TL;DR
O Spott é um sistema de acompanhamento de candidaturas nativo de IA, e a sua automatização surge em quatro camadas. A maioria das equipas de recrutamento só conhece a segunda.
| Camada | O que o Spott faz | Quem a configura |
|---|---|---|
| Camada1. O Spott captura | O que o Spott fazRegista, resume e arquiva as suas conversas, atualizando depois a base de dados com base nelas | Quem a configuraNinguém. Funciona por predefinição |
| Camada2. O Spott encontra e redige | O que o Spott fazCorrespondência semântica, descrições de funções, rascunhos de contactos | Quem a configuraO recrutador, quando necessário |
| Camada3. As regras do Spott atuam | O que o Spott fazFluxos de trabalho baseados em acionadores e ações, que monitorizam o que acontece e o que não acontece | Quem a configuraUm administrador, sem código |
| Camada4. Fala com o Spott | O que o Spott fazLigue o Spott ao Claude ou ao ChatGPT e faça perguntas em linguagem corrente | Quem a configuraQualquer utilizador, sem código, em minutos |
O ponto comum é este: a administração que os recrutadores tanto contestam consiste, na sua maioria, na introdução de dados que existe para alimentar um sistema que nada devolve. O Spott automatiza a captura, fazendo com que o resultado comece a trabalhar, e essa é a única coisa que alguma vez leva as pessoas a utilizar um sistema de acompanhamento de candidaturas.
Porque é que os recrutadores abandonam o seu sistema de acompanhamento de candidaturas
Os sistemas antigos de acompanhamento de candidaturas são máquinas de introdução de dados. Alguém tem de escrever as notas, etiquetar o registo, atualizar os campos e registar a chamada. Isso demora tempo real, acontece depois de a atenção já se ter deslocado e não devolve nada à pessoa que o faz. Por isso, não é feito: os campos ficam desatualizados, a base de dados deteriora-se, a pesquisa não devolve nada de útil e os consultores voltam ao LinkedIn para reencontrar pessoas que a sua própria empresa já conhece.
Uma melhor formação não vai resolver o problema. Todas as agências do mundo já tentaram. O que o resolve é eliminar a etapa de introdução manual, para que os dados se acumulem como subproduto do trabalho, em vez de serem um imposto sobre o trabalho. Esse é o problema em torno do qual o Spott foi criado, e é a primeira camada abaixo. Tudo o resto depende dela.
Camada 1: o Spott captura a conversa
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1. Registar a entrevista
O anotador de IA do Spott participa na chamada, grava, transcreve e resume-a, e arquiva automaticamente o registo no perfil do candidato. As chamadas de recolha de requisitos com gestores de contratação recebem o mesmo tratamento: são resumidas de acordo com o modelo da sua própria empresa e anexadas à vaga. O verdadeiro efeito secundário é este: o recrutador pode realmente ouvir, em vez de dividir a atenção entre a conversa e o teclado.
2. Atualizar o perfil depois de cada conversa
Um candidato menciona uma nova certificação, uma mudança de residência ou uma alteração naquilo que pretende. Na maioria das empresas, alguém deveria atualizar os campos posteriormente, mas ninguém o faz. O Spott lê a conversa, identifica o que é novo e propõe a alteração com o antes e o depois lado a lado, para que uma pessoa a aceite ou rejeite, em vez de a base de dados ser reescrita silenciosamente.
Esta é a automatização de maior valor no recrutamento, porque ataca a causa principal da degradação da base de dados. Os perfis mantêm-se atualizados como consequência de falar com as pessoas, algo que os recrutadores já iriam fazer de qualquer forma.
3. Etiquetar e enriquecer o registo
É pedido aos consultores que etiquetem os candidatos por área, nível de senioridade ou setor, e o cumprimento dessa tarefa é, na melhor das hipóteses, irregular. No Spott, descreve a regra uma vez, em linguagem corrente, nas definições — por exemplo, "etiquetar apenas as tecnologias com que o candidato trabalha ativamente" — e a plataforma aplica-a de forma consistente a todos os registos. Os novos registos são enriquecidos no momento da criação, preenchendo as lacunas que um CV nunca continha.
Camada 2: o Spott encontra e redige
4. Encontrar pessoas descrevendo-as
Em vez de expressões booleanas, descreve a pessoa de que precisa em frases comuns e o Spott classifica toda a sua base de dados de acordo com essa descrição, lendo CV, notas, registos de entrevistas, resumos de chamadas e correspondência, em vez de apenas campos
estruturados. Os resultados são apresentados por ordem de correspondência, de muito forte a fraca, cada um com uma explicação escrita do motivo pelo qual a pessoa obteve aquela classificação, critério a critério, incluindo os aspetos em que fica aquém.
Este é o retorno da camada 1. Um detalhe que um colega captou numa chamada de triagem há dois anos, que nunca chegou a um campo estruturado porque ninguém tinha tempo, pode hoje ser pesquisado no Spott.
