QuickBooks Boekhoudkundige AI: Diepgaande blik op functies en hoe het werkt

De transacties blijven binnenkomen, maar je boekhouding georganiseerd houden betekent nog steeds dat je categorieën moet controleren, vragen moet oplossen en ervoor moet zorgen dat alles correct wordt vastgelegd. 

De AI voor boekhouding van QuickBooks is ontwikkeld om die workflow te vereenvoudigen door routinematige boekhoudkundige werkzaamheden voor te bereiden ter beoordeling. 

In deze handleiding lees je hoe het werkt, wat de belangrijkste functies zijn, hoe je het gebruikt en welke bedrijven er het meeste baat bij hebben.

Wat is de AI voor boekhouding van QuickBooks Online?

AI voor boekhouding van QuickBooks Online is een door AI aangedreven assistent voor de boekhouding die helpt je boeken bij te werken met minder handmatig werk. 

De assistent bereidt routinematige transacties voor ter beoordeling, vraagt om verduidelijking wanneer dat nodig is en laat boekhoudkundige beslissingen aan jou of je accountant over. 

Het resultaat is dat je minder tijd besteedt aan het invoeren van transacties en meer tijd hebt om werk te controleren dat al is voorbereid.

Hoe de AI voor boekhouding van QuickBooks Online werkt

Nadat je de bank- en creditcardrekeningen van je bedrijf hebt gekoppeld, controleert de AI voor boekhouding elke binnenkomende transactie en bereidt deze voor voordat jij deze te zien krijgt. 

Op basis van je boekhoudkundige geschiedenis voorspelt de assistent de meest waarschijnlijke categorie, klant of leverancier en ordent het werk op basis van de mate van zekerheid.

Dit gebeurt vervolgens:

• Routinematige transacties worden voorbereid voor snelle controle en verwerking.
• Onduidelijke transacties worden gemarkeerd met een verzoek om meer informatie, in plaats van automatisch te worden gecategoriseerd.
• Gerelateerde transacties, zoals loonbetalingen en factuurbetalingen, worden gekoppeld om handmatig boekhoudkundig werk te beperken.
• Ongebruikelijke activiteiten en mogelijke boekhoudkundige problemen worden uitgelicht ter controle.

Het resultaat is een eenvoudigere workflow. 

Je besteedt minder tijd aan het handmatig invoeren en categoriseren van transacties door werk te controleren dat al is voorbereid en alleen in te grijpen wanneer jouw inbreng nodig is.

Opvallende functies van de AI voor boekhouding van QuickBooks

Intuit QuickBooks Online De AI voor boekhouding van QuickBooks bevat verschillende functies die de dagelijkse boekhouding sneller en eenvoudiger maken. Hier zijn er drie die de moeite waard zijn om te kennen.

Verwerkingsklare batches

Een van de grootste tijdbesparende functies is Verwerkingsklaar. Hierbij worden transacties gegroepeerd waar de AI veel vertrouwen in heeft. 

In plaats van elke transactie afzonderlijk te controleren, kun je snel een hele batch controleren, de nodige wijzigingen aanbrengen en alles met slechts een paar klikken verwerken. 

Zo verandert de boekhouding van handmatige gegevensinvoer in een veel sneller controleproces.

Meer informatie opvragen wanneer dat nodig is

In plaats van te raden hoe een onduidelijke transactie moet worden gecategoriseerd, vraagt de AI voor boekhouding om verduidelijking. 

De assistent maakt een verzoek aan waarop jij, je accountant of een ander teamlid kan reageren. Vervolgens wordt de transactie bijgewerkt zodra de ontbrekende informatie is verstrekt. 

Dit helpt boekhoudkundige fouten te beperken en zorgt ervoor dat iedereen in dezelfde workflow samenwerkt.

Door AI aangedreven bankafstemming

Je boekhouding elke maand afstemmen kan een van de meest tijdrovende boekhoudkundige taken zijn. 

