Een rekeningschema en dimensies standaardiseren voor meerdere entiteiten met Intuit Enterprise Suite

Uw geconsolideerde rapporten zouden klaar moeten zijn, maar de cijfers komen niet overeen. 

Vergelijkbare transacties worden bij verschillende entiteiten anders gecategoriseerd, voor rapportages zijn handmatige aanpassingen nodig en het vergelijken van prestaties wordt moeilijker dan nodig, omdat elk bedrijf een iets andere boekhoudstructuur hanteert.

Door uw rekeningschema en dimensies te standaardiseren, creëert u een consistente basis voor rapportages over alle entiteiten heen. 

In deze handleiding laten we zien hoe u dit doet in Intuit Enterprise Suite met behulp van gedeelde rekeningstructuren, dimensies en toewijzingstools, zodat u duidelijkere geconsolideerde rapporten kunt opstellen en financieel beheer voor meerdere entiteiten.

Hoe ondersteunt Intuit Enterprise Suite de standaardisatie van het rekeningschema en dimensies voor meerdere entiteiten?

Zie Intuit Enterprise Suite als de plek waar elke entiteit dezelfde boekhoudstructuur gaat volgen. 

In plaats van afzonderlijke rekeningschema's en dimensies voor elk bedrijf te onderhouden, maakt u een gedeelde structuur waar iedereen zijn gegevens aan koppelt. Dat betekent dat hetzelfde type transactie consistent wordt gecategoriseerd, ongeacht welke entiteit deze registreert.

Het resultaat is een betrouwbaardere basis voor geconsolideerde rapportages, vergelijkingen tussen entiteiten en andere workflows voor meerdere entiteiten, omdat elke entiteit dezelfde boekhoudkundige taal gebruikt.

Vereisten en installatievereisten

Controleer voordat u begint of u het volgende geregeld hebt:

Een Intuit Enterprise Suite-account met verbonden entiteiten

Uw entiteiten moeten al verbonden zijn met Intuit Enterprise Suite of bezig zijn met de migratie vanuit afzonderlijke QuickBooks Online-bedrijven.

Toegang om uw boekhoudstructuur te beheren

U hebt de juiste beheerders- of financiële machtigingen nodig om het gedeelde rekeningschema, rekeningtoewijzingen en dimensies te beheren.

Bestaande rekeningschema's van elke entiteit

Verzamel het huidige rekeningschema van elke entiteit die u gaat standaardiseren. Door ze naast elkaar te bekijken, kunt u dubbele rekeningen, inconsistenties in naamgeving en rekeningen die aan een gedeelde structuur moeten worden gekoppeld gemakkelijker identificeren.

Spreek voordat u wijzigingen aanbrengt af welk gedeeld rekeningschema en welke dimensies uw organisatie gaat gebruiken. Door deze standaarden vroegtijdig vast te leggen, helpt u elke entiteit dezelfde boekhoudstructuur te volgen en beperkt u later dubbel werk.

Het rekeningschema en de dimensies standaardiseren in Intuit Enterprise Suite

Volg deze stappen om uw rekeningschema en dimensies in Intuit Enterprise Suite te standaardiseren voor consistente rapportages over alle entiteiten heen.

1. Ontwerp uw gedeelde rekeningschema

Stel het uniforme rekeningschema op voordat u iets configureert in Intuit Enterprise Suite. 

Houd het compact genoeg om beheersbaar te blijven, maar gedetailleerd genoeg om de rapporten te ondersteunen die uw bedrijf daadwerkelijk gebruikt. Elke rekening moet een duidelijk doel hebben.

2. Kies uw dimensies bewust

Selecteer de dimensies die de leiding daadwerkelijk gebruikt om het bedrijf te analyseren, zoals afdeling, locatie, productlijn of programma. 

Dimensies zijn bedoeld om rapportages te organiseren zonder het rekeningschema uit te breiden. Voorkom daarom dat u dezelfde complexiteit opnieuw creëert in uw dimensielijst.

3. Koppel elke entiteit aan de gedeelde structuur

Neem het bestaande rekeningschema van elke entiteit door en koppel elke rekening uit het oude schema aan de gedeelde structuur. 

Intuit Enterprise SuiteDe door AI ondersteunde installatie van Intuit Enterprise Suite geeft aanbevolen toewijzingen om het proces te versnellen, maar controleer elke suggestie voordat u deze goedkeurt.

