Hoe je elia gebruikt om kantoordagen de reis naar kantoor waard te maken

Je hebt de dagen vastgesteld, mensen komen binnen, maar het kantoor voelt nog steeds als een spookstad. En de aanwezigheidspercentages zien er op het rapport goed uit, maar op de een of andere manier werkt het niet. De werkvloer voelt gewoon… doods.

Denk echter ook aan de kosten: naar kantoor komen kost je team behoorlijk wat geld (ongeveer $55 per dag) als je het woon-werkverkeer en de lunch meetelt, tegenover $18 thuis. Dat is veel geld om uit te geven om naast mensen met wie je nauwelijks contact hebt in een videogesprek te zitten, vooral als je eigen team er alleen op andere dagen is.

Gensler ontdekte dat socializen op het werk sinds de pandemie bijna is verdubbeld, wat eigenlijk alles zegt. Dus wanneer iemands team er niet is, betalen ze in feite om alleen te zijn in een lawaaiige kantoorruimte.

Dit is dus de echte opdracht zodra het beleid is vastgesteld: zorg er bewust voor dat de juiste mensen op dezelfde dagen binnenkomen. Het is goed op te lossen. Zo doe je dat met elia.

Als elia nieuw voor je is, het is een platform voor werkplekbeheer voor het boeken van bureaus en ruimtes, het aanmelden van bezoekers en het helpen van hybride teams om hun kantoordagen op elkaar af te stemmen en te zien hoe de ruimte wordt gebruikt.

  Kort gezegd

1. Overlap is belangrijker dan het aantal aanwezigen. Bij dezelfde 60% aanwezigheid kan het om een volledig team gaan of om een werkvloer vol bijna onbekenden.
2. Laat elk team één of twee vaste ankerdagen kiezen in plaats van een algemene regel van het bedrijf te volgen.
3. Maak het eenvoudig voor mensen om te zien wie er komt en een bureau naast hen te reserveren.
4. Richt de ruimte zo in dat mensen een prettige ervaring hebben wanneer ze binnenkomen, en blijf daarna bijsturen met de (anonieme) bezettingsgegevens.

  Stap 1: Meet de overlap

Aanwezigheidspercentages vertellen je niet of mensen daadwerkelijk samen op kantoor hebben gewerkt. Neem een team van 10 mensen met een beleid van drie dagen. Hetzelfde team, in beide gevallen dezelfde wekelijkse aanwezigheid van 60%. Kijk wat er gebeurt wanneer je hun dagen coördineert:

Het rapport kan deze twee situaties niet van elkaar onderscheiden, maar je medewerkers wel. En degenen die steeds naar kantoor blijven komen om alleen in een stille ruimte te zitten… dat zijn meestal je meest betrokken medewerkers, toch? Totdat dat niet meer zo is.

Stap 2: Kies bewust vaste ankerdagen

De meeste teams kiezen voor een algemene regel: iedereen komt op dinsdag en woensdag. Dat is eenvoudig, maar het loopt uit op een chaos: die twee dagen zijn overvol, de rest van de week blijft stil en teams die beter op andere dagen zouden functioneren, worden toch naar jouw dagen getrokken.

Elk team zijn eigen ankerdag laten kiezen is een veel betere aanpak. Een paar eenvoudige regels om te voorkomen dat het uit de hand loopt:

1. Kies één of twee vaste dagen, geen bewegend doelwit. Voorspelbaarheid wint het van slimheid. Mensen regelen er kinderopvang en woon-werkverkeer omheen.
2. Baseer ze op werk waarvoor echt een ruimte nodig is. Planning, beoordelingen en het inwerken van een nieuwe medewerker, niet samenwerking als abstract begrip.
3. Laat teams variëren. De woensdag van marketing en de dinsdag en donderdag van de actuarissen kunnen prima naast elkaar bestaan.
4. Spreid ze. Als elk team op woensdag uitkomt, heb je zojuist een nieuw probleem gecreëerd: 300 mensen en 200 bureaus.

Met twee goed gekozen dagen voelt een team zich veel meer verbonden dan met vier verspreide dagen, en ze zijn veel gemakkelijker te verkopen.

Stap 3: Maak het eenvoudig om te zien wie er komt

Dit alles werkt niet als het afstemmen van een dag veel moeite kost. Als het meer werk is dan gewoon thuisblijven, blijven mensen thuis.

In elia kun je zien wie er op een bepaalde dag al van plan is om binnen te komen en een bureau direct naast die persoon boeken. Reserveer je plek, nodig een collega uit en klaar. Zo zit je bij elkaar in plaats van aan tegenovergestelde uiteinden van de werkvloer.

