Como utilizar a elia para planear o espaço de escritório nos setores dos seguros e das finanças

Já perdi a conta ao número de vezes que ouvi exatamente esta história. “Passámos para um rácio de 2:1 entre colaboradores e secretárias e reduzimos o nosso espaço, poupando uma fortuna.” Parece uma decisão óbvia, certo? Uma seguradora nacional com quem falámos recentemente fez precisamente isso e, inicialmente, parecia um excelente plano. 2 colaboradores por cada secretária, menos espaço para arrendar, custos mais baixos.

Mas, quando analisamos os números reais, a história é diferente. Os pisos tinham uma taxa média de ocupação de apenas 40%. Isso significava que 60% do espaço ficava simplesmente vazio, exceto durante 4 dias por ano, quando a equipa de TI realizava uma reunião para toda a empresa que necessitava de todas as secretárias. Na prática, estavam a pagar por um espaço que só utilizavam 4 dias por ano.

Vemos esta situação repetidamente nos setores segurador e dos serviços financeiros, por isso decidimos analisar mais de perto o que está a acontecer. Eis como a elia está a ajudar equipas como a sua a resolver esta questão, passo a passo.

Se a elia é uma novidade para si, trata-se de uma plataforma de local de trabalho: reserva de secretárias e salas, gestão de pedidos, registo de entrada de visitantes e os sensores e dados analíticos que mostram como o seu espaço é utilizado, tudo num só lugar.

Resumo: como utilizar a elia nos setores segurador e dos serviços financeiros

• Instale e ponha a funcionar os sensores das secretárias e das salas. Registam a presença real, de forma anonimizada e agregada, que é o tipo de dados necessário para tomar uma decisão sobre a densificação.
• Deixe os dados funcionar durante algumas semanas, por exemplo, 2 a 4 semanas, para abranger tanto uma semana mais tranquila como uma semana mais movimentada, como o final do trimestre ou uma reunião geral.
• Configure regras de reserva flexíveis para equipas que sabem que terão mais atividade em determinadas alturas (como as equipas de TI ou de formação). Não lhes atribua espaço adicional de forma permanente; disponibilize-o apenas quando dele necessitarem.
• Ative os convites a colegas para equipas que precisam de estar na mesma sala ao mesmo tempo (como subscritores juniores que acompanham subscritores seniores).
• Agende um relatório regular de ocupação para ser enviado a quem toma efetivamente as decisões imobiliárias.
• Reserve espaços sensíveis, como um departamento de conformidade ou uma sala de processos de sinistros, para equipas específicas com políticas de acesso, e registe digitalmente as visitas de clientes ou auditores, em vez de utilizar uma folha de registo em papel.

Quanto custa, na realidade, um piso 60% vazio

Considere uma seguradora de média dimensão típica, com 500 colaboradores e um rácio de 2:1: isso corresponde a 250 secretárias. Com uma ocupação semanal de 40%, são 150 secretárias que permanecem vazias na maioria dos dias. Nos pisos de empresas de serviços financeiros, é habitual considerar cerca de 150 pés quadrados por secretária, além do espaço partilhado, o que corresponde a cerca de 22.500 pés quadrados de espaço vazio que lhes está a custar dinheiro.

A renda média dos escritórios nos EUA atingiu $37.58 por pé quadrado no segundo trimestre de 2026, um aumento de 2.6% em relação ao ano anterior, de acordo com a CBRE. Fazendo as contas, estamos a falar de cerca de $845,000 por ano apenas em renda, antes de considerar sequer os custos de eletricidade e segurança, que aumentam proporcionalmente ao espaço vazio.

Os seus números serão diferentes, mas o princípio básico é o mesmo: a diferença entre aquilo que está a pagar e aquilo que as pessoas estão a utilizar é muito maior.

Porque é que os setores segurador e dos serviços financeiros enfrentam este problema primeiro

Neste setor, há duas questões que entram em conflito: o imobiliário é uma das maiores rubricas do orçamento, pelo que as equipas financeiras têm de justificar cada pé quadrado. Um rácio de 2:1 ou 3:1 entre colaboradores e secretárias parece excelente numa apresentação, mas…

Depois, há o facto de a presença no escritório variar consoante a função, de uma forma que um único rácio para toda a empresa não consegue refletir:

• As equipas de sinistros e operações podem estar no escritório 5 dias por semana.
• As equipas de subscrição ou atuariado podem trabalhar num regime híbrido ou a tempo parcial.
• As equipas de TI, jurídica e outras funções centralizadas concentram-se em picos previsíveis: semanas de formação, reuniões gerais e final do trimestre.

