5 nawyków związanych z ewidencją czasu pracy, które Microkeeper wbudowuje w proces płacowy

Większość czasu traconego na karty czasu pracy nie jest poświęcana na ich wypełnianie, lecz na późniejsze ponaglanie, sprawdzanie i ponowne wprowadzanie danych. Najszybszym sposobem na skrócenie czasu administracji związanej z kartami czasu pracy nie jest szybszy formularz, lecz mniejsza liczba ręcznych czynności między przepracowaniem zmiany a wypłatą za tę zmianę. Microkeeper, australijska kompleksowa platforma obejmująca kadry, grafik, karty czasu pracy i listę płac, została stworzona właśnie po to, aby wyeliminować te czynności. Oto pięć nawyków, które rzeczywiście przynoszą efekty, oraz sposób, w jaki każdy z nich jest wbudowany w Microkeeper, zamiast pozostawiać firmie zarządzanie nim we własnym zakresie.

Dlaczego administracja kartami czasu pracy trwa dłużej, niż powinna

Na papierze karta czasu pracy jest prosta: należy zapisać, kiedy ktoś rozpoczął i zakończył pracę, a następnie wykorzystać te dane do przygotowania listy płac. W praktyce większość firm traci czas na czynności związane z tym procesem — ponaglanie osób, które nie przesłały danych, ręczne sprawdzanie godzin względem faktycznie zaplanowanych zmian, poprawianie wpisów po fakcie oraz ponowne wprowadzanie sum do oddzielnego systemu płacowego.

Żadna z tych czynności nie jest tak naprawdę „pracą związaną z kartami czasu pracy”. To administracja wynikająca z niepołączonych etapów, zwykle będąca symptomem sytuacji, w której grafik znajduje się w jednym systemie, karty czasu pracy są wypełniane na papierze lub w drugiej aplikacji, a lista płac jest ponownie tworzona w trzecim narzędziu. Każde przekazanie danych między tymi systemami wymaga ręcznego uzgodnienia, a każde ręczne uzgodnienie stwarza ryzyko nieprawidłowej wypłaty. Microkeeper eliminuje tę lukę, przechowując grafik, karty czasu pracy i listę płac na jednej platformie, dlatego poniższe nawyki nie są tylko ogólnymi, dobrymi radami — tak właśnie produkt działa na co dzień.

5 nawyków, które rzeczywiście skracają czas administracji kartami czasu pracy

1. Rejestruj czas w miejscu wykonywania pracy, a nie po jej zakończeniu

Karty czasu pracy wypełniane pod koniec tygodnia lub, co gorsza, pod koniec cyklu płacowego, są odtwarzane z pamięci. Właśnie wtedy zaczyna się większość nieścisłości: zaokrąglone godziny, pominięte przerwy i zapomniane zmiany. W Microkeeper pracownicy rejestrują rozpoczęcie i zakończenie pracy w ramach faktycznie zaplanowanej zmiany, więc karta czasu pracy zaczyna się od tego, co zaplanowano, zamiast od pustego wpisu uzupełnianego kilka dni później. Gdy rzeczywista liczba godzin się różni, ktoś kończy pracę wcześniej lub przyjmuje dodatkową zmianę, różnica jest od razu widoczna, zamiast być ukryta na płaskiej liście godzin odtworzonych pod koniec tygodnia.

2. Ustaw obiegi zatwierdzania zamiast ręcznie ponaglać pracowników o podpisy

Jeśli kierownik musi ręcznie dotrzeć do każdego pracownika, aby zatwierdzić jego godziny, w każdym cyklu płacowym tworzy się kolejka, która stale rośnie. Microkeeper automatycznie przekazuje karty czasu pracy do właściwej osoby zatwierdzającej, a oczekujące zatwierdzenia są widoczne w jednym miejscu, dzięki czemu nie trzeba indywidualnie ponaglać żadnej osoby. „Ponaglanie pracowników” zmienia się w „sprawdzanie listy”: decyzja o zatwierdzeniu nadal należy do człowieka, ale praca związana z jej uzyskaniem już nie. W zespole dowolnej wielkości właśnie w tym obszarze zwykle kryje się największa część czasu administracyjnego.

