Succesvol werken in een vierdaagse werkweek: successen en geleerde lessen

In deze aflevering wordt presentator Becca Banyard vergezeld door Rita Wittek—directeur Personeel bij Homerun—om haar recente ervaring te delen met het succesvol invoeren van een vierdaagse werkweek bij Homerun, hoe ze dat heeft aangepakt, wat ze heeft geleerd, hoe ze het succes van het initiatief heeft gemeten en welke positieve gevolgen dit heeft gehad voor het leven van de medewerkers van Homerun.

Hoogtepunten uit het interview

  • Korte achtergrond van Rita [1:19]
    • Rita is een praktische HR-leider.
      • Ze heeft bij startups gewerkt, voornamelijk in Amsterdam gedurende de afgelopen 7+ jaar. 
      • Ze heeft de werknemerservaring vanaf de basis opgebouwd.
      • Ze bouwt en ontwerpt processen, richtlijnen en alles wat met de werknemerservaring te maken heeft. 
      • Ze zet zich het meest in voor een goede balans tussen werk en privé en mentale gezondheid op het werk.
    • Rita werkt momenteel als directeur Personeel bij Homerun.
      • Homerun is een wervingstool voor kleine en middelgrote bedrijven. Hun tool helpt bedrijven hun wervingsproces te organiseren.
    • Rita was ook medeoprichter van de People Ops Slack-gemeenschap in Amsterdam.
      • Haar reden: werken in HR kan soms behoorlijk eenzaam zijn, dus had ze mensen om zich heen nodig bij wie ze terechtkon en met wie ze over grote en kleine HR-onderwerpen kon praten.
      • Momenteel hebben ze 700 leden en praten ze gewoon over alles waarover gepraat moet worden.
  • Het proces van Homerun om de haalbaarheid van de vierdaagse werkweek te bepalen [3:53]
    • De afgelopen jaren waren wereldwijd behoorlijk zwaar. Er was zoveel economische onzekerheid. Door de pandemie en de algemene economische neergang raakten mensen echt uitgeput.
      • Rita besefte dat hun medewerkers het zo druk hadden met alles draaiende houden. Daarom werd het haar persoonlijke missie om voor een betere balans tussen werk en privé te zorgen.
        • Op een gegeven moment besloot Rita over te stappen naar een deeltijdfunctie en haar eigen werktijd te verkorten. 
        • Nadat ze dat had gedaan, merkte ze dat ze weer tot bloei kwam en uitstekend werk leverde. Ze was gemotiveerd en goed uitgerust, en ze hadden geen mensen aangenomen om de gaten op te vullen.

Als we niet zo snel kunnen afstappen van aanwezigheidsplicht en op een manier kunnen werken waarbij we ons richten op prestaties en resultaten, waarom zouden we dan niet hetzelfde kunnen doen door gewoon een paar uur minder te werken?

Rita Wittek
  • Hoe Rita het idee van de vierdaagse werkweek naar Homerun bracht [7:48]
    • Ze ging naar de oprichters van het bedrijf—haar managers en COO—en bracht het idee ter sprake.
      • Ze stonden open voor het idee en vroegen haar daarom een voorstel te schrijven. 
      • Wat hielp, was dat een van hun oprichters zijn werkuren daadwerkelijk ook had verminderd omdat hij onlangs vader was geworden en tijd met zijn zoon wilde doorbrengen.
      • Rita begon vervolgens aan een voorstel te werken. Ze betrok het team er nog niet bij omdat ze niemand valse hoop wilde geven.
        • Ze las zich erover in en sprak met mensen die de vierdaagse werkweek in verschillende landen hadden ingevoerd.
        • Ze sprak met een advocaat. Ze wilde tot in elk detail weten hoe het eruit zou zien.
        • Ze formuleerde een paar overkoepelende doelstellingen en haar belangrijkste doel is altijd geweest om het algehele welzijn van hun medewerkers te verbeteren.
        • Rita ging ervan uit dat een kortere werkweek de manier waarop ze werken zou stroomlijnen en dat mensen bewuster zouden omgaan met de tijd die ze daadwerkelijk op het werk doorbrengen.
        • Een ander punt dat ze opschreef—ze wilde dat het een zeer inclusief voordeel zou zijn. Iedereen moest op dezelfde manier worden behandeld.
    • Rita testte de vierdaagse werkweek eerst uit en inmiddels hebben ze deze officieel ingevoerd.
      • Ze deed uitgebreid onderzoek, schreef een voorstel en vertelde hun oprichters en COO dat het hen zou helpen mensen te behouden. Het zou ook helpen om in de toekomst mensen aan te nemen en mensen te vinden die bij hun bedrijfswaarden pasten.
        • Een van hun waarden is balans bewaren, dus het is een mooie manier om hun waarden aan de vierdaagse werkweek te koppelen. 
      • Rita presenteerde het voorstel aan de oprichters en COO en ze waren behoorlijk onder de indruk van alles.
        • Ze gaven haar groen licht om een pilot te starten. 
        • Toen begon ze het team erbij te betrekken. Rita behandelt de volledige medewerkerservaring als een product, waarbij haar team de klanten zijn en het product hun ervaring is.
        • Rita stelde het team vragen als: Hoe dachten ze dat dit hun productiviteit zou beïnvloeden? Zouden ze hun werk nog steeds kunnen afkrijgen? Zouden ze deze arbeidsvoorwaarde überhaupt prettig vinden?
        • Ze voerde individuele gesprekken, organiseerde een focusgroep en verstuurde enquêtes. Daarna documenteerde ze alles om zo goed mogelijk voorbereid te zijn.
  • Hoe Rita bepaalde dat de invoering van de vierdaagse werkweek succesvol was [13:33]
    • Allereerst is het heel belangrijk om te weten welke gegevens je wilt verzamelen en wat je meet.

