Voor veel eigenaren van kleine bedrijven kan de salarisadministratie een van de meest kritieke en stressvolle verantwoordelijkheden zijn die zij beheren, en overstappen op een ander salarissysteem kan net zo intimiderend zijn. Zelfs wanneer hun huidige proces handmatig of verouderd is, kan de angst om iets te verstoren dat “technisch gezien werkt” ervoor zorgen dat ze terughoudend zijn om te veranderen. Zorgen over de nauwkeurigheid van gegevens, de inrichting van belastingen, wijzigingen in workflows en de acceptatie door werknemers kunnen de overstap overweldigend maken. Deze zorgen zijn reëel en komen vaak voort uit eerdere uitdagingen die zij met andere aanbieders hebben ervaren.
RUN Powered by ADP (RUN) helpt deze barrières weg te nemen door krachtige salarisadministratietechnologie te combineren met persoonlijke ondersteuning van implementatiespecialisten die de behoeften van kleine bedrijven begrijpen. RUN is een van de meest gebruikte salarisplatforms voor kleine bedrijven in de VS en ondersteunt momenteel meer dan 900.000 daarvan. In feite komt 60% van de nieuwe RUN-klanten van een andere salarisaanbieder¹, wat betekent dat de implementatiespecialisten van ADP® uitgebreide praktijkervaring hebben met het aanpakken van precies de uitdagingen waar bedrijfseigenaren zich zorgen over maken. Met jaarlijks honderdduizenden voltooide implementaties voor kleine bedrijven² en meer dan 70.000 overstappen van concurrenten zoals QuickBooks Payroll, Gusto en Paychex³ beschikt ADP over de expertise die nodig is om de overstap van salarisadministratie eenvoudiger en minder stressvol te maken.
Bijdragen aan een nauwkeurige historische salarisadministratie
Een van de grootste zorgen van bedrijfseigenaren tijdens de implementatie van een salarisadministratie is ervoor zorgen dat historische informatie — totalen tot nu toe in het jaar, eerdere lonen, ingehouden belastingen en persoonlijke gegevens van werknemers — nauwkeurig vanuit hun vorige systeem wordt gemigreerd. Een verkeerd afgestemde spreadsheet of onjuiste koppeling kan leiden tot onjuiste W-2-formulieren, rapportageproblemen of ongewenste tijd die wordt besteed aan vervelende controles en correcties.
Betrouwbare historische gegevens zijn belangrijk voor naleving van regelgeving. Fouten in totalen tot nu toe in het jaar kunnen leiden tot onjuiste berekeningen van werkgeversbelastingen, wat kan resulteren in boetes of meldingen van overheidsinstanties. Zelfs één onjuiste loonstrook kan het vertrouwen van mensen aantasten, iets wat vooral belangrijk is in kleine bedrijven waar relaties persoonlijk zijn en communicatie direct verloopt.
RUN biedt ondersteuning bij gegevensmigratie onder leiding van een implementatiespecialist die het proces van begin tot eind beheert. De implementatiespecialisten van ADP gebruiken geautomatiseerde conversietools, validatiecontroles en een uitgebreide controle van de eerste salarisverwerking om een soepele overgang te ondersteunen en bedragen af te stemmen op eerdere gegevens op basis van de verstrekte informatie. Deze persoonlijke en nauwgezette aanpak helpt bedrijven om vanaf dag één met meer vertrouwen aan de slag te gaan.
Voor de klant biedt dit serviceniveau zekerheid en gemoedsrust voor de toekomst. Zoals Marilyn McDermott, president van Marilyn McDermott Solutions, uitlegt:
“Niet alleen werden al mijn gegevens voor mij opgehaald bij mijn vorige salarisbedrijf, maar de belastingafdeling van ADP was fenomenaal in het afstemmen van alle belastingen. Als accountant die meer dan 10 bedrijven tegelijk migreerde, maakte ADP de overstap naar RUN Powered by ADP de eenvoudigste die ik ooit met een salarisbedrijf heb meegemaakt. Het is nu een jaar geleden dat ik ben overgestapt en alles is een fluitje van een cent gebleven!”
RUN Powered by ADP naadloos verbinden met uw bestaande systemen
Veel kleine bedrijven vertrouwen op systemen zoals QuickBooks of apps voor urenregistratie. Er bestaat een veelvoorkomende zorg dat een nieuwe salarisoplossing niet soepel zal integreren, wat kan leiden tot handmatige uploads, dubbele gegevensinvoer of inconsistenties in rapportages.
Handmatige gegevensinvoer is een van de meest voorkomende bronnen van fouten in de salarisadministratie. Wanneer salaris- en boekhoudsystemen niet synchroniseren, neemt het financiële inzicht af, waardoor het plannen van de kasstroom moeilijker wordt. Na verloop van tijd worden herhaalde handmatige correcties een kostbare operationele last.
