Leidos tworzy i wdraża systemy AI w jednych z najbardziej regulowanych i kluczowych dla realizacji misji środowisk na świecie: w programach obronnych, wywiadowczych, cywilnych i zdrowotnych, gdzie opóźniony przegląd może oznaczać opóźnienie misji. Wraz z rozszerzaniem się portfolio AI firmy na te programy jej proces zarządzania nim nie rozwijał się w tym samym tempie. Przeglądy stworzone z myślą o mniejszym i prostszym portfolio zaczęły teraz stać między dobrymi rozwiązaniami AI a ludźmi, którzy ich potrzebowali.
Wąskie gardło stojące za misją
Leidos zarządzał dziesiątkami przypadków użycia AI w różnych jednostkach biznesowych, a każda z nich wypracowała własne praktyki dokumentacyjne i własny harmonogram przeglądów. W miarę jak wdrażanie AI przyspieszało w programach obronnych, wywiadowczych, cywilnych i zdrowotnych, proces przestał mieć sens.
Fragmentacja była widoczna w trzech obszarach:
- Duplikowanie dokumentacji: Bez wspólnego systemu ewidencji zespoły ponownie tworzyły dokumentację zarządczą, która prawdopodobnie już istniała w innym miejscu organizacji.
- Ograniczona widoczność na poziomie całej organizacji: Centralne zespoły zarządzania nie mogły dostrzegać wzorców ryzyka w całym portfolio ani skalować spójnych mechanizmów kontrolnych, ponieważ dokumentacja każdej jednostki biznesowej była przechowywana w innym formacie i w innym miejscu.
- Przeglądy mierzone w tygodniach: Wstępne przyjmowanie do procesu zarządzania zajmowało tygodnie niezależnie od rzeczywistego poziomu ryzyka danego przypadku użycia, więc projekty niskiego ryzyka czekały w tej samej kolejce co projekty wysokiego ryzyka.
W miarę dojrzewania strategii AI firmy Leidos potrzeba posiadania pojedynczego systemu ewidencji, który pozwalałby rozumieć wdrażanie AI w całej organizacji, stała się wymogiem biznesowym, a nie tylko mile widzianym udogodnieniem.
Budowa pojedynczego systemu ewidencji AI
Leidos miał wybór: zaakceptować zarządzanie jako trwały hamulec wdrażania AI albo przebudować je tak, aby odpowiadało skali działalności firmy. Leidos nawiązał współpracę z Trustible, aby wesprzeć tę przebudowę.
Wykorzystując Inwentaryzację AI, Zautomatyzowane przepływy pracy i Analizę ryzyka Trustible, w połączeniu z własnymi kompetencjami Leidos w zakresie zarządzania, oba zespoły zbudowały scentralizowany obraz przypadków użycia AI w całej organizacji:
- Inwentaryzacja AI: Pojedyncze źródło prawdy dotyczące tego, jakie rozwiązania AI istnieją, gdzie są wdrażane i kto jest za nie odpowiedzialny, zastępujące arkusze kalkulacyjne i korespondencję e-mail, na których zespoły zarządzania polegały przy śledzeniu portfolio.
- Zautomatyzowane przepływy pracy: Przetwarzanie wsadowe i gotowe karty ryzyka dały firmie Leidos możliwość jednoczesnego przeprowadzania wielu przypadków użycia przez proces przyjmowania, zamiast obsługiwania ich pojedynczo.
- Analiza ryzyka: Zautomatyzowane przypisywanie poziomu ryzyka i taksonomie analiz wskazywały odpowiednie działania ograniczające ryzyko oraz kierowały każdy przegląd do właściwych interesariuszy na podstawie wpływu, a nie przyzwyczajeń.
„Skala naszej organizacji wymaga odpowiedniej skali zarządzania AI. Musimy działać w ścisłej synchronizacji z biznesem, niezależnie od tego, ilu przypadków użycia AI to dotyczy. Trustible pozwala nam usprawnić przyjmowanie i zarządzanie dzięki szeregowi narzędzi, takich jak przetwarzanie wsadowe, gotowe karty ryzyka i inne. Są to dla nas przełomowe rozwiązania, które stają się coraz skuteczniejsze wraz z naszym rozwojem” — powiedział Geoff Schaefer, wiceprezes ds. strategii i zarządzania AI w Leidos.