Het algehele welzijn en geluk van onze medewerkers was het belangrijkst. En daaruit zou goed werk voortvloeien.

Rita Wittek
  • Rita kreeg inderdaad allerlei verschillende gegevens.
    • Als je alleen productiviteit meet omdat je dat vaak ziet wanneer je in het nieuws kijkt naar de vierdaagse werkweek, klopt dat niet. Het hangt ervan af wat productiviteit is en wat je doel is wanneer je mensen minder laat werken.
      • Bij Homerun werken ze bijvoorbeeld in cycli van zes weken, en de projecten zijn in elke cyclus anders. Het ene project kan complexer zijn dan het andere. En soms is het een creatieve cyclus, waardoor het moeilijk te meten is.
    • Het gaat veel meer om kijken naar hoe productiviteit wordt ervaren en het meten van resultaten.
    • Rita keek naar focus, teamwork, flexibiliteit en geluk, en vroeg elke maand aan alle medewerkers hoe het daarmee ging.
  • Aan het begin, voordat ze de vierdaagse werkweek invoerden, vroeg Rita aan haar team op welke dag ze graag vrij wilden zijn.
    • Sommige mensen wilden maandag vrij, anderen vrijdag en weer anderen woensdag.
    • Ze besloten dat dinsdag en donderdag bedrijfsdagen zouden zijn, zodat iedereen op dinsdag en donderdag werkt.
    • Ze zorgen er samen met hun team voor dat niet iedereen dezelfde dag kiest. Bij klantenondersteuning is bijvoorbeeld één persoon op maandag vrij, één op woensdag en één op vrijdag.
    • Homerun is een flexibel bedrijf. Als iemand van vrije dag moet wisselen, is daar altijd een mogelijkheid voor. Ze hebben één vaste vrije dag, maar er kunnen uitzonderingen zijn.
  • De manier waarop ze de vierdaagse werkweek invoerden, was ook met behoud van het volledige salaris, dus niemand hoefde salaris in te leveren.
    • Sommige mensen maakten zich zorgen of ze hun werk nog wel af zouden krijgen. Dat was de grootste angst.
      • Enkele vragen die Rita van hun medewerkers kreeg, waren: “Wat verwacht je van mij in die vier dagen? Zou ik tien uur per dag moeten werken? Als ik mijn werk niet af heb, moet ik dan op mijn vrije dag werken? Word ik op mijn vrije dag gecontacteerd?” Daar hield ze rekening mee.
    • Het hielp ook om het bedrijf opnieuw met meer creativiteit te vullen. Omdat mensen goed uitgerust zijn, zijn ze gemotiveerder. Het creëert een bijzondere band, omdat mensen het gevoel krijgen dat ze deel uitmaken van een bedrijf waar ze nieuwe dingen uitproberen en waar ze graag over praten.
  • Bij Homerun zorgden ze ervoor dat hun medewerkers wisten dat ze bij de invoering van de vierdaagse werkweek geen plotselinge productiviteitsstijging verwachtten.
    • Ze willen dat mensen zich goed voelen, ervan genieten en gelukkig zijn, en dat het werk daarna vanzelf volgt.
    • Ze willen niet dat iemand tien uur per dag werkt. Ze geloven dat flexibiliteit vooropstaat. Op sommige dagen kunnen mensen midden op de dag nog steeds gaan sporten en 's avonds werken wanneer ze productiever zijn. 
    • Rita stelt de vraag hoeveel uur per dag mensen zich productief voelen. Ook daarop verschillen de antwoorden per type werk.

