Definiu os dias, as pessoas estão a vir, mas o escritório continua a parecer uma cidade fantasma. E os números de presença estão bem no relatório, mas, de alguma forma, não está a resultar. O espaço simplesmente parece… morto.
Considere, no entanto, os custos: vir para o escritório custa uma quantia considerável à sua equipa (cerca de 55 $ por dia) quando se contabilizam a deslocação e o almoço, contra 18 $ em casa. É muito dinheiro para gastar a participar numa videochamada ao lado de pessoas com quem quase não interage, especialmente se a sua verdadeira equipa só estiver presente em dias diferentes.
A Gensler descobriu que a socialização no trabalho quase duplicou desde a pandemia, o que diz tudo. Por isso, quando a equipa de alguém não está presente, essa pessoa está basicamente a pagar para ficar sozinha num espaço de escritório barulhento.
Por isso, eis o verdadeiro objetivo, depois de o regime estar definido: garantir que as pessoas certas estão presentes nos mesmos dias, de forma intencional. É algo que pode ser facilmente resolvido. Eis como, com a elia.
Se a elia é uma novidade para si, trata-se de uma plataforma de gestão das operações do espaço de trabalho para reservar secretárias e salas, registar visitantes e ajudar as equipas híbridas a alinhar os seus dias no escritório e a perceber como o espaço é utilizado.
Em resumo
- A sobreposição é mais importante do que o número de pessoas. Os mesmos 60% de presença podem corresponder a uma equipa completa ou a um espaço cheio de quase desconhecidos.
- Deixe cada equipa escolher um ou dois dias de referência, em vez de seguir uma regra geral definida pela empresa.
- Facilite a visualização de quem vem para o escritório e a reserva de uma secretária junto dessas pessoas.
- Conceba o espaço para que, quando as pessoas vierem, tenham uma boa experiência; depois, continue a ajustá-lo com base nos dados de ocupação (anónimos).
Passo 1: medir a sobreposição
Os números de presença não lhe dizem se alguém trabalhou realmente em conjunto no escritório. Considere uma equipa de 10 pessoas com um regime de três dias. A mesma equipa, a mesma presença semanal de 60%, em qualquer dos casos. Veja o que acontece quando coordena os dias:
| Cada pessoa escolhe os seus próprios dias | A equipa fixa terça a quinta-feira | |
| Presença semanal | 60% | 60% |
| Dias em que toda a equipa está junta | cerca de 1 | 3 |
| Como é o dia | a trabalhar sozinho, mas com uma deslocação | um verdadeiro dia de equipa |
O relatório não consegue distinguir estes dois cenários, mas os seus colaboradores conseguem. E aqueles que continuam a deslocar-se para se sentarem sozinhos num espaço tranquilo… bem, normalmente são os seus colaboradores mais empenhados, até deixarem de o ser.
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Passo 2: escolher intencionalmente os dias de referência
A maioria das equipas opta por uma regra geral: toda a gente no escritório à terça e à quarta-feira. É simples, mas acaba por ser uma confusão: esses dois dias ficam sobrelotados, o resto da semana fica vazio e as equipas que funcionariam melhor noutros dias acabam por ser obrigadas a seguir os seus.
Deixar cada equipa escolher o seu próprio dia de referência é uma aposta muito melhor. Algumas regras simples para evitar que a situação se descontrole:
- Escolha um ou dois dias fixos, não um alvo em movimento. A previsibilidade é melhor do que a astúcia. As pessoas organizam os cuidados dos filhos e as deslocações à sua volta.
- Baseie-os em trabalho que necessita realmente de uma sala. Planeamento, avaliações, integração de uma nova contratação, não colaboração em abstrato.
- Permita que as equipas sejam diferentes. A quarta-feira do marketing e a terça e quinta-feira dos atuários podem coexistir perfeitamente.
- Distribua-as pelos diferentes dias. Se todas as equipas escolherem a quarta-feira, acabou de criar um novo problema: 300 pessoas e 200 secretárias.
Dois dias bem escolhidos farão com que uma equipa se sinta muito mais unida do que quatro dias dispersos e serão muito mais fáceis de aceitar.
Passo 3: facilitar a visualização de quem vem para o escritório
Nada disto resulta se coordenar um dia for complicado. Se der mais trabalho do que simplesmente ficar em casa, as pessoas ficam em casa.
Na elia, pode ver quem já está a planear vir num determinado dia e reservar uma secretária mesmo ao lado dessa pessoa. Reserve o seu lugar, convide um colega e está feito. Acabam por ficar juntos, em vez de estarem em extremos opostos do espaço.
Uma seguradora nacional com a qual trabalhamos deu um grande impulso a esta iniciativa depois de uma fusão. Costumava estar no escritório apenas um dia por semana e tinha uma proporção de 1:3 entre secretárias e colaboradores, o que deixava muito espaço sem utilização e fazia com que as pessoas se sentissem bastante isoladas. Quando passaram a conseguir ver quem vinha, reservar secretárias em grupo e ocupar espaço no seu próprio piso, o escritório começou a encher-se nos lugares certos. O mesmo edifício, as mesmas secretárias, simplesmente muito mais tempo de equipa.
