Hoe je QuickBooks Online gebruikt voor een maandafsluitingsroutine

De maand is voorbij, maar hoe zeker weet je dat je boekhouding klopt? Het is gemakkelijk om door te gaan naar de volgende maand zonder je boekhouding te controleren, om later pas ontbrekende transacties of fouten in rapportages te ontdekken.

Een maandafsluiting is een eenvoudige routine waarmee je die problemen vroegtijdig kunt opsporen. In plaats van aan het einde van het jaar maanden aan boekhouding door te nemen, controleer je de maand terwijl alles nog vers in het geheugen ligt, zodat je de maand met vertrouwen kunt afsluiten.

QuickBooks Online maakt de maandafsluiting eenvoudiger. In deze handleiding laten we zien hoe je hiermee een eenvoudige maandafsluitingsroutine opbouwt.

Hoe QuickBooks Online de maandafsluiting eenvoudiger maakt

Intuit QuickBooks Online helpt de werkzaamheden voor het maandelijks afsluiten van je boekhouding te beperken door routinetaken te automatiseren en problemen onder de aandacht te brengen die je aandacht vereisen.

Het ondersteunt je maandafsluiting door:

• Je boekhouding gedurende de hele maand georganiseerd te houden. Accounting AI categoriseert transacties zodra ze binnenkomen, terwijl gekoppelde loonadministratie- en Bill Pay-transacties automatisch worden vastgelegd.
• Accountafstemming eenvoudiger te maken. Door AI aangestuurde afstemming vergelijkt je boekhouding met je bank- en creditcardafschriften, brengt afwijkingen onder de aandacht en legt uit hoe je deze kunt oplossen.
• Mogelijke problemen te markeren. Detectie van afwijkingen controleert je winst-en-verliesrekening en balans op dubbele transacties, verkeerd gecategoriseerde uitgaven, ongebruikelijke saldi en andere problemen die van invloed kunnen zijn op je rapportages.
• Afgesloten perioden te beschermen. Met Boeken afsluiten kun je de maand vergrendelen met een waarschuwing of wachtwoord, zodat je na je controle niet per ongeluk wijzigingen aanbrengt.

In plaats van van de maandafsluiting een groot opruimproject te maken, helpt QuickBooks Online je om er een eenvoudige routine van te maken die je boekhouding het hele jaar door nauwkeurig houdt.

Voordat je begint met je maandafsluiting

Controleer voordat je begint of je QuickBooks Online-account klaar is voor de maandafsluiting. 

Verbind je bank- en creditcardrekeningen, zodat je transacties actueel blijven (voor door AI aangestuurde afstemming heb je Plus of Advanced nodig, terwijl handmatige afstemming beschikbaar is in alle abonnementen). 

Je hebt ook de maandelijkse afschriften nodig voor elke rekening die je afstemt, evenals beheerderstoegang als je na je controle een afsluitdatum en wachtwoord wilt instellen. 

Reserveer ten slotte tijd in de eerste week van elke maand door een terugkerende agendaherinnering toe te voegen, want consistentie maakt een maandafsluitingsroutine effectief.

Als alles klaarstaat, lees je hier hoe je een maandafsluiting uitvoert met QuickBooks Online.

Een maandafsluiting uitvoeren in QuickBooks Online

Volg de onderstaande stappen om je maandafsluiting in Intuit QuickBooks Online te voltooien. Doorloop elke stap voordat je de maand afsluit.

Stap 1. Wis de transactiewachtrij

Controleer alles wat nog in de bankfeed staat en boek of corrigeer openstaande transacties. 

Begin met de batch Gereed om te boeken van de AI en controleer vervolgens de transacties waarvoor je input nodig is, zodat de activiteiten van de maand volledig zijn voordat je aan je afsluiting begint.

[SCHERMBEELD: stap 1 — de controlewachtrij van de bankfeed wissen]

Stap 2. Voer ontbrekende transacties in

Bankfeeds leggen niet elke transactie vast. 

Voeg openstaande facturen, rekeningen, contante transacties of andere maandafsluitingsboekingen toe die nog niet zijn vastgelegd, zodat je boekhouding alles weerspiegelt wat er gedurende de maand is gebeurd.

Stap 3. Stem elke rekening af

Vergelijk elke bank- en creditcardrekening met het bijbehorende afschrift om te bevestigen dat je boekhouding overeenkomt met de gegevens van je financiële instellingen. Gebruik in Plus en Advanced door AI aangestuurde afstemming om eventuele afwijkingen te controleren en op te lossen voordat je verdergaat.

[SCHERMBEELD: stap 3 — het afstemmingsscherm met een door AI uitgelegde afwijking]

Stap 4. Controleer door AI gemarkeerde problemen

Controleer wat Accounting AI markeert in je winst-en-verliesrekening en balans, zoals dubbele transacties, verkeerd gecategoriseerde uitgaven, ongebruikelijke saldi of problemen met ouderdom. Los elke bevinding op terwijl de maand nog vers in het geheugen ligt, in plaats van problemen mee te nemen naar de volgende periode.

[SCHERMBEELD: stap 4 — bevindingen van de detectie van afwijkingen in de winst-en-verliesrekening]

Stap 5. Bekijk je financiële rapporten

Open je winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht. 

Een aansluiting bevestigt dat je administratie klopt. Door deze rapporten te bekijken, bevestig je dat de cijfers logisch zijn. 

