar al máximo sus funciones y a mantener tu contabilidad precisa.
Preguntas frecuentes sobre la IA de contabilidad de QuickBooks
¿Cometerá errores?
Sí. Como cualquier herramienta de IA, sus sugerencias no siempre son correctas, por lo que debes revisar las transacciones y recomendaciones antes de aprobarlas.
¿Puedo anular sus sugerencias?
Sí. Puedes editar las categorías, clientes, proveedores y otros detalles de las transacciones sugeridas antes de aprobarlas, y tus correcciones ayudan a mejorar las recomendaciones futuras.
¿Aprende mis preferencias?
Sí. Aprende de tu actividad contable y de tus respuestas, lo que ayuda a que sus sugerencias sean más precisas con el tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre la IA de contabilidad y las reglas bancarias?
Las reglas bancarias siguen condiciones que creas manualmente, mientras que la IA de contabilidad sugiere clasificaciones basadas en tus patrones contables. Las transacciones gestionadas mediante reglas bancarias se identifican con una insignia RULE.
¿Aún necesito un contador?
Sí. La IA de contabilidad ayuda a automatizar las tareas contables rutinarias, pero las decisiones contables, la planificación fiscal y el asesoramiento financiero siguen requiriendo tu criterio o la experiencia de tu contador.