De beslissing om over te stappen van BambooHR naar Folks HR is vaak het eenvoudige deel. De migratie plannen zonder de salarisadministratie te verstoren, personeelsgegevens te verliezen of extra werk voor je HR-team te creëren, is waar de echte uitdaging begint.
Precies daarbij is deze gids bedoeld om te helpen.
We nemen je mee door elke fase van de migratie, van planning en gegevensvoorbereiding tot implementatie, validatie en livegang, zodat je vol vertrouwen kunt overstappen naar Folks HR en de meest voorkomende fouten onderweg kunt voorkomen.
Waarom overstappen van BambooHR naar Folks HR?
Veel Canadese organisaties stappen niet over omdat BambooHR niet werkt. Ze stappen over omdat Folks HR beter aansluit bij de Canadese salarisadministratie, regelgeving en dagelijkse HR-processen.
- Canadese salarisadministratie is beschikbaar binnen het platform. Als je organisatie kiest voor Folks Payroll, kunnen personeelsgegevens, salariswijzigingen en verlofgegevens rechtstreeks naar de salarisadministratie worden doorgestuurd zonder afhankelijk te zijn van een afzonderlijke integratie.
- Het is ontwikkeld voor Canadese werkplekken. Folks ondersteunt Engelstalige en Franstalige gebruikers en slaat gegevens standaard op Canadese servers op.
- Meer HR-mogelijkheden zijn beschikbaar in één platform. Kern-HR, werving, prestaties, training, elektronische handtekeningen en verzuimbeheer zijn samen beschikbaar.
Naast deze redenen blijven je gegevens standaard in Canada. Folks slaat personeels- en salarisgegevens op Canadese servers op en beschikt over een SOC 2 Type 2-certificering, wat organisaties kan ondersteunen met vereisten voor gegevensopslag in Canada onder PIPEDA en de Quebecse Wet 25.
Als dit belangrijke overwegingen zijn voor je organisatie, is migreren van BambooHR naar Folks HR een goed ondersteunde beslissing.
Voordat je migreert van BambooHR naar Folks HR
Een succesvolle migratie begint voordat je je gegevens exporteert. Neem de tijd om vooruit te plannen, zodat je vertragingen en dubbel werk beperkt.
Controleer je huidige BambooHR-configuratie
Begin met het beoordelen van de manier waarop je organisatie BambooHR momenteel gebruikt.
Breng in kaart welke personeelsdossiers, documenten, verlofregelingen en integraties je moet migreren. Identificeer ook verouderde velden, ongebruikte regelingen of historische gegevens die niet langer hoeven te worden overgezet.
Bepaal wat je migreert en wat je archiveert
Niet elk dossier hoeft naar Folks HR te worden overgezet.
Bepaal welke personeelsgegevens, documenten en verlofsaldi moeten worden gemigreerd en welke historische gegevens als archief moeten worden bewaard.
Dit is ook het juiste moment om te bepalen hoe historische salarisgegevens en belastingdocumenten, waaronder T4- en RL1-formulieren van je huidige salarisverwerker, na de overgang worden bewaard.
Stel je team en tijdlijn samen
Bij een migratie van BambooHR naar Folks HR zijn doorgaans HR, salarisadministratie, IT en financiën betrokken.
Wijs voor elk onderdeel een verantwoordelijke aan en plan je tijdlijn rond je salaris- en wervingskalenders. Vermijd grote wijzigingen in de salarisadministratie halverwege een loonperiode en plan voldoende tijd in voor tests en validatie.
Je totale tijdlijn hangt af van de omvang van je bedrijf, de hoeveelheid gegevens die je migreert en het aantal integraties dat je opnieuw opbouwt.
Hoe migreer je van BambooHR naar Folks HR?
Migreren van BambooHR naar Folks HR omvat twee werkstromen: de HRIS-migratie en de implementatie van Folks HR.
De eerste richt zich op het verplaatsen van je HR-gegevens vanuit BambooHR, terwijl de tweede betrekking heeft op het configureren van Folks HR, het opnieuw opbouwen van integraties en, indien van toepassing, het implementeren van Folks Payroll.
HRIS-migratie
Deze taken zijn specifiek voor organisaties die BambooHR verlaten.
Stap 1: Exporteer je gegevens uit BambooHR
Exporteer je gegevens uit BambooHR zolang je nog volledige toegang tot het platform hebt.