Zmiana nie polegała tylko na wdrożeniu nowego narzędzia. Była to nowa zasada projektowania: należy budować system zarządzania z myślą o skali, do której organizacja dąży, a nie o skali, od której zaczynała. „Trustible pomógł nam przełożyć naszą wizję praktyki odpowiadającej potrzebom firmy zatrudniającej 47 000 osób na praktyczny zestaw narzędzi i technik” — powiedział Geoff.
Skrócenie harmonogramów zarządzania bez obniżania standardów
Najbardziej bezpośrednim skutkiem była szybkość. Podczas wdrażania Leidos wykorzystał Trustible, aby skrócić wstępne przyjmowanie do procesu zarządzania AI z tygodni do godzin, a w niektórych przypadkach do minut, w zależności od złożoności systemu i profilu ryzyka.
Po wdrożeniu Trustible firma Leidos odnotowała:
Szybsze przyjmowanie bez pomijania etapów
Przyspieszenie nie wynikało z chodzenia na skróty. Zarządzanie ryzykiem i taksonomie analiz Trustible automatyzowały przypisywanie poziomu ryzyka i automatycznie wskazywały działania ograniczające ryzyko, dzięki czemu osoby dokonujące przeglądu zaczynały pracę z kontekstem, a nie od pustej strony.
Przegląd oparty na ryzyku, a nie rozwiązanie uniwersalne
Przypadki użycia o niskim ryzyku przechodziły przez proces szybko. Systemy o wyższym ryzyku nadal były poddawane dokładniejszemu przeglądowi przez starszych członków Rady ds. Zarządzania AI, z przejrzystą ścieżką audytu dokumentującą każdą decyzję na każdym etapie.
Jedno źródło prawdy dla wszystkich zespołów
Zespoły ds. technologii AI, ryzyka, prawa, prywatności i realizacji misji zaczęły pracować na tych samych danych zamiast prowadzić równoległe rejestry. Przeglądy przebiegały szybciej, ponieważ nikt nie czekał na arkusz kalkulacyjny innej osoby.
Łącznie te rezultaty zmieniły znaczenie zarządzania AI w firmie Leidos. Zamiast hamować wdrażanie, stało się ono czynnikiem, który pozwolił na szybsze wdrażanie, poparte odpowiednią dokumentacją.
Jak Leidos tego dokonało
1. Scentralizowanie ewidencji AI.
Każdy przypadek użycia, model i dostawca otrzymał jeden rekord zamiast kilku, dzięki czemu zespoły ds. zarządzania mogły wreszcie zobaczyć całe portfolio w jednym miejscu.
2. Automatyzacja kategoryzacji ryzyka i kierowania spraw.
Insights Taxonomies i silnik Risk Intelligence automatycznie oceniały ryzyko i kierowały każdy przypadek użycia do właściwego recenzenta, dzięki czemu praca o niskim ryzyku nie czekała za pracą o wysokim ryzyku.
3. Przygotowanie się na agentową AI, zanim się pojawi.
Policy Management i AI Frameworks firmy Trustible przekładały federalne i globalne wymogi regulacyjne na stale rozwijane mechanizmy kontroli, zapewniając firmie Leidos podstawę, którą można rozszerzyć na agentowe przepływy pracy w miarę ich skalowania.
Co dalej: zarządzanie w epoce agentów
Dziś Trustible wspiera zarządzanie AI w przedsiębiorstwie Leidos, zapewniając większą strukturę i większy poziom automatyzacji niż zastąpiony przez nie proces ręczny. Przeglądy przebiegają szybciej. Zespoły pracują na tym samym źródle prawdy. Liderzy mają zaś pewność, że mogą zatwierdzać systemy AI, które mają rzeczywiste znaczenie operacyjne.
„Jesteśmy głęboko przekonani, że gdy wkroczymy w epokę agentowej AI, epokę agentów, wszystkie nasze dotychczasowe narzędzia i metody zarządzania AI przestaną działać” — wyjaśnił Geoff Schaefer. „Chcemy rozwiązać ten problem, aby nasi klienci nie musieli tego robić, dzięki czemu będą mogli z przekonaniem wdrażać i uruchamiać agentów AI”.
Historia firmy Leidos jest dobrze znana organizacjom rozwijającym AI w regulowanych środowiskach o wysokiej stawce: zarządzanie, które zapewnia klarowność zamiast tarć, staje się mnożnikiem siły napędzającym innowacje.
Ciekawi Cię, co klarowność w zakresie AI może zrobić dla Twojej organizacji? Poproś o demo aby zobaczyć, co jest możliwe.