De juiste persoon voor je team vinden is iets om te vieren. Maar wanneer die persoon in een ander land woont, kunnen het papierwerk, de compliancevereisten en de administratieve rompslomp de glans er snel afhalen. Daar komt Justworks EOR om de hoek kijken.
Met Justworks EOR kun je internationale werknemers in dienst nemen zonder een buitenlandse juridische entiteit op te richten. Het regelt de lokale indiensttreding, salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, compliance en onboarding, zodat je snel en vol vertrouwen kunt handelen, ongeacht waar je volgende geweldige werknemer woont.
Wat houdt het daadwerkelijk in om een internationale werknemer in dienst te nemen?
Wanneer je iemand in een ander land in dienst neemt, valt die persoon onder de arbeidswetten en belastingregels van dat land, niet onder die van jou. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de naleving van lokale regelgeving op het gebied van contracten, salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en beëindiging van het dienstverband, zelfs als je daar nog nooit eerder mee te maken hebt gehad.
Over het algemeen heb je drie opties om internationaal talent aan te nemen:
- Een lokale entiteit oprichten in het buitenland
- Samenwerken met een Employer of Record (EOR) zoals Justworks
- De persoon inhuren als zelfstandige opdrachtnemer (doorgaans een kortetermijnoplossing, geen oplossing voor de lange termijn)
Het oprichten van een eigen entiteit in het buitenland kan drie tot zes maanden duren en tussen $15,000 en $50,000 kosten, nog afgezien van doorlopende boekhoudkosten en jaarlijkse aangiften. Voor één werknemer is dat zelden de moeite waard.
Justworks EOR wordt op papier de juridische werkgever en neemt namens jou de administratieve en complianceverantwoordelijkheden op zich. Dat omvat:
- Lokale indiensttreding: Justworks verzorgt het formele papierwerk en zorgt ervoor dat de arbeidsrelatie correct wordt ingericht voor dat land
- Salarisadministratie: Je werknemer wordt betaald in de lokale valuta, waarbij de juiste belastingen automatisch worden ingehouden
- Arbeidsvoorwaarden: Justworks zorgt ervoor dat je werknemer alles ontvangt wat de lokale wet voorschrijft en kan je helpen verder te gaan dan het minimum om concurrerend te blijven
- Compliance: Contracten, regels voor beëindiging van het dienstverband, wettelijke aangiften en alles daartussenin
Waarom groeiende bedrijven kiezen voor Justworks EOR
Snelheid is meestal de doorslaggevende factor. Met Justworks EOR kun je iemand in slechts twee tot drie weken in dienst hebben en klaar laten zijn om te beginnen. Vergelijk dat met de maanden die het kost om zelf een buitenlandse entiteit op te richten, en het voordeel is duidelijk, vooral wanneer je concurreert om toptalent.
Hier is een kort overzicht van hoe de twee opties zich tot elkaar verhouden:
| HR-uitdaging | Rechtstreekse oprichting van een entiteit | Justworks EOR |
|---|---|---|
| HR-uitdagingTijd tot indiensttreding | Rechtstreekse oprichting van een entiteit3–6 maanden | Justworks EOR2–3 weken |
| HR-uitdagingInitiële kosten | Rechtstreekse oprichting van een entiteit$15,000–$50,000 | Justworks EORModel met betaling per werknemer |
| HR-uitdagingDoorlopende vereisten | Rechtstreekse oprichting van een entiteitBoekhoudkosten + jaarlijkse aangiften | Justworks EORGebundelde compliancediensten |
| HR-uitdagingLokale aanwezigheid vereist | Rechtstreekse oprichting van een entiteitJa | Justworks EORNee |
Naast tijdsbesparing en lagere kosten is er ook het aspect van compliance. Arbeidswetten verschillen aanzienlijk per land, en fouten kunnen leiden tot boetes of rechtszaken. In Frankrijk moeten beëindigingen specifieke procedures en ontslagvergoedingsregels volgen. In Latijns-Amerikaanse landen zoals Brazilië en Mexico hebben werknemers wettelijk recht op een dertiende maand salaris. Justworks EOR brengt landspecifieke expertise in bij elke indiensttreding, zodat je niet van de ene op de andere dag een expert in buitenlands arbeidsrecht hoeft te worden.
Zo neem je je eerste internationale werknemer in dienst met Justworks EOR
Zo ziet het proces er doorgaans stap voor stap uit.
Stap 1: Onderzoek het land en definieer de functie
Controleer allereerst of je doelland een EOR-constructie ondersteunt; sommige landen, zoals Nederland, hebben beperkingen of tijdslimieten. Breng vervolgens de basis in kaart: waar de werknemer zal werken, of het om een fulltime- of parttimefunctie gaat en of het een vaste of tijdelijke functie betreft.
Onderzoek van daaruit lokale salarisbenchmarks en wettelijke minimumeisen voor arbeidsvoorwaarden, zodat je weet hoe een concurrerend aanbod eruitziet. Justworks kan je bij dit onderzoek begeleiden, zodat je niet helemaal vanaf nul hoeft te beginnen.
