Como as verificações de antecedentes mal feitas sabotam boas contratações

Pensas que encontraste a pessoa certa. O currículo parece saído de um sonho. Respondeu na perfeição a todas as perguntas. Até fez o teu responsável de operações rir — um feito raro. Preparas a proposta, mas acabas surpreendido por uma verificação de antecedentes. Condenação criminal. Noutro estado. Um caso grave.

Ficas em suspenso. Os RH ficam em suspenso. De repente, ninguém quer assumir responsabilidades.

Recusas a candidatura. Dias mais tarde, descobres que não era a mesma pessoa. Pessoa errada. O mesmo nome, uma data de nascimento semelhante, uma vida diferente.

Bem-vindo ao mundo dos erros nas verificações de antecedentes — os assassinos silenciosos de carreiras de que ninguém fala até custarem a alguém uma carreira ou à tua empresa um processo judicial.

Os sistemas de verificação de antecedentes foram criados para proteger os empregadores. Mas, quando falham, podem sabotar o próprio processo que deveriam apoiar.

A dimensão do problema

Não vale a pena dourar a pílula: os números são preocupantes. De acordo com o Centro Nacional de Direito do Consumidor, 1 em cada 5 verificações de antecedentes contém um erro que pode prejudicar as perspetivas profissionais de alguém. 

Não é uma exceção. É uma falha sistémica. E não estamos a falar de simples erros tipográficos: falamos de registos selados que nunca deveriam ter aparecido, acusações desatualizadas ou verdadeiros conflitos de identidade em que alguém é sinalizado por um crime que não cometeu.

Agora, junta a isto: 94% dos empregadores realizam verificações de antecedentes como parte do seu processo de contratação. E dependem de fornecedores terceiros, muitos dos quais recolhem os dados de fontes públicas que não são atualizadas desde o teu primeiro iPhone. Registos dos condados. Pesquisas na Segurança Social. Bases de dados privadas reunidas como um monstro de Frankenstein feito de meias-verdades.

É a tempestade perfeita. Estás a tentar tomar decisões rápidas e informadas. A tecnologia dá-te velocidade, não precisão. Então, o que acontece? Um candidato sólido é posto de lado. Sem explicação. Sem uma segunda análise. Sem fazer ideia do motivo pelo qual deixaram de lhe telefonar.

O efeito dominó nos empregadores

Claro que isto é um inferno para o candidato. Mas não vamos fingir que os empregadores saem ilesos.

Se fizeres isto mal, estarás perante uma verdadeira exposição jurídica. A Lei de Relatórios de Crédito Justos não se limita a sugerir que informes o candidato; exige-o nas suas orientações de conformidade do recrutamento.

Antes de tomares uma decisão desfavorável com base numa verificação de antecedentes, tens de entregar ao candidato uma cópia do relatório e dar-lhe um prazo para o contestar. Ignora esse passo ou executa-o mal e, de repente, estarás do lado errado de um processo judicial.

Precisas de provas de que isto não é apenas teoria jurídica? O Gabinete de Proteção Financeira do Consumidor registou mais de 500 000 queixas relacionadas com problemas nas verificações de antecedentes em 2022. 

Depois, há a tua reputação. Basta um candidato denunciar o teu processo defeituoso no LinkedIn ou no Glassdoor. Uma publicação viral. Uma história sobre a forma como a tua equipa deixou de lhe responder depois de uma sinalização falsa para prejudicar gravemente a marca empregadora que construíste. 

Acrescenta o preconceito racial e socioeconómico incorporado em tantos destes erros e, agora, tens uma crise de DEI além de um pesadelo de conformidade.

Perdes confiança. Perdes talento. Perdes tempo. E, de repente, o tipo que contrataste em alternativa? Afinal, não é assim tão perfeito.

Como minimizar o risco

Ninguém nos RH se inscreve para ser detetive amador. Mas, se dependes de verificações de antecedentes, tens duas opções: 

• Confiar no sistema e rezar para que seja preciso
• Incluir salvaguardas no teu processo para que o erro de outra pessoa não se transforme numa responsabilidade da tua empresa.

Eis como fazer isto corretamente.

1. Escolhe um fornecedor fiável de verificações de antecedentes

Começa pelo teu fornecedor. Nem todas as empresas de verificação são iguais — algumas são meticulosas, enquanto outras tratam a precisão como uma mera sugestão. 

Procura fornecedores ou serviços de verificação de antecedentes acreditados pela Associação Profissional de Verificação de Antecedentes (PBSA). Questiona-os sobre as fontes dos dados, a frequência com que atualizam os registos e se fazem a correspondência com base em identificadores completos — não apenas em nomes e datas de nascimento. Se as respostas forem vagas, procura outro fornecedor.

2. Obtém um consentimento claro e por escrito dos candidatos

Antes de realizares qualquer verificação, obtém a autorização escrita do candidato. Não apenas uma caixa assinalada, mas um consentimento real e assinado. Explica claramente o que estás a verificar, porquê e como será utilizado. A transparência nesta fase não é apenas uma questão ética; é exigida por lei.