Download personeelsdossiers, actuele verlofsaldi, documenten en alle rapporten die je ter referentie wilt bewaren. Orden je exports op gegevenstype, zoals personeelsdossiers, documenten, verlof en prestatiegegevens, omdat elke categorie in Folks HR anders wordt toegewezen.
Bewaar een schone kopie van deze bestanden als uw archief, ongeacht welke gegevens u uiteindelijk importeert.
Werknemersgegevens in kaart brengen en migreren
Veldtoewijzing bepaalt of migraties slagen of mislukken.
Koppel elk BambooHR-veld aan het overeenkomstige veld in Folks voordat u importeert, waaronder werknemers-ID's, arbeidsgegevens, beloningsgegevens en aangepaste velden.
Markeer alles waarvoor geen duidelijke bestemming bestaat, zodat u kunt bepalen hoe u ermee omgaat. Importeer eerst een kleine testbatch, controleer of de gegevens correct worden weergegeven en voer daarna de volledige import uit.
Dit is ook de beste gelegenheid om uw gegevens op te schonen in plaats van bestaande problemen mee te nemen naar het nieuwe systeem.
Documenten migreren en elektronische handtekeningen instellen
Verplaats actieve documenten, zoals contracten, beleidsdocumenten en ondertekende formulieren, naar het documentbeheersysteem van Folks en koppel ze aan de juiste werknemersprofielen.
Als BambooHR ondertekende documenten bevat, bepaal dan welke opnieuw ter ondertekening in Folks moeten worden uitgegeven en welke eenvoudig ter referentie kunnen worden bewaard. Met de elektronischehandtekeningstools van Folks kunt u toekomstige documenten rechtstreeks binnen het platform beheren.
Gelijkwaardigheid controleren vóór de overstap
Controleer voordat u BambooHR uitfaseert of Folks uw gemigreerde HR-gegevens nauwkeurig weergeeft.
Controleer steekproefsgewijs werknemersgegevens, verlofsaldi, documenten en machtigingen aan de hand van uw BambooHR-gegevens. Deze controle helpt ervoor te zorgen dat uw HRIS-migratie is voltooid voordat u Folks tot uw primaire HR-systeem maakt.
Implementatie van Folks HR
Dit zijn standaard implementatietaken die elke nieuwe Folks HR-klant uitvoert, ongeacht welk HR-systeem eerder werd gebruikt.
Uw Folks HR-account configureren
Stel Folks in voordat u er iets in importeert.
Definieer uw organisatiestructuur, configureer beleid voor verlof en afwezigheid, wijs rollen en machtigingen toe en stel uw taalinstellingen in voor een tweetalige uitrol. Door uw omgeving eerst te configureren, zorgt u ervoor dat geïmporteerde gegevens vanaf het begin correct worden georganiseerd.
Salarisadministratie instellen en naleving controleren (als u Folks Payroll gaat gebruiken)
BambooHR verwerkt geen Canadese salarisadministratie. Als uw organisatie momenteel een afzonderlijke salarisdienst gebruikt, zoals ADP, Nethris, Ceridian of een andere salarisoplossing, is uw implementatie van de salarisadministratie een afzonderlijk werktraject dat geen BambooHR-gegevens omvat.
Als u Folks Payroll gaat gebruiken, plan dit dan als een afzonderlijk werktraject met een eigen tijdlijn, gegevensbronnen en controlestappen naast uw HRIS-migratie.
Kies het servicemodel van Folks Payroll dat het beste bij uw organisatie past: zelfbediening, begeleid of volledig beheerd. Configureer vervolgens uw instellingen voor de salarisadministratie, waaronder salarisgroepen, regels voor inhoudingen en bijdragen, rechtstreekse stortingen en boekhoudkundige integraties waar van toepassing.
Bevestig uw gegevens voor afdrachten aan de CRA en Revenu Québec, uw ROE-aangifte en uw T4- en RL 1-instellingen voordat u een parallelle salarisberekening uitvoert naast uw huidige salarisdienst. Door nettoloon, inhoudingen en bijdragen vóór de ingebruikname op elkaar af te stemmen, kunt u controleren of uw implementatie van de salarisadministratie gereed is.
Integraties en verbindingen opnieuw opbouwen
Maak opnieuw verbinding met de systemen die met Folks HR integreren, waaronder uw boekhoudsoftware en alle tools die werknemersgegevens verzenden of ontvangen.
