TL;DR
CGP Group to 200-osobowa firma rekrutacyjna z 12 biurami, świadcząca usługi wyszukiwania kadry kierowniczej, rekrutacji kontraktowej oraz pracodawcy formalnego w regionie APAC, na Bliskim Wschodzie i w USA.
Firma zgromadziła równolegle trzy systemy śledzenia kandydatów (Mercury, Bullhorn i Vincere), a także zestaw niezintegrowanych narzędzi do sekwencjonowania, wyszukiwania kandydatów i wykonywania połączeń.
Dyrektor generalny Chris Watkins przeprowadził ogólnofirmową transformację cyfrową, w której rzeczywistym celem była AI u podstaw, a nie konsolidacja. Zastąpienie warstwy ATS było punktem wyjścia, a nie celem końcowym.
Trzy wymagania szybko zawęziły grono dostawców: architektura natywna dla AI, rzeczywista elastyczność API oraz dostawca działający w ich tempie. Spott, natywny dla AI system ATS i CRM wybrany przez firmę, zapewnił odpowiedź na każde z tych wymagań.
Wdrożenie obejmuje 200 użytkowników w 12 krajach korzystających ze Spott, cotygodniowe szkolenia w strefach czasowych APAC oraz stałe cotygodniowe spotkania inżynierskie między programistami CGP a zespołem produktowym Spott.
Wniosek, który można zastosować w innych firmach: jeśli opierasz transformację AI na platformie, tak naprawdę kupujesz tempo działania zespołu, który za nią stoi. Nie listę funkcji z dnia podpisania umowy.
Sytuacja: trzy systemy ATS, jedna firma
Większość agencji zastępuje jeden system śledzenia kandydatów. CGP Group zastępuje jednocześnie trzy.
Firma rozwijała się poprzez biura w Azji, na Bliskim Wschodzie i w USA, a różne części działalności korzystały z różnych platform: Mercury w jednym miejscu, Bullhorn w innym, a Vincere w jeszcze innym. Wokół nich narosła typowa kolekcja niezintegrowanych narzędzi do sekwencjonowania, wyszukiwania kandydatów i wykonywania połączeń — każde rozwiązywało rzeczywisty problem, ale żadne nie komunikowało się z pozostałymi.
To niezwykle częsty schemat w wielooddziałowych firmach rekrutacyjnych i rzadko jest wynikiem złych decyzji. To dobre lokalne decyzje podejmowane w różnym czasie, na różnych rynkach, przez zespoły, które potrzebowały rozwiązania działającego w danym kwartale. Koszt ujawnia się dopiero później: brak jednego obrazu sieci kontaktów, brak spójnego procesu oraz warstwa danych zbyt rozdrobniona, by można było zbudować na niej coś inteligentnego.
„Automatyzując i centralizując wszystko, ułatwiamy sobie życie i osiągamy rzeczywisty wpływ na dużą skalę.” Chris Watkins, dyrektor generalny, CGP Group
Celem była AI, a nie porządkowanie
CGP nie zamierzało konsolidować swojej infrastruktury ATS. Firma chciała umieścić AI u podstaw sposobu prowadzenia rekrutacji, a konsolidacja infrastruktury okazała się warunkiem wstępnym.
Taka kolejność zmienia specyfikację. Jeśli celem jest porządek, wybierasz dotychczasowy system mający najwięcej użytkowników i przenosisz do niego pozostałe. Jeśli celem jest wykonywanie przez AI rzeczywistej pracy — dopasowywanie kandydatów, przygotowywanie wiadomości kontaktowych i aktualizowanie profili bez
ponownego przepisywania informacji przez rekruterów — pytanie brzmi, która platforma rzeczywiście jest do tego zdolna. To właśnie pytanie doprowadziło CGP do Spott.
Jak wygląda „AI u podstaw” w Spott podczas zwykłego wtorku, co pokazano tutaj na danych demonstracyjnych: rekruter opisuje stanowisko jednym zdaniem, a platforma przeszukuje pod tym kątem własną bazę danych firmy.
plik obrazu: images/cgp-customer-story/asset-1-ai-search.png
Want to learn more about Spott ATS?