5. Redação da descrição da função e da abordagem
A Spott gera a descrição da função a partir da conversa inicial e dos detalhes da função que já tem, e redige uma mensagem de abordagem personalizada para cada candidato com base no que sabe sobre essa pessoa e sobre a função, pronta para editar e enviar.
Vale a pena dizê-lo claramente: mantenha uma pessoa envolvida na abordagem. As mensagens de IA totalmente autónomas e enviadas em grande volume são a forma de as empresas adquirirem uma má reputação. O valor está em eliminar a página em branco, não em eliminar o recrutador.
Camada 3: as regras da Spott atuam enquanto recruta
O criador de automatizações da Spott baseia-se em acionadores, condições e ações, configurados por um administrador sem código. As regras mais interessantes são acionadas quando nada acontece, precisamente a categoria que os seres humanos têm mais dificuldade em detetar.
6. Detetar relações antes de perderem força
Não houve nenhuma conversa com um candidato forte nos últimos 90 dias? A Spott sinaliza-o, envia-lhe um e-mail ou coloca-o numa lista de reativação. Não houve contacto com um cliente nos últimos seis meses? A Spott notifica o responsável pela conta antes de um concorrente receber o próximo pedido. Esta segunda regra é, de forma consistente, a que mais impacto causa nos líderes de agências, porque se trata de desenvolvimento de negócio e não de administração, demora minutos a configurar e a maioria das empresas nunca a implementa.
7. Manter o funil e o resto da empresa fiéis à realidade
Um candidato foi colocado? A Spott encerra a vaga, envia uma confirmação ao cliente e abre o formulário de colocação. Uma candidatura chega à sua fase de consentimento? O e-mail relativo ao RGPD é enviado automaticamente. E os webhooks da Spott enviam cada evento para o resto da empresa no momento em que acontece: uma colocação aparece no seu canal do Slack ou do Teams, os detalhes são transferidos para a sua ferramenta de faturação e um painel em tempo real é atualizado. Individualmente, são ações pequenas. Em conjunto, fazem a diferença entre relatórios em que confia e relatórios que alguém reconcilia manualmente todas as sextas-feiras.
Camada 4: fala com a Spott
8. Fazer perguntas à sua base de dados em linguagem corrente
A Spott executa um servidor MCP, pelo que pode adicioná-la como conector no Claude ou no ChatGPT, indicar o endereço mcp.spott.io/mcp e iniciar sessão com o seu início de sessão habitual da Spott. A configuração demora alguns minutos, não requer código e cada utilizador vê apenas os dados que as respetivas permissões da Spott já autorizam, o que torna seguro disponibilizá-la a toda a equipa.
O que isto muda na prática:
- "Encontra todos os candidatos a diretor financeiro com quem falámos nos últimos 12 meses e que estão disponíveis para funções em empresas apoiadas por capital de investimento privado." Sem operadores de pesquisa, e lê as notas que uma pesquisa por palavras-chave nunca alcançaria.
- "Resume as nossas interações com este cliente e prepara pontos de discussão para a minha chamada." Uma leitura de cinco minutos substitui uma hora a procurar em cadeias de e-mails.
- "Gera a revisão semanal do negócio desta semana: colocações, taxas de conversão e desempenho dos recrutadores." Uma atualização pronta para a liderança, a pedido, em vez de uma tarefa de compilação na manhã de segunda-feira.
O mais importante não é uma única pergunta. É o facto de a interface com a sua base de dados de recrutamento deixar de ser um conjunto de ecrãs que alguém tem de aprender e passar a ser uma conversa. Para proprietários de agências e consultores sénior, que precisam de obter respostas do sistema com muito mais frequência do que introduzem dados nele, esta é a vantagem que surge mais rapidamente na lista.
Como começar a utilizar isto na Spott
Comece pela recolha e, depois, pelas regras que causam problemas todas as semanas. A Camada 1 é executada por predefinição e é o que faz com que todo o resto funcione. Depois disso, o sinalizador de clientes inativos e a regra de candidatos inativos vão mudar a forma como encara a semana.
Ative o assistente desde cedo. Demora minutos, não requer um programador e convence os profissionais mais céticos e experientes, porque lhes dá algo em vez de lhes pedir algo.
Designe um grupo de referência. As empresas que fazem isto bem formam devidamente um grupo restrito de administradores e utilizadores avançados, permitem-lhes criar e aperfeiçoar os fluxos de trabalho e implementam-nos junto de todos os outros posteriormente. Tentar transformar cada consultor num criador de automatizações não funciona.
Veja-o no seu próprio ambiente de trabalho
A forma mais rápida de avaliar tudo isto não é através de uma lista de funcionalidades, mas sim das suas próprias funções e da sua própria base de dados. Marque uma demonstração de 30 minutos da Spott e traga consigo uma pesquisa em tempo real: descreva a função numa frase e veja o que os seus próprios dados devolvem.
