Werknemersdossiers zouden niet moeten vereisen dat je door e-mailthreads, gedeelde mappen of archiefkasten moet zoeken om alleen maar een document te vinden of iemands gegevens bij te werken.
QuickBooks Workforce helpt alles samen te brengen door de dossiers van elke werknemer op één plek te bewaren en werknemers tegelijkertijd veilige zelfbedieningstoegang te bieden.
In deze handleiding laten we zien hoe je werknemersdossiers in QuickBooks Workforce organiseert, zodat ze vandaag gemakkelijker te beheren zijn en je ze kunt vinden wanneer je ze het hardst nodig hebt.
Waarom QuickBooks Workforce gebruiken om werknemersdossiers georganiseerd te houden
QuickBooks Workforce helpt werknemersdossiers georganiseerd te houden door alles op één plek samen te brengen in plaats van informatie te verspreiden over e-mails, papieren dossiers en meerdere systemen.
Elke werknemer heeft één profiel waarin persoonlijke gegevens, salarisgegevens en arbeidsdocumenten gezamenlijk kunnen worden beheerd, terwijl zelfbediening voor werknemers het aantal terugkerende verzoeken om loonstroken, W-2-formulieren en andere salarisinformatie vermindert.
Doordat dossiers zijn gekoppeld aan de salarisadministratie en toegang door beheerders wordt beheerd, is het gemakkelijker om informatie gedurende de hele werknemerslevenscyclus accuraat, veilig en direct beschikbaar te houden.
Werknemersdossiers organiseren in QuickBooks Workforce
Volg deze stappen om werknemersdossiers te organiseren in complete, gemakkelijk te beheren QuickBooks Workforce-profielen.
Stap 1. Controleer wat je hebt
Maak een lijst van waar werknemersinformatie momenteel wordt bewaard, waaronder laden, inboxen en rekenbladen, en bepaal vervolgens wat er in elk werknemersprofiel ontbreekt.
Deze inventaris wordt je migratiechecklist wanneer je dossiers naar QuickBooks Workforce verplaatst.
Stap 2. Vul elk werknemersprofiel volledig in
Ga naar Salarisadministratie en vervolgens naar Werknemers, en vul voor elke werknemer de persoonlijke, werk- en salarisgegevens in. Het profiel is alleen een betrouwbare centrale bron van waarheid wanneer het volledig is ingevuld.
Stap 3. Voeg de documenten toe
Voeg ondertekende aanbiedingsbrieven, bevestigingen van beleidsregels en andere arbeidsdocumenten toe aan elk werknemersprofiel.
Gebruik bij Premium- en Elite-abonnementen de digitale documentenworkflow om elektronisch handtekeningen aan te vragen en voltooide documenten georganiseerd bij het dossier van de werknemer te bewaren.
Stap 4. Nodig iedereen uit voor QuickBooks Workforce
Stuur uitnodigingen voor QuickBooks Workforce naar werknemers die nog geen verbinding hebben gemaakt en laat hen tijdens de configuratie hun voorkeur voor een papierloze W-2 instellen. Elke werknemer die zelfbediening gebruikt, is iemand minder die voor routinematige salarisdocumenten op jou hoeft te vertrouwen.
Stap 5. Stel de toegang bewust in
Controleer de QuickBooks Workforce-toegang van elke werknemer, zodat zij alleen kunnen zien wat zij mogen zien.
Wanneer iemand het bedrijf verlaat, schakel je de QuickBooks Workforce-toegang uit, terwijl je het arbeidsdossier intact houdt om aan je bewaarplichten te voldoen.
Stap 6. Laat updates via de bron verlopen
Moedig werknemers aan om in aanmerking komende persoonlijke gegevens waar mogelijk via QuickBooks Workforce bij te werken, waaronder adreswijzigingen en andere persoonlijke gegevens.
Informatie die bij de bron wordt bijgehouden, blijft waarschijnlijk nauwkeuriger dan informatie die via e-mails of handmatige verzoeken wordt doorgegeven.
Stap 7. Voer elk kwartaal een korte controle uit
Controleer op onvolledige profielen, openstaande documentverzoeken en werknemers die hun QuickBooks Workforce-uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd.
Een paar minuten per kwartaal besteden aan het controleren van dossiers maakt het einde van het jaar een stuk gemakkelijker.