Bij ondersteunde QuickBooks Online-abonnementen vergelijkt de AI voor boekhouding je bankafschriften met je boekhouding, stelt verschillen vast en legt uit wat aandacht nodig heeft. 

Doordat mogelijke problemen al zijn uitgelicht, kun je je richten op het oplossen van uitzonderingen in plaats van handmatig elke transactie te doorzoeken.

Naast deze kernfuncties bevat de AI voor boekhouding van QuickBooks ook verschillende hulpmiddelen die de dagelijkse boekhouding verbeteren. 

De badges RULE en AUTO geven duidelijk aan welke transacties automatisch zijn verwerkt, zodat je beter kunt zien wat de AI heeft afgehandeld. De assistent kan ook je winst-en-verliesrekening en balans analyseren om dubbele transacties, verkeerd gecategoriseerde uitgaven en andere boekhoudkundige problemen op te sporen voordat ze grotere problemen worden. 

De AI voor boekhouding van QuickBooks gebruiken

Zodra je rekeningen zijn verbonden, begint QuickBooks Accounting AI transacties voor te bereiden ter beoordeling. Zo gebruik je de belangrijkste functies om je boekhouding te controleren, goed te keuren en nauwkeurig te houden.

Stap 1: verbind je bank- en creditcardrekeningen

Begin met het verbinden van je zakelijke bank- en creditcardrekeningen met QuickBooks Online. 

Accounting AI gebruikt binnenkomende transacties samen met je boekhoudgeschiedenis om categorieën, klanten, leveranciers en andere transactiegegevens voor te stellen voordat deze ter beoordeling worden voorbereid.

Stap 2: controleer de transacties die klaar zijn om te boeken

Open je banktransacties en controleer de groep Klaar om te boeken.

 Dit zijn transacties die Accounting AI met voldoende vertrouwen heeft voorbereid ter beoordeling. Controleer de voorgestelde gegevens, breng indien nodig wijzigingen aan en keur de reeks vervolgens goed en boek deze.

Stap 3: reageer op verzoeken om meer informatie

Als Accounting AI meer context nodig heeft, controleer je de gemarkeerde transacties en verstrek je de gevraagde informatie. Als iemand anders het antwoord heeft, zoals je accountant of een ander teamlid, kun je het verzoek met die persoon delen zodat de transactie kan worden voltooid.

Stap 4: controleer RULE- en AUTO-transacties

Controleer transacties met de badges RULE of AUTO om werk te identificeren dat is uitgevoerd via bankregels, gematchte loonstrookboekingen, Bill Pay en andere ondersteunde automatiseringen. Door deze transacties steekproefsgewijs te controleren, kun je nagaan of alles naar verwachting is afgehandeld.

Stap 5: stem je rekeningen af

Als je QuickBooks Online Plus of Advanced gebruikt, gebruik je de AI-ondersteunde functie voor het afstemmen tijdens je maandafsluiting. 

Deze vergelijkt je bankafschriften met je boekhouding, markeert verschillen en legt uit wat je aandacht nodig heeft voordat je je rekeningen afstemt.

Stap 6: controleer de bevindingen in rapporten

Sluit af door de bevindingen van AI in je winst-en-verliesrekening en balans te controleren. 

Let op dubbele transacties, verkeerd gecategoriseerde boekingen, ongebruikelijke rekeningactiviteit en andere boekhoudkundige problemen en los deze op voordat je je boekhouding voor de maand afsluit.

Wie heeft baat bij het gebruik van QuickBooks Accounting AI?

Hoe meer tijd je besteedt aan het controleren van transacties en het bijwerken van je boekhouding, hoe meer waarde QuickBooks Accounting AI kan bieden. Dit zijn de gebruikers voor wie de functie het meest geschikt is.

Eigenaren van kleine bedrijven die hun eigen boekhouding beheren

Veel eigenaren van kleine bedrijven doen hun boekhouding zelf terwijl ze de rest van het bedrijf runnen. 