Um único rácio para toda a empresa não pode esperar equilibrar todas estas necessidades. Uma das equipas com quem falámos reduziu 2 pisos durante a pandemia e acabou por enfrentar o problema oposto: mais pessoas do que secretárias nos dias mais movimentados, uma situação resolvida através de agendamento manual todas as semanas.

Pressupostos comuns sobre o rácio de secretárias nos setores segurador e dos serviços financeiros

Eis algumas ideias que as pessoas assumem sobre os planos de RTO e de densificação, mas que raramente resistem a uma análise detalhada dos dados reais de presença:

1. Dois dias obrigatórios significam dois dias de presença uniforme

Peguemos no mesmo escritório com 500 colaboradores, numa proporção de 2:1: 250 secretárias. Impõe-se uma presença de 2 dias por semana e, ainda assim, as pessoas não se distribuem uniformemente ao longo da semana. Se 70% aparecerem todos na quarta-feira, isso representa 350 pessoas para 250 secretárias – uma falta bastante significativa –, apesar de a utilização semanal média parecer adequada no papel.

2. Todos os departamentos precisam da mesma proporção

Uma equipa que só se reúne presencialmente 4 vezes por ano para formação não precisa de espaço permanente para essas reuniões. Precisa de flexibilidade para utilizar mais espaço quando necessário e, depois, de garantir que esse espaço volta a ficar disponível durante o resto do ano.

3. Menos secretárias significa custos mais baixos

É verdade, mas apenas se ficar com secretárias que possam realmente ser utilizadas. Isso significa ter salas de reunião suficientes para acomodar toda a gente quando todos estão presentes, bem como um sistema de reservas que funcione, para que as pessoas não andem de um lado para o outro à procura de um lugar para se sentarem. Além disso, precisa de dados que permitam detetar uma proporção inadequada antes da renovação do contrato de arrendamento.

4. Os dados das reservas são suficientemente precisos

Não propriamente. Os dados ficam inflacionados porque alguém reserva uma secretária e depois não aparece, mas essa secretária continua a ser contabilizada como utilizada. Precisa de dados de sensores sobre a presença real para saber se uma determinada proporção está a funcionar.

Este quarto ponto acaba por pôr em causa os outros três. A maioria das decisões sobre proporções é tomada com base em dados de reservas que, à partida, não são muito precisos.

Como configurar

Eis o aspeto da solução quando a aplica a um piso real:

1. Instale os sensores. Os sensores de secretárias e salas da elia funcionam a bateria e são sem fios, pelo que pode colocar um piso em funcionamento sem cablagem nem intervenção da equipa de TI. Medem a presença real, de forma anonimizada e sem nunca a associar a uma pessoa específica, o que é importante porque uma secretária pode estar reservada e vazia, ou não estar reservada mas estar a ser utilizada. Os dados das reservas, por si só, não lhe dizem qual das situações se verifica.
2. Deixe decorrer um ciclo de presença durante algum tempo. Pelo menos 2 a 4 semanas. Desta forma, terá visibilidade sobre uma semana normal e uma semana de pico (fim do trimestre ou uma reunião geral) antes de alterar a proporção.
3. Analise o mapa de calor por dia, hora e piso. É assim que perceberá se a sua proporção de 2:1 se mantém ou se, nos dias mais tranquilos, se aproxima mais de 3:1 e, durante o caos trimestral, de 1:1.
4. Defina regras de reservas ao nível das zonas para as equipas que sobrecarregam o espaço. Na elia, o espaço não fica, por defeito, reservado para uma única equipa. Assim, um departamento como o de TI pode ter prioridade sobre mais secretárias ou salas quando precisa delas e, depois de o pico terminar, o espaço volta simplesmente a ficar disponível para reservas abertas.
5. Ative os convites a colegas quando a mentoria for uma prioridade. Os colaboradores podem ver quem mais reservou para um determinado dia e sentar-se perto dessas pessoas, ou enviar um convite para que um colega faça uma reserva juntamente consigo.
6. Agende o envio automático do relatório todos os meses. É enviado um resumo da ocupação à pessoa responsável pelas decisões relativas ao imobiliário, para que ninguém tenha de se lembrar de exportar manualmente uma folha de cálculo.

