Większość agencji nie wybrała swojej obecnej platformy ATS/CRM. Po prostu ją odziedziczyła. Był to pierwszy poważny system, z którego kiedykolwiek korzystała firma, a z czasem stał się rozwiązaniem domyślnym — nie dlatego, że nadal był właściwie dopasowany, lecz dlatego, że koszty zmiany wydają się wysokie, a większość obejść nadal się sprawdza.
Pytanie nie brzmi, czy ta platforma była dobra, gdy zaczynaliście. Chodzi o to, czy nadal pomaga Wam iść do przodu, czy też Wasz zespół po cichu zbudował wokół niej drugi system tylko po to, aby wykonać swoją pracę.
Oto pięć oznak, że być może nadszedł czas na coś innego.
1. Wasz zespół stworzył arkusze kalkulacyjne do zadań, które powinna wykonywać platforma
Gdy platforma nie przedstawia szybko informacji potrzebnych pracownikom, pojawiają się obejścia. Arkusz kalkulacyjny do śledzenia dat zakończenia umów z wykonawcami. Wspólna skrzynka odbiorcza do aktualizacji dla klientów. Notatka w prywatnym telefonie zamiast wpisu w systemie.
Może się wydawać, że to nawyki konsultantów. Zwykle jest to luka w platformie. Jeśli Wasz zespół utrzymuje równoległe systemy, aby wykonywać pracę, którą powinien obsługiwać ATS, to sygnał nie o braku dyscypliny, lecz o tym, czy platforma została zbudowana z myślą o sposobie pracy rekrutera agencyjnego.
W Trackerze reguły automatyzacji uruchamiają się na podstawie dat rozpoczęcia obsadzenia, etapów procesu i aktywności związanej ze zleceniem. Zadania reaktywacji po dacie zakończenia, alerty o nieaktualnym procesie i sekwencje kontaktów kontrolnych z klientem działają bez konieczności pamiętania o ich uruchomieniu. Celem jest uczynienie z platformy miejsca, w którym konsultanci chcą pracować. Nie miejsca, w którym zapisują informacje dopiero po fakcie.
2. Obraz relacji z klientem jest rozproszony w trzech systemach zamiast w jednym
Większość starszych platform została zaprojektowana do śledzenia kandydatów. Nie zostały zaprojektowane do zarządzania pełną relacją biznesową między Waszą agencją, klientami i kandydatami w dłuższej perspektywie.
W rezultacie rozwój biznesu odbywa się w CRM; zarządzanie kandydatami w ATS, a połączenie między nimi istnieje w głowie jednej osoby. Gdy ta osoba odchodzi lub gdy analizujecie relację z klientem na szczeblu kierowniczym, obraz jest niepełny.
Agencje, które wyrastają ze swojej obecnej platformy, najczęściej wskazują właśnie na ten problem: chcą jednego źródła prawdy pokazującego pełną relację bez konieczności pobierania raportów z trzech różnych systemów: obsługiwane stanowiska, zatrudnieni kandydaci, wygenerowane przychody, niewykorzystane szanse i wiele więcej.
W Trackerze ATS i CRM są tą samą platformą, a nie integracją między dwoma produktami. Konta klientów, zlecenia, kandydaci, obsadzenia i proces sprzedaży znajdują się w jednym rekordzie. To nie jest funkcja. To inna architektura.
Want to learn more about Tracker?
3. Wasza platforma dodała sztuczną inteligencję. To nie to samo, co stworzenie jej z myślą o sztucznej inteligencji.
Większość dostępnych dziś na rynku platform dodała sztuczną inteligencję. Ważniejsze pytanie brzmi: w jaki sposób.
W przypadku wielu starszych systemów odpowiedzią jest zestaw funkcji sztucznej inteligencji nałożonych na platformę zbudowaną kilkadziesiąt lat temu. Funkcjonalność istnieje. Jednak sztuczna inteligencja nałożona na starszą bazę kodu zasadniczo różni się od sztucznej inteligencji wbudowanej w warstwę bazową od pierwszego dnia. Podstawowy model danych, architektura interfejsu API i sposób strukturyzowania rekordów: wszystkie te elementy albo umożliwiają sztucznej inteligencji działanie, albo nie. Dodawanie sztucznej inteligencji do platformy, która nie została do tego zaprojektowana, powoduje tarcia integracyjne nasilające się za każdym razem, gdy próbujecie ją rozszerzyć.
Tracker od początku został zbudowany ze sztuczną inteligencją w warstwie bazowej, począwszy od wyszukiwania kandydatów, które wymagało modelu danych zaprojektowanego z myślą o czytelności maszynowej, a nie tylko o wykorzystaniu przez ludzi. To właśnie ta podstawa sprawia, że wszystko, co jest na niej budowane, ma większe możliwości. To nie jest rozróżnienie filozoficzne. To praktyczna różnica, którą widać za każdym razem, gdy agencja próbuje coś zbudować.
Agility Partners, firma zajmująca się rekrutacją w branży technologicznej, przeszła z poprzedniej platformy właśnie z tego powodu. Po przeanalizowaniu 65 systemów w ramach wewnętrznej oceny gotowości na sztuczną inteligencję potrzebowała platformy z rozbudowanymi interfejsami API, możliwościami obsługi webhooków sterowanych zdarzeniami oraz modelem danych, który agenci sztucznej inteligencji mogliby niezawodnie odczytywać, zapisywać i wykonywać na nim działania. Wybrali Tracker i poświęcili pierwszy rok na odbudowę podstawy danych na jego bazie.
