Quando trabalhava numa agência digital em Londres, vi em primeira mão como um planeamento ponderado do espaço de escritório podia transformar um local de trabalho. O nosso escritório moderno e luminoso não só impressionava os clientes — também inspirava a criatividade, fazia com que as pessoas gostassem genuinamente de ir trabalhar e até se tornou um argumento de atração para novas contratações. Atualmente, com o trabalho híbrido e a mudança das expectativas relativamente ao regresso ao escritório, planear o espaço de escritório é mais importante do que nunca. Neste guia, partilharei aquilo que aprendi para o ajudar a conceber um espaço de trabalho eficiente, acolhedor e preparado para o futuro do trabalho.
O que é o planeamento do espaço de escritório?
O planeamento do espaço de escritório é o processo de organizar e dispor um espaço de trabalho físico para otimizar a utilização do espaço disponível, melhorar a produtividade, incentivar a colaboração e criar um ambiente confortável e seguro para os trabalhadores.
O planeamento abrangente de um escritório envolve estes 10 aspetos essenciais:
- Utilização do espaço: Determinar de que forma o espaço será dividido de forma eficiente, nomeadamente a disposição das secretárias, das salas de reunião, das áreas colaborativas e dos escritórios privados.
- Ergonomia: Abrange a seleção do mobiliário e a conceção das estações de trabalho, com especial atenção ao bem-estar dos colaboradores.
- Flexibilidade: Planear o crescimento ou as mudanças na empresa, como a contratação de mais colaboradores ou a adaptação a novas formas de trabalhar.
- Integração tecnológica: Garantir a existência de cablagem, tomadas elétricas e conectividade à Internet adequadas, bem como incorporar funcionalidades de espaços de trabalho inteligentes, como iluminação inteligente e controlo climático.
- Estética e imagem de marca: Criar um ambiente que reflita a marca, a cultura e os valores da empresa através de esquemas de cores, obras de arte e elementos de conceção.
- Acústica e iluminação: Equilibrar a luz natural com a iluminação artificial para criar um ambiente luminoso e confortável, e gerir os níveis de ruído através de materiais absorventes de som, painéis acústicos ou da colocação estratégica de áreas mais silenciosas longe das zonas de maior circulação.
- Conformidade e segurança: Garantir que a conceção do escritório cumpre os códigos de construção locais, os regulamentos de segurança contra incêndios e as normas de acessibilidade (pode até ser conveniente ir mais longe neste aspeto quando se cria uma operação internacional).
- Gestão de custos: Planear a disposição e a conceção do escritório dentro das limitações de um orçamento, equilibrando o custo com a funcionalidade e a estética.
- Necessidades dos colaboradores:
- Inclusão: Os espaços de escritório devem ser acessíveis e responder às necessidades de todos os trabalhadores.
- Colaboração: Criar áreas onde as equipas possam trabalhar em conjunto de forma eficiente.
- Zonas silenciosas: Disponibilizar espaços onde os colaboradores possam concentrar-se sem distrações.
- Áreas sociais: Conceber salas de descanso ou espaços de convívio onde os colaboradores possam relaxar e interagir.
- Cantinas: Outra organização onde trabalhei tinha uma cantina no local que nos servia almoços gratuitos todos os dias (eram geralmente saborosos e sempre saudáveis).
- Zonas de apoio à infância: Um benefício muito bem-vindo para os colaboradores!
- Sustentabilidade: Incorporar tecnologias e soluções de poupança de energia para reduzir a pegada de carbono do escritório, utilizar materiais e práticas de conceção sustentáveis para diminuir o impacto ambiental e garantir a existência de instalações adequadas para a reciclagem e a gestão de resíduos.
Dependendo do tipo de atividade em que está envolvido, implementar um espaço de trabalho ágil também pode ser uma boa opção para incentivar a colaboração da equipa e, simultaneamente, apoiar a produtividade individual.
Fatores que influenciam o planeamento do espaço de escritório
O escritório do meu antigo empregador foi escolhido porque a empresa era relativamente próspera, porque precisávamos de espaço para crescer e porque existia a possibilidade de personalizar determinadas áreas.