Als u uw huidige salarisdienst blijft gebruiken, maakt u hier ook opnieuw verbinding met Folks HR. Folks biedt boekhoudkundige integraties met QuickBooks en Xero, evenals een API om verbinding te maken met andere systemen. Test elke integratie met voorbeeldgegevens voordat u deze als voltooid beschouwt.
Beheerders en managers trainen
Train beheerders voordat u het platform beschikbaar maakt voor alle anderen.
Beheerders moeten inzicht hebben in de systeemconfiguratie, rapportage en alle modules die uw organisatie gebruikt, terwijl managers vertrouwd moeten raken met goedkeuringen, verlofvalidatie en teambeheer. De onboardingmaterialen en het meertalige helpcentrum van Folks kunnen dit proces ondersteunen.
Livegang en uitrol van zelfservice voor werknemers
Zodra uw HRIS-migratie is gevalideerd en uw implementatietaken zijn voltooid, bent u klaar voor de livegang.
Kondig de verandering aan werknemers aan, introduceer de mobiele app en zelfservicetools van Folks en zorg ervoor dat uw implementatieteam tijdens de eerste operationele cyclus beschikbaar blijft. Als u ook Folks Payroll implementeert, bied dan extra ondersteuning tijdens de eerste live loonverwerking.
Bewaar uw BambooHR-archief en alle historische gegevens overeenkomstig de bewaarstrategie die tijdens de planning is vastgesteld.
Uw migratiechecklist van BambooHR naar Folks HR
Op dit punt zou u een duidelijk migratieplan moeten hebben. Gebruik de onderstaande checklist om te bevestigen dat u de essentiële migratie- en implementatietaken vóór de livegang hebt voltooid.
Planning
- Controleer uw huidige BambooHR-configuratie, inclusief werknemersvelden, documenten, beleidsregels, integraties en loonverwerker.
- Bepaal welke gegevens worden gemigreerd en welke worden gearchiveerd.
- Bevestig hoe historische belastingdocumenten, zoals T4's en RL1's, worden bewaard.
- Wijs verantwoordelijken aan voor HR, salarisadministratie, IT en financiën.
- Stel een tijdlijn op rond uw loon- en wervingskalenders.
HRIS-migratie
- Exporteer werknemersgegevens, documenten en rapporten uit BambooHR.
- Breng BambooHR-velden in kaart met hun equivalenten in Folks HR.
- Importeer een testbatch en controleer de resultaten.
- Voltooi de volledige migratie van werknemers en documenten.
- Stem werknemersgegevens en verlofsaldi op elkaar af.
- Valideer vóór de overgang dat BambooHR en Folks HR overeenkomen.
Implementatie van Folks HR
- Configureer uw organisatiestructuur, rollen, machtigingen en verlofbeleid.
- Configureer meertalige taalvoorkeuren.
- Bouw integraties met boekhoudsoftware en andere verbonden systemen opnieuw op en test ze.
- Train beheerders en managers.
- Lanceer Folks HR en zelfservice voor werknemers.
Implementatie van Folks Payroll (als u Folks Payroll gaat gebruiken)
- Kies uw servicemodel voor Folks Payroll.
- Configureer de looninstellingen en boekhoudintegraties.
- Bevestig de afdrachtgegevens aan CRA en Revenu Québec, de ROE-aangifte en de T4/RL1-configuratie.
- Voer een parallelle loonberekening uit naast uw huidige loonverwerker.
- Ondersteun de eerste live looncyclus.
Na de lancering
- Bewaar uw BambooHR-archief overeenkomstig uw bewaarplan.
- Verzamel feedback van beheerders en managers.
- Verfijn de configuraties indien nodig.
Hoe succes eruitziet na de migratie van BambooHR naar Folks HR
Neem, voordat u uw migratie als voltooid beschouwt, even de tijd om te controleren of alles naar verwachting werkt.
Een succesvolle overgang betekent dat werknemersgegevens en verlofsaldi overeenkomen met uw BambooHR-gegevens, dat documenten en historische gegevens toegankelijk zijn en dat integraties informatie zonder handmatig werk uitwisselen. Als u Folks Payroll gaat gebruiken, moet ook uw eerste loonverwerking zijn gevalideerd voordat u erop vertrouwt.
