De betalingen van klanten beginnen binnen te komen, de zakelijke uitgaven stapelen zich op en het is tijd om alles te organiseren voordat het belastingseizoen dichterbij komt.
Als je freelancer, eenmanszaak of zelfstandig opdrachtnemer bent en je eigen boekhouding beheert, leidt deze gids je door het instellen van QuickBooks Solopreneur, zodat je het hele jaar door vol vertrouwen je financiën kunt bijhouden.
Wat is QuickBooks voor de boekhouding van zelfstandigen?
QuickBooks biedt een versie die speciaal is ontwikkeld voor eenmansbedrijven, genaamd QuickBooks Solopreneur.
Het is ontworpen voor freelancers, eenmanszaken, zelfstandig opdrachtnemers en de meeste LLC's met één eigenaar die bedrijfsinkomsten rapporteren op Schedule C.
Als je je eigen boekhouding doet, biedt het je één plek om je bedrijfsfinanciën te organiseren, zodat je minder tijd kwijt bent aan achterstanden wegwerken en meer tijd hebt om je bedrijf te runnen.
Hoe ondersteunt QuickBooks de boekhouding van zelfstandigen?
Na de eerste installatie automatiseert QuickBooks Solopreneur een groot deel van het boekhoudproces door:
- Transacties automatisch te importeren uit je gekoppelde bankrekeningen en creditcards.
- Zakelijke en persoonlijke uitgaven van elkaar te scheiden, waarbij zakelijke uitgaven worden ingedeeld in belastingcategorieën die aansluiten op Schedule C.
- Zakelijke kilometers bij te houden via gps en bonnetjes te registreren met een foto in de mobiele app.
- Je federale kwartaalbelastingen te schatten op basis van je gecategoriseerde inkomsten, uitgaven en belastingprofiel, waaronder zowel inkomstenbelasting als de belasting voor zelfstandigen van 15,3%.
Dit helpt je boekhouding het hele jaar door actueel te houden, waardoor het belastingseizoen veel eenvoudiger te beheren is.
Zo stel je de boekhouding voor zelfstandigen in QuickBooks in
Voorwaarden en vereisten voor de installatie
Voordat je begint, zorg je ervoor dat je het volgende hebt:
- Een QuickBooks Solopreneur-abonnement.
- De inloggegevens voor je zakelijke bankrekening en alle creditcards die je gebruikt voor zakelijke uitgaven.
- De mobiele QuickBooks-app geïnstalleerd als je onderweg kilometers wilt bijhouden en bonnetjes wilt registreren.
- Je basisbelastinggegevens, waaronder je aangiftestatus en verwachte inkomen, zodat QuickBooks je federale kwartaalbelastingen kan schatten.
Stappen
Voer deze stappen uit om je boekhoudsysteem in te stellen.
Stap 1. Koppel je bank- en kaartrekeningen
Koppel elke bankrekening en creditcard die je gebruikt voor zakelijke uitgaven, inclusief persoonlijke kaarten die je af en toe gebruikt voor zakelijke aankopen.
Gekoppelde rekeningen importeren automatisch transacties in QuickBooks, zodat je ze kunt controleren. Als een rekening niet is gekoppeld, verschijnen de transacties ervan niet in je boekhouding.
Stap 2. Controleer en sorteer geïmporteerde transacties
Controleer elke geïmporteerde transactie en markeer deze als Zakelijk, Persoonlijk of Gesplitst als de transactie beide omvat. QuickBooksleert van je keuzes en categoriseert vergelijkbare transacties na verloop van tijd automatisch, waardoor dit elke week sneller gaat.
Stap 3. Controleer je categorieën voor zakelijke uitgaven
Controleer of je zakelijke uitgaven zijn toegewezen aan de juiste Schedule C-categorieën, zoals software, benodigdheden, ingehuurde arbeidskrachten of reclame. Een consistente categorisering gedurende het jaar zorgt voor nauwkeurigere totale aftrekposten bij de belastingaangifte.
Stap 4. Stel je belastingprofiel in
Voer je aangiftestatus en verwachte inkomen in, zodat de kwartaalraming je werkelijke situatie weerspiegelt.
Houd er rekening mee dat QuickBooks alleen federale geschatte belastingen berekent. Als je staat geschatte belastingbetalingen vereist, houd deze dan afzonderlijk bij via de procedure van je staat.
Stap 5. Schakel het bijhouden van kilometers in
Schakel het bijhouden van gereden kilometers via GPS in de mobiele QuickBooks-app in en classificeer elke rit met een veegbeweging als zakelijk of privé.
Zakelijke kilometers worden automatisch opgeteld voor de standaardaftrek voor zakelijke kilometers.
Stap 6. Leg bonnetjes vast terwijl je uitgaven doet
Maak foto's van bonnetjes in de mobiele QuickBooks-app wanneer je zakelijke aankopen doet en laat QuickBooks ze vervolgens koppelen aan de bijbehorende transacties.
