IA de nómina de QuickBooks Workforce: análisis detallado de funciones y cómo funciona
El día de nómina debía ser rápido. En cambio, otra hora desaparece persiguiendo hojas de registro de horas que faltan y corrigiendo pequeños errores antes de que siquiera se pueda procesar la nómina.
Ese es exactamente el problema que la IA de nómina de QuickBooks Workforce está diseñada para ayudar a resolver.
En esta guía, te explicaremos cómo funciona, cómo configurarla y si es adecuada para tu empresa.
¿Qué es la IA de nómina de QuickBooks Workforce?
En esencia, la IA de nómina de QuickBooks Workforce está diseñada para eliminar el trabajo repetitivo de la preparación de la nómina.
está diseñada para eliminar el trabajo repetitivo de la preparación de la nómina. 
En lugar de pasar cada periodo de pago persiguiendo a los empleados para obtener sus horas, horas extra y propinas, la IA se encarga de esa parte por ti al ponerse en contacto con ellos mediante SMS o la aplicación QuickBooks Workforce y recopilar la información que necesita.
A medida que llegan las respuestas, revisa las horas enviadas, marca cualquier dato que parezca inusual o incompleto e incluso hace un seguimiento con los empleados para ayudar a resolver las discrepancias antes de que se procese la nómina.
Una vez que se ha recopilado y verificado todo, prepara un borrador de nómina en QuickBooks Online, lo que te ofrece una visión clara del salario bruto y los gastos de nómina antes de continuar.
Lo importante es saber que la IA de nómina no te sustituye como responsable de la toma de decisiones. Su función es preparar la nómina, no aprobarla.
Aún revisarás cada ejecución de nómina antes de finalizarla, por lo que tendrás el ahorro de tiempo de la automatización y, al mismo tiempo, conservarás el control total sobre quién recibe el pago y cuánto recibe.
Características destacadas de la IA de nómina de QuickBooks
Estas son las características destacadas que convierten a la IA de nómina de QuickBooks Workforce en un asistente de nómina valioso.
Recopila automáticamente la información de nómina
En lugar de perseguir a los empleados para obtener sus horas, horas extra y propinas en cada periodo de pago, la IA de nómina las recopila por ti mediante SMS o la aplicación QuickBooks Workforce. Esto ayuda a reducir el intercambio de mensajes antes de que llegue el momento de procesar la nómina.
Marca los problemas antes de procesar la nómina
A medida que llega la información de nómina, la IA de nómina comprueba si faltan datos y si hay registros inusuales. Si algo parece incorrecto, hace un seguimiento antes de preparar el borrador de nómina, lo que te ayuda a detectar los problemas antes.
Prepara un borrador de nómina listo para tu revisión
Después de recopilar y revisar la información de nómina, la IA de nómina crea un borrador de nómina en QuickBooks Online con tu salario bruto estimado y los gastos de nómina. Solo tienes que revisar el borrador, hacer los cambios necesarios y aprobar la ejecución de nómina.
La IA de nómina también crea un calendario de recopilación según tu historial de nómina, te permite elegir cómo se contactará con los empleados, exige el consentimiento de los empleados antes de comenzar a enviar mensajes y permite corregir las horas enviadas antes de que finalice el periodo de pago.
Cómo usar la IA de nómina de QuickBooks
Sigue estos pasos para configurar la IA de nómina de QuickBooks Workforce y empezar a utilizarla en tu proceso de nómina.
Paso 1: Confirma que cumples los requisitos
Necesitarás haber procesado al menos un cheque de pago en QuickBooks Workforce Core, Premium o Elite, y tener AutoPayroll desactivado. La IA de nómina y AutoPayroll no se pueden utilizar conjuntamente.
Paso 2: Inicia la configuración desde el panel
Ve a tu panel, selecciona IA de nómina, después Ver cómo funciona y Comenzar. La IA de nómina analiza tus nóminas anteriores y propone un plan personalizado.
[CAPTURA DE PANTALLA: paso 2 — entrada de configuración de la IA de nómina en el Feed]
Paso 3: Personaliza el plan
Revisa la lista de empleados inscritos y completa cualquier información que falte.
Después, elige los días en que la IA de nómina puede ponerse en contacto con los empleados, previsualiza el mensaje que recibirán, selecciona SMS o la aplicación QuickBooks Workforce como canal de comunicación y elige cómo se comunicará contigo la IA de nómina como administrador.
Paso 4: Recopila el consentimiento de los empleados
La IA de Nómina se pone en contacto con cada empleado para solicitar su consentimiento antes de que comience cualquier recopilación de datos. Informar a tu equipo de que se implementará un nuevo método de recopilación puede ayudarles a saber qué esperar.
Paso 5: Revisar y aprobar cada ejecución de nómina
A partir de ese momento, la IA de Nómina recopila la información de nómina según lo programado, verifica los datos enviados, realiza un seguimiento de las discrepancias y prepara un borrador de nómina con los totales del salario bruto y de los gastos de nómina para que lo revises.
Tu función durante cada ciclo de pago es revisar el borrador y aprobar la nómina.
Qué sucede después de comenzar a usar la IA de Nómina de QuickBooks
Una vez configurada la IA de Nómina de QuickBooks Workforce, tu proceso de nómina requiere mucha menos intervención manual.
Tomemos como ejemplo un equipo de nueve personas dedicado a la jardinería al que se le paga cada dos semanas.