Uw beheerders en managers moeten zich comfortabel voelen bij het gebruik van Folks voor hun dagelijkse verantwoordelijkheden, terwijl werknemers zelfverzekerd zelfservice moeten kunnen gebruiken voor routinetaken.
Zodra die onderdelen op hun plaats zijn en BambooHR geen onderdeel meer is van je dagelijkse werkzaamheden, heb je de migratie succesvol afgerond en kun je je richten op het optimaal benutten van je nieuwe HR-systeem.
Veelvoorkomende uitdagingen bij de migratie van BambooHR naar Folks HR
Zelfs met een goed geplande migratie kunnen enkele veelvoorkomende problemen je uitrol vertragen of na de ingebruikname onnodig extra werk veroorzaken. Als je vooraf weet waarop je moet letten, kun je verstoringen voorkomen en je migratie op koers houden.
Slechte salarisadministratieplanning
Als je organisatie van plan is Folks Payroll te gebruiken, behandel dit dan als een afzonderlijke implementatie naast je HRIS-migratie.
Plan de ingebruikname van je salarisadministratie waar mogelijk rond het begin van een loonperiode. Voorkom dat je aan het einde van het jaar overstapt en voer een parallelle salarisberekening uit naast je huidige salarisadministratieprovider voordat je op Folks Payroll vertrouwt.
Een succesvolle parallelle uitvoering geeft je het vertrouwen dat de salarisbedragen overeenkomen met je bestaande proces voordat werknemers worden betaald.
Onjuiste veldtoewijzing en gegevenskwaliteit
Werknemersgegevens zijn slechts zo betrouwbaar als de gegevens die je migreert. Wijs voordat je iets importeert elk BambooHR-veld toe aan het overeenkomstige veld in Folks HR, inclusief aangepaste velden waarvoor mogelijk geen directe overeenkomst bestaat.
Dit is ook de beste gelegenheid om je gegevens op te schonen door verouderde informatie te corrigeren, dubbele records te verwijderen en gegevens die je niet langer nodig hebt achterwege te laten.
Naleving en beheer van historische gegevens
Wacht niet tot na de ingebruikname om te beslissen wat er met historische gegevens gebeurt. Bepaal tijdens de planningsfase hoe je werknemersdocumenten, historische salarisgegevens en belastingdocumenten, waaronder T4- en RL 1-formulieren van je huidige salarisadministratieprovider, bewaart of archiveert.
Een duidelijk bewaarbeleid helpt de naleving te handhaven en zorgt ervoor dat belangrijke gegevens toegankelijk blijven wanneer dat nodig is.
Niet-werkende integraties en onvolledige validatie
Het opnieuw opbouwen van integraties is slechts een deel van het proces.
Test elke verbinding met voorbeeldgegevens voordat je deze als voltooid beschouwt. Controleer vervolgens of werknemersgegevens, verlofsaldi, documenten en machtigingen overeenkomen met je BambooHR-gegevens voordat je je oude systeem buiten gebruik stelt. Als je Folks Payroll implementeert, controleer dan ook de salarisberekeningen aan de hand van je huidige salarisadministratieprovider voordat je live gaat.
Door vooraf de tijd te nemen om alles te valideren, kun je problemen na de lancering voorkomen.
De uitrol overhaasten
Succesvolle migraties vinden zelden plaats binnen de kortst mogelijke termijn. Reserveer in je project tijd voor tests, validatie, training en communicatie met werknemers.
Maak beheerders en managers vóór de lanceringsdag vertrouwd met Folks, zodat ze zich comfortabel voelen met hun verantwoordelijkheden, en zorg ervoor dat je implementatieteam na de ingebruikname beschikbaar blijft om eventuele problemen snel op te lossen.
Conclusie
De migratie van BambooHR naar Folks HR hoeft niet ingewikkeld te zijn als je deze met een duidelijk plan aanpakt. Door je gegevens voor te bereiden, je migratie te valideren en een gestructureerde implementatie te volgen, kun je de overstap met minimale verstoring maken en je team tegelijkertijd voorbereiden op succes op de lange termijn.
Als je klaar bent om over te stappen, is de volgende stap om te bekijken hoe Folks HR aansluit op de werkprocessen en implementatievereisten van je organisatie. Boek een demo van Folks HR om het platform te verkennen en te ontdekken hoe hun team je overstap kan ondersteunen.
Boek vandaag nog een demo van Folks HR om aan de slag te gaan.