Een nationale verzekeraar waarmee we samenwerken, zette hier na een fusie sterk op in. Voorheen kwamen ze slechts één dag per week naar kantoor en hadden ze een bureauverhouding van 1:3, waardoor veel ruimte ongebruikt bleef en mensen zich behoorlijk afgesloten voelden. Toen ze konden zien wie er kwam, bureaus als groep konden boeken en ruimte op hun eigen verdieping konden reserveren, begon het kantoor zich op alle juiste plekken te vullen. Hetzelfde gebouw, dezelfde bureaus, alleen veel meer tijd als team.

Stap 4: Bouw een ruimte die mensen gebruiken

De juiste mensen binnen krijgen is nog maar de helft. De ruimte moet ook werken zodra ze er zijn, en juist daar kunnen goede bedoelingen verkeerd uitpakken.

Diezelfde verzekeraar is daar een perfect voorbeeld van. Toen ze het kantoor opnieuw ontwierpen, kozen ze voor de gebruikelijke zachte zitplaatsen, banken en loungehoeken, en wachtten ze tot mensen vanzelf naar die plekken zouden trekken. Maar bijna niemand deed dat. En het bleek dat medewerkers zich ongemakkelijk voelden als ze op de bank werden betrapt, omdat het eruitzag alsof ze niets deden. Wie had dat gedacht.

Daarom haalden ze de lounges uiteindelijk weg en vervingen ze die door gewone bureaus, afgesloten vergaderruimtes en telefooncabines voor alle telefoongesprekken en geconcentreerd werk. Nu zijn die telefooncabines verreweg de meest felbegeerde plekken in het gebouw.

Wat de ruimte haar oppervlakte daadwerkelijk laat verdienen:

1. Bureaus bij je team. Dat is tenslotte de reden waarom ze in de eerste plaats kwamen.
2. Afgesloten ruimtes en telefooncabines. Voor de telefoongesprekken en het geconcentreerde werk die nog steeds de helft van ieders dag in beslag nemen.
3. Een extra verdiepingsvloer voor piekmomenten. Zodat een drukke woensdag nooit betekent dat iemand geen zitplaats heeft

Dit zei de HR-directeur van ROBIC nadat ze elia hadden uitgerold:

"Onze teamleden zijn dol op het elia-platform en namen het direct bij de lancering in gebruik! Het platform is zeer goed doordacht; alle functionaliteiten zijn gemakkelijk te gebruiken, zonder dat training nodig is. Bepaalde functionaliteiten hebben ook geholpen om de aanwezigheid op kantoor en de interactie op locatie te vergroten. Ik beveel elia daarom ten zeerste aan bij elk bedrijf!"

Catherine Chouinard, directeur personeelszaken, ROBIC

Stap 5: Kijk vervolgens wat er gebeurt

Je zult de vaste kantoordagen of indeling waarschijnlijk niet meteen goed hebben, en dat is prima. Prioriteiten veranderen, teams groeien en een verdieping die in de lente goed werkte, kan in de herfst ineens niet meer goed aanvoelen. Zodra alles operationeel is, moet je drie dingen in de gaten houden:

• Drukke en rustige zones. Is de derde verdieping elke donderdag uitgestorven? Verplaats de dag van een team.
• Vraag naar cabines. Altijd vol? Voeg er een paar toe.
• Niet-opdagen. Als gereserveerde bureaus leeg blijven, zijn je gegevens fictie. Geef een niet-geclaimd bureau na 15 tot 20 minuten automatisch vrij, dan corrigeert het systeem zichzelf.

De sensoren van elia lezen dit allemaal anoniem uit, per ruimte, zodat je de werkelijke aanwezigheid ziet en niet alleen wie wat heeft geboekt. Dat is het verschil tussen gissen en weten: je kunt zien welke vaste kantoordagen standhielden, welke ruimtes hun oppervlakte verdienen en wat je moet veranderen vóór het volgende gesprek over de huurovereenkomst in plaats van erna.

Waar je moet beginnen

Stel deze week gewoon één vraag: komen je teams daadwerkelijk op dezelfde dagen samen, of halen ze het aantal dagen op verschillende dagen? Meestal voel je het al voordat je het kunt meten. De verdiepingen die er druk maar vlak uitzien, zijn de aanwijzing.

Daarna gaat het er vooral om elk team te helpen een vaste kantoordag te kiezen, het eenvoudig voor hen te maken om te zien wie er aanwezig is en samen te zitten, en hun een ruimte te bieden die de rit waard is. Als je dat goed doet, blijft de aanwezigheid grotendeels vanzelf op peil, omdat mensen blijven terugkomen wanneer hun team er is. En als je dit liever niet allemaal vanuit een spreadsheet beheert, dan is dat precies waarvoor elia is gebouwd.