De aanbieding is geaccepteerd en je nieuwe medewerker staat klaar om aan de slag te gaan. Nu komt het papierwerk: belastingformulieren, gegevens voor directe stortingen en al het andere dat moet worden afgerond voordat het eerste salaris wordt uitbetaald.
We hebben deze handleiding samengesteld om je te begeleiden bij het inwerken van een nieuwe medewerker in QuickBooks Workforce, zodat je elke stap vol vertrouwen kunt uitvoeren en je medewerker kunt voorbereiden op de salarisadministratie.
Waarom QuickBooks Workforce gebruiken voor het inwerken van medewerkers?
Het inwerken eindigt niet nadat de aanbiedingsbrief is ondertekend.
Er moeten nog belastingformulieren worden ingevuld, gegevens voor directe stortingen worden verzameld, bedrijfsdocumenten worden ondertekend en salarisinformatie worden voorbereid voordat een nieuwe medewerker klaar is voor het eerste salaris.
QuickBooks Workforce brengt deze taken op één plek samen. Zo kunnen medewerkers eenvoudiger voltooien wat nodig is en krijg jij een duidelijker overzicht van wat nog moet gebeuren.
Wanneer medewerkers hun inwerktaken afronden, worden hun gegevens naar QuickBooks Workforce doorgestuurd in plaats van later handmatig te worden ingevoerd. Het resultaat is een overzichtelijker inwerkproces en een soepelere overgang naar de eerste salarisverwerking van de medewerker.
Waar je op moet letten voordat je een nieuwe medewerker inwerkt in QuickBooks Workforce
Neem voordat je begint een paar minuten de tijd om te controleren of alles klaarstaat. Als deze basiszaken geregeld zijn, verloopt het inwerkproces soepeler.
Controleer je QuickBooks Workforce-configuratie
Controleer of je QuickBooks Workforce-abonnement de inwerkfuncties bevat die je wilt gebruiken. Sommige geavanceerde hulpmiddelen, zoals geautomatiseerde I-9-formulieren en elektronische handtekeningen, zijn alleen beschikbaar bij bepaalde abonnementen.
Verzamel de gegevens en documenten van de medewerker
Zorg dat het persoonlijke e-mailadres van de medewerker, de startdatum, het betalingstype, het betalingstarief en alle vereiste bedrijfsdocumenten beschikbaar zijn voordat je met het inwerkproces begint. Als je alles vooraf voorbereidt, kun je de workflow doorlopen zonder te hoeven stoppen om ontbrekende informatie te zoeken.
Controleer je configuratie voor salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden
Als de medewerker wordt opgenomen in de salarisadministratie of deelneemt aan arbeidsvoorwaarden, controleer dan of deze instellingen al zijn geconfigureerd voordat je de uitnodiging voor het inwerken verstuurt. Zo weet je zeker dat alles klaarstaat voor de eerste salarisverwerking.
Een nieuwe medewerker inwerken in QuickBooks Workforce
Volg deze stappen om een nieuwe medewerker in te werken in QuickBooks Workforce, het vereiste papierwerk af te ronden en de medewerker voor te bereiden op de salarisadministratie.
Begin vóór de eerste werkdag
Ga zodra de aanbieding is geaccepteerd naar Salarisadministratie, vervolgens naar Medewerkers, selecteer Medewerker toevoegen en voer de naam en het e-mailadres van de nieuwe medewerker in.
Kies ‘Doorgaan met inwerken’ om de begeleide inwerkprocedure te starten.
Vul de gegevens aan de werkgeverskant in
Doorloop de persoonlijke en werkgerelateerde gegevens van de medewerker en voer vervolgens de salarisgegevens in, waaronder het betalingstype, de standaardwerkuren en eventuele aanvullende betalingstypen.
Voeg documenten toe en wijs workflows toe
Voeg de documenten toe die de nieuwe medewerker moet bekijken en elektronisch ondertekenen, waaronder de aanbiedingsbrief, het personeelshandboek en het bedrijfsbeleid. Voeg HR-workflows toe die je abonnement ondersteunt. Voer indien nodig een antecedentenonderzoek van Checkr uit vanuit het medewerkersprofiel.
Stel de arbeidsvoorwaardeklasse en Workforce-toegang in
Bekijk een voorbeeld van de arbeidsvoorwaarden waarvoor de medewerker in aanmerking komt als je deze aanbiedt, bevestig de Workforce-toegang van de medewerker en selecteer vervolgens Inwerken voltooien om de uitnodiging voor het portaal te versturen.
Laat de medewerker het inwerken voltooien
Na ontvangst van de uitnodiging maakt de nieuwe medewerker een Workforce-account aan en ondertekent de aanbiedingsbrief.
Vervolgens vullen ze hun W-4 en I-9 online in, voeren ze hun gegevens voor directe stortingen in, ondertekenen ze elektronisch toegewezen documenten en schrijven ze zich vóór de eerste werkdag in voor arbeidsvoorwaarden.
