Meer werknemers vereisen niet altijd meer ruimte. Met de ondersteuning van een intuïtieve oplossing voor het delen van bureaus zoals deskbird heeft het Athena Institute met succes 120 werknemers ondergebracht binnen dezelfde kantoorruimte, waarbij de samenwerking als gevolg daarvan toenam.
Onze succesvolle overstap met deskbird laat zien dat afdelingen en instituten binnen universiteiten zich met de juiste hulpmiddelen kunnen aanpassen aan nieuwe werkomgevingen. Zo wordt de weg vrijgemaakt voor een efficiënter en effectiever gebruik van hun ruimtes en wordt een meer verbonden en betrokken personeelsbestand bevorderd.
Maak kennis met het Athena Institute van de Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam werd opgericht in 1880 en is een van de toonaangevende onderzoeksuniversiteiten van Europa. Binnen de VU onderscheidt het Athena Institute zich door zijn interdisciplinaire aanpak en sterke inzet voor maatschappelijke impact via onderwijs en onderzoek.
Naarmate de manieren van werken na de COVID-19-pandemie veranderden, zag het Athena Institute de noodzaak om de inrichting van de werkomgeving te moderniseren, zonder concessies te doen aan samenwerking, de academische cultuur of het welzijn van werknemers.
De uitdaging: aanpassen aan veranderingen in kantoorruimtemanagement
Net als veel universiteiten kreeg de VU Amsterdam te maken met een snelle verschuiving naar hybride werken. Tegelijkertijd zorgden universiteitsbrede herstructureringen en renovaties voor extra druk op de al beperkte kantoorruimte.
Nadat de afdeling Gezondheidswetenschappen en het Institute for Environmental Studies in 2023 waren verhuisd, volgde het Athena Institute begin 2025. De verhuizing naar het historische Hoofdgebouw bracht een grote verandering met zich mee: werknemers zouden bureaus moeten delen en nauwer moeten samenwerken.
Hoewel dit nieuwe samenwerkingsmogelijkheden creëerde, riep het ook zorgen op:
- Hoe kon het delen van bureaus eerlijk en efficiënt worden georganiseerd?
- Zou de teamcohesie lijden onder het verdwijnen van vaste bureaus?
- Hoe kon beperkte ruimte worden beheerd zonder meer wrijving te veroorzaken?
Om de nieuwe beperkte kantoorruimtes efficiënt te beheren, realiseerden we ons al snel dat we een robuuste oplossing voor het reserveren van bureaus nodig hadden.
De oplossing: deskbird implementeren voor flexibel werkplekbeheer
deskbird werd in oktober 2023 voor het eerst geïntroduceerd bij de VU Amsterdam in het MF-gebouw, waar de medische en gezondheidswetenschappen zijn gevestigd. Het succes daar maakte de weg vrij voor een bredere toepassing.
Toen het Athena Institute in januari 2025 verhuisde, was deskbird een logische keuze. Vandaag de dag:
- 640 werknemers verspreid over drie afdelingen gebruiken deskbird regelmatig
- Inclusief 120 werknemers van het Athena Institute
- 65 flexibele bureaus worden efficiënt gedeeld, zonder conflicten
deskbird ondersteunt werknemers met:
- Een sociale feed om te zien wie er op kantoor is en verbonden te blijven
- Interactieve plattegronden voor duidelijk zicht op bureaus en collega's
- Snel bureaus en parkeerplaatsen reserveren in slechts enkele klikken
- Intelligente filters voor apparatuurvereisten
- Bezoekers boeken en teamruimtes reserveren
Het resultaat: minder onzekerheid, minder problemen op het laatste moment en meer bewust geplande tijd samen op kantoor.
Leren waarom organisaties zoals de VU Amsterdam voor deskbird kiezen om flexibele werkplekken te beheren.
De impact: sterkere verbindingen en slimmer ruimtegebruik
Aanvankelijke zorgen dat het delen van bureaus de teamsamenhang zou verzwakken, bleken ongegrond. Het tegenovergestelde gebeurde zelfs.
We waren bang dat onze teamsamenhang door de verandering zou lijden, wat zou leiden tot meer werken op afstand, maar gelukkig bleken deze zorgen ongegrond. In feite heeft deskbird onze onderlinge banden sterker gemaakt dan verwacht en is het een grote hulp geweest, vooral voor administratief personeel.
De belangrijkste resultaten zijn:
- Succesvolle verhuizing van 120 medewerkers met geen extra ruimte toegevoegd
- Meer dan 90% gebruikersadoptie, wat wijst op een brede acceptatie onder medewerkers
- Verbeterde kantooraanwezigheid en samenwerking
- Betere datagedreven beslissingen door analyses te gebruiken om drukke en rustige dagen in balans te brengen
- Geoptimaliseerd ruimtegebruik tijdens piekmomenten, wat essentieel is bij een beperkt aantal bureaus
Het platform hielp medewerkers om bewuster te plannen wanneer ze op kantoor aanwezig waren, waardoor gedeelde bureaus een katalysator voor samenwerking werden in plaats van een bron van frustratie.
Een blauwdruk voor flexibel werken
De reis van het Athena Institute laat zien dat flexibele werkplekmodellen zelfs in traditionele academische omgevingen succesvol kunnen zijn. Met de juiste hulpmiddelen kunnen universiteiten:
- Ruimte efficiënter gebruiken
- Hybride werken ondersteunen zonder de verbinding te verliezen
- De cultuur versterken tijdens overgangsperiodes
Van vast naar flexibel verhuisde het Athena Institute met succes 120 medewerkers, zonder ook maar één extra bureau toe te voegen.
Hun verhaal bewijst dat verandering een kans wordt voor groei, samenwerking en betrokkenheid wanneer mensen worden ondersteund met intuïtieve oplossingen voor de werkplek.
👉 Klaar om te zien hoe deskbird jouw werkplek kan transformeren? Boek een demo om het platform in actie te ervaren.