Wat je zult merken nadat je werknemersdossiers in QuickBooks Workforce hebt georganiseerd
Je zult het merken wanneer je, in plaats van tijd te besteden aan het doorzoeken van mappen of het beantwoorden van terugkerende verzoeken van werknemers, één plek hebt om alles te beheren.
Werknemers kunnen hun eigen loonstroken en W-2-formulieren via Workforce openen, terwijl complete profielen salarisinformatie en arbeidsdocumenten georganiseerd en gemakkelijk vindbaar houden.
Wanneer iemand bij het bedrijf komt werken of vertrekt, is er een consistent proces om te volgen in plaats van last-minute te moeten improviseren.
Tegen de tijd dat het einde van het jaar aanbreekt, zijn er maar weinig W-2-aanvragen, omdat werknemers al toegang hebben en papierloze voorkeuren vooraf zijn ingesteld.
Veelgemaakte fouten en professionele tips
Deze eenvoudige herinneringen kunnen je helpen om werknemersgegevens georganiseerd te houden naarmate je bedrijf groeit.
Bewaar niet meerdere versies van hetzelfde record
Zodra werknemersgegevens naar QuickBooks Workforce zijn verplaatst, moet je stoppen met het bijwerken van dezelfde informatie in spreadsheets, e-mails of papieren dossiers. Door één volledig werknemersprofiel bij te houden, zorg je ervoor dat iedereen met dezelfde informatie werkt.
Voltooi uitnodigingen voor QuickBooks Workforce tijdig
Werknemers moeten hun QuickBooks Workforce-account activeren voordat ze zelfbedieningsfuncties kunnen gebruiken. Hoe eerder ze hun uitnodiging accepteren, hoe eerder ze toegang hebben tot loonstroken en W-2-formulieren zonder contact op te nemen met de salarisadministratie.
Schakel de toegang tot QuickBooks Workforce uit tijdens de uitdiensttreding
Wanneer een werknemer vertrekt, schakel je diens toegang tot QuickBooks Workforce uit, terwijl je het dienstverbandrecord in QuickBooks bewaart. Zo bescherm je de informatie van de werknemer zonder dat dit gevolgen heeft voor het bewaren van je records.
Houd records van nieuwe werknemers consistent
Gebruik voor elke nieuwe medewerker hetzelfde inwerkproces, zodat elk werknemersprofiel vanaf het begin volledige en consistente informatie bevat.
Controleer werknemersgegevens regelmatig
Controleer werknemersprofielen regelmatig om ontbrekende informatie, onvolledige documenten of een nog niet afgeronde Workforce-configuratie te identificeren voordat deze problemen veroorzaken tijdens de salarisverwerking of de jaarafsluiting.
Conclusie
Als je QuickBooks Workforce verder wilt verkennen, bekijk dan de QuickBooks Workforce om het platform zelf in actie te zien.
Ik hoop dat deze handleiding je helpt om met QuickBooks Workforce werknemersgegevens op een meer georganiseerde en betrouwbare manier te beheren. Naarmate je team groeit, kan het veel eenvoudiger worden om salarisverwerking, onboarding en taken aan het einde van het jaar te beheren wanneer alles op één plek staat.
Veelgestelde vragen
Wat kunnen werknemers zelf bekijken en doen?
Werknemers hebben toegang tot loonstroken, W-2-formulieren, inkomsten, verlofsaldi en andere beschikbare zelfbedieningsfuncties. Ze kunnen ook daarvoor in aanmerking komende persoonlijke gegevens bijwerken en toegewezen taken voltooien.
Wie bepaalt wat zichtbaar is?
Beheerders bepalen de toegang van elke werknemer tot QuickBooks Workforce. De beschikbare functies zijn afhankelijk van je abonnement en configuratie.
Wat hoort er in een werknemersprofiel te staan?
Elk profiel bevat persoonlijke en werkgerelateerde informatie, salarisgegevens, arbeidsdocumenten en instellingen voor toegang tot QuickBooks Workforce op één plek.
Hoe helpt dit aan het einde van het jaar en tijdens een audit?
Doordat werknemersgegevens en salarisinformatie bij elkaar staan, zijn ze gemakkelijker terug te vinden tijdens de jaarafsluiting en bij verzoeken om records.
Wat gebeurt er met records wanneer iemand vertrekt?
Schakel de toegang van de werknemer tot QuickBooks Workforce uit wanneer die persoon vertrekt, maar bewaar het dienstverbandrecord in QuickBooks om aan je bewaarplichten te voldoen.