3. Reconsidera os dados que recolhes

Algumas candidaturas a emprego ainda pedem aos candidatos que indiquem as moradas completas e as datas exatas dos empregos anteriores, até ao dia. Isso é excessivo e cria margem para inconsistências. 

Para efeitos de verificação de antecedentes, o mês e o ano de emprego são normalmente suficientes. Quanto mais específicos forem os seus dados, maior é a probabilidade de serem baralhados, e é nessa altura que as verificações de antecedentes começam a sinalizar a pessoa errada.

4. Comunique quando algo estiver errado e verifique criticamente. 

Se algo parecer errado — como uma acusação num estado onde o candidato nunca viveu —, faça perguntas. Não presuma que o relatório é incontestável. Ficaria surpreendido com a quantidade de candidatos sólidos que são prejudicados pelo registo criminal de outra pessoa por partilharem o mesmo apelido e ano de nascimento. 

Se surgir algo inesperado num relatório de antecedentes, não ignore o candidato. Seja direto com ele. Informe-o sobre o que foi sinalizado e de que tem o direito de responder. Um número surpreendentemente elevado de empregadores ignora esta parte, e é assim que surgem processos judiciais.

5. Siga as regras da FCRA relativas às ações prévias e adversas

Ao abrigo da Lei de Relatórios de Crédito Justos, tem a obrigação legal de enviar uma notificação de ação prévia antes de tomar uma decisão final com base numa verificação de antecedentes. Isto significa partilhar o relatório e dar ao candidato a oportunidade de o contestar. 

Depois disso, se ainda assim avançar com a rejeição, é necessária uma notificação de ação adversa. Sem atalhos. Sem exceções.

6. Dê aos candidatos tempo para contestar

Estabeleça um prazo razoável — por exemplo, 7 dias úteis — para que os candidatos respondam a erros nas verificações de antecedentes. Defina esta expectativa desde o início e cumpra-a. Se alguém precisar de mais tempo para reunir documentação, seja flexível. Apressar esta parte pode conduzir a más decisões e a má publicidade.

7. Encaminhe os candidatos afetados para apoio jurídico

Se um candidato sinalizar um erro e o comprovar com documentação, não encolha simplesmente os ombros e siga em frente. Tenha um plano. 

Considere estabelecer uma parceria com um defensor jurídico que possa ajudar os candidatos a contestar erros e a proteger os seus direitos. Não está apenas a fazer o que é correto; está também a reduzir a exposição da sua empresa a riscos.

Apoiar os candidatos perante erros

Eis a parte que distingue as boas empresas das excelentes.

Quando uma verificação de antecedentes complica o processo, a maioria dos empregadores bloqueia. Não querem ser processados, por isso jogam pelo seguro, não dizendo nada, não oferecendo qualquer contexto e deixando que o sistema elimine silenciosamente um candidato.

Isso é cobardia disfarçada de conformidade.

O que os candidatos precisam — especialmente quando são sinalizados por algo que não faz sentido — é de uma oportunidade justa para limpar o seu nome. Isso significa transparência. Significa fornecer-lhes o relatório, uma notificação adequada e tempo suficiente para o corrigirem antes de a oportunidade desaparecer. Legalmente, é obrigatório. Eticamente, é o mínimo indispensável.

Quer ir mais longe? Estabeleça parcerias com profissionais do direito que compreendam a Lei de Relatórios de Crédito Justos. Disponibilize recursos ou encaminhamentos. Crie relações com escritórios ou organizações sem fins lucrativos que ajudem as pessoas a contestar registos falsos. 

Não se trata apenas de salvar a face; trata-se de criar confiança no seu processo de contratação, especialmente junto de comunidades que foram historicamente prejudicadas por sistemas defeituosos.

Porque a realidade é algo que pode deixar algumas pessoas desconfortáveis, mas é assim que as coisas são: não está apenas a contratar funcionários — está a decidir qual história terá a oportunidade de avançar. 

Se está a basear essas decisões em dados falíveis, não está a liderar. Está a delegar o seu discernimento num algoritmo.

A precisão é uma questão humana

Gostamos de fingir que as verificações de antecedentes são imparciais, objetivas e neutras. Não são. São bases de dados construídas por seres humanos imperfeitos, alimentadas por sistemas desatualizados e interpretadas por software que não distingue a sua empresa — ou o seu candidato — de uma parede.

Os erros acontecem. Mas é o que faz quando acontecem que define a sua integridade enquanto empregador.

Quer contratar bem? Então lidere dessa forma. Analise com mais atenção. Faça perguntas. E quando alguém for sinalizado por algo que não parece correto, pare um momento antes de agir. Porque por detrás de cada relatório está uma pessoa real e, por vezes, o sistema erra redondamente.

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