Cómo incorporar a un nuevo empleado en QuickBooks Workforce: desde la carta de oferta hasta el primer cheque de pago
La oferta ha sido aceptada y tu nueva contratación está lista para comenzar. Ahora viene el papeleo, los formularios de impuestos, los datos del depósito directo y todo lo demás que debe completarse antes del primer cheque de pago.
Hemos preparado esta guía para orientarte en el proceso de incorporación de una nueva contratación en QuickBooks Workforce, de modo que puedas completar cada paso con confianza y preparar a tu empleado para la nómina.
¿Por qué usar QuickBooks Workforce para incorporar empleados?
La incorporación no termina después de firmar la carta de oferta.
Aún quedan formularios de impuestos por completar, datos del depósito directo que recopilar, documentos de la empresa que firmar e información de nómina que preparar antes de que una nueva contratación esté lista para recibir su primer cheque de pago.
QuickBooks Workforce reúne esas tareas en un solo lugar, lo que facilita que los empleados completen lo que necesitan y, al mismo tiempo, te ofrece una visión más clara de lo que aún está pendiente.
reúne esas tareas en un solo lugar, lo que facilita que los empleados completen lo que necesitan y, al mismo tiempo, te ofrece una visión más clara de lo que aún está pendiente.
A medida que los empleados completan sus tareas de incorporación, su información pasa a QuickBooks Workforce en lugar de tener que introducirse manualmente más adelante. El resultado es un proceso de incorporación más organizado y un camino más sencillo hacia la primera nómina del empleado.
Aspectos que debes tener en cuenta antes de incorporar una nueva contratación en QuickBooks Workforce
Antes de comenzar, dedica unos minutos a asegurarte de que todo esté listo. Tener estos elementos esenciales preparados ayuda a que el proceso de incorporación sea más fluido.
Confirma la configuración de QuickBooks Workforce
Asegúrate de que tu plan de QuickBooks Workforce incluya las funciones de incorporación que piensas usar. Algunas herramientas avanzadas, como los formularios I-9 automatizados y las firmas electrónicas, solo están disponibles en ciertos planes.
Recopila la información y los documentos del empleado
Ten preparados el correo electrónico personal del empleado, la fecha de inicio, el tipo de pago, la tarifa de pago y todos los documentos de la empresa necesarios antes de comenzar el proceso de incorporación. Preparar todo con antelación te ayuda a avanzar por el flujo de trabajo sin tener que detenerte para buscar información que falte.
Revisa la configuración de nómina y beneficios
Si el empleado se incluirá en la nómina o recibirá beneficios, confirma que esa configuración ya esté establecida antes de enviar la invitación de incorporación. Esto ayuda a garantizar que esté listo para su primera nómina.
Cómo incorporar una nueva contratación en QuickBooks Workforce
Sigue estos pasos para incorporar a un nuevo empleado en QuickBooks Workforce, completar el papeleo necesario y prepararlo para la nómina.
Comienza antes del primer día
En cuanto se acepte la oferta, ve a Nómina, luego a Empleados, selecciona Añadir empleado e introduce el nombre y el correo electrónico de la nueva contratación.
Selecciona ‘Continuar con la incorporación’ para iniciar el flujo guiado de incorporación.
Completa los datos del empleador
Completa la información personal y laboral del empleado y, a continuación, introduce los datos de nómina, incluido el tipo de pago, el horario laboral predeterminado y cualquier tipo de pago adicional.
Adjunta documentos y asigna flujos de trabajo
Añade los documentos que la nueva contratación debe revisar y firmar electrónicamente, incluida la carta de oferta, el manual del empleado y las políticas de la empresa. Añade los flujos de trabajo de recursos humanos que admita tu plan. Si es necesario, realiza una verificación de antecedentes de Checkr desde el perfil del empleado.
Establece la clase de beneficios y el acceso a Workforce
Previsualiza los beneficios disponibles si los ofreces, confirma el acceso del empleado a Workforce y, a continuación, selecciona Finalizar la incorporación para enviar la invitación al portal.
Permite que el empleado complete su incorporación
Después de recibir la invitación, la nueva contratación crea su cuenta de Workforce y firma la carta de oferta.
A continuación, completa sus formularios W-4 e I-9 en línea, introduce sus datos del depósito directo, firma electrónicamente los documentos asignados y se inscribe en los beneficios antes del primer día.
