Cómo mantener los registros de los empleados organizados y accesibles en QuickBooks Workforce
Los registros de los empleados no deberían requerir revisar hilos de correo electrónico, carpetas compartidas o archivadores solo para encontrar un documento o actualizar la información de alguien.
QuickBooks Workforce ayuda a reunirlo todo al mantener los registros de cada empleado en un solo lugar y ofrecer a los empleados acceso seguro de autoservicio.
En esta guía, te mostraremos cómo organizar los registros de los empleados en QuickBooks Workforce para que sean más fáciles de gestionar hoy y de encontrar cuando más los necesites.
Por qué usar QuickBooks Workforce para mantener organizados los registros de los empleados
QuickBooks Workforce ayuda a mantener organizados los registros de los empleados al reunirlo todo en un solo lugar, en vez de dispersar la información entre correos electrónicos, archivos en papel y varios sistemas.
ayuda a mantener organizados los registros de los empleados al reunirlo todo en un solo lugar, en vez de dispersar la información entre correos electrónicos, archivos en papel y varios sistemas. 
Cada empleado tiene un perfil único donde se pueden gestionar conjuntamente la información personal, los detalles de nómina y los documentos laborales, mientras que el autoservicio para empleados reduce las solicitudes habituales de recibos de nómina, formularios W-2 y otra información de nómina.
Con los registros conectados a la nómina y el acceso controlado por los administradores, es más fácil mantener la información precisa, segura y disponible durante todo el ciclo de vida del empleado.
Cómo organizar los registros de los empleados en QuickBooks Workforce
Sigue estos pasos para organizar los registros de los empleados en perfiles completos y fáciles de gestionar de QuickBooks Workforce.
Paso 1. Audita lo que tienes
Haz una lista de dónde se encuentra actualmente la información de los empleados, incluidos cajones, bandejas de entrada y hojas de cálculo, y luego identifica qué le falta al perfil de cada empleado.
Este mapa se convierte en tu lista de verificación para la migración mientras trasladas los registros a QuickBooks Workforce.
Paso 2. Completa cada perfil de empleado
Ve a Nómina y, luego, a Empleados, y completa la información personal, laboral y de nómina de cada empleado. El perfil solo funciona como una fuente única y confiable de información cuando está completo.
Paso 3. Adjunta los documentos
Añade las cartas de oferta firmadas, los acuses de recibo de las políticas y otros documentos laborales al perfil de cada empleado.
En los planes Premium y Elite, usa el flujo de trabajo de documentos digitales para solicitar firmas electrónicamente y mantener los documentos completados organizados con el registro del empleado.
Paso 4. Invita a todos a QuickBooks Workforce
Envía invitaciones de QuickBooks Workforce a los empleados que aún no se hayan conectado y pídeles que elijan su preferencia de formulario W-2 sin papel durante la configuración. Cada empleado que usa el autoservicio es una persona menos que depende de ti para obtener documentos de nómina habituales.
Paso 5. Configura el acceso de forma intencional
Revisa el acceso de cada empleado a QuickBooks Workforce para que solo pueda ver lo que le corresponde.
Cuando alguien deje la empresa, desactiva su acceso a QuickBooks Workforce y conserva intacto su registro laboral para cumplir con tus requisitos de conservación.
Paso 6. Gestiona las actualizaciones desde el origen
Anima a los empleados a actualizar su información personal permitida a través de QuickBooks Workforce siempre que sea posible, incluidos los cambios de dirección y otros datos personales.
Es más probable que la información mantenida desde el origen siga siendo precisa que la información transmitida mediante correos electrónicos o solicitudes manuales.
Paso 7. Haz una revisión trimestral breve
Comprueba si hay perfiles incompletos, solicitudes de documentos pendientes y empleados que aún no hayan aceptado su invitación de QuickBooks Workforce.
Dedicar unos minutos a revisar los registros cada trimestre facilita mucho el cierre de año.