Als je kunt aanvaarden dat productiviteit niet betekent dat je van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf aan een bureau zit, en dat mensen op verschillende manieren werken, begint de magie te ontstaan.

Rita Wittek
  • De voordelen en nadelen die Rita heeft gezien sinds de invoering van de vierdaagse werkweek [21:53]
    • Bij het inplannen van vakanties van medewerkers moeten ze wat creatiever zijn en goed kijken.
    • Communicatie en documentatie.
      • Ze moeten veel meer documenteren. Ze moeten beter worden in asynchrone communicatie. Ze hebben mensen in verschillende landen, soms in verschillende tijdzones. En dat is absoluut een uitdaging.
    • Soms zijn er mensen die zeggen: “Ik begon maandag aan mijn werkdag en de persoon die vrijdag werkte heeft geen overdracht achtergelaten, en nu zit ik vast.” Daar moesten ze mee leren omgaan, maar ze zijn er beter in geworden.
  • Enkele verrassende dingen die Rita tijdens het proces heeft geleerd [23:21]
    • Hoe anders Homerun tegen zaken als de vierdaagse werkweek lijkt aan te kijken.
      • Veel bedrijven denken na over het verhogen van de productiviteit en willen datagestuurde beslissingen nemen, maar houden geen rekening met de zachtere aspecten. 
      • De oprichters van Homerun richtten zich op hun belangrijkste doel, namelijk het welzijn van hun medewerkers. Productiviteit staat dus niet eens bovenaan. Dat betekent niet dat ze niet productief willen zijn, want ze zijn productiever dan ooit. 
      • Dingen als stress en burn-out meten is niet eenvoudig en daar bestaat geen wondermiddel voor. Je hebt tijd nodig en je kunt het niet overhaasten.
  • Rita's advies voor iemand die de vierdaagse werkweek overweegt en ermee wil experimenteren binnen het eigen bedrijf. [25:04]
    • Optimaliseer niet voor de kosten van productiviteit, maar zet mensen echt op de eerste plaats. 
    • Zet mensen op de eerste plaats en administratie op de tweede. Er is veel dat je moet doen, dus je moet de juiste dingen meten, omdat tevreden medewerkers doorgaans meer gefocust zijn.
    • Dring aan op een lange proefperiode. Hoe langer de proefperiode, hoe groter de kans op succes.
  • Het belangrijkste dat medewerkers tevreden houdt op de werkvloer [26:16]
    • Flexibiliteit. Een flexibele werkgever zijn en je medewerkers als mensen behandelen, omdat ieder mens anders is.
  • Het enige wat je nodig hebt om een succesvolle leider te zijn [26:36]
    • Steun van het leiderschapsteam.
      • Rita vindt dat de personeelsfunctie altijd centraal moet staan binnen het bedrijf.

Maak kennis met onze gast

Rita is een leider voor personeelszaken die graag de handen uit de mouwen steekt. De afgelopen 7+ jaar heeft ze de werknemerservaring vanaf de grond opgebouwd bij softwarestart-ups in een vroeg stadium in Amsterdam. Ze ontwikkelt en ontwerpt processen, hulpmiddelen en kaders voor de volledige levenscyclus van medewerkers, waarbij ze dit behandelt als een product dat voortdurend wordt verbeterd.

De onderwerpen waar ze het meest gepassioneerd over is, zijn de balans tussen werk en privé, arbeidsvoorwaarden en mentaal welzijn op de werkvloer. Daarnaast is ze voorstander van werken op afstand en creëert ze graag flexibele werkomgevingen. Je vindt haar vaak terwijl ze vanuit verschillende landen in heel Europa werkt.

Momenteel is ze directeur personeelszaken bij Homerun. Homerun is een wervingstool voor kleine en middelgrote bedrijven. Hun tool helpt kleine bedrijven hun wervingsproces te organiseren, zodat ze betekenisvolle nieuwe medewerkers kunnen aannemen.

Rita is ook medeoprichter van de People Ops-community NL, een Slack-community van gelijkgestemde HR-professionals in Nederland. Hun community van meer dan 700 leden omvat een breed scala aan ervaringen en sectoren en bespreekt zowel kleine als grote onderwerpen binnen de personeelsfunctie.

foto van Rita Wittek

Omdat we een klein bedrijf zijn, zijn we zo wendbaar en creatief en houden we ervan de status quo uit te dagen en nieuwe dingen uit te proberen. Soms zijn kleine bedrijven de plek waar dit soort dingen sneller gebeurt.

Rita Wittek