Supervisar la finalización
Realiza un seguimiento del estado de las tareas de invitación e incorporación desde la lista de Empleados y, luego, da seguimiento a cualquier elemento pendiente. En esta etapa, el paso manual restante es la supervisión, no la introducción de datos.
Verificar que la nómina esté lista antes del primer procesamiento de pagos
Confirma que el calendario de pagos, los datos fiscales y el método de pago del empleado estén completos en su perfil. Como la información del empleado pasa directamente a la nómina, esta es una revisión final y no un proceso de volver a introducir los datos.
Incluir al empleado en el próximo procesamiento de pagos
Una vez que se completan las tareas de incorporación, el nuevo empleado aparece en tu lista de empleados, listo para la nómina.
Cómo se ve el éxito
Si la incorporación se realizó sin problemas, lo notarás.
En lugar de buscar formularios, dar seguimiento a la información faltante o introducir los mismos datos en la nómina, simplemente revisarás el perfil del empleado para asegurarte de que todo esté completo antes del primer procesamiento de pagos.
El empleado está listo para ser incluido en la nómina y su primer cheque de pago llega sin sorpresas de último minuto. Después, puede iniciar sesión en QuickBooks Workforce en cualquier momento para acceder a sus recibos de pago y formularios W-2 sin tener que pedírtelos.
Errores comunes y consejos de expertos
Algunas prácticas recomendadas sencillas pueden ayudarte a evitar problemas comunes de incorporación y aprovechar al máximo QuickBooks Workforce.
No esperes hasta la semana de nómina
Esperar hasta la semana de nómina para revisar la incorporación puede hacer que tengas que buscar formularios fiscales, datos de depósito directo o documentos firmados que falten.
Revisa el estado de incorporación de cada empleado antes de procesar la nómina para que haya tiempo de resolver cualquier aspecto que aún esté incompleto.
Crea un paquete de incorporación estándar
Crea un paquete de incorporación estándar que incluya tu carta de oferta, las políticas de la empresa, el manual del empleado y cualquier otro documento requerido.
Usar el mismo flujo de trabajo para cada nuevo empleado ayuda a mantener la incorporación uniforme y reduce la posibilidad de que falte documentación.
Confirma tu plan de Workforce antes de crear tu proceso
Algunas funciones de incorporación, como los formularios I-9 automatizados, las firmas electrónicas y otras funciones avanzadas de recursos humanos, solo están disponibles en ciertos planes de QuickBooks Workforce.
Verifica qué incluye tu suscripción antes de crear tu flujo de trabajo de incorporación.
Considera Workforce como un portal de autoservicio para empleados
QuickBooks Workforce no es solo para la incorporación.
Los empleados pueden seguir usándolo para acceder a recibos de pago, formularios W-2 y otros documentos de nómina, lo que reduce las solicitudes rutinarias relacionadas con la nómina y mantiene todo en un solo lugar.
Haz que la revisión de la nómina sea tu comprobación final
Antes de procesar la primera nómina, revisa el perfil del empleado para confirmar que sus formularios fiscales, datos de pago y documentos requeridos estén completos.
Tu revisión final debe consistir en verificar la información, no en recopilarla.
Conclusión
Espero que esta guía te ayude a incorporar a tu próximo empleado con más confianza y menos papeleo.
También puedes explorar la plataforma más amplia de QuickBooks Workforce para obtener más información sobre las herramientas disponibles para la nómina, la contabilidad y la administración de tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace por sí misma la persona recién contratada?
Después de aceptar la invitación, la persona empleada crea su cuenta de QuickBooks Workforce, completa sus formularios fiscales y la información de depósito directo, firma los documentos asignados y se inscribe en los beneficios si están disponibles.
¿Cómo funcionan las verificaciones de antecedentes?
¿Cómo funcionan las verificaciones de antecedentes?
¿Puede la persona recién contratada inscribirse en los beneficios durante la incorporación?
Sí, si los beneficios forman parte de la configuración de QuickBooks Workforce. Las personas empleadas que cumplan los requisitos pueden revisar y completar su inscripción durante la incorporación.
¿Qué ocurre si solo necesito agregar rápidamente a una persona empleada?
Puedes usar la opción Agregar rápidamente para crear el perfil de la persona empleada y completar primero la información de nómina. Las tareas restantes de incorporación pueden completarse más adelante.
¿Cómo se relaciona la incorporación con el primer pago?
Los formularios fiscales de la persona empleada, los datos del depósito directo y el resto de la información de incorporación se transfieren a su perfil de nómina. Una vez que todo está completo, puede incluirse en el siguiente proceso de nómina.