Los empleados reciben el lunes un mensaje de texto solicitando sus horas, y la IA de Nómina recopila sus respuestas automáticamente.
Cuando un miembro del equipo informa 61 horas en lugar de sus 45 habituales, la IA de Nómina marca la discrepancia y realiza un seguimiento. El empleado responde que fue un error tipográfico y la información se corrige antes de preparar la nómina.
Para el jueves, el propietario de la empresa recibe un borrador de nómina con los totales del salario bruto ya preparados.
En lugar de pasar las tardes persiguiendo hojas de horas e introduciendo manualmente la nómina antes de la fecha límite, el propietario revisa el borrador mientras toma un café, lo aprueba desde su teléfono y continúa con el resto del día.
La nómina se sigue ejecutando como de costumbre. Lo que cambia es la cantidad de preparación manual necesaria de antemano.
¿A quién beneficiaría la IA de Nómina de QuickBooks Workforce?
¿No tienes claro si la IA de Nómina de QuickBooks Workforce es adecuada para ti? Estas son las empresas y los equipos que probablemente obtendrían mayores beneficios al utilizarla.
El propietario que también administra la nómina
Si administras la nómina además de dirigir tu empresa, la IA de Nómina de QuickBooks Workforce puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a preparar cada ejecución de nómina.
En lugar de encargarte manualmente de cada tarea de recopilación y verificación, puedes concentrarte en revisar y aprobar la nómina.
El gerente de equipos con empleados por hora
Las empresas con empleados por hora a menudo necesitan gestionar horarios cambiantes, horas extra y el envío de hojas de horas en cada período de pago.
La IA de Nómina de QuickBooks Workforce ayuda a simplificar la preparación de la nómina al recopilar y verificar la información de nómina antes de que esté lista para su revisión.
La empresa en crecimiento que ya no puede depender de su hoja de cálculo
Los procesos manuales de nómina que antes funcionaban pueden volverse difíciles de gestionar a medida que crece tu equipo.
Si todavía dependes de hojas de cálculo, hojas de horas en papel o mensajes de texto, la IA de Nómina de QuickBooks Workforce ofrece un flujo de trabajo más estructurado para preparar la nómina.
La IA de Nómina de QuickBooks Workforce también puede beneficiar a las empresas con empleados de campo o contratistas que informan sus horas de forma remota, así como a los gerentes de oficina o miembros del equipo que recientemente han asumido las responsabilidades de la nómina.
Limitaciones y desafíos de la IA de Nómina de QuickBooks Workforce
Aunque la IA de Nómina de QuickBooks Workforce puede reducir el trabajo manual relacionado con la preparación de la nómina, todavía hay algunas limitaciones que debes tener en cuenta antes de utilizarla.
Se aplican requisitos de elegibilidad
La IA de Nómina de QuickBooks Workforce requiere que se haya procesado al menos un cheque de pago anteriormente mediante QuickBooks Workforce Core, Premium o Elite, y no se puede utilizar junto con AutoPayroll.
Se requiere la participación de los empleados
Los empleados deben dar su consentimiento antes de que la IA de Nómina de QuickBooks Workforce pueda comenzar a recopilar información de nómina. Si los miembros del equipo no responden a las solicitudes de nómina, tendrás que hacer un seguimiento manual con ellos.
La aprobación de la nómina sigue siendo tu responsabilidad
La IA de nómina de QuickBooks Workforce prepara un borrador de nómina, pero sigues siendo responsable de revisar los elementos señalados, verificar los totales de nómina y aprobar cada ejecución de nómina antes de que se procese.
La IA de nómina se centra en la preparación de la nómina
La IA de nómina de QuickBooks Workforce está diseñada para recopilar información de nómina, verificar los datos enviados, hacer seguimiento de las discrepancias y preparar borradores de nómina. La configuración de impuestos, la configuración de beneficios y las decisiones de cumplimiento siguen formando parte de tu flujo de trabajo habitual de nómina.
Conclusión
Si estás listo para obtener más información, explora QuickBooks Workforce para comparar los planes y las funciones de nómina disponibles.
Espero que esta guía te haya ayudado a comprender mejor cómo funciona la IA de nómina de QuickBooks Workforce y si es adecuada para tu proceso de nómina.
Preguntas frecuentes
¿Ejecuta la nómina automáticamente?
No. La IA de nómina de QuickBooks Workforce prepara un borrador de nómina, pero debes revisarlo y aprobarlo antes de que se procese la nómina.
¿Puedo revisar todo antes de enviarlo?
Sí. Puedes revisar el borrador de nómina, las discrepancias señaladas y los totales de nómina antes de aprobar la ejecución de nómina.
¿Cómo se pone en contacto con mis empleados?
La IA de nómina de QuickBooks Workforce se pone en contacto con los empleados mediante SMS o la aplicación QuickBooks Workforce, utilizando el calendario que elijas. Los empleados deben dar su consentimiento previamente para recibir solicitudes de nómina.
¿Qué ocurre si un empleado envía horas incorrectas?
La IA de nómina de QuickBooks Workforce señala los envíos inusuales y hace seguimiento con los empleados para que puedan corregir sus horas antes de la fecha límite de nómina.
¿Qué necesito antes de activarla?
Necesitarás al menos un cheque de pago procesado anteriormente mediante QuickBooks Workforce Core, Premium o Elite, y AutoPayroll debe estar desactivado antes de que puedas configurar la IA de nómina de QuickBooks Workforce.