Zo blijft je documentatie georganiseerd, zonder schoenendoos.
Stap 7. Stel facturering en betalingen in
Maak je factuursjabloon en schakel QuickBooks Payments in, zodat klanten rechtstreeks vanaf de factuur kunnen betalen met een kaart, ACH, PayPal, Venmo of Apple Pay. Minder drempels voor de klant betekent dat jij sneller wordt betaald.
Stap 8. Plan wekelijks een boekhoudkundige controle
Reserveer elke week 15 minuten om nieuwe transacties te controleren, recente ritten te classificeren en je huidige geraamde kwartaalbelasting te bekijken. Deze ene gewoonte houdt je boekhouding het hele jaar nauwkeurig.
Zo ziet succesvolle boekhouding voor zelfstandigen in QuickBooks eruit
Je weet dat de inrichting werkt wanneer je bij het openen van QuickBooks een duidelijk overzicht krijgt van:
- Wat je deze maand hebt verdiend en uitgegeven.
- Hoeveel je ongeveer verschuldigd bent voor het huidige belastingkwartaal.
- Welke facturen nog openstaan.
Zakelijke en persoonlijke uitgaven blijven vanaf het begin gescheiden, waardoor het eenvoudiger wordt om nauwkeurige gegevens bij te houden en je voor te bereiden op het belastingseizoen.
Veelgemaakte fouten en tips
Vermijd deze veelgemaakte fouten en volg deze tips om QuickBooks Solopreneur optimaal te benutten.
Gebruik een aparte zakelijke bankrekening
Hoewel QuickBooks zakelijke en persoonlijke transacties kan scheiden, zorgt het gebruik van een aparte zakelijke bankrekening en creditcard voor een nauwkeurigere categorisering en vermindert het de hoeveelheid handmatige controle die je moet uitvoeren.
Controleer automatisch gecategoriseerde transacties regelmatig
QuickBooks leert na verloop van tijd van je categoriseringskeuzes, maar het blijft belangrijk om geïmporteerde transacties regelmatig te controleren. Een korte wekelijkse controle helpt fouten op te sporen voordat ze invloed hebben op je rapporten of belastingramingen.
Houd je belastingprofiel actueel
Als je inkomen gedurende het jaar aanzienlijk verandert, werk dan je verwachte inkomen bij, zodat je kwartaalramingen van de belasting zo nauwkeurig mogelijk blijven.
Leg bonnetjes vast zolang ze vers zijn
Bonnetjes fotograferen op het moment dat je een aankoop doet, is veel eenvoudiger dan maanden later proberen ontbrekende documentatie terug te vinden. Het helpt QuickBooks ook om bonnetjes aan de juiste transacties te koppelen.
Wacht niet tot het belastingseizoen
Boekhouding voor zelfstandigen werkt het best wanneer deze deel uitmaakt van je wekelijkse routine. Een paar minuten besteden aan het controleren van transacties gedurende het jaar is veel eenvoudiger dan maanden aan activiteiten in één keer proberen te ordenen.
Conclusie
Als je meer wilt ontdekken, lees dan meer over alles wat bij QuickBooks Solopreneur. inbegrepen is
Ik hoop dat deze handleiding je helpt een systeem op te bouwen dat eenvoudig te onderhouden is en je financiën het hele jaar georganiseerd houdt.
Veelgestelde vragen over het gebruik van QuickBooks voor de boekhouding van zelfstandigen
Berekent QuickBooks mijn geschatte kwartaalbelastingen?
Ja. QuickBooks Solopreneur schat je federale kwartaalbelastingen op basis van je gecategoriseerde inkomsten, uitgaven en belastingprofiel. Geschatte staatsbelastingen moeten afzonderlijk worden bijgehouden.
Wat gebeurt er als ik één kaart gebruik voor zakelijke en persoonlijke uitgaven?
Je kunt de rekening koppelen en elke transactie markeren als Zakelijk, Persoonlijk of Gesplitst. Een speciale zakelijke rekening maakt de boekhouding nog steeds eenvoudiger.
Hoe werkt het bijhouden van kilometers?
De mobiele QuickBooks-app gebruikt gps om je ritten bij te houden. Classificeer elke rit als zakelijk of persoonlijk; zakelijke kilometers worden geregistreerd voor de standaardkilometeraftrek.
Is QuickBooks Solopreneur hetzelfde als QuickBooks Self-Employed?
Nee. QuickBooks Solopreneur is het nieuwere product voor bedrijven die Schedule C gebruiken en vervangt QuickBooks Self-Employed voor nieuwe gebruikers.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf verder groeit dan alleen ikzelf?
Mogelijk moet je upgraden naar QuickBooks Online als je bedrijf functies zoals salarisadministratie of voorraadbeheer nodig heeft. Raadpleeg de meest recente richtlijnen van Intuit om je upgrademogelijkheden te bevestigen.