Alguns aspetos a considerar ao planear um novo escritório ou renovar um já existente incluem:
- Considerações orçamentais: Pretende um espaço funcional e inspirador sem gastar demasiado nem desperdiçar recursos.
- Espaço disponível: Que espaço está realisticamente disponível e como utilizá-lo da melhor forma para responder às necessidades da equipa (dica: pergunte-lhes).
- Modelo de trabalho: O facto de os membros da equipa trabalharem no escritório a tempo inteiro, ou segundo horários remotos ou híbridos, terá um impacto significativo no processo de planeamento do escritório.
- A sua cultura: A sua cultura única irá inevitavelmente refletir-se na conceção do espaço do escritório. Por exemplo, a startup de tecnologia financeira Wise instalou saunas nos seus escritórios como resultado da sua herança estónia.
- Segurança e regulamentação: Por último, mas não menos importante, o espaço precisa de ser seguro, acessível e cumprir todos os requisitos legais.
5 objetivos do planeamento do espaço de escritório
Os escritórios representam uma despesa geral significativa, pelo que é importante utilizá-los eficazmente. Eis 5 objetivos do planeamento do espaço de escritório:
1. Criar um ambiente de trabalho confortável e seguro
Este é um dos principais objetivos do planeamento do espaço de escritório. Envolve selecionar mobiliário ergonómico que apoie a saúde dos trabalhadores, proporcionar iluminação adequada para reduzir a fadiga ocular e garantir que o espaço de trabalho é bem ventilado e tem a temperatura controlada.
As considerações de segurança incluem o cumprimento dos códigos de construção, dos regulamentos de segurança contra incêndios e das normas de acessibilidade, para garantir que o escritório é um espaço seguro e inclusivo para todos os trabalhadores.
Ao dar prioridade ao conforto e à segurança, as empresas podem reduzir o risco de acidentes de trabalho e criar um ambiente onde os trabalhadores se sintam valorizados e acarinhados.
A principal necessidade dos trabalhadores? Luz natural e vistas para o exterior.
2. Aumentar a produtividade
O planeamento do espaço de escritório procura aumentar a produtividade através da conceção de uma disposição que apoie fluxos de trabalho eficientes.
Isto inclui posicionar estrategicamente os departamentos e as equipas próximos uns dos outros, para minimizar o tempo despendido a deslocar-se ou a procurar colegas.
A conceção deve também minimizar as distrações, disponibilizando zonas silenciosas para trabalho concentrado e áreas de colaboração para tarefas realizadas em equipa.
A integração adequada de tecnologia, como internet de alta velocidade e tomadas elétricas acessíveis, garante que os trabalhadores podem trabalhar sem interrupções.
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3. Reforçar o trabalho em equipa
Uma melhor colaboração é uma das principais razões apresentadas pelas organizações para exigirem o RTO, pelo que o espaço de escritório deve apoiá-la melhor!
Como afirma Timothy Gawel, responsável pelo estúdio empresarial e comercial da empresa de arquitetura HUB, no seu artigo sobre conceção de escritórios híbridos, “Os escritórios estão a ser concebidos com mais “espaço para nós” e menos “espaço para mim”, para proporcionar aos trabalhadores características comunitárias que não podem ser reproduzidas em casa.”
Mais uma vez, isto envolve criar uma combinação de espaços que respondam a diferentes utilizações e necessidades.
4. Reduzir os custos operacionais
Um escritório bem planeado utiliza o espaço de forma inteligente para reduzir a necessidade de imóveis adicionais e diminuir os custos de arrendamento, serviços públicos e manutenção. Isto pode incluir a implementação de partilha de secretárias ou do sistema de reserva de postos (se não tiver a certeza da diferença, consulte o nosso artigo sobre partilha de secretárias e reserva de postos).
Além disso, um planeamento cuidadoso pode conduzir a poupanças de energia e a outras eficiências, reduzindo ainda mais as despesas gerais associadas ao funcionamento de um escritório.
5. Reforçar a segurança
A segurança é outra consideração fundamental no planeamento do espaço de escritório, para proteger as pessoas, os ativos físicos e as informações sensíveis.
