Como Criar e Implementar uma Pilha Tecnológica de RH para o Futuro

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Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Perdoe quaisquer gralhas, uma vez que o robô não está correto a 100% do tempo.

David Rice: Atualmente, parece existir uma solução tecnológica para tudo. Precisa de ajuda para definir os seus objetivos e resultados-chave? Existem várias soluções de software para isso. Precisa de uma nova plataforma de gestão de talentos? Há um fluxo interminável de fornecedores de serviços tecnológicos a licitar espaço publicitário no Google, na esperança de que os pesquise e encontre.

Então, como pode criar uma pilha tecnológica para as funções de gestão de pessoas que responda às necessidades específicas da sua organização? Como pode planear a adoção da IA nas suas capacidades tecnológicas? Como pode implementar um novo software de uma forma que faça sentido para a sua organização?

Bem-vindo ao podcast People Managing People. Estamos empenhados em construir um mundo do trabalho melhor e em ajudá-lo a criar locais de trabalho felizes, saudáveis e produtivos. Eu sou o seu apresentador, David Rice.

O meu convidado de hoje é Andrew Swiler. É empresário e CEO da Lanteria, uma empresa que desenvolve soluções de software para gestão de RH, talentos, desempenho e aprendizagem. Vamos falar sobre software, IA e implementação tecnológica.

Andrew, bem-vindo.

Andrew Swiler: Obrigado, David. É um prazer estar aqui. Estou entusiasmado por explorarmos as ideias que discutimos.

David Rice: Para começar, conte-nos um pouco sobre si. Como entrou no negócio do software e acabou por se tornar CEO de um produto como a Lanteria?

Andrew Swiler: O meu percurso até aqui foi bastante indireto. Comecei a minha carreira em capital privado, a trabalhar sobretudo com empresas em dificuldades. Comprámos muitas empresas de retalho e negócios semelhantes. Como talvez saiba, o capital privado é uma área bastante intensa. Fiquei completamente esgotado e acabei por sair por volta de 2010. Depois fui viajar durante seis meses. Conheci a minha mulher numa ilha na Croácia. Ela era de Barcelona.

Convenci-a a mudar-se para São Francisco. Lá, trabalhava com empresas de software, desempenhando uma função semelhante à de diretor financeiro, sobretudo na área das finanças. Um dia, a minha mulher disse que queria voltar para Barcelona. Disse-me que eu podia ir com ela ou ficar. Por isso, arrumei as minhas coisas e mudei-me para Barcelona. Não falava a língua e comecei uma empresa de comércio eletrónico porque não conseguia arranjar um emprego normal.

Não resultou. Depois fundei uma empresa de óculos com a minha mulher. Na realidade, foi ela que começou a empresa. Vendemo-la em 2019, pouco antes da pandemia. Eu não sabia o que fazer e comecei a procurar novas oportunidades. Conhecia algo chamado fundos de aquisição, em que as pessoas procuram uma empresa para adquirir.

É semelhante ao capital privado, mas numa escala mais pequena. Sabia que precisava de fazer algo na área do software. Já tinha experiência com software graças ao meu trabalho anterior e precisava de uma empresa remota, porque vivia em Barcelona. Procurei repetidamente, li muitos documentos e livros e, finalmente, cerca de um ano e meio depois, surgiu a Lanteria. Entrei no setor dos RH quase por acaso e comecei a aprofundar-me nele.

Como empresário, penso que o essencial é encontrar paixão e interesse em praticamente qualquer área em que se entre. Por isso, aprofundei-me na área do desempenho em RH. Temos o nosso próprio podcast na empresa e reúno-me semanalmente com profissionais de RH para perceber como tudo funciona, porque não venho desse mundo.

Nunca trabalhei numa empresa muito grande. Por isso, para mim, é algo completamente novo aprender como utilizam o nosso produto, como utilizam outros produtos e como funciona todo o setor dos RH.

David Rice: Na sua perspetiva, quais são atualmente os maiores problemas relacionados com software para os profissionais de RH? E quais diria que são os maiores desafios que o software de RH ajuda a resolver?

