Em resumo
O Grupo CGP é uma empresa de recrutamento com 200 pessoas e 12 escritórios, que presta serviços de pesquisa de executivos, contratação temporária e empregador oficial em toda a região APAC, no Médio Oriente e nos EUA.
Tinha acumulado três sistemas de acompanhamento de candidatos em paralelo (Mercury, Bullhorn e Vincere), além de um conjunto fragmentado de ferramentas específicas para cadências, pesquisa de candidatos e chamadas.
O CEO Chris Watkins liderou uma transformação digital em toda a empresa, na qual a IA no centro, e não a consolidação, era o verdadeiro objetivo. Substituir a camada de ATS foi o ponto de partida, não o destino.
Três requisitos reduziram rapidamente o leque de fornecedores: arquitetura nativa de IA, verdadeira agilidade de API e um fornecedor que acompanhasse o seu ritmo. A Spott, o ATS e CRM nativos de IA que a empresa selecionou, foi a resposta a cada um deles.
A implementação está a levar 200 utilizadores de 12 países para a Spott, com formação semanal nos fusos horários da região APAC e uma reunião semanal regular entre os programadores da CGP e a equipa de produto da Spott.
A lição transferível: se está a apostar numa transformação com IA assente numa plataforma, o que está realmente a comprar é a rapidez com que a equipa por detrás dela avança. Não a lista de funcionalidades no dia em que assina.
A situação: três ATS, uma empresa
A maioria das agências substitui um sistema de acompanhamento de candidatos. O Grupo CGP está a substituir três de uma só vez.
A empresa cresceu através de escritórios na Ásia, no Médio Oriente e nos EUA, e diferentes partes do negócio acabaram por adotar plataformas diferentes: Mercury num local, Bullhorn noutro e Vincere num terceiro. À sua volta, acumulou-se o conjunto habitual de ferramentas específicas para cadências, pesquisa de candidatos e chamadas, cada uma a resolver um problema real, mas nenhuma a comunicar com as restantes.
Este é um padrão extremamente comum em empresas de recrutamento com vários escritórios e raramente resulta de más decisões. São boas decisões locais tomadas em momentos diferentes, em mercados diferentes, por equipas que precisavam de algo que funcionasse naquele trimestre. O custo só se revela mais tarde: não existe uma visão única da rede, nem um processo consistente, e a camada de dados está demasiado fragmentada para permitir colocar algo inteligente sobre ela.
"Ao automatizar e centralizar tudo, a vida torna-se mais fácil e conseguimos gerar um impacto real à nossa escala." Chris Watkins, CEO, Grupo CGP
O objetivo era a IA, não a organização
A CGP não partiu com o objetivo de consolidar o seu conjunto de ATS. Partiu com o objetivo de colocar a IA no centro da forma como a empresa recruta, e a consolidação desse conjunto acabou por se revelar um pré-requisito.
Essa ordem altera as especificações. Se o objetivo é a organização, escolhe-se o sistema existente com mais utilizadores e migram-se os restantes para esse sistema. Se o objetivo é a IA realizar trabalho verdadeiro, fazer a correspondência entre candidatos, redigir comunicações e manter os perfis atualizados sem
os recrutadores voltarem a introduzir a informação, então a questão passa a ser saber qual é a plataforma realmente capaz de o fazer. Foi essa a questão que levou a CGP à Spott.
Como é a "IA no centro" na Spott numa terça-feira normal, apresentada aqui com dados de demonstração: o recrutador descreve a função numa frase e a plataforma pesquisa a própria base de dados da empresa com base nessa descrição.
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O que uma empresa com 200 pessoas exigiu e como a Spott respondeu
Chris e a sua equipa fizeram eles próprios a avaliação, em vez de a subcontratarem: compararam dezenas de plataformas, incluindo os sistemas antigos que já utilizavam e a nova geração orientada para a IA. Três requisitos reduziram o leque de opções, e vale a pena analisar cada um deles como um teste que a Spott tinha de superar.
1. Nativa de IA, não com IA acrescentada posteriormente
A CGP tinha visto plataformas estabelecidas relançarem-se com uma "estratégia de IA" sobreposta a estruturas de dados concebidas há quinze anos. A sua conclusão foi que isto produz funcionalidades de IA que funcionam bem em demonstrações, mas desiludem na utilização diária, porque o modelo de dados subjacente nunca foi criado para as suportar.
A Spott superou esse teste porque a IA é a arquitetura, não um módulo: a correspondência entre candidatos, as campanhas automatizadas e os perfis que se atualizam autonomamente são aquilo em torno do qual a plataforma foi construída, lendo as notas, os resumos de chamadas e a correspondência que ela própria capta.
A pergunta útil para qualquer responsável de RH ou de talento que esteja a realizar uma avaliação semelhante não é "têm funcionalidades de IA?", à qual todos respondem agora afirmativamente, mas sim "o modelo de dados foi concebido para isto ou foi adaptado posteriormente?" Peça ao fornecedor que lhe mostre o que a IA lê e como essa informação lá chegou.
2. Verdadeira agilidade de API
Uma empresa à escala da CGP vive de integrações. O que procuravam eram APIs genuínas, webhooks e acesso personalizado aos dados, não um sistema fechado com um mercado de conectores associado. A API aberta e os webhooks da Spott são aquilo com que os próprios programadores da CGP trabalham agora diretamente, enviando dados para os sistemas financeiros, as camadas de relatórios e as ferramentas internas em que assenta uma empresa com 12 escritórios.