Stap 2: Regel het arbeidscontract en de lokale vereisten
Justworks stelt een arbeidscontract op dat voldoet aan de lokale wetgeving, maar heeft jouw input nodig over de details. Een paar zaken om over na te denken:
- Intellectueel eigendom: Sommige landen kennen werkgevers automatisch het eigendom toe van werk dat tijdens het dienstverband is gemaakt; in andere landen moet dit expliciet worden vastgelegd. Voor technische of creatieve functies is het belangrijk om dit goed te regelen
- Vertrouwelijkheidsclausules: Wat in de VS afdwingbaar is, houdt mogelijk geen stand voor een Europese rechtbank. Maak hierbij gebruik van de expertise van Justworks
- Proefperioden: Deze verschillen sterk. Duitsland staat maximaal zes maanden toe, terwijl Mexico ze voor de meeste functies beperkt tot 30 dagen
Justworks regelt het opstellen van contracten met ingebouwde kennis van de specifieke vereisten per land, zodat je niet hoeft te gissen.
Stap 3: Loonadministratie, arbeidsvoorwaarden en belastingen instellen
Justworks beheert de loonadministratie, maar je moet nog steeds een paar beslissingen nemen, bij voorkeur in overleg met een belastingadviseur:
- Betaalfrequentie: Maandelijkse betaling is in veel landen de norm, in tegenstelling tot de tweewekelijkse norm in de VS
- Salarisstructuur: In sommige landen wordt naast een basissalaris een aantal aanvullende vergoedingen verwacht
- Arbeidsvoorwaarden: Bied je het wettelijke minimum, of ga je verder om sterkere kandidaten aan te trekken?
- Valuta: Justworks betaalt werknemers in hun lokale valuta, waardoor je team zich geen zorgen hoeft te maken over wisselkoersen
Justworks koppelt de loonadministratie rechtstreeks aan arbeidsvoorwaarden en ondersteuning op het gebied van naleving, zodat alles via één platform verloopt in plaats van via verschillende niet-gekoppelde systemen.
Stap 4: Je nieuwe werknemer inwerken
Zodra het contract is ondertekend en de loonadministratie is ingesteld, is het tijd om je nieuwe teamlid te verwelkomen. Justworks ondersteunt het inwerkproces, inclusief de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden, zodat je nieuwe werknemer een soepele eerste werkdag heeft, ongeacht waar die zich bevindt.
Wat je kunt verwachten van de tijdlijn
Hieronder zie je een realistisch overzicht van hoe internationaal personeel aannemen met Justworks EOR eruitziet:
Week 1–2: Justworks EOR kiezen en inwerken
- Ga aan de slag met Justworks en bevestig de dekking voor het land waarin je wilt aannemen
- Bekijk de serviceovereenkomsten en prijzen
- Voltooi alle vereiste verificatiestappen (KYC enzovoort)
Hoe Justworks helpt: Justworks is vandaag actief in meer dan 30+ internationale markten. Ons team begeleidt je bij elke stap, zodat er niets tussen wal en schip valt.
Week 2–3: Het dienstverband opzetten
- Deel functiegegevens en informatie over de beloning met Justworks
- Bekijk het conceptarbeidscontract
- Coördineer de vereiste documenten met je kandidaat
- Start indien nodig achtergrondcontroles
Hoe Justworks helpt: Justworks stelt het contract op, wijst op landspecifieke vereisten en beheert de communicatie over en weer, zodat jij je kunt richten op de relatie met je kandidaat.
Week 3–4: Inwerken en naleving
- Voltooi de immigratieverificatie (indien van toepassing)
- Stel de loonadministratie en arbeidsvoorwaarden in op het Justworks-platform
- Regel indien nodig de levering van apparatuur
- Begin met het inwerken op afstand
Hoe Justworks helpt: Loonadministratie, arbeidsvoorwaarden en naleving worden allemaal beheerd via het uniforme platform van Justworks—hetzelfde platform dat je voor je Amerikaanse team gebruikt als je ookJustworks PEO of Justworks Payroll. gebruikt
Tip van de expert: Plan wat extra tijd in. In sommige landen zijn medische onderzoeken, verklaringen omtrent het gedrag of gewaarmerkte documenten vereist. Justworks wijst op alles wat locatiegebonden is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wereldwijd personeel aannemen zonder complexiteit
Internationaal personeel aannemen geeft je bedrijf toegang tot een veel grotere talentpool. Maar het werkt alleen goed als je de juiste ondersteuning hebt.
Justworks EOR regelt de naleving, loonadministratie, arbeidsvoorwaarden en HR-ondersteuning die internationaal personeel aannemen beheersbaar maken, en er komt nog meer aan. En omdat het naadloos integreert met Justworks PEO en Justworks Payroll, bevindt je hele team, zowel nationaal als internationaal, zich op één plek.
Klaar om je eerste internationale werknemer aan te nemen? Ga aan de slag met Justworks EOR.