Andrew Swiler: O maior desafio que resolve é, obviamente, toda a circulação de papel que costumava ocorrer, sobretudo em empresas de recrutamento de elevada velocidade, onde entram muitas pessoas, temos de integrá-las e depois geri-las.

Muitas vezes, também é necessário gerir a saída dessas pessoas, porque há empresas que contratam a um ritmo muito rápido. As empresas de construção e qualquer empresa com um processo de contratação acelerado precisam de software de RH. Noutras empresas, a circulação de papel é obviamente um problema, mas outro aspeto importante é simplesmente a gestão das ausências.

É importante saber quando as pessoas estão presentes, quando estão ausentes e quantos dias de folga foram gozados. Muitas empresas controlavam estas informações em folhas de cálculo do Excel. Ainda recebemos clientes que nos dizem que utilizam o Excel, mesmo tendo 200 funcionários.

Tivemos uma empresa com 3000 funcionários que continuava a utilizar uma folha de cálculo do Excel com uma macro criada por alguém muitos anos antes. O novo vice-presidente de RH percebeu que, do ponto de vista da segurança, era necessário utilizar um sistema adequado. Uma das principais funções do software de RH é garantir a segurança e assegurar que toda a documentação e informação dos funcionários ficam num espaço protegido.

Se tiver apenas uma unidade do Google Drive e uma folha de cálculo do Excel, esse não é obviamente o espaço mais protegido. É necessário utilizar software capaz de tratar disso.

Diria que esses são os problemas mais abrangentes. Uma das coisas mais difíceis é fazer o software funcionar, configurá-lo, implementá-lo e conseguir que os funcionários o utilizem diariamente.

O interessante do software de RH é que, além do correio eletrónico, é provavelmente o único software com que todas as pessoas da empresa têm de interagir em algum momento. Por isso, é necessário garantir que o software é fácil de utilizar e intuitivo. Caso contrário, o departamento de RH receberá pedidos constantes de ajuda, como “Como faço isto?” ou “Como faço aquilo?”.

É importante que seja fácil para as pessoas seguir os passos. Esse é um dos maiores problemas quando se escolhe um software e se implementa: garantir que os funcionários sabem utilizá-lo, que está corretamente configurado e que é fácil de usar.

David Rice: Nem consigo imaginar analisar tantos dados numa folha de cálculo. Quando se vê uma grande folha de Excel, só se pensa: “O que mais posso fazer hoje?”

Andrew Swiler: Exatamente. Só queremos sair dali. Imagine as pessoas que recebiam aquela folha quando começavam a trabalhar nos RH. Pensariam: “O que é isto?”

David Rice: É como alguém que utilizou uma grande solução durante anos e que fica completamente surpreendido ao ver aquilo.

Andrew Swiler: Aquilo já tinha mais de uma década. Era um banco que trabalhava assim. Absolutamente inacreditável.

David Rice: As finanças têm as suas tradições. Só não pensei que essa fosse uma delas.

Andrew Swiler: São lentas, mas as finanças são provavelmente a área mais lenta a evoluir. Ainda utilizam, por exemplo, COBOL como tecnologia em muitos sistemas bancários. É, de um modo geral, um setor muito lento a mudar.

David Rice: Conceber uma pilha tecnológica é sempre um desafio. Pode consumir muito tempo e a tecnologia muda rapidamente. No entanto, parece que o nível de mudança e a velocidade a que ocorre estão a intensificar-se. Que conselhos daria, sobretudo a quem está numa startup, ao criar uma nova pilha tecnológica?

Andrew Swiler: Atualmente, é muito difícil dar bons conselhos sólidos a alguém. Ontem, alguém me perguntou quais eram as minhas previsões para 2024. Respondi que poderia fazer previsões para os próximos cinco anos e que talvez fossem mais certas do que aquilo que iria acontecer este ano.

Muitas vezes, as pessoas preocupam-se demasiado com mudanças de curto prazo, mas normalmente demora bastante tempo até essas mudanças se consolidarem. Ainda entramos em empresas e vemos tecnologias muito antiquadas, incluindo em grandes organizações.