Isto envolve conceber a disposição do escritório de modo a incluir pontos de acesso controlados, sistemas de entrada seguros e câmaras de vigilância. As áreas sensíveis, como salas de servidores ou escritórios de executivos, podem exigir medidas de segurança adicionais, incluindo acesso restrito ou portas reforçadas.
7 boas práticas para o planeamento do espaço de escritório
Planear um novo escritório é um projeto entusiasmante. Eis algumas boas práticas para ajudar a garantir o seu sucesso.
1. Avalie o seu espaço
Antes de iniciar o processo de conceção, é essencial avaliar cuidadosamente o espaço atual do seu escritório.
Isto implica compreender as dimensões físicas, identificar os pontos fortes e as limitações da disposição e avaliar a forma como o espaço está a ser utilizado atualmente.
Os fatores a considerar incluem o fluxo de circulação, a luz natural e a infraestrutura existente. O software de planeamento de espaços de escritório pode ajudar neste processo, fornecendo análises em tempo real que apoiam decisões baseadas em dados para otimizar a utilização do espaço.
Esta avaliação ajuda a identificar áreas subutilizadas e oportunidades de melhoria, garantindo que o seu novo plano de espaço tira o máximo partido do que tem disponível.
Dica profissional
Para conceber espaços verdadeiramente inclusivos, dedique algum tempo a compreender os estímulos e as formas de trabalhar que podem desencadear reações na sua força de trabalho. Pode responder eficazmente a estas necessidades explorando a melhor forma de otimizar os principais elementos espaciais do local de trabalho. Por exemplo, compreender onde a luz natural é mais abundante e quais são as áreas mais suscetíveis a ruídos intensos pode ajudar a determinar a implementação adequada de espaços de descontração. — Sarah Payne, Diretora de Design do Kerr Office Group
2. Envolva os colaboradores
Tal como acontece com a maioria das iniciativas dirigidas às pessoas, é uma boa prática envolver as pessoas para quem a iniciativa está a ser concebida.
No caso do HUB acima mencionado, foram utilizados inquéritos aos colaboradores para orientar a conceção dos seus novos escritórios.
Pediram aos seus colaboradores que avaliassem as comodidades do escritório e fizeram perguntas como a frequência com que iam ao escritório para utilizar espaços privados de reunião, a fim de determinar quais os espaços
O resultado foi a criação de um espaço conhecido como “O HUB”, um espaço aberto que se estende de um lado ao outro do edifício.
Uma das extremidades do HUB é o centro de comando dos processos de produção, enquanto a outra é a zona de entrada do escritório, com a receção, a área de exposição, as salas de reunião com clientes, a sala de estar e lugares sentados informais para conversas entre clientes e designers.
Além dos inquéritos, também pode organizar grupos de discussão ou envolver um comité representativo para recolher opiniões sobre os problemas atuais e ideias para a nova disposição.
Envolver os colaboradores não só garante que a conceção final apoia a sua produtividade e bem-estar, como também aumenta o seu sentimento de pertença e satisfação com o novo espaço de trabalho.
3. Utilize as ferramentas certas
Os modernos programas de design e as ferramentas de planeamento de espaços permitem criar plantas detalhadas, visualizar disposições em 3D e experimentar diferentes configurações antes de assumir qualquer compromisso físico.
Estas ferramentas podem ajudar a otimizar a utilização do espaço, garantir o cumprimento dos regulamentos e identificar potenciais problemas numa fase inicial do processo de planeamento.
Além disso, a utilização das ferramentas certas pode simplificar a comunicação com as partes interessadas, facilitando a transmissão da sua visão e a obtenção do apoio dos decisores.
Por exemplo, a Microsoft utilizou a sua tecnologia de realidade virtual para envolver as partes interessadas ao conceber os seus escritórios em Sydney.
4. Documente o seu plano de espaço
Documentar o seu plano de espaço é fundamental para garantir que o processo de planeamento está organizado e que todas as partes interessadas estão alinhadas.
