A VP de Pessoas afirma que os colaboradores mais valiosos são aqueles que «se tornam dispensáveis»

Linnea Bywall é a VP de Pessoas da Quinyx, um software de gestão da força de trabalho com tecnologia de IA. Para além das funções na área de Pessoas que desempenhou, a sua experiência como psicóloga organizacional orienta o seu trabalho.

Falámos com Linnea para saber mais sobre a forma como está a utilizar a IA para transformar os Recursos Humanos e as Operações de Pessoas. Partilhou connosco uma análise detalhada da sua abordagem, bem como dos desafios que enfrenta e da forma como os está a ultrapassar.

Um percurso de liderança moldado pela psicologia organizacional

Cresci na pista, a competir nos 100 m, 200 m e 400 m. O meu treinador, Peter, era psicólogo e, como era a pessoa mais fixe que conhecia, decidi naturalmente seguir os seus passos. Apesar de querer ser psicóloga, sabia que não queria trabalhar na área clínica. Por isso, comecei desde cedo a especializar-me em psicologia organizacional.

Depois de me licenciar, trabalhei como psicóloga organizacional, sobretudo nas áreas do recrutamento e do desenvolvimento de lideranças. Após alguns anos, juntei-me à start-up sediada em Estocolmo chamada Alva Labs, onde criei a função de Pessoas e assumi o meu primeiro cargo de gestão.

Depois de ensinar aos outros todas as teorias, já era tempo de provar do meu próprio remédio. Após 6,5 anos na Alva, juntei-me recentemente à Quinyx como VP de Pessoas, gerindo agora uma equipa de 8 pessoas fantásticas!

Como a IA redefine as funções de RH e os pressupostos sobre a liderança

É clara a expectativa de aumentar a eficiência com IA sem diminuir a qualidade. Isto exige que eu melhore a minha documentação. Sem uma documentação adequada, é difícil tirar partido dos modelos de IA ou dar liberdade aos agentes.

A implementação da IA também me levou a experimentar novas formas de trabalhar, tanto para mim como para a minha equipa e para a organização. Acredito firmemente na definição de expectativas claras, pelo que a utilização da IA passou a fazer parte das expectativas que defino para todos os elementos que me reportam diretamente.

Pensamentos de Linnea

É clara a expectativa de aumentar a eficiência com IA sem diminuir a qualidade.

No que diz respeito à estrutura organizacional, aquilo que antes considerávamos talento será diferente do talento que procuramos atualmente. Historicamente, precisávamos de estrelas. Cheguei mesmo a ouvir falar de empresas que tentavam basear os aumentos salariais e as avaliações de desempenho no número de mensagens que alguém recebia no Slack, como prova da sua importância.

Hoje, os profissionais que se tornam dispensáveis são os mais procurados. Um colaborador que elimina tarefas repetitivas e liberta tempo para outra coisa terá o maior impacto na organização. E isso não é o mesmo que ser líder. Pode ser, mas não tem de ser.

Como a IA transforma os processos de contratação e as operações das equipas

O recrutamento é crucial para o sucesso de qualquer organização, o que faz dele uma área fundamental para a melhoria com IA. Utilizamos o Hiring System da Alva Labs para reformular a forma como passamos de uma reunião inicial para um processo personalizado. A Alva ajuda a criar uma descrição detalhada da função com base nos dados fornecidos (ou simplesmente no título), identifica depois todas as competências necessárias para a função e cria um processo de contratação personalizado e específico para a função, incluindo perguntas de entrevista geradas por IA e específicas para a função.

A Alva permite um melhor alinhamento, concebe um processo com base nesse alinhamento e garante que todos avaliam aquilo que foi acordado. A curto prazo, conduz a um processo e a uma experiência de contratação melhores. A longo prazo, pode aumentar a probabilidade de selecionarmos os candidatos certos.

Como documentar processos para preparar a organização para a IA

A falta de documentação é um obstáculo significativo à preparação para a IA. Muitas organizações querem utilizar IA, mas demasiados processos continuam apenas na cabeça das pessoas. Estamos atualmente a atualizar e a documentar todas as informações e processos.

Este é o primeiro passo para criar uma função de Pessoas autónoma. Forneço uma estrutura clara sobre o que documentar e como fazê-lo, explico os potenciais benefícios deste trabalho e, em seguida, defino um objetivo para o resultado.