Por vezes, não importa qual é a pilha tecnológica, desde que funcione, seja segura e tenha sido bem construída. É possível conquistar clientes e mantê-los, porque mudar de software é uma tarefa enorme para as grandes empresas.

Se está a começar como empresário, eu acompanharia atentamente o que a IA pode fazer. Nós observamos muito o que está a acontecer com o Copilot e o que a Microsoft está a tentar fazer com o Microsoft Teams.

O mais importante é perceber o que estas novas tecnologias permitem fazer internamente. É possível desenvolver mais depressa? É necessário contratar cinco programadores ou bastam três? Todo este desenvolvimento tecnológico está a tornar mais fácil criar software e isso fará com que o software se torne uma mercadoria.

Ao mesmo tempo, isso significa que será essencial criar uma interface de utilizador melhor, um produto melhor, casos de utilização melhores e compreender os clientes. No fim, é importante perceber como é possível criar produtos atualmente.

David Rice: É interessante. Estamos numa época em que toda a gente fala de IA. É curioso ter dito que é difícil fazer previsões. Fiz recentemente uma reportagem sobre IA e um amigo perguntou-me o que achava que iria acontecer nos próximos dois anos.

Eu disse-lhe que não sabia. Há dois anos, nem sequer sabia o que era o ChatGPT, e veja a importância que passou a ter nos nossos fluxos de trabalho. Por isso, é impossível prever tudo, especialmente com todos os fatores externos que estão envolvidos.

Andrew Swiler: É muito difícil prever e saber qual será o impacto em todos os tipos de software. Estamos a tentar perceber o que acontece enquanto o terreno muda debaixo dos nossos pés. Também é difícil compreender o que a tecnologia conseguirá fazer num curto espaço de tempo, porque está a dar grandes saltos rapidamente.

David Rice: Essa era precisamente a minha próxima pergunta. Onde se enquadra a IA numa pilha tecnológica de RH ideal? E como prevê que o trabalho de um profissional de RH irá mudar nos próximos anos?

Andrew Swiler: Na realidade, penso que a IA irá provocar algumas das maiores mudanças no software de contabilidade e no software de RH nos próximos anos. O software de contabilidade é muito baseado em números, pelo que será mais fácil interpretar os dados que lê.

O essencial da IA, pelo menos dos grandes modelos de linguagem que vemos atualmente, é retirar às pessoas a necessidade de criar software personalizado ou saber programar. Permite utilizar linguagem normal para interagir com o software.

Vejo os RH a evoluírem no sentido de não ser necessário contactar o fornecedor de software para pedir uma solução personalizada, um painel de controlo ou alguém técnico que o crie. Bastará falar com o Copilot ou com o modelo de linguagem e dizer: “Quero um painel que mostre os dados X, Y e Z deste departamento, entre esta data e aquela data”. O sistema irá apresentá-lo, criá-lo e permitir escolher o formato, os pontos de dados e as cores.

Provavelmente, o painel aparecerá no ecrã dentro do Microsoft Teams e tornará a vida das pessoas muito mais fácil. Não será necessário procurar a equipa de TI ou contactar o fornecedor do software.

Isto também tornará os produtos mais robustos e configuráveis. Os modelos de linguagem conseguirão configurá-los utilizando apenas linguagem simples, sem ser necessário encontrar alguém técnico ou ter conhecimentos técnicos.

Penso que esse será o maior impacto. É também por isso que os RH serão provavelmente uma das áreas mais afetadas: trata-se normalmente de um grupo de pessoas que não é técnico. As pessoas de marketing, finanças e RH costumam estar entre as menos técnicas de uma empresa. A IA tornará muito mais fácil trabalharem com o software e adaptá-lo às suas necessidades.

David Rice: Como disse, não são particularmente experientes em tecnologia. Estão mais concentrados nas pessoas e esperamos que isto lhes permita concentrar-se ainda mais nelas.

Andrew Swiler: Todos nós, incluindo os nossos concorrentes, vendemos essencialmente a mesma coisa: “Concentre-se nas suas pessoas e tenha mais tempo para elas”. No entanto, quando se entra num fórum de profissionais de RH, vê-se que se queixam constantemente da quantidade de trabalho administrativo inútil que têm de fazer.