Passo 4: Crie um espaço que as pessoas utilizem
Reunir as pessoas certas é apenas metade do trabalho. O espaço tem de funcionar depois de elas chegarem, e é aqui que as boas intenções podem correr mal.
Essa mesma seguradora é um exemplo perfeito. Quando remodelaram o escritório, optaram pelos habituais assentos macios, sofás e zonas de estar, e esperaram que as pessoas começassem a utilizar essas áreas. Mas quase ninguém o fez. E descobriu-se que os funcionários se sentiam desconfortáveis por serem apanhados a descansar no sofá, porque parecia que estavam a evitar trabalhar. Quem diria.
Foi por isso que acabaram por remover as zonas de estar e substituí-las por secretárias normais, salas de reunião fechadas e cabines telefónicas para todas as chamadas e o trabalho concentrado. Agora, essas cabines telefónicas são, de longe, os lugares mais disputados do edifício.
O que realmente justifica o espaço que ocupa:
- Secretárias perto da sua equipa. Foi por isso que vieram, afinal.
- Salas fechadas e cabines telefónicas. Para as chamadas e o trabalho que exige concentração e que continua a ocupar metade do dia de toda a gente.
- Um piso suplente para situações de excesso de lotação. Para que uma quarta-feira cheia nunca deixe alguém sem lugar
Eis o que disse a diretora de RH da ROBIC depois de implementarem a elia:
"Os membros da nossa equipa adoram a plataforma elia e adotaram-na imediatamente após o lançamento! A plataforma foi muito bem concebida; todas as funcionalidades são fáceis de utilizar, sem necessidade de formação. Algumas funcionalidades também ajudaram a aumentar a presença no escritório e as interações presenciais. Por isso, recomendo vivamente a elia a qualquer empresa!"
Catherine Chouinard, Diretora de Recursos Humanos, ROBIC
Passo 5: Depois, observe o que acontece
Não vai acertar logo à primeira nos dias-âncora ou na disposição do espaço, e não há problema. As prioridades vão mudar, as equipas vão crescer e um piso que funcionava na primavera poderá, de repente, parecer inadequado no outono. Quando tudo estiver a funcionar, acompanhe três aspetos:
- Zonas quentes e frias. O terceiro piso fica vazio todas as quintas-feiras? Mude o dia de uma equipa.
- Procura de cabines. Estão sempre cheias? Acrescente algumas.
- Faltas. Se as secretárias reservadas ficam vazias, os seus dados são fictícios. Liberte automaticamente uma secretária não ocupada após 15 a 20 minutos e o sistema corrige a situação.
Os sensores da elia leem tudo isto de forma anónima, por espaço, para que obtenha a presença real e não apenas quem reservou o quê. Essa é a diferença entre adivinhar e saber: pode ver quais os dias-âncora que funcionaram, quais os espaços que justificam o espaço que ocupam e o que deve mudar antes da próxima conversa sobre o contrato de arrendamento, em vez de depois.
Por onde começar
Esta semana, faça apenas uma pergunta: as suas equipas estão realmente a estar presentes nos mesmos dias ou a atingir o número previsto em dias diferentes? Normalmente, vai senti-lo antes de o conseguir medir. Os pisos que parecem movimentados, mas sem dinâmica, são o sinal.
A partir daí, trata-se apenas de ajudar cada equipa a escolher um dia-âncora, facilitar a consulta de quem está presente e permitir que se sentem juntas, além de lhes dar um espaço que justifique a deslocação. Acerte nesses aspetos e a presença manter-se-á, em grande parte, por si só, porque as pessoas continuam a voltar quando a sua equipa está presente. E, se preferir não gerir tudo a partir de uma folha de cálculo, é precisamente para isso que a elia foi criada.
Perguntas frequentes
O que é um dia âncora?
Um ou dois dias fixos por semana em que toda uma equipa vem em conjunto, escolhidos tendo em conta o trabalho que beneficia de uma sala partilhada: planeamento, revisões, integração. O segredo é deixar as equipas escolherem os seus próprios dias, em vez de impor um dia único para toda a empresa.
Já impomos dois dias. Porque é que a moral continua baixa?
Os vossos dias provavelmente não coincidem. As pessoas cumprem o número em dias dispersos, por isso o edifício enche-se, mas os colegas específicos de que cada pessoa precisa não estão presentes. Fazer com que as equipas partilhem dias é melhor do que acrescentar outro dia obrigatório.
Isto não é apenas obrigar as pessoas a socializar?
Não. É fazer com que a deslocação valha a pena. Se alguém gasta $55 e uma hora em deslocações, o mínimo que lhe devem é um piso com a sua equipa. O que faz nesse dia fica ao seu critério.
Não vai "ver quem está presente" parecer espionagem?
É precisamente o contrário. São as pessoas que verificam quem está presente entre os seus próprios colegas de equipa, para poderem planear sobreposições, e não os gestores a controlar a assiduidade. A análise de ocupação permanece anónima e contabiliza espaços, não nomes.
Isto funciona se já reduzimos o número de secretárias?
É precisamente nessa situação que compensa. Um rácio reduzido de secretárias, combinado com dias não coordenados, provoca picos congestionados e períodos de pouca utilização. Os dias âncora suavizam as oscilações, e um piso de reserva significa que uma quarta-feira cheia nunca deixa ninguém sem lugar.