Czego wymagała 200-osobowa firma i jak odpowiedział na to Spott
Chris i jego zespół sami przeprowadzili ocenę, zamiast zlecać ją na zewnątrz: porównali dziesiątki platform, w tym używane już systemy starszej generacji oraz nowszą generację rozwiązań stawiających AI na pierwszym miejscu. Trzy wymagania zawęziły wybór, a każde z nich warto odczytać jako test, który Spott musiał zdać.
1. Natywna architektura AI, a nie AI dołączona później
CGP obserwowało, jak uznane platformy wprowadzają na rynek nowe wersje z „strategią AI” nałożoną na struktury danych zaprojektowane piętnaście lat temu. Ich zdaniem prowadzi to do funkcji AI, które dobrze prezentują się na demonstracjach, ale rozczarowują w codziennym użyciu, ponieważ bazowy model danych nigdy nie został zbudowany z myślą o ich obsłudze.
Spott spełnił ten wymóg, ponieważ AI jest jego architekturą, a nie modułem: dopasowywanie kandydatów, zautomatyzowane kampanie i samoczynnie aktualizujące się profile stanowią podstawę platformy, która odczytuje notatki, podsumowania rozmów i korespondencję rejestrowane przez samą platformę.
Przydatne pytanie dla każdego lidera HR lub działu pozyskiwania talentów przeprowadzającego podobną ocenę nie brzmi „czy macie funkcje AI”, na co wszyscy odpowiadają dziś twierdząco, lecz „czy model danych został do tego zaprojektowany, czy został później dostosowany?”. Poproś dostawcę, by pokazał, co odczytuje AI i jak te dane się tam znalazły.
2. Rzeczywista elastyczność API
Firma o skali CGP opiera się na integracjach. Jej wymagania obejmowały prawdziwe interfejsy API, webhooki i niestandardowy dostęp do danych, a nie zamknięty system z dołączonym marketplace'em konektorów. Otwarty interfejs API Spott i webhooki są tym, z czym bezpośrednio pracują dziś własni deweloperzy CGP, przesyłając dane do systemów finansowych, warstw raportowania i wewnętrznych narzędzi, na których opiera się firma działająca w 12 biurach.
Oceny technologii rekrutacyjnych zwykle pomijają ten aspekt, a właśnie ta luka najbardziej daje się we znaki przy większej skali. Jeśli odpowiedzią platformy na każde pytanie dotyczące integracji jest „to znajduje się w planach rozwoju”, firma kończy na odtwarzaniu obejść, od których właśnie zapłaciła, by się uwolnić.
3. Dostawca, który działa w ich tempie
CGP chciało mieć bezpośredni kontakt z osobami tworzącymi produkt: roboczą relację z zespołem ustalającym plan rozwoju, a nie zgłoszenie w kolejce do pomocy technicznej. W przypadku Spott właśnie to otrzymali. Chris, który sam jest założycielem firmy, opisał relację z założycielami Spott jako dwukierunkową współpracę, partnerstwo, w którym każda ze stron pomaga drugiej „rozwijać własne firmy”.
Konwencjonalna logika zakupowa mówi, że firma zatrudniająca 200 osób ogranicza ryzyko, kupując rozwiązanie od największego dostępnego dostawcy. CGP odwróciło to podejście: gdy opierasz program transformacji na platformie, bezpośredni kontakt z osobami decydującymi o tym, co trafi do kolejnych wydań, jest wart więcej niż poczucie bezpieczeństwa zapewniane przez duże logo.
Jak faktycznie wygląda wdrożenie
CGP wprowadza 200 użytkowników do Spott w 12 krajach. Najpierw migrowana jest baza danych w jej obecnym kształcie, a następnie firma dopracowuje ją w środowisku walidacyjnym, zanim ktokolwiek zacznie w niej pracować. Sposób prowadzenia wdrożenia wyznaczają dwa cykle.
Cotygodniowe szkolenia, w odpowiednich strefach czasowych. Sesje odbywają się co tydzień w strefach czasowych APAC, zamiast być skumulowane w jednym wydarzeniu związanym z uruchomieniem systemu. Większość wdrożeń ATS kończy się niepowodzeniem na etapie adopcji, a schemat zawsze wygląda tak samo: jedna sesja szkoleniowa, przeprowadzona raz, o niewygodnej porze, dla osób, które później wracają do dawnych nawyków.