QuickBooks Accounting AI vermindert de hoeveelheid handmatig werk door transacties voor te bereiden ter beoordeling, om verduidelijking te vragen wanneer dat nodig is en boekhoudkundige problemen te helpen identificeren voordat deze grotere problemen worden. 

Zo kunnen eigenaren minder tijd besteden aan routinematige boekhouding en toch controle houden over hun financiële administratie.

Freelancers en eenmanszaken

Freelancers en eigenaren van een eenmanszaak hebben vaak geen budget voor een vaste boekhouder, waardoor boekhouden een extra verantwoordelijkheid wordt naast het bedienen van klanten. 

QuickBooks Accounting AI helpt binnenkomende transacties te organiseren, stelt categorieën voor op basis van eerdere activiteiten en bereidt routinematig werk voor ter beoordeling. Zo wordt het eenvoudiger om een nauwkeurige boekhouding bij te houden zonder uren aan de werkweek toe te voegen.

Groeiende kleine bedrijven met een groter transactievolume

Wanneer een bedrijf groeit, neemt ook het aantal banktransacties, facturen, uitgaven en loonstrookboekingen toe dat moet worden gecontroleerd. 

QuickBooks Accounting AI helpt groeiende teams dit bij te houden door routinematige boekhouding voor te bereiden, de afstemming aan het einde van de maand te ondersteunen en financiële rapporten te analyseren op dubbele transacties, verkeerd gecategoriseerde uitgaven, uitgestelde inkomsten en andere boekhoudkundige problemen. 

Het resultaat is een boekhoudproces dat gemakkelijker meegroeit naarmate het transactievolume toeneemt.

Beperkingen en uitdagingen van QuickBooks AI voor boekhouding

QuickBooks AI voor boekhouding kan de handmatige boekhouding aanzienlijk verminderen, maar het is nog steeds ontworpen om naast u te werken in plaats van uw beoordelingsvermogen te vervangen. Hier zijn enkele zaken waarmee u rekening moet houden voordat u op de suggesties vertrouwt.

De beschikbaarheid van functies hangt af van uw abonnement

De functies van QuickBooks AI voor boekhouding verschillen per abonnement. 

Hoewel AI-functies voor banktransacties beschikbaar zijn in alle QuickBooks Online-abonnementen, is de volledige AI voor boekhouding inbegrepen bij QuickBooks Online Essentials, Plus en Advanced. 

Geavanceerde functies, zoals door AI ondersteunde afstemming en rapportanalyses, vereisen QuickBooks Online Plus, Advanced of Intuit Enterprise Suite.

Het leert van uw boekhoudgeschiedenis

Suggesties worden in de loop der tijd nauwkeuriger doordat het leert van uw boekhoudactiviteiten en uw reacties. Het controleren en corrigeren van aanbevelingen helpt toekomstige suggesties te verbeteren.

U moet AI-suggesties nog steeds controleren

De AI bereidt de boekhouding voor op controle in plaats van elke boekhoudkundige beslissing automatisch te nemen. Door voorgestelde categorieën, transacties en afstemmingen te controleren, zorgt u ervoor dat uw financiële administratie nauwkeurig blijft voordat u wijzigingen goedkeurt.

Voor boekhoudkundige beslissingen is nog steeds menselijk beoordelingsvermogen nodig

Voor sommige transacties is aanvullende context nodig voordat ze correct kunnen worden gecategoriseerd. Wanneer meer informatie nodig is, vraagt de AI om verduidelijking, maar u of uw accountant blijft verantwoordelijk voor het nemen van de uiteindelijke boekhoudkundige beslissingen.

Conclusie

Als u meer wilt weten, raad ik u aan het overzicht van het QuickBooks AI voor boekhouding-platform te bekijken om te zien hoe het in QuickBooks Online past.

Door de tijd te nemen om de suggesties te controleren, te reageren op verzoeken om meer informatie en uw rekeningen regelmatig af te stemmen, haalt u meer waarde uit de functies en houdt u tegelijkertijd uw boekhouding nauwkeurig.