Lo que notarás después de organizar los registros de los empleados en QuickBooks Workforce
Lo notarás cuando, en lugar de dedicar tiempo a buscar en carpetas o responder solicitudes habituales de los empleados, tengas un solo lugar para gestionar todo.
Los empleados pueden acceder a sus propios recibos de nómina y formularios W-2 a través de Workforce, mientras que los perfiles completos mantienen organizada y fácil de encontrar la información de nómina y los documentos laborales.
Cuando alguien se incorpora o deja la empresa, hay un proceso coherente que seguir en lugar de apresurarse a última hora.
Cuando llega el cierre del año, las solicitudes de formularios W-2 son mínimas porque los empleados ya tienen acceso y las preferencias para recibir documentos sin papel se configuraron con antelación.
Errores comunes y consejos profesionales
Estos sencillos recordatorios pueden ayudarte a mantener organizados los registros de los empleados a medida que crece tu empresa.
No conserves varias versiones del mismo registro
Una vez que los registros de los empleados se hayan trasladado a QuickBooks Workforce, deja de actualizar la misma información en hojas de cálculo, correos electrónicos o archivos en papel. Mantener un único perfil completo del empleado ayuda a garantizar que todos trabajen con la misma información.
Completa rápidamente las invitaciones de QuickBooks Workforce
Los empleados deben activar su cuenta de QuickBooks Workforce antes de poder utilizar las funciones de autoservicio. Cuanto antes acepten la invitación, antes podrán acceder a los recibos de nómina y formularios W-2 sin ponerse en contacto con el departamento de nómina.
Desactiva el acceso a QuickBooks Workforce durante la desvinculación
Cuando un empleado se vaya, desactiva su acceso a QuickBooks Workforce y conserva su registro laboral en QuickBooks. Esto protege la información del empleado sin afectar la conservación de tus registros.
Mantén la coherencia de los registros de los nuevos empleados
Utiliza el mismo proceso de incorporación para cada nueva contratación, de modo que cada perfil de empleado contenga información completa y coherente desde el principio.
Revisa periódicamente los registros de los empleados
Revisa los perfiles de los empleados con regularidad para identificar información faltante, documentos incompletos o configuraciones pendientes de Workforce antes de que se conviertan en problemas durante la nómina o los informes de cierre de año.
Conclusión
Si estás listo para explorar QuickBooks Workforce más a fondo, consulta QuickBooks Workforce para ver la plataforma en acción por ti mismo.
Espero que esta guía te ayude a crear una forma más organizada y confiable de gestionar los registros de los empleados con QuickBooks Workforce. A medida que crece tu equipo, mantenerlo todo en un solo lugar puede facilitar mucho la gestión de la nómina, la incorporación y las tareas de cierre de año.
Preguntas frecuentes
¿Qué pueden ver y hacer los empleados por sí mismos?
Los empleados pueden acceder a recibos de nómina, formularios W-2, ingresos, saldos de tiempo libre y otras funciones de autoservicio disponibles, así como actualizar la información personal permitida y completar las tareas asignadas.
¿Quién controla lo que se puede ver?
Los administradores controlan el acceso de cada empleado a QuickBooks Workforce, mientras que las funciones disponibles dependen de tu plan y configuración.
¿Qué debe incluir el perfil de un empleado?
Cada perfil almacena en un solo lugar la información personal y laboral, los detalles de nómina, los documentos laborales y la configuración de acceso a QuickBooks Workforce.
¿Cómo ayuda esto al cierre de año y durante una auditoría?
Mantener juntos los registros de los empleados y la información de nómina facilita su recuperación durante los informes de cierre de año y las solicitudes de registros.
¿Qué ocurre con los registros cuando alguien se va?
Desactiva el acceso del empleado a QuickBooks Workforce cuando se vaya, pero conserva su registro laboral en QuickBooks para cumplir con tus requisitos de conservación.