As avaliações de tecnologia de recrutamento tendem a ignorar este aspeto, e é precisamente essa lacuna que mais pesa à escala. Se a resposta da plataforma a todas as perguntas sobre integrações for "isso está no roteiro", a empresa acaba por reconstruir as soluções alternativas das quais acabou de pagar para se libertar.
3. Um fornecedor que acompanha o seu ritmo
A CGP queria uma linha direta com as pessoas que desenvolvem o produto: uma relação de trabalho com a equipa que define o roteiro, não um pedido numa fila de suporte. Com a Spott, foi exatamente isso que obtiveram. Chris, ele próprio fundador, descreveu a relação com os fundadores da Spott como uma via de dois sentidos, uma parceria na qual cada lado ajuda o outro a "construir o negócio de cada um".
A lógica de aquisição convencional diz que uma empresa com 200 pessoas reduz o risco ao comprar ao maior fornecedor disponível. A CGP fez o contrário: quando se aposta num programa de transformação baseado numa plataforma, uma linha direta com as pessoas que decidem o que será lançado a seguir vale mais do que a segurança transmitida por um logótipo conhecido.
Como é realmente a implementação
A CGP está a integrar 200 utilizadores na Spott em 12 países. Primeiro, a base de dados é migrada tal como está e, depois, aperfeiçoada com a empresa num ambiente de validação, antes de alguém começar a trabalhar nela. Dois ritmos definem a forma como a implementação decorre.
Formação semanal, nos fusos horários certos. As sessões realizam-se todas as semanas nos fusos horários da região Ásia-Pacífico, em vez de serem comprimidas num único evento de entrada em produção. A maioria das implementações de sistemas de acompanhamento de candidatos falha na adoção, e o padrão é sempre o mesmo: uma sessão de formação, realizada uma única vez, a uma hora inconveniente, para pessoas que depois regressam aos seus velhos hábitos.
Uma reunião semanal regular com a equipa de engenharia. A liderança e a equipa de engenharia da CGP reúnem-se todas as semanas com as equipas de produto e engenharia da Spott, e é aqui que surge a parte honesta da história. A API da Spott não tinha, desde o primeiro dia, tudo aquilo de que os programadores da CGP precisavam. Faltavam webhooks, endpoints e filtros específicos, e a CGP pediu-os nominalmente. Esses pedidos foram devolvidos já implementados, muitas vezes no espaço de uma semana e, por vezes, no próprio dia: numa chamada recente, a lista da semana anterior foi lida de novo como uma lista de verificação — concluído, concluído, incluído na versão lançada nesse dia.
Esse é também o estado honesto do projeto como um todo: a implementação ainda está a decorrer, a formação continua semana após semana e ninguém de nenhum dos lados afirma que está concluída. Chris iniciou o processo com preocupações claras e, avaliando-o com base nessas preocupações, o seu veredicto até agora é: "Penso que conseguimos resolver as duas coisas mais importantes que mais me preocupavam."
Quatro lições da mudança da CGP para a Spott
1. Decida para que serve a IA antes de selecionar fornecedores. Os requisitos da CGP eram claros porque o objetivo era específico. "Queremos IA" produz uma visita guiada a uma demonstração. "Queremos que a correspondência, o contacto e a manutenção dos dados sejam tratados pela plataforma" — a especificação com base na qual a Spott foi avaliada — é algo que se pode efetivamente testar.
2. Pergunte de onde vêm os dados da IA. Um mecanismo de correspondência que só vê campos estruturados é uma caixa de pesquisa. O mecanismo da Spott lê as notas, os resumos de chamadas e a correspondência que ele próprio recolhe, o que tornou o primeiro requisito testável, em vez de ser apenas uma afirmação de marketing.
3. Considere o acesso a integrações um requisito indispensável. As APIs e os webhooks determinam se algum dia será possível ligar a plataforma ao resto da empresa. Os programadores da CGP estavam a trabalhar com a API da Spott durante o período entre a avaliação e a implementação, e não depois de um futuro lançamento de um mercado de aplicações.
4. Compre a rapidez da equipa. Todas as plataformas que avaliar terão um aspeto diferente daqui a um ano. O que a CGP comprou efetivamente foi o ritmo semanal a que a Spott disponibiliza aquilo que lhe é solicitado, e esse acesso às pessoas que definem as prioridades é o elemento duradouro que um comprador escolhe.
Veja o que a CGP viu
A avaliação realizada pela CGP é algo que qualquer empresa pode repetir numa única reunião: apresente uma função real, uma questão de integração real e o seu problema mais difícil relacionado com a qualidade dos dados, e veja como a plataforma responde. Marque uma demonstração de 30 minutos da Spott e faça esse teste por si próprio.
Sobre a Spott
A Spott é uma plataforma ATS e CRM nativa de IA para empresas de recrutamento e colocação de pessoal, criada em torno da correspondência, do contacto e da atualização automática de dados, em vez da manutenção manual de registos. É apoiada pela Y Combinator, possui certificação ISO 27001 e está em conformidade com o RGPD, sendo utilizada por agências em todos os continentes, desde equipas boutique de pesquisa de executivos a grupos presentes em vários países, como a CGP.