Let op onverwachte zaken in plaats van elke transactie te proberen controleren.

Stap 6. Onderzoek onverwachte resultaten

Als een getal niet overeenkomt met je verwachtingen, duik dan in de onderliggende transacties om te begrijpen waarom. 

Veel verrassingen ontstaan door categoriseringsfouten of timingverschillen, terwijl het incidentele echte probleem precies is wat een maandafsluiting aan het licht moet brengen.

Stap 7. Sluit de boekhouding af

Ga naar Instellingen → Geavanceerd → Boekhouding en stel de afsluitdatum in op de laatste dag van de maand. Kies of wijzigingen in afgesloten perioden een waarschuwing of een wachtwoord vereisen. 

Voor de meeste bedrijven biedt het vereisen van een wachtwoord een betere bescherming tegen onbedoelde wijzigingen nadat de maand is gecontroleerd.

[SCHERMAFBEELDING: stap 7 — de instelling voor het afsluiten van de boekhouding met afsluitdatum en wachtwoord]

Stap 8. Noteer vragen voor je accountant

Houd een doorlopende lijst bij van vragen, ongebruikelijke transacties of inschattingen die tijdens de afsluiting naar voren kwamen. Het is veel eenvoudiger om deze samen te bespreken dan te proberen ze tijdens de eindejaarsopschoning te reconstrueren.

Hoe een goede maandafsluiting met QuickBooks Online eruitziet

Aan het einde van je maandafsluiting moet je het volgende kunnen afvinken:

• Alle bank- en creditcardrekeningen zijn afgestemd op hun maandelijkse afschriften.
• Openstaande transacties zijn gecategoriseerd of vastgelegd, zodat er weinig tot niets meer in de transactiewachtrij staat.
• De bevindingen van de boekhoudkundige AI zijn beoordeeld en belangrijke problemen zijn opgelost of onderzocht.
• Je winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht geven nauwkeurig weer hoe je bedrijf gedurende de maand heeft gepresteerd.
• De afgesloten periode is vergrendeld met een afsluitdatum om onbedoelde wijzigingen te helpen voorkomen.
• Eventuele resterende vragen of ongebruikelijke transacties zijn voor je accountant vastgelegd in plaats van ze tot het einde van het jaar te laten liggen.

Naarmate je dit proces elke maand herhaalt, wordt het afsluiten van je boekhouding in QuickBooks Online sneller, consistenter en eenvoudiger te beheren. 

In plaats van dagen te besteden aan het opschonen van maanden aan boekhouding, controleer je de vorige maand terwijl alles nog vers in het geheugen ligt en houd je je financiële administratie het hele jaar door actueel.

Tips en veelgemaakte fouten om te vermijden

Zelfs met een vaste maandelijkse routine kunnen een paar kleine gewoonten ervoor zorgen dat je afsluiting nauwkeuriger en op de lange termijn veel eenvoudiger te beheren wordt.

Sluit je boekhouding niet te vroeg af

Een afsluitdatum beschermt afgesloten perioden, maar pas nadat je klaar bent met het controleren van je rapporten en het oplossen van eventuele openstaande problemen. 

Als je de maand te snel vergrendelt, wordt het moeilijker om fouten te corrigeren en moet je mogelijk een afgesloten periode opnieuw openen.

Vergelijk de rapporten van deze maand met die van vorige maand

Door je winst-en-verliesrekening en balans maand na maand te bekijken, vallen ongebruikelijke veranderingen veel gemakkelijker op. 

Grote schommelingen in omzet, uitgaven of rekeningsaldi vallen vaak op wanneer je rapporten vergelijkt in plaats van elke maand afzonderlijk te bekijken.

Werk je transactiewachtrij elke week bij

Als je tot het einde van de maand wacht met het categoriseren van elke transactie, kan een korte controle uitmonden in een lange opschoonsessie. Door elke week een paar minuten te besteden aan het bijhouden van je transactiewachtrij, verloopt de daadwerkelijke maandafsluiting veel sneller.

Gebruik terugkerende transacties voor voorspelbare uitgaven

Als je bedrijf regelmatig facturen, abonnementen, leningbetalingen of huur betaalt, stel deze dan in als terugkerende transacties in QuickBooks Online. 

Dit vermindert handmatige gegevensinvoer en helpt ervoor te zorgen dat terugkerende uitgaven niet over het hoofd worden gezien tijdens je maandafsluiting.

Bewaar ondersteunende documenten op één plek

Bewaar gedurende de maand bonnetjes, facturen en bankafschriften op een georganiseerde locatie, in plaats van ernaar te zoeken tijdens je afsluiting. 

Als ondersteunende documenten direct beschikbaar zijn, is het veel eenvoudiger om transacties te controleren en vragen te beantwoorden als iets niet lijkt te kloppen.

Conclusie

Je kunt ook meer leren over Boekhoudkundige AI om te zien hoe functies op basis van AI helpen bij het vereenvoudigen van categorisering, afstemming en financiële controles gedurende de maand. 

Als je nog meer tools en hulpmiddelen wilt ontdekken, bezoek dan de startpagina van Intuit QuickBooks Online om alles te verkennen wat het platform te bieden heeft.

Een consistente maandafsluitingsroutine is een van de beste manieren om je boekhouding nauwkeurig te houden en je bedrijf op koers te houden. Ik wens je veel succes bij het toepassen van dit proces en het onderdeel maken ervan van je maandelijkse werkproces.