RUN biedt naadloze integraties met populaire boekhoud- en urenregistratiesystemen. Tijdens de configuratie werkt een implementatiespecialist samen met de bedrijfseigenaar om het rekeningschema in kaart te brengen, zodat salarisgegevens automatisch naar het grootboek stromen. Deze realtime synchronisatie elimineert handmatige stappen en helpt nauwkeurige financiële rapportages te waarborgen.
Fouten in inhoudingen, arbeidsvoorwaarden & loonbeslagen voorkomen
Een ander stressvol onderdeel van het implementeren van een nieuwe salarisoplossing is ervoor zorgen dat inhoudingen en arbeidsvoorwaarden correct worden ingesteld. Premies voor ziektekostenverzekeringen, bijdragen aan pensioenregelingen, loonbeslagen en andere inhoudingen vóór en na belasting moeten nauwkeurig worden geconfigureerd. Eén verkeerde classificatie of ontbrekende limiet kan leiden tot fouten in loonbetalingen, problemen met naleving van regelgeving of gefrustreerde mensen die de nauwkeurigheid van hun arbeidsvoorwaarden in twijfel trekken.
Deze fouten zijn belangrijk, omdat onnauwkeurigheden in inhoudingen en arbeidsvoorwaarden kunnen leiden tot verschillen in belastingrapportages, gemiste werkgeversbijdragen, vertraagde inschrijvingen voor verzekeringen of juridische risico’s wanneer loonbeslagen niet correct worden verwerkt. Voor kleine bedrijven, waar elke dollar en elke relatie met een werknemer telt, kunnen zelfs kleine fouten uitgroeien tot tijdrovende correcties.
RUN helpt deze risico’s weg te nemen met begeleide, flexibele configuratiewizards die bedrijfseigenaren stap voor stap door de configuratie van arbeidsvoorwaarden, inhoudingen en loonbeslagen leiden. Tijdens de implementatie beoordelen de deskundige specialisten van ADP elke configuratiekeuze, controleren zij belastinggevoelige instellingen en helpen zij ervoor te zorgen dat elke arbeidsvoorwaarde en inhouding vanaf dag één correct wordt gekoppeld. Dit proces, ondersteund door deskundigen, geeft eigenaren van kleine bedrijven vertrouwen in hun basis voor de salarisadministratie en helpt toekomstige groei te ondersteunen.
De configuratie van meerniveau-salarisbelastingen vereenvoudigen
Het instellen van federale, staats- en lokale belastingjurisdicties tijdens de implementatie kan overweldigend zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. Met verschillende registratievereisten, belastingtarieven en nalevingsregels kan zelfs één gemist detail maanden later leiden tot kennisgevingen van de IRS of de staat.
Omdat naleving van belastingregels een van de grootste risicogebieden binnen de salarisadministratie is, kunnen zelfs de kleinste configuratiefouten snel leiden tot boetes en rente die het bedrijfsresultaat beïnvloeden.
RUN helpt dat risico vanaf dag één te beperken. De toonaangevende belastingmotor identificeert automatisch de juiste belastingjurisdicties aan de hand van de adresgegevens van medewerkers en berekent en dient belastingen namens u in. Belastingexperts van ADP controleren informatie over staats- en lokale rekeningen en begeleiden u als registraties ontbreken. Omdat RUN de nieuwste staats- en federale belastingwetten en HR-regelgeving voor blijft met automatische updates voor alle 50 staten en alle stortingen en aangiften afhandelt, krijgen eigenaren van kleine bedrijven vertrouwen in de wetenschap dat hun nalevingsbehoeften worden ondersteund door automatisering, expertise en vertrouwde belastingprofessionals.
Vol vertrouwen overstappen op RUN Powered by ADP
Overstappen naar een andere aanbieder van salarisadministratie hoeft niet stressvol te zijn. Met RUN krijgen kleine bedrijven meer dan alleen een platform voor salarisadministratie: ze krijgen een partner. Vanaf dag één begeleiden toegewijde implementatiespecialisten eigenaren van kleine bedrijven bij elke stap van het installatieproces en bieden zij praktische ondersteuning bij datamigratie, belastingconfiguratie, integraties en systeemaanpassingen. Deze persoonlijke begeleiding kan bijdragen aan een soepelere en nauwkeurigere overgang en tegelijkertijd de tijd en inspanning verminderen die doorgaans nodig zijn om van aanbieder te wisselen. En de ondersteuning houdt daar niet op. RUN maakt overstappen eenvoudiger met deskundig beheerde implementatie en ondersteuning bij elke stap. Met meer mogelijkheden dan eenvoudige alternatieven geeft RUN eigenaren van kleine bedrijven vanaf dag één vertrouwen in hun salarisadministratie, met de flexibiliteit om zich aan te passen wanneer hun behoeften veranderen — zonder extra complexiteit.