David Rice: É quase possível sentir a verdadeira dor associada à quantidade de pequenas tarefas que têm de realizar.

Andrew Swiler: E à quantidade de advogados envolvidos. Se tudo funcionasse como deveria, qualquer software tornaria a vida de todos mais fácil. O problema é que todas as empresas são complexas devido às pessoas envolvidas.

Quando algo corre mal, os advogados têm de intervir. Participo em alguns grupos de RH no Facebook para aprender e fico sempre surpreendido com as coisas que acontecem nestas empresas. As decisões que as pessoas tomam e as coisas estranhas que fazem são inacreditáveis.

David Rice: Conheço o subreddit de recursos humanos e algumas das situações que surgem lá são impressionantes.

Andrew Swiler: Fico contente por não trabalhar nessa empresa e por não ser essa pessoa.

David Rice: A fase de implementação de qualquer nova tecnologia é muito importante. Que conselhos daria a quem está a preparar o terreno para utilizar uma nova tecnologia no local de trabalho?

Andrew Swiler: O que mais me surpreendeu nos RH quando assumimos esta empresa foi o nível de implementação necessário para o software de RH. No início, pensei que esse era o principal estrangulamento e que tínhamos de o resolver.

Fui analisar como outras equipas e grandes empresas resolviam o problema. Ou se recebe simplesmente o produto, alguma ajuda com a importação de dados e fica-se por conta própria, ou entra-se em empresas como a Ceridian e a Workday, onde há uma quantidade incrível de implementação, tempo, meses e anos envolvidos na implementação de todos os módulos e de todas as formas de trabalho das equipas.

Ainda não consegui resolver completamente esta questão. Muitas vezes, as pessoas complicam demasiado as coisas. Veem o sistema como algo único, que têm de manter porque foram elas que o criaram. Seria útil perguntarem: “O que fazem as outras empresas? Vocês são os especialistas. Criaram o software. O que devemos fazer para que funcione da melhor forma?” Isso poderia facilitar o processo.

Ao mesmo tempo, compreendo que as empresas e os processos complexos tenham de ser configurados de determinadas formas. No entanto, muitas pessoas queixam-se da implementação enquanto complicam excessivamente o processo e tentam criar sistemas que provavelmente não precisavam de criar. Isso gera muita frustração.

David Rice: Trabalhei em empresas que hesitavam em implementar novo software devido às exigências regulamentares do nosso setor. Eu pensava: “Não estamos na área da saúde. Não podemos ter mais regulamentação do que os dados de saúde”. A mudança é difícil e aprender algo novo também.

Andrew Swiler: Concordo. Está-se a mexer em grandes organizações, com muitas pessoas. A formação é uma das partes mais difíceis. É necessário formar o diretor executivo, a administração, a gestão de RH, os gestores intermédios e também os funcionários.

Há muitas camadas e muitas pessoas a interagir com o sistema, pelo que a formação tem de ser muito precisa. Quando assumimos a empresa, percebemos que fazíamos formação personalizada porque adaptávamos alguns elementos do sistema. A formação padrão deixou de funcionar.

Estávamos a alterar apenas três botões, mas a equipa passava 12 horas a formar os clientes. Isso era absurdo. É importante disponibilizar materiais bem gravados e documentados, para que os funcionários possam seguir o processo facilmente. Existem ferramentas como o WalkMe que mostram às pessoas onde clicar.

Por vezes, fico surpreendido com a complexidade introduzida no processo de formação e implementação. É possível simplificá-lo, embora isso possa ocasionalmente incomodar algumas pessoas.

David Rice: Quais são, na sua opinião, as maiores áreas de crescimento no mercado de software de RH? O que espera ver expandir-se nos próximos meses e anos?

Andrew Swiler: A IA será obviamente uma parte importante da forma como muitos concorrentes tentarão diferenciar-se. Já vi empresas como a HiBob utilizarem a IA como elemento principal. Ainda não vi nada particularmente extraordinário. Muitas empresas têm simplesmente chatbots muito melhores, que melhoraram imenso no último ano.