Porque é que os colaboradores mais juniores são outro motivo para as empresas promoverem o RTO

Os custos do escritório não são a única razão por detrás destas imposições. Com a mesma frequência, os líderes dizem-nos que são os colaboradores mais juniores que mais perdem quando o trabalho passa a ser totalmente remoto.

Há investigação que sustenta essa ideia. Em O poder da proximidade com os colegas de trabalho, Natalia Emanuel, Emma Harrington e Amanda Pallais estudaram engenheiros de software de uma grande empresa e descobriram que estar sentado perto dos colegas de equipa significava receber mais feedback e que os benefícios eram mais acentuados entre os trabalhadores mais jovens e com menos tempo de casa. Quando os escritórios fecharam, essa vantagem associada ao feedback desapareceu em grande medida.

Os novos colaboradores assimilam grande parte do que sabem por estarem perto das pessoas que desempenham o trabalho: fazendo casualmente uma ou duas perguntas, observando um subscritor sénior ou um profissional de gestão de sinistros a analisar um processo, ou sendo envolvidos numa conversa na qual não teriam sabido que deviam participar. O trabalho remoto, como seria de esperar, elimina tudo isso, e a diminuição do desempenho torna-se visível na produtividade meses mais tarde.

Um mandato de 2 dias não garante que as pessoas certas estejam no edifício no mesmo dia. Um subscritor júnior pode entrar conforme previsto, enquanto o colega sénior que pretende acompanhar vai para o escritório num dia completamente diferente. Os convites para colegas são a solução para esse problema, permitindo às pessoas ver quem vai entrar e planear os seus dias em função disso.

Como uma empresa de serviços financeiros resolveu o mesmo problema de coordenação

A Gestion FÉRIQUE, uma empresa de serviços financeiros sediada em Montreal, com 170 colaboradores, que gere fundos de reforma para engenheiros, deparou-se com o mesmo problema depois de adotar o trabalho híbrido em 2 escritórios e com 86 secretárias reserváveis. A flexibilidade sem visibilidade significava que os colaboradores apareciam nos dias agendados sem terem forma de saber se os colegas de que precisavam também estavam presentes.

Acesso restrito e gestão de visitantes para equipas financeiras e de seguros

Os rácios de secretárias não são a única coisa que torna este setor diferente.

Uma grande parte dos escritórios de seguros e serviços financeiros tem espaços que TÊM simplesmente de permanecer fechados: salas de processos de conformidade, arquivos de subscrição, mesas de negociação, pisos executivos e salas reservadas para auditorias regulamentares. As ferramentas genéricas de reserva não lidam bem com esta situação porque tratam todas as secretárias da mesma forma, quer devam estar disponíveis para reserva ou não.

As políticas de acesso da elia's fazem isto mesmo à sua frente. Os administradores podem bloquear secretárias, salas ou zonas específicas para determinadas equipas ou pessoas, para que a equipa de conformidade mantenha o seu próprio espaço, a subscrição tenha o seu próprio acesso aos processos e ninguém fora dessas equipas possa reservá-lo por engano.

O mesmo se aplica à gestão de visitantes: um sistema digital de registo de entrada com notificações aos anfitriões elimina a antiga folha de presenças em papel, permitindo-lhe ter um registo real de quem esteve no local e quando.

Por onde começar

Se está a preparar o caso para a área financeira ou para a liderança, seja específico: o rácio que aplica atualmente foi definido com base numa suposição, e eis o que os números reais dizem ao fim de 6 meses. É muito mais difícil contestar este argumento do que pedir um orçamento maior com base apenas na fé.

Se está neste momento a meio de um plano de densificação ou da implementação de um RTO, a forma mais rápida de perceber em que ponto se encontra é elaborar a sua própria planta do piso e analisar o padrão de presença antes da próxima decisão relativa ao arrendamento, e não depois.