Stałe cotygodniowe spotkanie zespołów inżynieryjnych. Kierownictwo i zespół inżynieryjny CGP spotykają się co tydzień z zespołami produktowym i inżynieryjnym Spott — i właśnie tutaj pojawia się szczera część tej historii. Interfejs API Spott nie zawierał od pierwszego dnia wszystkiego, czego potrzebowali deweloperzy CGP. Brakowało konkretnych webhooków, punktów końcowych i filtrów, a CGP poprosiło o nie wprost. Te prośby wracały już zrealizowane, często w ciągu tygodnia, a czasem tego samego dnia: podczas niedawnego spotkania odczytano listę z poprzedniego tygodnia jak listę kontrolną — zrealizowane, zrealizowane, uwzględnione w dzisiejszym wydaniu.
Taki jest również uczciwy obraz całego projektu: wdrożenie wciąż trwa, szkolenia nadal odbywają się z tygodnia na tydzień i nikt po żadnej ze stron nie twierdzi, że wszystko jest już zakończone. Chris przystępował do tego projektu z jasno określonymi obawami, a jego dotychczasowy werdykt, oceniany przez ich pryzmat, brzmi: „Myślę, że udało nam się osiągnąć dwie najważniejsze rzeczy, które najbardziej mnie niepokoiły”.
Cztery lekcje z przejścia CGP do Spott
1. Zanim utworzysz krótką listę dostawców, zdecyduj, do czego ma służyć AI. Wymagania CGP były precyzyjne, ponieważ cel został jasno określony. „Chcemy AI” prowadzi do prezentacji funkcji. „Chcemy, aby platforma zajmowała się dopasowywaniem, kontaktem i aktualizacją danych” — specyfikacja, według której oceniano Spott — to coś, co można rzeczywiście przetestować.
2. Zapytaj, skąd pochodzą dane AI. Silnik dopasowywania, który widzi wyłącznie uporządkowane pola, jest tylko wyszukiwarką. Spott odczytuje notatki, podsumowania rozmów i korespondencję, które sam rejestruje, dzięki czemu pierwszy wymóg można było przetestować, zamiast traktować go jako deklarację marketingową.
3. Traktuj dostęp do integracji jako bezwzględny wymóg. Interfejsy API i webhooki decydują o tym, czy kiedykolwiek będzie można połączyć platformę z resztą firmy. Deweloperzy CGP pracowali z interfejsem API Spott w okresie od oceny do wdrożenia, a nie dopiero po przyszłym wydaniu marketplace'u.
4. Kupuj tempo zespołu. Każda oceniana platforma będzie wyglądać inaczej za rok. Tym, co CGP faktycznie kupiło, jest cotygodniowe tempo, w jakim Spott dostarcza oczekiwane funkcje, oraz dostęp do osób ustalających priorytety — to właśnie jest trwała wartość, którą wybiera kupujący.
Zobacz to, co zobaczyło CGP
Ocenę przeprowadzoną przez CGP może powtórzyć każda firma podczas jednego spotkania: przedstaw rzeczywiste stanowisko, rzeczywiste pytanie dotyczące integracji i najtrudniejszy problem z jakością danych, a następnie sprawdź, jak platforma sobie z nimi radzi. Umów 30-minutową prezentację Spott i przeprowadź taki test samodzielnie.
O Spott
Spott to natywny dla sztucznej inteligencji system ATS i CRM dla firm rekrutacyjnych i pośrednictwa pracy, oparty na dopasowywaniu, nawiązywaniu kontaktu i automatycznym aktualizowaniu danych, a nie na ręcznym prowadzeniu dokumentacji. Firma jest wspierana przez Y Combinator, posiada certyfikat ISO 27001 i jest zgodna z RODO. Korzystają z niej agencje na każdym kontynencie — od butikowych zespołów zajmujących się rekrutacją kadry zarządzającej po międzynarodowe grupy, takie jak CGP.