Do ponto de vista empresarial, estamos no mercado intermédio, onde penso que haverá oportunidades de crescimento para empresas mais pequenas. A Workday tem dificuldades em descer para segmentos mais pequenos, porque é muito dispendiosa e difícil de implementar. É necessário ter muitas pessoas. Existe uma oportunidade nesse mercado intermédio, onde várias empresas estão a competir.

Do ponto de vista do utilizador, penso que haverá uma evolução para conjuntos integrados, semelhante ao que a Lattice demonstrou. Começou por ser uma solução de gestão do desempenho e passou a ser uma plataforma completa de informação de RH, provavelmente caminhando para um produto de gestão do capital humano.

As pessoas querem comprar um único produto que faça tudo, mesmo que algumas funções não sejam tão boas como as de outra solução específica. Não querem várias soluções independentes, diferentes credenciais de acesso e aplicações espalhadas por todo o lado.

Foram criadas camadas de API e integrações para unir os produtos, mas estes nem sempre funcionam tão bem como uma experiência nativa. Por isso, penso que as empresas vão começar a procurar tudo dentro da mesma plataforma.

As soluções específicas vão enfrentar dificuldades e provavelmente haverá muita consolidação. Algumas soluções específicas muito boas serão integradas em produtos maiores, tal como a Microsoft fez com o correio eletrónico e o calendário.

A indústria continuará a crescer. As equipas de RH perceberam que precisam destes produtos, embora os níveis de satisfação continuem baixos. Existem oportunidades para empresas como a Rippling e a Lattice crescerem no mercado, porque muitas pessoas detestam estes produtos.

Outra tendência será a continuação do crescimento das forças de trabalho globais. As empresas querem soluções que permitam gerir facilmente funcionários em vários países, sem precisarem de licenças ou produtos diferentes.

Empresas como a Deel ou a Remote.com facilitam a contratação de pessoas no estrangeiro. No entanto, penso que esses produtos são demasiado caros para aquilo que fazem. É possível encontrar um bom empregador registado por uma fração do preço se se procurar um pouco mais.

David Rice: Antes de terminarmos, há duas coisas que precisamos de fazer. Primeiro, quero dar-lhe a oportunidade de dizer às pessoas onde podem entrar em contacto consigo e saber mais sobre o que está a fazer com a Lanteria.

Andrew Swiler: Podem encontrar-me no LinkedIn, como Andrew Swiler, ou no Twitter, como swilera. São normalmente os locais online onde estou presente. A Lanteria está em Lanteria.com. Se a sua empresa utiliza Microsoft, somos o principal sistema de gestão de recursos humanos para utilizadores e empresas Microsoft. Visite o nosso site, contacte-nos, diga que fui eu que o encaminhei e veja se conseguimos oferecer-lhe um bom negócio num excelente software.

David Rice: Quem não gosta de um prémio de recomendação?

Andrew Swiler: Exatamente. Esse dinheiro vai diretamente para o meu bolso.

David Rice: A segunda coisa é uma pequena tradição que começámos no podcast: o convidado pode fazer-me uma pergunta. Por isso, passo-lhe a palavra. Pergunte-me o que quiser.

Andrew Swiler: Atualmente, a nossa empresa é totalmente remota e continuará a sê-lo. Gostaria de saber, com base na sua experiência, quais são os aspetos essenciais para manter as pessoas felizes numa empresa remota, agora que este modelo se tornou normal.

Tenho reparado que o simples facto de as pessoas poderem estar em casa e trabalhar remotamente não é suficiente. Algumas sentem falta das vantagens que existiam no escritório. É difícil criar um equivalente para algumas dessas vantagens. Tem alguma ideia sobre como manter as pessoas satisfeitas numa força de trabalho remota?

David Rice: Para mim, o mais importante para criar satisfação no trabalho remoto é adotar uma forma de trabalho assíncrona. Lembro-me de ter trabalhado numa empresa em que, logo após o início da pandemia, todos tínhamos de estar online das 8h30 às 17h30. Eu não estava a deslocar-me, mas continuava preso àquele horário, o que era estranho.