Estamos a atualizar alguns aspetos existentes com IA para corresponder ao tom de voz, à precisão, ao formato e ao objetivo. Para as secções que não tinham qualquer documentação, criámos rascunhos de raiz. Também utilizámos a IA como caixa de ressonância para garantir que abrangíamos todos os elementos necessários. Isto tornou todo o processo muito simples.

Reescrevemos o nosso Manual de Pessoas e o Manual de Gestores na Quinyx. Para garantir que documentávamos e tirávamos partido da informação, adicionámos o número de visualizações como um Resultado-chave nos OKR trimestrais da nossa equipa de Pessoas. Isto garantiu que todos reconhecêssemos o valor deste trabalho.

Pode ser assustador sentir que estamos a "ficar para trás" ao adotar a IA. Muitas pessoas apregoam que revolucionaram as suas formas de trabalhar, mas poucas explicam como o estão a fazer. Penso que isso pode ser avassalador para as pessoas e impedi-las de se envolverem verdadeiramente. Fazer da "documentação dos processos" um primeiro passo é uma forma de desmistificar a situação.

Eu e a minha equipa também estamos a frequentar em conjunto um curso prático de IA através da Anthropic (que disponibiliza cursos gratuitos). Considero útil baixar a fasquia explicando que ferramentas utilizar para tarefas específicas, mostrando exemplos e trabalhando em conjunto.

Como as ferramentas de IA melhoram a eficácia dos RH e da liderança

Utilizo muito a IA como caixa de ressonância, tanto para investigação como para comparação com referências. Também estamos a melhorar os nossos modelos de competências com IA. Como primeiro passo, pedi ao Claude que investigasse as melhores práticas. Depois, utilizámos a IA para atualizar o nosso Manual de Pessoas e o Manual de Gestores com guias. Criámos um modelo e um prompt para os gestores utilizarem na criação de um modelo de raiz.

Considero o Gemini particularmente útil. Melhorou a minha produtividade e a qualidade em muitas áreas. Estou constantemente a aprender e consigo facilmente obter contributos sobre os meus rascunhos. É útil avaliar o meu trabalho a partir de diferentes perspetivas, por exemplo, pedindo-lhe: "Como reagiria um CEO a isto?"

Também organizamos sessões de formação sobre IA, bem como sessões de demonstração em toda a organização. Dentro da equipa, destacamos os êxitos relacionados com a IA nas nossas reuniões para dar exemplos.

Há muito mais que precisamos de fazer e não penso que, enquanto equipa, estejamos na vanguarda nesta área. Mas a adoção individual na minha equipa de Parceiros de Pessoas melhorou significativamente tanto a qualidade como a eficiência.

Eis uma lista das ferramentas que utilizo no meu conjunto de ferramentas de RH:

• Gemini e ChatGPT: caixa de ressonância para explorar alternativas e melhores práticas, bem como para criar políticas, modelos de progressão profissional, descrições de funções, anúncios de emprego, entre outras coisas.
• Alva Labs & LinkedIn Recruiter: pesquisa de candidatos, criação de processos de recrutamento e avaliação da adequação dos candidatos.
• Confluence: assistência aos colaboradores na procura de respostas a questões sobre políticas.

Porque varia a adoção da IA e como a abordar

Um desafio que enfrentamos é a adoção desigual. Alguns colaboradores estão totalmente empenhados e estão a obter muitos benefícios; outros estão apenas a começar. Em muitos casos, os modelos de IA não têm o contexto necessário para causar um impacto significativo de imediato.

Incluímos a utilização da IA nos nossos modelos de competências, o que significa que se espera que todos a utilizem como uma competência. Dependendo da senioridade, isso terá significados diferentes para cada pessoa.

Porque são fundamentais a experimentação e a colaboração para os líderes

Líderes — continuem a experimentar.

Documentem os vossos processos. Resol­vam problemas reais que enfrentam atualmente. Encontrem um colega com quem possam partilhar o percurso de adoção da IA e explorar em conjunto. Além disso, escolham alguém que esteja mais avançado do que vocês e peçam ajuda.

Nos próximos cinco anos, prevejo que metade das funções de Pessoas se tornará redundante. Os profissionais que permanecerem serão aqueles capazes de lidar tanto com pessoas como com agentes.

Reflexões da Linnea

Líderes — continuem a experimentar.

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