Garantir a Continuidade do Negócio num Ambiente de Permacrise

O mundo vive numa permacrise, definida como “um período prolongado de instabilidade e insegurança”, desde pelo menos 2015. 

Embora nos venham à mente acontecimentos recentes como o Brexit, a pandemia de COVID-19, o Afeganistão, a Ucrânia e agora Israel, muitos exemplos são anteriores a estes, incluindo catástrofes naturais que estão a proliferar devido às alterações climáticas, a crise financeira mundial e a instabilidade política causada por acontecimentos como os protestos na sequência da morte de George Floyd ou a Primavera Árabe. 

No futuro, é provável que o mundo assista a uma combinação de crises geopolíticas, ambientais, económicas e sanitárias com maior frequência e em sucessão mais rápida. Isto significaria que as potenciais ameaças à continuidade operacional das empresas ocorreriam com maior regularidade.

O que é a continuidade operacional?

A continuidade operacional refere-se ao planeamento estratégico e tático realizado por uma organização para garantir que pode continuar a operar durante e após um acontecimento disruptivo.

Envolve identificar operações e sistemas críticos e implementar planos e medidas para manter ou restabelecer rapidamente funções empresariais essenciais perante perturbações imprevistas, como catástrofes naturais, ciberataques ou outras crises.

Este processo é essencial para minimizar o tempo de inatividade e as perdas financeiras, garantindo simultaneamente a viabilidade contínua da empresa.

Continuidade operacional significa mobilidade

Os profissionais de recursos humanos e de mobilidade global estão bem familiarizados com a resposta a crises e a recuperação de catástrofes, uma vez que a formação se tornou mais necessária nos últimos anos. 

A rapidez é um elemento crucial da gestão de crises. Os profissionais de RH devem incluir considerações práticas relacionadas com a imigração e a mobilidade no seu manual de procedimentos padrão e garantir que este está atualizado e foi testado em condições de stress.

As orientações gerais para a gestão da continuidade operacional dividem-se em três partes:

1. Saber antecipadamente quem são as partes interessadas fundamentais, bem como quais são as suas funções e responsabilidades
2. Dispor de uma distribuição geográfica dos responsáveis pela resposta e das pessoas responsáveis, caso algumas sejam diretamente afetadas e não possam desempenhar a sua função
3. A perfeição pode ser inimiga do bom. Tem de ser suficientemente bom, desde que as organizações sejam ágeis e consigam adaptar-se para manter as operações empresariais.

As cinco áreas fundamentais da continuidade operacional

Os dados são essenciais durante uma crise

O que se tornou claro nos cenários em que os trabalhadores têm de ser evacuados de um país para outro é a importância de obter e manter os dados essenciais dos trabalhadores e das pessoas a seu cargo. 

Precisa destes dados para poder fazer algumas coisas: 

1. Identificar todos os trabalhadores afetados e avaliar os riscos, bem como considerar opções de evacuação imediata por motivos de segurança. 
2. Considerar opções de curto e longo prazo para os locais de trabalho. 
3. Agir rapidamente e de forma decisiva para relocalizar os trabalhadores. 

Muitas organizações podem desconhecer as nacionalidades dos seus trabalhadores, uma vez que estes dados não são recolhidos habitualmente, porque a recolha de dados pode por vezes ser vista como uma invasão da privacidade. No entanto, numa crise, dispor dos dados corretos é fundamental para todo o processo. 

À medida que as empresas procuram recolher estes dados, é imperativo que recolham também as nacionalidades dos familiares dos trabalhadores, uma vez que é ainda menos provável que estes dados sejam registados.

Na realidade, é mais fácil relocalizar rapidamente algumas nacionalidades do que outras. Por exemplo, as equipas de segurança podem organizar voos charter ou até barcos para evacuar o pessoal, mas, num cenário de emergência, muitas vezes não consideram as nacionalidades das pessoas em causa nem se estas terão efetivamente autorização para embarcar no voo ou entrar no país de destino.  

É essencial que os profissionais responsáveis pela deslocação de emergência dos seus trabalhadores sejam realistas quanto ao que é possível dentro da sua organização no que diz respeito à capacidade dos sistemas de RH para manter um repositório de dados. 