4. Standaardiseer gedeelde lijsten en dimensiewaarden

Beoordeel door AI voorgestelde leverancierskoppelingen en standaardiseer dimensiewaarden voor verschillende entiteiten, zodat variaties zoals "Denver Office", "DEN" en "Colorado" allemaal dezelfde locatie vertegenwoordigen. 

Consistente naamgeving maakt geconsolideerde rapportage nauwkeuriger en eenvoudiger te onderhouden.

5. Beperk wijzigingen aan de gedeelde structuur

Beperk wie rekeningen kan toevoegen, koppelingen kan bewerken of dimensiewaarden kan wijzigen. 

Zonder duidelijke machtigingen kunnen zelfs kleine wijzigingen een gestandaardiseerde structuur geleidelijk uithollen.

6. Valideer de structuur met geconsolideerde rapporten

Voer een geconsolideerd winst-en-verliesrapport uit, samen met rapporten die op dimensie zijn gefilterd. 

Categorieën die ongewoon groot, leeg of gedupliceerd lijken, wijzen vaak op koppelingsproblemen die moeten worden gecorrigeerd voordat je verdergaat.

7. Documenteer je standaarden

Maak een eenvoudige handleiding waarin staat wanneer je een nieuwe rekening toevoegt, hoe dimensies moeten worden toegewezen en wie structurele wijzigingen goedkeurt. 

Zo kunnen toekomstige entiteiten dezelfde standaarden volgen in plaats van inconsistenties te introduceren.

Zo ziet succes eruit

De volgende keer dat de leiding om een geconsolideerd rapport vraagt, ben je niet langer uren bezig met het afstemmen van rekeningnamen of uitzoeken waarom dezelfde uitgave onder drie verschillende categorieën staat. 

Rapporten worden netjes samengevoegd over entiteiten heen, dezelfde transactie wordt consistent gecategoriseerd ongeacht welk bedrijf deze heeft geregistreerd en prestaties vergelijken wordt zo eenvoudig als een filter wijzigen in plaats van een spreadsheet opnieuw op te bouwen. 

Dat is de waarde van een gestandaardiseerd rekeningschema en gestandaardiseerde dimensies: minder tijd besteden aan het herstellen van gegevens en meer tijd aan het benutten ervan.

Veelgemaakte fouten en tips van experts

Ook na de implementatie kunnen enkele eenvoudige gewoonten helpen om je rekeningschema en dimensies consistent te houden terwijl je organisatie groeit.

Bouw niet rond één entiteit

Gebruik het rekeningschema van je grootste entiteit niet als de standaard. Maak in plaats daarvan een gedeelde structuur die voor de hele organisatie werkt en koppel vervolgens elke entiteit hieraan.

Gebruik dimensies in plaats van meer rekeningen

Als je merkt dat je rekeningen aanmaakt zoals "Huur – Denver" en "Huur – Austin", hoort die informatie waarschijnlijk in plaats daarvan in een dimensie thuis. Houd je rekeningschema eenvoudig en laat dimensies de rapportage verzorgen.

Standaardiseer nieuwe entiteiten vroegtijdig

Pas je gedeelde rekeningschema en dimensies toe voordat een nieuwe entiteit transacties begint te registreren. Dat is veel eenvoudiger dan maanden aan inconsistente gegevens later op te schonen.

Houd een logboek van koppelingswijzigingen bij

Documenteer koppelingswijzigingen na de implementatie, zodat je snel kunt bepalen of verschillen in rapportages het gevolg zijn van bedrijfsprestaties of structurele updates.

Beoordeel de structuur regelmatig

Beoordeel naarmate je bedrijf groeit je rekeningschema en dimensies op verouderde rekeningen, ongebruikte dimensiewaarden en nieuwe rapportagebehoeften. Kleine updates helpen om de structuur in de loop van de tijd georganiseerd te houden.

Meer informatie over Intuit Enterprise Suite

Veel succes met het opbouwen van een consistentere boekhoudstructuur binnen je organisatie. 

Zodra je rekeningschema en dimensies zijn gestandaardiseerd, kun je verder ontdekken hoe boekhouding voor meerdere entiteiten geconsolideerde rapportage, gedeelde werkstromen en inzicht over entiteiten heen ondersteunt. 

Als je op zoek bent naar een breder overzicht van wat er beschikbaar is, bieden hun bronnen over boekhouding voor ondernemingen aanvullende tools en mogelijkheden voor groeiende financiële teams.