Um plano de espaço detalhado deve incluir plantas, disposições do mobiliário, diagramas elétricos e de rede, bem como outras especificações relevantes.
Esta documentação serve de referência ao longo do processo de implementação, ajudando a evitar mal-entendidos e garantindo que o resultado final está alinhado com a visão original.
Além disso, dispor de um plano documentado facilita a comunicação com empreiteiros, designers e outras partes envolvidas, permitindo uma execução mais fluida.
5. Otimize para a tecnologia
Parece básico, mas garanta que o seu plano de espaço responde às necessidades tecnológicas atuais e futuras, incluindo tomadas elétricas suficientes, acesso à Internet de alta velocidade e uma infraestrutura de TI adequada.
Planeie ferramentas de colaboração, como sistemas de videoconferência, ecrãs interativos e estações de carregamento sem fios. O software de reserva de secretárias partilhadas pode ajudá-lo a utilizar de forma mais inteligente o espaço de secretárias disponível.
Ao otimizar o seu escritório para as tecnologias atuais e futuras, cria um local de trabalho mais eficiente, conectado e preparado para o futuro, que responde às necessidades digitais dos seus colaboradores.
6. Monitorizar e melhorar continuamente
O planeamento do espaço de escritório não termina quando o novo layout está implementado; é um processo contínuo que exige monitorização e aperfeiçoamento.
Depois de o escritório ser reconfigurado, observe até que ponto o espaço responde às necessidades da empresa e dos colaboradores.
Recolha opiniões e acompanhe indicadores-chave de desempenho, como a satisfação dos colaboradores, a produtividade e a utilização do espaço.
Se surgirem problemas ou novas necessidades, esteja preparado para fazer ajustes ao layout. Ao adotar uma abordagem de melhoria contínua, pode garantir que o espaço de escritório continua a ser eficaz e adaptável ao longo do tempo.
7. Arranjar uma boa máquina de café
É indispensável!
Inspiração para espaços de escritório fantásticos
Pensei em terminar com algo divertido e apresentar 5 exemplos inspiradores de escritórios fantásticos:
1. ‘Spheres’ da Amazon, Seattle
Localizadas nos escritórios da Amazon em Seattle, as [bio]Spheres albergam mais de 40 000 plantas provenientes das regiões de floresta nublada de mais de 30 países. A ideia subjacente à sua implementação é proporcionar aos trabalhadores um espaço onde possam estar em contacto com a natureza e reduzir o stress.
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2. Escritórios de experiência do cliente da AirBnB, Portland
A AirBnB fez grandes esforços para reinventar o centro de atendimento telefónico tradicional. Os designers realizaram meses de investigação epistemológica e colaboraram com os trabalhadores para criar algo verdadeiramente especial.
3. Microsoft, Sydney
O principal escritório da Microsoft na região ANZ é considerado pioneiro no design de locais de trabalho híbridos. A ideia é que os trabalhadores possam trabalhar quando e onde quiserem, utilizando uma combinação de iluminação inteligente, robótica, sensores, quadros brancos digitais, diferentes áreas de trabalho e uma aplicação personalizada para proporcionar esta flexibilidade.
4. Sede da Adidas, Herzogenaurach
O principal escritório da Adidas na Alemanha não fica em Munique, Berlim ou Frankfurt, como poderia esperar. Assim, para atrair trabalhadores e satisfazer as suas necessidades, desenvolveram o conceito ‘My Arena’, que utiliza princípios de pensamento de design para compreender as necessidades e desejos de 3800 colaboradores de 80 nações.
As diferentes secções do edifício representam as “seis cidades-chave” da Adidas (Los Angeles, Nova Iorque, Londres, Paris, Xangai e Tóquio), e o complexo alberga cantinas, restaurantes e instalações desportivas e de lazer.
5. Lego, Billund
O principal escritório da Lego na Dinamarca foi concebido em conjunto com os trabalhadores para refletir os valores do LEGO Group: ‘Imaginação, Diversão, Criatividade, Cuidado, Aprendizagem e Qualidade’. O Campus foi concebido para proporcionar um ambiente lúdico, inclusivo e colaborativo aos trabalhadores e às suas famílias.