Pode não ser necessário dispor de todos os dados de todas as pessoas a nível mundial, e tal pode, de facto, ser impedido pela legislação local em algumas jurisdições. No entanto, ter um plano claro sobre onde poderão residir mais obviamente as preocupações de segurança e garantir que os dados desses trabalhadores e das pessoas a seu cargo estão disponíveis contribuirá muito para organizar as saídas.

Por exemplo, durante o período que antecedeu o Brexit, muitas organizações não dispunham de dados sobre cidadãos do Reino Unido na Europa e europeus no Reino Unido — simplesmente nunca tinham precisado deles.  

No entanto, devido ao calendário, houve tempo suficiente para recolher esta informação e tomar as medidas necessárias para manter os estatutos de imigração e garantir a continuidade operacional. Não é esse o caso em situações verdadeiramente urgentes, como se verificou nos últimos anos na Ucrânia e no Afeganistão.

Se está a utilizar um empregador de registo numa determinada região, haverá riscos a mitigar e esforços colaborativos a organizar nesse âmbito.

Author's Tip

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eOs dados só são úteis enquanto se mantiverem válidos. É importante estabelecer um mecanismo para os manter e atualizar, como a implementação de uma periodicidade regular de lembretes aos trabalhadores, apoiada pela plataforma tecnológica adequada.\u003c/span\u003e

Gestão da força de trabalho durante uma crise

Uma estratégia de gestão da força de trabalho permite desenvolver um plano para deslocar eficazmente a força de trabalho, de modo a garantir a continuidade do negócio e tomar decisões fundamentadas ao considerar as opções disponíveis. 

Em alguns casos, tal pode não exigir a saída efetiva do país por parte de todos os trabalhadores, mas deverá ser criado um plano individualizado para trabalhadores específicos que possam ser necessários para assegurar a continuidade das operações no local afetado.

Ao realizar uma análise, uma empresa deverá considerar os seguintes fatores relevantes em conjunto com os seus especialistas em imigração e o seu prestador de serviços de mobilidade global:

• Para onde podem os trabalhadores viajar com pouca antecedência por motivos de segurança? Quais são os locais onde não é necessário visto ou onde podem obter um visto à chegada?
• Pode uma pessoa trabalhar nesse local a curto ou a longo prazo? Quanto tempo será necessário para obter uma autorização de trabalho?
• Como se manterão a par das alterações rápidas e frequentes à regulamentação de imigração e às opções de viagem?
•  Quais são as várias considerações relativas ao trabalho remoto? Por exemplo, os vistos para nómadas digitais, salvo algumas exceções, nem sempre tendem a ser opções viáveis quando o tempo é essencial. Tanto as empresas como os trabalhadores devem ter em conta o estabelecimento estável, as obrigações fiscais e de segurança social, etc.
• Quais são as necessidades específicas de talento nos vários locais de uma empresa?  Embora possa ter uma presença global, as competências dos trabalhadores afetados podem corresponder apenas a determinados locais.
• Qual é o risco associado à deslocação de pessoas para o local da crise para apoiar a resposta – por exemplo, a deslocação de equipas de segurança para apoiar evacuações devido à instabilidade política testemunhada nos últimos anos no Iraque, na Síria e no Afeganistão.
• Quais são os vários cenários que devem ser considerados, como as situações em que não é possível viajar?
• Se o evento afetar a cadeia de abastecimento da empresa, que obstáculos regulamentares terão de ser ultrapassados e que planos de contingência estão implementados para garantir que os processos empresariais não são completamente comprometidos.

A importância de ter uma força de trabalho preparada para viajar

Garantir que as pessoas afetadas estão tão preparadas quanto possível para viajar é importante para a execução sem falhas de um plano de continuidade do negócio. 

Além de ter visibilidade sobre as nacionalidades das pessoas afetadas, é também essencial saber que vistos válidos já possuem, uma vez que tal pode facilitar uma viagem imediata. 

Por exemplo, um cidadão indiano em Israel pode não ter muitas opções de viagem, mas, se tiver um visto Schengen válido, uma autorização ESTA dos EUA, um visto de visita do Reino Unido, etc., de repente abre-se todo um leque de opções, pelo menos para viajar e garantir a segurança a curto prazo. 