Voltooiing controleren
Volg de status van de uitnodiging en inwerktaken vanuit de lijst Werknemers en volg openstaande items op. In deze fase bestaat de resterende handmatige stap uit toezicht houden in plaats van gegevens invoeren.
Controleer of de loonadministratie klaar is voor de eerste loonverwerking
Bevestig in het profiel van de werknemer dat diens loonrooster, belastinggegevens en betaalmethode volledig zijn. Omdat de gegevens van de werknemer rechtstreeks naar de loonadministratie worden doorgegeven, is dit een laatste controle en geen proces waarbij gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd.
Neem de werknemer op in de volgende loonverwerking
Zodra de inwerktaken zijn voltooid, verschijnt de nieuwe werknemer in je werknemerslijst en kan deze worden meegenomen in de loonadministratie.
Zo ziet succes eruit
Als het inwerken soepel is verlopen, merk je dat.
In plaats van formulieren na te jagen, ontbrekende informatie op te volgen of dezelfde gegevens opnieuw in de loonadministratie in te voeren, hoef je alleen het profiel van de werknemer te controleren om er zeker van te zijn dat alles compleet is voordat de eerste loonverwerking plaatsvindt.
De werknemer kan worden opgenomen in de loonadministratie en het eerste loon wordt zonder verrassingen op het laatste moment uitbetaald. Daarna kunnen ze op elk moment inloggen bij QuickBooks Workforce om hun loonstroken en W-2's te bekijken, zonder dat ze erom hoeven te vragen.
Veelgemaakte fouten en tips van experts
Met een paar eenvoudige beste praktijken voorkom je veelvoorkomende problemen bij het inwerken en haal je meer uit QuickBooks Workforce.
Wacht niet tot de loonweek
Als je wacht tot de loonweek om het inwerkproces te controleren, kun je te maken krijgen met ontbrekende belastingformulieren, gegevens voor automatische incasso of ondertekende documenten.
Controleer de inwerkstatus van elke werknemer voordat je de loonadministratie verwerkt, zodat er tijd is om onvolledigheden op te lossen.
Stel een standaard inwerkpakket samen
Maak een standaard inwerkpakket met je aanbiedingsbrief, bedrijfsbeleid, handboek en andere vereiste documenten.
Door voor elke nieuwe werknemer dezelfde werkwijze te gebruiken, blijft het inwerkproces consistent en is de kans kleiner dat documenten worden vergeten.
Bevestig je Workforce-abonnement voordat je je proces opzet
Sommige mogelijkheden voor het inwerken, zoals geautomatiseerde I-9's, elektronische handtekeningen en andere geavanceerde HR-functies, zijn alleen beschikbaar bij bepaalde abonnementen van QuickBooks Workforce.
Controleer wat bij je abonnement is inbegrepen voordat je je inwerkproces opzet.
Gebruik Workforce als zelfbedieningsportaal voor werknemers
QuickBooks Workforce is niet alleen bedoeld voor het inwerken.
Werknemers kunnen het blijven gebruiken om loonstroken, W-2's en andere documenten uit de loonadministratie te bekijken. Zo worden routinematige vragen over de loonadministratie beperkt en blijft alles op één plek.
Maak de controle van de loonadministratie je laatste controle
Controleer voordat je de eerste loonverwerking uitvoert het profiel van de werknemer om te bevestigen dat de belastingformulieren, betaalgegevens en vereiste documenten compleet zijn.
Je laatste controle moet gericht zijn op het verifiëren van informatie, niet op het verzamelen ervan.
Conclusie
Ik hoop dat deze handleiding je helpt om je volgende werknemer met meer vertrouwen en minder papierwerk in te werken.
Je kunt ook het bredere QuickBooks Workforce-platform bekijken voor meer informatie over de beschikbare hulpmiddelen voor loonadministratie, boekhouding en het beheren van je bedrijf.
Veelgestelde vragen
Wat doet de nieuwe medewerker zelf?
Na het accepteren van de uitnodiging maakt de medewerker een QuickBooks Workforce-account aan, vult de belastingformulieren en gegevens voor directe storting in, ondertekent toegewezen documenten en schrijft zich in voor secundaire arbeidsvoorwaarden als die beschikbaar zijn.
Hoe werken antecedentenonderzoeken?
Hoe werken antecedentenonderzoeken?
Kan de nieuwe medewerker zich tijdens het inwerkproces inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden?
Ja, als secundaire arbeidsvoorwaarden onderdeel zijn van je QuickBooks Workforce-configuratie. In aanmerking komende medewerkers kunnen hun inschrijving tijdens het inwerkproces bekijken en voltooien.
Wat moet ik doen als ik snel een medewerker wil toevoegen?
Je kunt Snel toevoegen gebruiken om het medewerkersprofiel aan te maken en eerst de salarisgegevens in te voeren. De overige taken voor het inwerkproces kunnen later worden voltooid.
Hoe hangt het inwerkproces samen met het eerste salaris?
De belastingformulieren, gegevens voor directe storting en andere informatie uit het inwerkproces van de medewerker worden overgenomen in diens salarisprofiel. Zodra alles is voltooid, kan de medewerker worden opgenomen in de volgende salarisverwerking.