QuickBooks Workforce AI voor loonadministratie: uitgebreide functies & hoe het werkt

De betaaldag zou snel voorbij moeten zijn. In plaats daarvan gaat er weer een uur verloren aan het opsporen van ontbrekende urenstaten en het herstellen van kleine fouten voordat de salarisverwerking überhaupt kan beginnen. 

Dat is precies het probleem waarvoor de QuickBooks Workforce Payroll AI is ontworpen. 

In deze handleiding leggen we uit hoe het werkt, hoe je het instelt en of het geschikt is voor jouw bedrijf.

Wat is de Payroll AI van QuickBooks Workforce? 

In de kern is QuickBooks Workforce's Payroll AI ontworpen om het repetitieve werk bij het voorbereiden van de salarisadministratie uit handen te nemen. 

In plaats van elke betaalperiode werknemers achterna te zitten voor hun uren, overuren en fooien, neemt de AI dat werk van je over door contact op te nemen via sms of de QuickBooks Workforce-app en de benodigde informatie te verzamelen.

Naarmate de reacties binnenkomen, controleert de AI de ingediende uren, markeert alles wat ongebruikelijk of onvolledig lijkt en neemt zelfs opnieuw contact op met werknemers om afwijkingen te helpen oplossen voordat de salarisverwerking plaatsvindt.

Zodra alles is verzameld en gecontroleerd, maakt de AI een concept-salarisverwerking aan in QuickBooks Online. Zo krijg je een duidelijk overzicht van het brutoloon en de salarisuitgaven voordat er verdere stappen worden gezet.

Het belangrijkste om te weten is dat de Payroll AI jou niet vervangt als degene die de beslissingen neemt. De taak van de AI is om de salarisverwerking voor te bereiden, niet om deze goed te keuren. 

Je controleert nog steeds elke salarisrun voordat deze wordt afgerond. Zo profiteer je van de tijdsbesparing van automatisering, terwijl je volledige controle houdt over wie hoeveel krijgt uitbetaald.

Belangrijkste functies van QuickBooks Payroll AI

Dit zijn de belangrijkste functies die de QuickBooks Workforce Payroll AI tot een waardevolle assistent voor de salarisadministratie maken.

De AI verzamelt automatisch informatie voor de salarisadministratie

In plaats van werknemers elke betaalperiode achterna te zitten voor hun uren, overuren en fooien, verzamelt de Payroll AI deze gegevens voor je via sms of de QuickBooks Workforce-app. Dit vermindert het heen-en-weercontact voordat de salarisverwerking moet plaatsvinden.

De AI signaleert problemen voordat de salarisverwerking plaatsvindt

Wanneer de informatie voor de salarisadministratie binnenkomt, controleert de Payroll AI op ontbrekende gegevens en ongebruikelijke invoer. Als iets niet klopt, neemt de AI contact op voordat het concept wordt opgesteld, zodat je problemen eerder kunt opsporen.

De AI maakt een concept-salarisverwerking die klaar is voor controle

Na het verzamelen en controleren van de informatie voor de salarisadministratie maakt de Payroll AI een concept-salarisverwerking aan in QuickBooks Online met je geschatte brutoloon en salarisuitgaven. Je controleert het concept, brengt indien nodig wijzigingen aan en keurt de salarisrun goed.

De Payroll AI stelt ook een verzamelschema op basis van je eerdere salarisverwerkingen op, laat je kiezen hoe werknemers worden benaderd, vereist toestemming van werknemers voordat berichten worden verstuurd en maakt het mogelijk om ingediende uren te corrigeren voordat de betaalperiode eindigt.

De QuickBooks Payroll AI gebruiken

Volg deze stappen om de QuickBooks Workforce Payroll AI in te stellen en te gebruiken voor je salarisproces.

Stap 1: Controleer of je in aanmerking komt

Je moet al minstens één loonbetaling hebben uitgevoerd met QuickBooks Workforce Core, Premium of Elite, en AutoPayroll moet uitgeschakeld zijn. De Payroll AI en AutoPayroll kunnen niet tegelijkertijd worden gebruikt.

Stap 2: Start de installatie vanuit de feed

Ga naar je Feed, selecteer Payroll AI, vervolgens Bekijk hoe het werkt en daarna Aan de slag. De Payroll AI analyseert je eerdere salarisverwerkingen en stelt een aangepast plan voor.

[SCHERMAFBEELDING: stap 2 — de ingang voor het instellen van Payroll AI in de feed]

Stap 3: Pas het plan aan

Controleer de lijst met ingeschreven werknemers en vul ontbrekende informatie aan. 

Kies vervolgens op welke dagen de Payroll AI contact mag opnemen met werknemers, bekijk het bericht dat zij ontvangen, selecteer sms of de QuickBooks Workforce-app als communicatiekanaal en kies hoe de Payroll AI met jou als beheerder communiceert.

Stap 4: Verzamel toestemming van werknemers

De Payroll AI neemt contact op met elke werknemer om toestemming te vragen voordat er gegevens worden verzameld. Door je team te laten weten dat er een nieuwe verzamelmethode aankomt, weten zij beter wat ze kunnen verwachten.

Stap 5: Elke loonrun controleren en goedkeuren

Vanaf dat moment verzamelt de Payroll AI volgens schema de looninformatie, controleert de ingediende gegevens, volgt afwijkingen op en stelt een loonconcept op met het brutoloon en de totale loonkosten ter controle. 

