Większa liczba pracowników nie zawsze oznacza potrzebę większej przestrzeni. Dzięki intuicyjnemu rozwiązaniu do współdzielenia biurek, takiemu jak deskbird, Instytut Athena z powodzeniem przeniósł 120 pracowników do niezmienionej przestrzeni biurowej, a w rezultacie odnotował wzrost współpracy.
\u003ci\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eNasz udany proces transformacji z deskbird pokazuje, że dzięki odpowiednim narzędziom wydziały i instytuty uniwersyteckie mogą dostosować się do nowych środowisk pracy, torując drogę do bardziej efektywnego i skutecznego wykorzystywania przestrzeni oraz wspierając bardziej zintegrowaną i zaangażowaną kadrę.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e
Poznaj Instytut Athena na Uniwersytecie Vrije Universiteit Amsterdam
Założony w 1880 roku Uniwersytet Vrije Universiteit Amsterdam jest jedną z wiodących europejskich uczelni badawczych. W ramach VU Instytut Athena wyróżnia się interdyscyplinarnym podejściem oraz silnym zaangażowaniem w wywieranie wpływu na społeczeństwo poprzez edukację i badania.
Wraz z ewolucją sposobów pracy po pandemii COVID-19 Instytut Athena dostrzegł potrzebę unowocześnienia organizacji miejsca pracy, bez uszczerbku dla współpracy, kultury akademickiej ani dobrostanu pracowników.
Wyzwanie: dostosowanie zarządzania przestrzenią biurową do zmian
Podobnie jak wiele uniwersytetów, VU Amsterdam doświadczył szybkiego przejścia na pracę hybrydową. Jednocześnie restrukturyzacja i remonty obejmujące cały kampus zwiększyły presję na i tak ograniczoną przestrzeń biurową.
Po przeniesieniu Wydziału Nauk o Zdrowiu i Instytutu Badań nad Środowiskiem w 2023 roku, na początku 2025 roku przeprowadził się również Instytut Athena. Przeniesienie do zabytkowego Budynku Głównego wiązało się z istotną zmianą: pracownicy musieli współdzielić biurka i ściślej ze sobą współpracować.
Choć stworzyło to nowe możliwości współpracy, wzbudziło również obawy:
- Jak zorganizować współdzielenie biurek w sposób sprawiedliwy i efektywny?
- Czy spójność zespołu ucierpi po zniknięciu stałych biurek?
- Jak zarządzać ograniczoną przestrzenią bez zwiększania liczby nieporozumień?
\u003ci\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eAby efektywnie zarządzać nowymi, ograniczonymi przestrzeniami biurowymi, szybko zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy solidnego rozwiązania do rezerwacji biurek.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e
Want to learn more about deskbird?
Rozwiązanie: wdrożenie deskbird na rzecz elastycznego zarządzania miejscem pracy
deskbird po raz pierwszy wdrożono na VU Amsterdam w październiku 2023 roku w Budynku MF, w którym mieszczą się nauki medyczne i nauki o zdrowiu. Sukces tego wdrożenia utorował drogę do szerszego zastosowania rozwiązania.
Gdy Instytut Athena przeniósł się w styczniu 2025 roku, deskbird stał się naturalnym wyborem. Obecnie:
- 640 pracowników z trzech działów regularnie korzysta z deskbird
- W tym 120 pracowników Instytutu Athena
- 65 biurek elastycznych jest współdzielonych efektywnie i bez konfliktów
deskbird wspiera pracowników poprzez:
- kanał społecznościowy pozwalający sprawdzić, kto jest w biurze, i utrzymywać kontakt
- interaktywne plany pięter zapewniające przejrzysty widok biurek i współpracowników
- szybkie rezerwacje biurek i miejsc parkingowych za pomocą zaledwie kilku kliknięć
- inteligentne filtry uwzględniające potrzeby dotyczące wyposażenia
- rezerwacje dla gości i rezerwacje przestrzeni zespołowych
Rezultat: mniej niepewności, mniej problemów w ostatniej chwili i bardziej świadomie spędzany wspólny czas w biurze.
Dowiedz się dlaczego organizacje takie jak VU Amsterdam wybierają deskbird do zarządzania elastycznymi miejscami pracy.
Wpływ: silniejsze więzi i inteligentniejsze wykorzystanie przestrzeni
Początkowe obawy, że współdzielenie biurek może osłabić spójność zespołu, okazały się bezpodstawne. W rzeczywistości stało się odwrotnie.
Obawialiśmy się, że w wyniku tej zmiany spójność naszego zespołu może ucierpieć, co doprowadzi do zwiększenia pracy zdalnej, ale na szczęście te obawy okazały się bezpodstawne. W rzeczywistości deskbird wzmocnił więzi w naszym zespole bardziej, niż się spodziewaliśmy, i okazał się ogromnym wsparciem, szczególnie dla personelu administracyjnego.
Najważniejsze rezultaty:
- Skuteczna migracja 120 pracowników przy braku dodatkowej przestrzeni
- Ponad 90% adopcji przez użytkowników, co świadczy o wysokiej akceptacji wśród pracowników
- Lepsza frekwencja w biurze i współpraca
- Lepsze decyzje oparte na danych dzięki wykorzystaniu analiz do równoważenia dni intensywnych i spokojnych
- Zoptymalizowane wykorzystanie przestrzeni w godzinach szczytu, co miało kluczowe znaczenie przy ograniczonej liczbie biurek
Platforma pomogła pracownikom bardziej świadomie planować obecność w biurze, zmieniając współdzielone biurka w katalizator współpracy, a nie źródło frustracji.
Model elastycznej pracy
Historia Athena Institute pokazuje, że elastyczne modele pracy mogą sprawnie funkcjonować nawet w tradycyjnych środowiskach akademickich. Dzięki odpowiednim narzędziom uniwersytety mogą:
- Efektywniej wykorzystywać przestrzeń
- Wspierać pracę hybrydową bez utraty więzi
- Wzmacniać kulturę organizacyjną w okresach transformacji
Od stałego modelu do elastyczności — Athena Institute pomyślnie przeprowadził migrację 120 pracowników bez dodania ani jednego dodatkowego biurka.
Ich historia dowodzi, że gdy ludzie otrzymują wsparcie w postaci intuicyjnych rozwiązań do zarządzania miejscem pracy, zmiana staje się szansą na rozwój, współpracę i zaangażowanie.
👉 Chcesz zobaczyć, jak deskbird może odmienić Twoje miejsce pracy? Umów się na prezentację, aby zobaczyć platformę w działaniu.