Nie widziałem na rynku niczego, co umożliwiałoby wykorzystanie AI w takim stopniu jak Tracker. Przyglądałem się innym opcjom. Tracker jest tym właściwym rozwiązaniem.
EVA, asystent AI Trackera, działa w trzech trybach: jako samodzielny interfejs czatu do prowadzenia badań i generowania treści, dostępny na żądanie panel boczny wewnątrz dowolnego rekordu lub procesu oraz działająca w tle warstwa agentów, która autonomicznie obsługuje weryfikację, sekwencjonowanie kontaktów, reaktywację, działania następcze i wiele więcej bez udziału rekrutera, korzystając z tych samych aktualnych danych, z którymi konsultanci pracują każdego dnia.
Centrum aktywacji Trackera to miejsce, w którym agencje włączają funkcje dostępne w platformie: natywne narzędzia, integracje partnerskie oraz agentów, którzy już znajdują się w Trackerze i są gotowi do użycia. Bez wyszukiwania narzędzi innych firm. Bez przekierowywania w inne miejsce. Wszystko w Centrum jest celowe i działa wewnątrz platformy. Po aktywacji Agent Studio służy do ich konfigurowania — definiowania, co każdy agent robi, jak się zachowuje i na jakie działania reaguje.
W przypadku liderów agencji oceniających strategię AI pytanie nie brzmi: „czy ta platforma ma AI?”. Prawie każda platforma ma je teraz. Pytanie brzmi, czy platformę stworzono tak, aby AI działało, czy też dodano AI, żeby platforma mogła dotrzymać kroku.
4. Ktoś w każdy poniedziałek ręcznie uzgadnia ewidencję czasu pracy
Zarządzanie ewidencją czasu pracy. Wynagrodzenia dla kontraktorów. Rozliczenia z klientami. Monitorowanie zgodności. W przypadku agencji realizujących większą liczbę rekrutacji tymczasowych lub kontraktowych zaplecze operacyjne nie jest kwestią drugorzędną. To właśnie tam powstaje marża albo są ponoszone straty.
Gdy zaplecze operacyjne działa na odrębnej platformie niż ATS, dane muszą przemieszczać się między systemami. Oznacza to ręczne uzgadnianie, opóźnione fakturowanie i luki w zakresie zgodności, które wychodzą na jaw dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.
Najbardziej odczuwają to agencje, które rozwijają działalność kontraktową. To, co działa przy dwudziestu kontraktorach, nie działa przy dwustu. Przy większej skali niespójne zaplecze operacyjne stwarza realne ryzyko operacyjne.
W Trackerze zaplecze operacyjne jest wbudowane w platformę. Ewidencja czasu pracy, wynagrodzenia i rozliczenia, wdrażanie oraz zgodność znajdują się obok rekordu zatrudnienia, a nie w osobnym narzędziu, które musi się z nim synchronizować.
5. Twoja platforma jest intensywnie konfigurowana, a mimo to nadal nie robi tego, czego potrzebujesz
Starsze platformy można konfigurować. Jednak konfiguracja ma swoją cenę. Zmiany procesów zazwyczaj wymagają udziału konsultanta. Możliwości dostosowywania raportów są ograniczone. Utrzymywanie aktualnych integracji z nowszymi narzędziami wymaga stałych nakładów.
W agencjach, które od kilku lat korzystają z tej samej platformy, na poziomie kadry zarządzającej często pojawia się cicha frustracja: platforma potrafi wiele, ale doprowadzenie jej do tego, by robiła dokładnie to, czego potrzebujesz, stało się osobnym projektem. Nie jest zła. Po prostu co tydzień generuje tarcia, które ktoś musi łagodzić.
Zmiana platformy nie jest małą decyzją. Migracja danych, ponowne szkolenie, zakłócenia w działaniu aktywnych stanowisk — wszystko to jest realne. Realny jest jednak również skumulowany koszt pozostawania przy platformie, która nie rozwija się w sposób odpowiadający Twojej firmie.
Uczciwe pytanie, które powinni zadać sobie liderzy wyższego szczebla, nie brzmi: „czy nasza obecna platforma jest dobra?”. Brzmi ono: jaka jest różnica między tym, co robi nasza platforma, a tym, czego potrzebuje nasza firma, i ile ta różnica faktycznie nas kosztuje?
Jak naprawdę wygląda zmiana platformy
Obawa przed zmianą jest zwykle większa niż związane z nią realia. The Mason Group oceniła 16 platform przed wyborem Trackera, uruchomiła go w ciągu jednego weekendu, a w poniedziałek jej zespół kontraktowy już pracował na systemie.
„Pod względem obsługi klienta, łatwości użytkowania i w pełni funkcjonalnego zaplecza operacyjnego nie ma niczego lepszego. Przyjrzałem się 16 różnym systemom ATS i CRM. Tracker jest tym właściwym rozwiązaniem.” — Rob Fletcher, partner, The Mason Group
W Trackerze wdrożeniem zajmuje się dedykowany zespół, a cały proces przebiega w jasno określonych etapach. Dane są mapowane i weryfikowane, zanim pierwszy użytkownik rozpocznie pracę. Szkolenie obejmuje praktyczny dostęp do środowiska testowego, dzięki czemu pierwszego dnia zespoły znają już system. Celem jest ciągłość działania, a nie zakłócenia.
Jeśli powyższe sygnały brzmią znajomo, warto odbyć tę rozmowę, nawet jeśli do podjęcia decyzji zostały jeszcze miesiące.