Não era necessariamente aceite que alguém pudesse fazer uma tarefa mais tarde. Tinha de ser feita durante o horário de trabalho. Por isso, é importante dar às pessoas a flexibilidade que o trabalho remoto deveria proporcionar.

Também já vi pequenas iniciativas interessantes. Numa empresa, enviaram camisolas de Natal feias para toda a gente e usámo-las durante uma chamada. Era uma coisa pequena e um pouco absurda, mas foi divertida. Além disso, fiquei com uma camisola de Natal feia sem ter de procurar uma para a festa seguinte.

Pequenas iniciativas como essa ajudam a manter as pessoas ligadas de forma divertida e descontraída. Não penso que alguém tenha acertado completamente no modelo remoto. Muitas empresas mais pequenas ainda têm dificuldades com a realidade do trabalho remoto. É importante garantir que a flexibilidade serve realmente as pessoas.

Andrew Swiler: Não tenho de usar calças se não quiser.

David Rice: Exatamente. Se essa for a única diferença, a satisfação vai desaparecer.

Andrew Swiler: Adquirimos esta empresa e herdámos uma organização que era remota há apenas alguns anos. Muitas pessoas estavam habituadas a trabalhar presencialmente. Por vezes, reagem como se não nos importássemos com elas por não terem um escritório.

Acredito que, para criar uma cultura de trabalho remoto, é necessário contratar pessoas adequadas a esse modelo. Algumas pessoas gostam mesmo de trabalhar remotamente e outras preferem estar num escritório. As pessoas que contratámos mais recentemente adoram o trabalho remoto, mas ainda temos funcionários para quem este modelo não é o ideal.

David Rice: Muitas pessoas dizem sentir falta dos momentos junto à máquina de café. Penso que é importante comunicar que, antes, era necessário fazer um esforço para falar com alguém. No trabalho remoto, também é preciso contactar a pessoa e fazer esse esforço.

Isso tem de fazer parte da cultura. Quando alguém entra em contacto consigo, deve ser normal responder e conversar. É difícil recriar esses momentos, mas para pessoas mais jovens ou no início da carreira compreendo a necessidade de estar num escritório. Pessoalmente, depois de tantos anos de carreira, não sinto necessidade de trabalhar num escritório.

Andrew Swiler: Também não sinto. No entanto, compreendo algumas pessoas. É algo com que tenho lidado recentemente, porque se tornou evidente a diferença entre as pessoas que contratámos e as que já estavam na empresa. Algumas querem um escritório.

Temos pessoas em Kiev que estão na empresa há muito tempo. Eu organizaria um encontro presencial ou reuniria toda a equipa, mas elas não podem sair do país. Temos algumas dificuldades e desafios específicos, mas estamos a tentar resolvê-los.

David Rice: Publicámos recentemente um artigo sobre continuidade do negócio, abordando situações como o início de uma guerra, a situação na Palestina ou uma catástrofe natural. O que acontece quando temos um funcionário num desses locais e precisamos de o ajudar a atravessar uma fronteira? É uma época interessante, porque os conflitos, as alterações climáticas e tudo o que está a acontecer no mundo terão impacto nesta área.

Andrew Swiler: Muitas interrupções.

David Rice: Sim. Andrew, quero agradecer-lhe por se ter juntado a nós hoje. Foi uma excelente conversa.

Andrew Swiler: Obrigado, David. Agradeço o convite e todo o tempo que me dedicou.

David Rice: Ouvintes, se está à procura de software de RH e precisa de alguma orientação, está com sorte. A nossa equipa da People Managing People dedica-se a ajudá-lo a encontrar as soluções que levarão a sua empresa ao próximo nível.

Compilámos listas das melhores soluções de software de RH disponíveis no mercado e também fazemos análises aprofundadas. Pode encontrar tudo no nosso site. Visite peoplemanagingpeople.com/tools para saber mais.

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Até à próxima, beba muita água e diga algo simpático sobre si próprio em voz alta.