3. Oznaczaj wyjątki automatycznie zamiast sprawdzać każdą pozycję

Większość kart czasu pracy w większości okresów płacowych nie budzi zastrzeżeń: dana osoba przepracowała zaplanowane godziny i nie wystąpiły żadne problemy. Czas administracyjny pochłania niewielka liczba przypadków, w których jest inaczej — nadgodziny, brak rejestracji zakończenia pracy lub godziny niezgodne z grafikiem. Sprawdzanie każdej pozycji na każdej karcie czasu pracy w celu ich znalezienia to nieefektywne wykorzystanie czasu. Ponieważ Microkeeper automatycznie porównuje karty czasu pracy z grafikiem, oznacza różnice, nadgodziny, wcześniejsze zakończenia pracy i pominięte przerwy do weryfikacji, dzięki czemu dział płac musi dokładnie przyjrzeć się tylko temu, co rzeczywiście wymaga decyzji, zamiast ponownie sprawdzać każdą bezproblemową pozycję.

4. Porównuj karty czasu pracy z zaplanowanymi zmianami, a nie z pustymi formularzami

Karta czasu pracy oparta na pustym formularzu sprzyja rozbieżnościom; różnice pojawiają się nawet wtedy, gdy rzeczywista liczba przepracowanych godzin jest zbliżona do zaplanowanej. Właśnie tutaj największe znaczenie ma fakt, że grafik i karty czasu pracy w Microkeeper znajdują się na tej samej platformie. Ponieważ karta czasu pracy jest generowana na podstawie zaplanowanej zmiany, a nie tworzona od podstaw, jej sprawdzenie polega na potwierdzeniu danych lub przeanalizowaniu oznaczonej różnicy, zamiast ponownego weryfikowania każdego pola bez żadnego punktu odniesienia. Pomijanie tego nawyku ułatwia również niezauważone popełnianie błędów: niewielkie, powtarzające się rozbieżności znacznie trudniej wykryć na pustym formularzu niż w odniesieniu do znanej wartości bazowej.

5. Pozwól, aby karty czasu pracy trafiały bezpośrednio do listy płac — nie wprowadzaj ponownie sum

Największym pojedynczym kosztem czasu w wielu firmach jest ręczny etap między „zatwierdzeniem karty czasu pracy” a „uruchomieniem listy płac”: ktoś eksportuje sumy, ponownie je formatuje i wprowadza do oddzielnego systemu płacowego. Ponieważ karty czasu pracy i lista płac znajdują się na tej samej platformie Microkeeper, ten etap znika. Zatwierdzone godziny trafiają bezpośrednio do naliczania wynagrodzeń. Nie ma eksportowania, ponownego formatowania ani ponownego wprowadzania danych; dane, które zostały zatwierdzone, są tymi samymi danymi, na podstawie których wypłacane jest wynagrodzenie.

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania tych nawyków

1. Zacznij od planowania grafików, a nie od kart czasu pracy. Karta czasu pracy jest tylko tak dobra, jak dane, z którymi jest porównywana. Jeśli planowanie grafików i karty czasu pracy znajdują się w różnych systemach, samo usprawnienie procesu obsługi kart czasu pracy nie usunie etapu uzgadniania — jedynie go przesunie. To, że planowanie grafików i karty czasu pracy w Microkeeper korzystają z tego samego zbioru danych, umożliwia stosowanie pozostałych czterech nawyków.
2. Skonfiguruj z wyprzedzeniem ścieżkę zatwierdzania dla każdej roli lub lokalizacji. Im mniej decyzji dotyczących tego, kto zatwierdza poszczególne elementy, musi podejmować menedżer, tym mniejsze jest uzależnienie kolejki zatwierdzeń od tego, czy konkretna osoba pamięta o konieczności jej monitorowania.
3. Ustal, co jest wyjątkiem, zanim pojawi się taka sytuacja. Warto jasno zdefiniować podczas konfiguracji progi nadgodzin, brak rejestracji zakończenia pracy oraz rozbieżności między grafikiem a faktycznie przepracowanym czasem, aby oznaczanie wyjątków wychwytywało to, co rzeczywiście ma znaczenie dla Twojej firmy, zamiast oznaczać wszystko albo nic.
4. Sprawdzaj przekazanie danych do listy płac, a nie tylko samą kartę czasu pracy. Czas zaoszczędzony dzięki dokładnej karcie czasu pracy zostanie ponownie stracony, jeśli ktoś nadal będzie musiał ręcznie przenosić sumy do oddzielnego procesu naliczania wynagrodzeń.

Karty czasu pracy są dostępne w planie Standard Microkeeper, wraz z modułami HR, planowaniem grafików i listą płac, od $6/user/month.