Quanto aos locais para onde as pessoas afetadas podem viajar, numa primeira fase, é preferível ter identificados locais para onde possam não só viajar, mas também continuar imediatamente o seu trabalho.

Se tal não for possível, a melhor alternativa seguinte é considerar locais onde as pessoas possam entrar sem visto e alterar o seu estatuto de imigração no próprio país. 

Por vezes, tal pode significar uma interrupção na continuidade do trabalho se, por exemplo, não puderem trabalhar enquanto um pedido estiver pendente. Noutros casos, pode significar um período de trabalho a partir de um hotel ou apartamento, em vez de se deslocarem a um escritório.

Por exemplo, os Emirados Árabes Unidos concedem vistos à chegada a mais de 70 nacionalidades e permitem converter o visto num visto de trabalho remoto após a chegada.

No caso da crise entre a Rússia e a Ucrânia, a UE mobilizou rapidamente o Estatuto de Proteção Temporária para cidadãos ucranianos, facilitando bastante a continuação do trabalho das pessoas assim que chegavam a um local seguro. No entanto, quando algumas empresas encerraram as operações na Rússia e quiseram deslocar pessoal, a situação foi mais problemática e as opções foram mais limitadas. 

Os trabalhadores devem garantir que os seus passaportes são válidos e que têm pelo menos seis meses de validade restante. Devem também ter acesso a documentos como certidões de casamento, certidões de nascimento dos filhos, certificados de habilitações académicas, entre outros. 

Os profissionais de RH devem incluir esta mensagem no processo de integração e nos acompanhamentos dos cidadãos estrangeiros, para garantir que têm a documentação adequada consigo em caso de viagem com pouca antecedência.

Funcionalidade de geolocalização?

Como referido anteriormente, dados exatos e atualizados são fundamentais numa crise, mas existem limitações na qualidade e quantidade desses dados quando geridos manualmente. 

As empresas poderiam, e fazem-no, instituir sistemas para acompanhar a localização dos colaboradores, tendo em vista a sua segurança e proteção, que normalmente incluem apenas o país onde se encontram atualmente, e não a localização específica dentro desse país. 

Embora seja provável que as organizações conheçam o local de trabalho dos seus colaboradores, podem não saber se estes se encontram nesse local no momento de uma emergência ou se estão em viagem. No mínimo, os colaboradores devem ser aconselhados a registar a sua presença junto da embaixada do seu país de origem, especialmente se viajarem para um país de alto risco.

Em caso de catástrofe ou de outro tipo de evento disruptivo, dispor de informações de contacto atualizadas dos colaboradores e da capacidade de acompanhar a sua localização através das tecnologias da informação pode ser extremamente útil para lidar com quaisquer desafios relacionados com a gestão do pessoal.

Desenvolva proativamente um plano de gestão de crises  

Uma abordagem estruturada ao nível organizacional pode limitar muitos dos desafios que uma empresa poderá enfrentar durante uma crise. As organizações, especialmente as que operam a nível global, lidam continuamente com uma crise após outra. Um plano de gestão de crises irá: 

•  Aumentar a sensibilização para os riscos e ajudar na análise de riscos, de modo a identificar quaisquer pontos críticos e as medidas necessárias
• Ajudar a organização a adaptar-se rapidamente durante situações de emergência
• Ajudar as principais partes interessadas a agir prontamente
• Permitir a monitorização em tempo real e a consciência situacional, que serão vitais para uma tomada de decisões eficaz e para garantir a manutenção das funções empresariais críticas
• Reduzir a instabilidade e a incerteza entre os colaboradores após uma crise que afete o seu local de trabalho.

De um modo geral, o plano de continuidade do negócio minimizará o impacto da crise nos colaboradores afetados e facilitará a continuidade do negócio. 

No âmbito das suas avaliações de riscos, deverá realizar uma análise do impacto no negócio para uma variedade de cenários e organizar exercícios de simulação para ajudar a sua equipa de gestão de emergências a compreender as suas funções e responsabilidades, de modo a garantir a preparação e a execução adequada do seu programa de continuidade do negócio.

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