Jouw rol tijdens elke loonperiode is het controleren van het concept en het goedkeuren van de loonadministratie.

Wat gebeurt er nadat je de QuickBooks Payroll AI bent gaan gebruiken?

Zodra de QuickBooks Workforce Payroll AI is ingesteld, verloopt je loonproces veel meer automatisch. 

Neem als voorbeeld een hoveniersploeg van negen personen die tweewekelijks wordt betaald. 

Werknemers ontvangen maandag per sms een verzoek om hun gewerkte uren door te geven, waarna de Payroll AI hun antwoorden automatisch verzamelt. 

Wanneer een van de ploegleden 61 uur opgeeft in plaats van de gebruikelijke 45 uur, markeert de Payroll AI de afwijking en vraagt om verduidelijking. De werknemer antwoordt dat het om een typefout ging en de informatie wordt gecorrigeerd voordat de loonadministratie wordt opgesteld.

Op donderdag ontvangt de eigenaar van het bedrijf een loonconcept waarin de totalen van het brutoloon al zijn berekend. 

In plaats van 's avonds urenstaten na te jagen en vóór de deadline handmatig de loonadministratie in te voeren, controleert de eigenaar het concept tijdens een kop koffie, keurt het vanaf de telefoon goed en gaat verder met de rest van de dag. 

De loonrun verloopt nog steeds zoals gewoonlijk. Wat verandert, is de hoeveelheid handmatige voorbereiding die eraan voorafgaat.

Voor wie is de QuickBooks Workforce Payroll AI geschikt?

Weet je niet zeker of de QuickBooks Workforce Payroll AI geschikt is? Dit zijn de bedrijven en teams die waarschijnlijk het meeste baat hebben bij het gebruik ervan.

De eigenaar die ook de loonbeheerder is

Als je naast het runnen van je bedrijf ook de loonadministratie beheert, kan de QuickBooks Workforce Payroll AI helpen de tijd te verminderen die je besteedt aan het voorbereiden van elke loonrun. 

In plaats van elke taak voor het verzamelen en controleren handmatig uit te voeren, kun je je richten op het controleren en goedkeuren van de loonadministratie.

De manager van teams met uurloon

Bedrijven met werknemers die per uur worden betaald, moeten vaak elke loonperiode wisselende roosters, overuren en ingediende urenstaten beheren. 

De QuickBooks Workforce Payroll AI helpt de voorbereiding van de loonadministratie te vereenvoudigen door looninformatie te verzamelen en te controleren voordat deze klaar is voor controle.

Het groeiende bedrijf dat zijn spreadsheet ontgroeit

Handmatige loonprocessen die eerst goed werkten, kunnen moeilijk te beheren worden naarmate je team groeit. 

Als je nog steeds afhankelijk bent van spreadsheets, papieren urenstaten of sms-berichten, biedt de QuickBooks Workforce Payroll AI een meer gestructureerde workflow voor de voorbereiding van de loonadministratie.

De QuickBooks Workforce Payroll AI kan ook nuttig zijn voor bedrijven met buitendienstmedewerkers of opdrachtnemers die hun uren op afstand doorgeven, evenals voor kantoormanagers of teamleden die onlangs de verantwoordelijkheid voor de loonadministratie hebben overgenomen.

Beperkingen en uitdagingen van de QuickBooks Workforce Payroll AI

Hoewel de QuickBooks Workforce Payroll AI het handmatige werk bij de voorbereiding van de loonadministratie kan verminderen, zijn er enkele beperkingen waarmee je rekening moet houden voordat je de AI gebruikt.

Er gelden geschiktheidsvereisten

Voor de QuickBooks Workforce Payroll AI is minimaal één eerder uitbetaald loonstrookje vereist met QuickBooks Workforce Core, Premium of Elite, en de AI kan niet samen met AutoPayroll worden gebruikt. 

Deelname van werknemers is vereist

Werknemers moeten toestemming geven voordat de QuickBooks Workforce Payroll AI kan beginnen met het verzamelen van looninformatie. Als teamleden niet reageren op verzoeken over de loonadministratie, moet je nog steeds handmatig contact met hen opnemen.

De goedkeuring van de loonadministratie blijft jouw verantwoordelijkheid

De QuickBooks Workforce Payroll AI bereidt een salarisconcept voor, maar je blijft verantwoordelijk voor het controleren van gemarkeerde items, het verifiëren van de salaristotalen en het goedkeuren van elke salarisverwerking voordat deze wordt verwerkt.

De Payroll AI richt zich op de voorbereiding van de salarisadministratie

De QuickBooks Workforce Payroll AI is ontworpen om salarisinformatie te verzamelen, ingediende gegevens te verifiëren, afwijkingen op te volgen en salarisconcepten voor te bereiden. De configuratie van belastingen en arbeidsvoorwaarden en beslissingen over naleving blijven onderdeel van je reguliere salarisadministratieproces.

Conclusie

Als je meer wilt weten, bekijk dan QuickBooks Workforce om de beschikbare salarisplannen en functies te vergelijken. 

Ik hoop dat deze handleiding je een duidelijker inzicht heeft gegeven in de werking van de QuickBooks Workforce Payroll AI en of deze geschikt is voor jouw salarisadministratieproces.